1 de 20 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: División de Recursos Humanos Jefe de Jefe de División de Recursos Humanos TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 3.1. Novedad... 3 3.2. Pensión de Invalidez... 3 3.3. Pensión de Jubilación... 3 3.4. Pensión de Sobreviviente o Sustitución Pensional... 3 3.5. Resolución... 4 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES... 4 4.1. Políticas y Condiciones Generales con Respecto al Procedimiento de Reconocimiento de la pensión de Jubilación por la Universidad del Valle... 4 4.2. Políticas y Condiciones con Respecto al Procedimiento Reconocimiento Pensión de Sobrevivientes... 5 4.3. Políticas y Condiciones con respecto del Procedimiento Comprobación de la Supervivencia de los jubilados y pensionados de la Universidad del Valle... 7 5. DIAGRAMA DE FLUJO... 8 6. PROCEDIMIENTOS... 10 6.1. Reconocimiento de la Pensión de Jubilación por la Universidad del Valle... 10 6.2. Reconocimiento Pensión de Sobrevivientes... 13
2 de 20 6.3. Reconocimiento Pensión por Invalidez... 14 6.4. Comprobación de la Supervivencia... 18 7. PROCESOS RELACIONADOS... 19 8. FORMATOS... 19 9. DOCUMENTOS EXTERNOS... 19 10. ANEXOS... 19
3 de 20 1. OBJETIVO Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para la administración de jubilados, pensionados por invalidez y sobrevivientes de la Universidad del Valle. 2. ALCANCE Comprende las actividades realizadas desde la solicitud para optar la pensión de jubilación, invalidez o de sobreviviente hasta la comprobación de la supervivencia. 3. DEFINICIONES 3.1. Novedad Modificación o inclusión que modifica una condición o valor inicial. Para el procedimiento en cuestión, son ejemplos: Horas extra, Primas, Vacaciones, Bonificaciones, Auxilios, Novedades de, Cesantías, Descuentos, etc. 3.2. Pensión de Invalidez Se considera inválida la persona que por causa de origen común o profesional, no provocada intencionalmente, hubiese perdido el 50% o más de su capacidad laboral calificada por autoridad competente. A quien se le reconozca el derecho adquiere la condición de Pensionado. 3.3. Pensión de Jubilación Derecho que se reconoce al empleado público docente o administrativo, al trabajador oficial o interesado, cuando se hayan cumplido los requisitos de edad y tiempo de servicios exigidos por la Ley 33 de 1985 y la Convención Colectiva de Trabajo vigente en consonancia por el Acto Legislativo 01 de 2005. La persona a quien se le reconoce el derecho adquiere la condición de Jubilado. 3.4. Pensión de Sobreviviente o Sustitución Pensional Transmisión del derecho de la pensión de jubilación que disfrutaba el jubilado (a) fallecido (a), a favor de los beneficiarios que acrediten tal condición, de conformidad con la Ley 100 de 1993 modificada por la Ley 797 de 2003. A quien se le reconozca el derecho adquiere la condición de Pensionado.
4 de 20 3.5. Resolución Acto administrativo de carácter específico expedido por la Rectoría de la Universidad o quien tenga funciones delegadas, para aplicar y ejecutar las disposiciones convencionales, legales y reglamentarias en materia pensional o de jubilación y, las providencias judiciales. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Ley 734 de Febrero 5-2002, "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único". Ley 1437 de Enero 18 2011, "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo." Decreto 1279 de Junio 19 2002, "Por la cual se establece el Régimen Salarial y Prestacional de los Docentes de las Universidades Estatales". 4.1. Políticas y Condiciones Generales con Respecto al Procedimiento de Reconocimiento de la pensión de Jubilación por la Universidad del Valle Ley 6 de Febrero 19 de 1945, Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones de trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdicción especial de trabajo. Ley 33 de Enero 29 de1985, Por la cual se dictan algunas medidas en relación con las Cajas de Previsión y con las prestaciones sociales para el Sector Público. Ley 100 de Diciembre 23 de1993, Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones, Artículo 36. Ley 797 de Enero 23 de 2003, Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales.
5 de 20 Acuerdo N 004 del Consejo Superior de Junio 5 1984, Por el cual se expide el Estatuto del Personal Administrativo. Acuerdo N 007 del Consejo Superior de Junio 1 2007, Por el cual se expide el Estatuto del Profesor de la Universidad del Valle. Acto Legislativo 01 del Congreso de julio 22 de 2005, Por el cual se adiciona el artículo 48 de la Constitución Política, y demás normas concordantes. Para el reconocimiento de la pensión de jubilación, el servidor público debe solicitar el estudio de su historia laboral con el fin de establecer las condiciones de jubilación, una vez se le informe que cumple con los requisitos legales o convencionales, debe presentar los siguientes documentos: Carta de reclamación del derecho adjuntando los documentos, dirigida al Jefe de la División de Recursos Humanos Fotocopia ampliada del documento de identidad. Copia original del Registro civil de nacimiento. Declaración juramentada, manifestando que no devenga pensión u otro ingreso de carácter público. Carta de renuncia. Carta de aceptación de renuncia. Para acreditar tiempo de servicio en otras entidades oficiales, el interesado (a) debe remitir: Original o fotocopia autenticada de certificados de tiempo de servicio expedidos para efectos de jubilación. Certificado para Bono Pensional sobre información laboral y salarios En cuanto a la pensión de jubilación, pensión de invalidez y pensión de sobreviviente, los reconocimientos se harán de conformidad con las disposiciones legales o convencionales vigentes para el momento del reconocimiento. 4.2. Políticas y Condiciones con Respecto al Procedimiento Reconocimiento Pensión de Sobrevivientes
6 de 20 Ley 33 de Diciembre 31 de 1973, Por la cual se transforma en vitalicias las pensiones de las viudas. Ley 44 de Diciembre 29 de 1980, Por la cual se facilita el procedimiento de traspaso y pago oportuno de las sustituciones pensionales. Ley 113 Diciembre 16 de 1985, Por la cual se adiciona la Ley 12 de 1975 y se dictan otras disposiciones. Ley 71 de Diciembre 19 de 1988, Por la cual se expiden normas sobre pensiones y se dictan otras disposiciones. Ley 4 de Mayo 18 de 1992, Mediante la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública y para la fijación de las prestaciones sociales de los Trabajadores Oficiales y se dictan otras disposiciones de conformidad con lo establecido en el artículo 150, numeral 19, literales e) y f) de la Constitución Política. Ley 100 de Diciembre 23 de1993, Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Ley 797 de Enero 23 de 2003, Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales. Ley 1204 de Julio 04 de 2008, Por la cual se modifican algunos artículos de la Ley 44 de 1980 y se impone una sanción por su incumplimiento. Decreto 690 de Abril 19 de 1974, Por el cual se reglamenta la ley 33 de 1973. Decreto 1889 de Agosto 3 de 1994, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 100 de 1993.
7 de 20 Decreto 2337 de Diciembre 24 de 1996, por el cual se reglamenta el artículo 131 y el 283 de la Ley 100 de 1993 y el Decreto - ley 1299 de 1994. Decreto Reglamentario 1160 del Presidente de la República de junio 02 de1989, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 71 de 1988. Para solicitar la pensión de sobrevivientes, el interesado debe acreditar su condición de beneficiario adjuntando los siguientes documentos: Carta de reclamación del derecho adjuntando los documentos, dirigida al Jefe de la División de Recursos Humanos. Copia original del Registro civil de matrimonio. (Cónyuge sobreviviente) Original de la declaración extrajuicio de convivencia y dependencia económica, suscrita por el interesado (a) y dos (2) testigos. (Cónyuge sobreviviente o Compañera permanente) Copia original del Registro civil de nacimiento de los hijos menores, mayores de edad entre 18 y 25 años incapacitados en razón de sus estudios y los hijos inválidos, quienes deben presentar el dictamen de calificación de invalidez Certificado de estudios que especifique el período, jornada y la intensidad horaria. Copia original del Registro civil de nacimiento del funcionario (Padres). Copia original del Registro de defunción. Fotocopia ampliada del documento de Identidad tanto del funcionario fallecido como del beneficiario. Los beneficiarios que pueden reclamar el reconocimiento de pensión de sobrevivientes, son: la esposa(o) ó compañera(o) permanente, hijos menores de edad, hijos mayores de edad (18-25 años) incapacitados por sus estudios, hijos inválidos con calificación de perdida de capacidad laboral y el padre o la madre del jubilado o pensionado fallecido. Todos los beneficiarios deben demostrar parentesco, convivencia y dependencia económica del causante. 4.3. Políticas y Condiciones con respecto del Procedimiento Comprobación de la Supervivencia de los jubilados y pensionados de la Universidad del Valle Decreto Ley 0019 de Enero 10 de 2012 (Antitrámites) "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública"
8 de 20 5. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Clasificar el tipo de reconocimiento de pensión a realizar Es Reconocimiento de pensión por Colpensiones o Fondo Privado? Si Realizar Procedimiento 6.3 y Procedimiento 6.5 del Manual de Administración de No Es Reconocimiento de pensión de Jubilación por la Universidad del Valle? No Es Reconocimiento de pensión de Sobrevivientes? No B Si Si Realizar procedimiento 6.1 de Manual de Administración de Jubilados, Pensionados, Sobrevivientes e invalidez Realizar procedimiento 6.2 de Manual de Administración de Jubilados, Pensionados, Sobrevivientes e invalidez A A
9 de 20 No Es Reconocimiento de pensión por Invalidez? B Si Realizar procedimiento 6.3 de Manual de Administración de Jubilados, Pensionados, Sobrevivientes e invalidez A Realizar procedimiento 6.4 de Manual de Administración de Jubilados, Pensionados, Sobrevivientes e invalidez para la Comprobación de la Supervivencia Fin
10 de 20 6. PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control 6.1. Reconocimiento de la Pensión de Jubilación por la Universidad del Valle ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Reconocimiento de la pensión de Jubilación por la Universidad del Valle A- Acudir a la División de Recursos humanos, para realizar la solicitud de estudio de historia laboral para las condiciones de la jubilación. B- Buscar y revisar la hoja de vida del solicitante en el archivo central o en el archivo de la División de Recursos Humanos. C- Recopilar toda la información necesaria dentro y fuera de la División de Recursos Humanos, para dar respuesta a la solicitud de condiciones de jubilación. D- Proyectar la respuesta a la consulta solicitada y enviarla a Jefe de Seguridad Social E- Recibir, revisar, aprobar el oficio de respuesta y devolver a Profesional Sección de para enviar a Jefe de División de Recursos Humanos. En caso de que el oficio no sea aprobado, devolver a Profesional Seguridad Social para la respectiva corrección. F- Recibir, revisar, firmar el oficio de respuesta y devolver al Profesional de. Empleado Público Docente o Administrativo- Trabajador Oficial Retirado Profesional Sección de Profesional Sección de Profesional Sección de Jefe de la Sección Jefe de División de Recursos Humanos Solicitud de Estudio de Viabilidad de Reconocimiento de Pensión por Jubilación. F-01-
11 de 20 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS G- Recibir el oficio firmado, fotocopia, organizar los documentos y entregar a la Secretaria de la División de Recursos Humanos para el despacho de la respectiva correspondencia por correo certificado. Profesional Sección de H- Recibir, enviar correspondencia y archivar copia de la Historia laboral y consecutivo (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). Secretaria de la División de Recursos Humanos SABS 2. Análisis de la documentación A- Recibir copia de la resolución de aceptación de renuncia. B- Entregar en la División de Recursos Humanos la documentación requerida para trámite de reconocimiento de pensión. Funcionario Público C- Recibir los documentos de requisición para el trámite, analizarlos y verificar que se encuentren en orden. y Profesional Sección de 3. Liquidación de la A- Imprimir los pagos de los últimos 10 años pensión de servicio, si el funcionario es empleado público docente y no docente de la base de datos de nómina. B- Imprimir los pagos del último año de servicio, si el funcionario es trabajador oficial de la base de datos de nómina Listado de Liquidación para Pago de Pensión C- Ingresar en una hoja electrónica los valores a tiempo presente con los datos de pagos y el IPC para realizar el cálculo del valor de la pensión.
12 de 20 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 4. Proyecto de Resolución D- Elaborar la liquidación para determinar valor de la mesada de acuerdo con la norma aplicada. A- Elaborar Proyecto de Resolución de reconocimiento de jubilación del servidor público o del interesado (retirado) de acuerdo con las normas legales o convencionales vigentes. y Profesional Sección de B- Revisar y aprobar el Proyecto de Resolución de reconocimiento de jubilación. C- Enviar Proyecto de Resolución de reconocimiento de jubilación a la Secretaria General. D- Suscribir la Resolución de reconocimiento de pensión de jubilación. 5. Notificaciones A- Enviar a la Oficina Jurídica copia de Resolución para notificación. Jefe y Jefe de la División RR.HH. Secretario General y Rector Secretaría General B- Notificar en forma personal o por edicto al beneficiario de la jubilación reconocida en la Resolución Secretaria Oficina Jurídica C- Enviar a la División de Recursos Humanos el acto administrativo debidamente notificado. 6. Ingreso al A- Ingresar la novedad en el sistema de pago sistema de pago de de mesadas pensiónales. mesadas pensionales B- Archivar la Resolución de reconocimiento y archivo de pensión del Funcionario. (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). Secretaria Oficina Jurídica
13 de 20 6.2. Reconocimiento Pensión de Sobrevivientes ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Análisis de la documentación A- Acudir a la División de Recursos Humanos para realizar la solicitud de pensión de sobrevivientes, anexando la documentación requerida. B- Recibir la solicitud de pensión y la respectiva documentación requerida para el reconocimiento de la pensión de sobrevivientes. Interesado y Profesional de C- Revisar y verificar que los documentos anexos cumplen con los requerimientos establecidos. D- Realizar la publicación de los edictos en un diario de circulación nacional. Profesional de la 2. Proyecto de Resolución A- Elaborar Proyecto de Resolución de reconocimiento de pensión de sobrevivientes. y Profesional Sección de B- Revisar y aprobar el Proyecto de Resolución de reconocimiento de pensión de sobrevivientes. Jefe y Jefe de la División RR.HH Resumen Proyecto de Resolución Pensiones F-03-
14 de 20 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS C- Enviar Proyecto de Resolución de reconocimiento de pensión de sobrevivientes a la Secretaria General. D- Expedir el Proyecto de Resolución de reconocimiento de pensión. Secretaria General E- Firmar la Resolución de reconocimiento de pensión de sobrevivientes. Secretario General y Rector 3. Notificación A- Enviar a la Oficina Jurídica copia de Resolución para notificación. B- Notificar en forma personal o por edicto al beneficiario de la jubilación reconocida en la Resolución Secretaría General Secretaria Oficina Jurídica C- Enviar a la División de Recursos Humanos el acto administrativo debidamente notificado. 4. Ingreso a A- Ingresar la novedad en el sistema de pago sistema de pago de de mesadas pensiónales. mesadas pensiónales y archivo B- Archivar el Proyecto de Resolución de reconocimiento de pensión de sobrevivientes. (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). Secretaria Oficina Jurídica 6.3. Reconocimiento Pensión por Invalidez ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Revisión y calificación médica A- Efectuar la revisión física al funcionario público. Médico del Servicio Médico U.V.
15 de 20 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS B- Enviar la solicitud de examen médico a la Salud Ocupacional. Médico del Servicio Médico U.V. C- Recibir la solicitud de examen médico y realizar los respectivos exámenes laborales. D- Enviar los exámenes al Servicio de Salud o a la E.P.S. E- Diagnóstico clínico. Salud Ocupacional Salud Ocupacional EPS y Servicio Médico Universidad del Valle F- Calificar la invalidez determinando el porcentaje de pérdida de la capacidad laboral. Expedir el dictamen sobre la pérdida de capacidad laboral y remitirlo a la División de recursos Humanos. En caso que la pérdida de la capacidad laboral sea menor al 50%, aportar la siguiente documentación: * Informe de invalidez * Autorización nueva calificación * Informe de exámenes médicos G- En caso de apelar el dictamen, remitir antecedentes y resumen historia clínica a la Junta Regional de Invalidez EPS y Servicio Médico Universidad del Valle EPS y Servicio Médico Universidad del Valle H- Recibir antecedentes y resumen de historia clínica. Junta Regional de Invalidez y Grupo Interdisciplinario para la calificación de origen pérdida capacidad laboral
16 de 20 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS I- Calificar la invalidez del funcionario y presentar informe de los exámenes, Junta Regional de certificando el porcentaje de invalidez. Invalidez y Grupo Interdisciplinario para la calificación de origen pérdida capacidad laboral 2. Análisis de la documentación A- Recolectar los informes para ser enviados a la División de Recursos Humanos, enviando la solicitud de pensión por invalidez. Funcionario público B- Recibir del funcionario público la solicitud de pensión de invalidez y los documentos soportes respectivos. Sección Seguridad Social C- Realizar un análisis detallado y verificar la documentación remitida. Profesional Sección de 3. Proyecto de resolución A- Proyectar la Resolución de reconocimiento de pensión por invalidez. y Profesional Sección de Resumen Proyecto de Resoluciones Pensiones F-03- B- Revisar y aprobar el Proyecto de Resolución de reconocimiento de pensión por invalidez. Jefe y Jefe de la División RR.HH. C- Enviar a la Secretaría General, el proyecto de Resolución de reconocimiento de pensión por invalidez, revisado. Profesional de la
17 de 20 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS D- Firmar el Proyecto de Resolución de reconocimiento de pensión por invalidez. Secretario General y Rector 4. Notificación A- Enviar a la Oficina Jurídica copia de Resolución para notificación. B- Notificar en forma personal o por edicto al beneficiario de la jubilación reconocida en la Resolución C- Enviar a la División de Recursos Humanos el acto administrativo debidamente notificado. Secretaría General Secretaria Oficina Jurídica Secretaria Oficina Jurídica 5. Ingreso a A- Ingresar sistema de pago de mesadas sistema de pago de pensiónales. mesadas pensiónales y archivo B- Archivar en la División de Recursos Humanos, la Resolución de reconocimiento de pensión en la Hoja de vida del funcionario público. (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios).
18 de 20 6.4. Comprobación de la Supervivencia ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Comprobación de la Supervivencia Personal residente en Colombia 2. Comprobación de la Supervivencia Personal residente en el extranjero A- Consultar la supervivencia de las personas jubiladas/pensionadas en las bases de datos del Registro Civil, de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC). B- Cargar un archivo plano de consulta que contiene los datos de las personas pensionadas/jubiladas por medio del aplicativo CDA SUPERVIVENCIA cada mes. C- Descargar por medio del mismo aplicativo el resultado de la consulta que se entregará en dos archivos de respuesta, un archivo con los registros ENCONTRADOS y otro archivo con los registros NO ENCONTRADOS que corresponden a las personas con cédula de Extranjería. D- Revisar en el archivo de respuesta de ENCONTRADOS cada registro y sacar una lista de las personas que aparecen como fallecidas. E- Reportar la lista de personas fallecidas como una novedad (Revisar Manual de Compensación de Nómina) A- Enviar el certificado de supervivencia cada 6 meses, el cual se podrá obtener de dos maneras posibles especificadas a continuación: A1- Solicitar ante la embajada o consulado de Colombia, del país residente, un certificado de supervivencia, el cual dicha entidad podrá enviar al correo electrónico supervivencia@correounivalle.edu.co A2- Solicitar en una notaría el certificado de supervivencia con el apostillado correspondiente. Se podrá enviar por medio de fax a la de la Universidad del Valle y después de este proceso se dispone de 20 días hábiles para enviar el documento original. B- Revisar y actualizar la base de datos de Excel con los registros de las personas pensionadas/jubiladas connacionales de acuerdo a los certificados de supervivencia recibidos. Persona pensionada / Jubilada Persona pensionada / Jubilada Persona pensionada / Jubilada Base de Datos
19 de 20 C- Alimentar en el sistema del SIRH cada 3 meses de acuerdo con la base de datos de Excel, siempre y cuando esté vigente la supervivencia. D- Elaborar, firmar y enviar comunicación al pensionado/jubilado, indicando que han transcurridos 2 meses, del plazo establecido para el recibo del certificado de supervivencia. Por consiguiente el pago de la mesada pensional será suspendido. Lo anterior para dar cumplimiento al debido proceso. E- Reportar la novedad de las personas pensionadas/jubiladas que tendrán suspendido el pago de la mesada pensional por el no cumplimiento de la entrega del certificado de supervivencia, según la Ley. / Jefe de la Sección de Seguridad Social 7. PROCESOS RELACIONADOS Gestión Financiera 8. FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1 F-01- Solicitud de Estudio de Viabilidad del Beneficio de Pensión por Jubilación 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR 10. ANEXOS No Aplica
20 de 20 CONTROL DE CAMBIOS No. DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual Junio 2008 Ajustes según la nueva versión del MP-12-01-02 Septiembre 2.0 Control de Documentos y Registros. 2011 Modificación del Diagrama de Flujo, de los procedimientos 6.1, 6.2 y 6.3. Modificación del procedimiento 6.4 Comprobación de la supervivencia, debido a la nueva reglamentación Ley Antitrámites. Abril 2013 F-04-MP-12-01-02 V-07-2012 Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional