Manual de Procedimientos

Transcripción

1 1 de 39 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: División de Recursos Humanos Jefe Jefe División de Recursos Humanos TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Archivo PILA AFP ARL Bonos Pensionales Cuota Parte de Bono Pensional Cuota Parte Pensional Deuda Presuntiva Emisión de Bono EPS Redención Normal de un Bono Novedades de Integral Pago de un Bono Reserva Actuarial POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES... 6

2 2 de Políticas y Condiciones con Respecto al procedimiento de Planilla Integrada de Liquidación con Aportes PILA Políticas y Condiciones con Respecto al procedimiento de Administración de Cuotas Partes Pensionales Aceptación de Cuotas Partes Cuotas Partes por Pagar Cuotas Partes por Cobrar Políticas y Condiciones con Respecto al procedimiento de Bonos Pensionales Políticas y Condiciones con Respecto al procedimiento de Reserva Actuarial DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Afiliación y Novedades a la Integral Incapacidades y/o Licencias Médicas Administración de Cuotas Partes Pensionales Bonos Pensionales Reserva Actuarial PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 39

3 3 de OBJETIVO Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para la administración de la seguridad social de los funcionarios de la Universidad. 2. ALCANCE Contiene los procedimientos desde la Afiliación a la Integral y sus novedades durante la vida laboral de los funcionarios hasta el otorgamiento de la pensión de jubilación, vejez, sobrevivientes e invalidez con el cumplimiento de los requisitos legales para su reconocimiento. 3. DEFINICIONES 3.1. Archivo PILA Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, procesada en la División de Recursos Humanos y validada a través de Internet por el operador de información SIMPLE AFP AFP es la sigla de Administradora Privada de Fondos de Pensiones. Es en principio una sociedad anónima, de duración indefinida y con el único objeto de administrar un determinado fondo de pensiones y otorgar las prestaciones a favor de los trabajadores incorporados al sistema privado de pensiones ARL Las ARL S, son las Administradoras de Riesgos Laborales públicas y privadas. Toda empresa debe estar afiliada a una sola Administradora de Riesgos Laborales en donde el empleador define cuál ARL cubrirá los riesgos laborales del personal de su empresa. Así mismo, el pago total de la cotización corre por cuenta del empleador y de acuerdo con su clase de riesgo.

4 4 de Bonos Pensionales El bono pensional es un título valor, mediante el cual se garantiza el cómputo de todos los tiempos laborados con anterioridad a la selección de cualquiera de los dos regímenes pensionales (Régimen de Prima Media y Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad) creados por la Ley 100 de Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario y / o semanas cotizadas para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones. En Colombia, existen varias clases de Bonos Pensionales, para el procedimiento en la Universidad del Valle se aplican cuatro tipos que son: Bonos Tipo A: Es la designación dada a los bonos regulados por el Decreto Ley 1299 de 1994 que se expiden a aquellas personas que se trasladen al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad - RAIS. - Bonos A Modalidad 1: corresponden a los bonos que se expiden a favor de los servidores públicos, cuya primera vinculación laboral válida se inició después del 30 de junio de Bonos A Modalidad 2: corresponden a los bonos que se expiden a favor de los servidores públicos, cuya primera vinculación laboral válida se inició antes del 1 de julio de Bonos Tipo B: Se expiden a servidores públicos que se encuentren afiliados al ISS antes o después de la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, reglamentados por los Decretos 1314 de 1994, 1748 de 1995 y 3798 de Bono Tipo C: Se emite a favor del Fondo de Previsión del Congreso, por las personas que se trasladen o se hayan afiliado al Fondo de Previsión del Congreso, con posterioridad al 31 de marzo de 1994, reglamentado por Decreto 816 de Bono Tipo T: Bono especial que deben emitir las entidades Públicas a favor del ISS, o quien haga sus veces, para cubrir el diferencial existente entre las condiciones previstas en los regímenes legales aplicables a los servidores públicos antes de la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones y el régimen previsto para los afiliados al ISS, o quien haga sus veces, con el fin de que la administradora pueda realizar el reconocimiento de una pensión con régimen de transición a los servidores que a primero de abril de 1994 se encontraban en cualquiera de los siguientes casos: a) Que estuvieran laborando en entidades públicas como afiliados o como cotizantes al lss en

5 5 de 39 condición de activos; b) que habiéndose retirado de la entidad pública fueran afiliados inactivos del ISS y no estuvieran cotizando a ninguna administradora del sistema; c) que una vez retirados de la entidad pública hubieran continuado afiliados y/o cotizando al ISS como independientes o como vinculados a una entidad privada o, d) que habiendo sido servidores públicos afiliados al lss no cotizaban a ninguna entidad a 31 de marzo de Cuota Parte de Bono Pensional Es la cuota parte que debe cancelar una entidad, pero a su pago están obligadas además del propio emisor, otras entidades (contribuyentes), en función de la cuota parte que le corresponda del bono pensional total. La cuota parte de bono, corresponde al tiempo cotizado o servido en cada entidad pública dividido por el tiempo total de cotizaciones y/o tiempo de servicios reconocidos para el cálculo del bono pensional total o tenidos en cuenta para otorgar la pensión Cuota Parte Pensional Son los períodos de tiempo cotizados o servidos sucesiva o alternativamente a distintas entidades de Derecho Público del Orden Nacional o Territorial, descentralizadas territorialmente o por servicios, que se acumulan para el cómputo del tiempo requerido para la pensión que le corresponda Deuda Presuntiva Obligación financiera que las entidades de salud y/o pensión presumen que la Universidad del Valle tiene con ellas, justificando que no ha sido cancelada la seguridad social de sus funcionarios de manera oportuna Emisión de Bono Momento en que se confirma o certifica la información contenida en la liquidación provisional, en el caso de emisores privados; o el momento en que queda en firme el acto administrativo que reconoce el derecho al bono pensional, en el caso de emisores públicos (Decreto 1513 de 1998) EPS Son las Entidades Promotoras de Salud, responsables de la afiliación y registro de los afiliados al sistema de la regularidad social en Colombia. Se encargan también del recaudo de las cotizaciones y su función básica es organizar y garantizar la prestación del plan obligatorio de salud.

6 6 de Redención Normal de un Bono Momento en el que un afiliado cumple los requisitos legales para el reconocimiento de la pensión dependiendo del régimen pensional en que se encuentre Novedades de Integral Afiliaciones, Incapacidades, Licencias de Maternidad y Paternidad, Desvinculaciones a la y conciliación de aportes Pago de un Bono Fecha en la cual se ordena el pago mediante acto administrativo expedido por la Universidad Reserva Actuarial Es un valor que deben cancelar los empleadores del sector público que hubiesen afiliado a sus servidores públicos con posterioridad a la fecha límite establecida en el Artículo 151 de la Ley 100 de 1993, en el caso específico de la Universidad del Valle a junio 30 de 1995, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1887 de 1994 y el Decreto 3798 de Es un Servicio público obligatorio, cuya dirección, coordinación y control esta a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas y privadas en los términos y condiciones establecidos por la Ley. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Políticas y Condiciones con Respecto al procedimiento de Planilla Integrada de Liquidación con Aportes PILA Circular Externa 012 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Instrucciones para el recaudo de aportes en salud a través de la planilla integrada de liquidación de aportes (pila), en cumplimiento del artículo 2 de la ley 1443 de Ley 1607 del 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.

7 7 de 39 Decreto reglamentario 099 del 25 de enero del 2013 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario. Decreto 2013 del 28 de Septiembre de 2012, del Ministerio de Salud y Protección. Por el cual se suprime el Instituto de Seguros es ISS, se ordena su liquidación y se dictan otras disposiciones. Decreto 2011 del 28 de septiembre de 2012 Por el cual se determina y reglamenta la entrada en operación de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES y se dictan otras disposiciones. A partir de la entrada en vigencia del Decreto 2011 del 28 de septiembre de 2012, todo lo referente al ISS mencionado en el presente manual hará referencia a la nueva Administradora de Pensiones COLPENSIONES. Decreto 1450 de Julio 3 de 2012, "Por la cual se reglamenta el Decreto ley 019 del Decreto 4023 de Octubre 28 de Por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la Subcuenta de Compensación Interna del Régimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía Fosyga, se fijan reglas para el control del recaudo de cotizaciones al Régimen Contributivo del Sistema General de en Salud y se dictan otras disposiciones. Decreto No Mayo 14 de 2007 Por medio de la cual se ajustan las fechas para el pago de aportes al Sistema de la Protección y para la obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Resolución No. 634 Marzo 6 del 2006 Por la cual se adopta el contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Resolución No Abril 25 del 2006 Por la cual se prorroga la entrada en vigencia y se modifica la Resolución 634 de 2006 mediante la cual se adoptó el contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Resolución No Junio 22 del 2006 Por la cual se adopta el contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes al Sistema de la Protección para pensionados.

8 8 de 39 Resolución No Mayo 21 de 2008 Por la cual se modifica la Resolución No. 634 de Resolución No Junio 26 de 2008 Por la cual se modifica la Resolución 1747 de 2008 y se dictan otras Disposiciones. Resolución No. 504 Febrero 25 de 2009 Por la cual se modifican los artículo 18 y 19 de la Resolución 2377 de Resolución No del 21 de Marzo de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Por la cual se modifica la Resolución 1747 del 2008 modificada por la resolución 2377 de 2008, que a su vez fue modificada por las Resoluciones 3121, 4141 de 2008, 504 y 1622 de 2009 y por las Resoluciones 2249, 199, 990, 1184 de 2009, 1004 de 2010, 114, 661, 773, 2640, 2641, 3251,475 y 476 de 2011 y se adopta el procedimiento mediante el cual los operadores de información deberán entregar periódicamente la información resultante del proceso de recaudo al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA 4.2. Políticas y Condiciones con Respecto al procedimiento de Administración de Cuotas Partes Pensionales Ley 68 de Octubre 25 de 1923 Por la cual se fija el personal de unas oficinas de Hacienda y se adoptan algunas disposiciones fiscales, en el caso de la Universidad del Valle artículo 9. Ley 4 de Abril 23 de 1966 Por la cual se provee de nuevos recursos a la Caja Nacional de Previsión, se reajustan las pensiones de jubilación e invalidez y se dictan otras disposiciones. Ley 4 de Enero 21 de 1976 "Por la cual se dictan normas sobre materia pensional de los sectores público, oficial, semioficial, privado y se dictan otras disposiciones". Ley 62 de Septiembre 16 de 1985 Por la cual se modifica el artículo 3 de la Ley 33 del 29 de Enero de 1985.

9 9 de 39 Ley 71 de Diciembre 19 de 1988 Por la cual se expiden normas sobre pensiones y se dictan otras disposiciones. Ley 100 de Diciembre 23 de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Ley 1066 de julio 29 de 2006 Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 2921 de Agosto 21 de 1948 Por el cual se reglamenta el artículo 21 de la Ley 72 de Decreto 1848 de Noviembre 4 de 1968 Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de Decreto 435 de 1971 Por el cual se reajustan las pensiones y otras prestaciones de los empleados públicos y trabajadores del sector privado y se provee a su financiamiento en el sector público. Decreto 446 de 1973 Por el cual se reajusta las pensiones de jubilación, invalidez y retiro por vejez, en el sector público. Decreto 1221 de 1975 Por el cual se reglamenta el artículo 6 del Acuerdo 37 de Decreto 1045 de 1978 Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Decreto 1160 de Junio 2 de 1989 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 71 de Decreto 1158 de Junio 3 de 1994 Por el cual se modifica el artículo 6o del Decreto 691 de Decreto 2709 de Diciembre 13 de 1994 Por el cual se reglamenta el artículo 7o. de la Ley 71 de 1988.

10 10 de 39 Decreto 3361 de Octubre 14 de 2004 Por el cual se reglamenta el parágrafo 3 del artículo 4 de la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por el artículo 2 de la Ley 901 de Resolución 0387 de Marzo 8 de 2004 Por la cual se determinan los documentos que prestan mérito ejecutivo para el cobro coactivo de cuotas partes. Circular Externa 59 de Octubre 22 de 2004 de la Contaduría General de la Nación. que deben ser aplicados en el proceso de envío de información a la Contaduría General de la Nación para que sea consolidada y publicada en el boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME) de acuerdo con el parágrafo 3 del articulo 4 de la Ley 716 modificado por la Ley 901 de 2004 y el Decreto 3361 de Circular de Noviembre de 2008 Por la cual se imparten instrucciones en relación con el procedimiento para el cobro de las cuotas partes pensionales y otros aspectos relacionados. Circular Conjunta 21 de Agosto 06 de 2012 Instrucciones relacionadas con el cobro de las cuotas partes pensionales (Prescripción Imputación de pagos) Aceptación de Cuotas Partes Documentos enviados por terceras entidades: Fotocopia de documento de identidad. Registro Civil de Nacimiento Certificados laborales de las entidades concurrentes (reportes de cotización al ISS, cuando sea el caso) Certificado Laboral de la Universidad del Valle Certificado de la Caja Nacional de Previsión (Cajanal). Proyecto de Resolución de reconocimiento de la prestación, en caso de ser una pensión de sustitución, se debe anexar además: Registro civil de nacimiento del beneficiario de la sustitución. Registro civil de matrimonio. Fotocopia Cédula de Ciudadanía del beneficiario de la sustitución. Registro civil de defunción. Acto administrativo de otorgamiento de pensión de sobrevivientes

11 11 de Cuotas Partes por Pagar Si no existe archivo físico que respalde la obligación de la Universidad por concepto de las Cuotas Partes Pensionales, los documentos soportes que se solicitan son los siguientes: Fotocopia de documento de identidad. Registro Civil de Nacimiento. Certificados laborales de las entidades concurrentes (reportes de cotización al ISS, cuando sea el caso). Certificado de la Caja Nacional de Previsión (Cajanal). Certificado Laboral de la Universidad del Valle. Carta de consulta de la cuota parte. Carta de aceptación de la cuota parte. Acto administrativo de reconocimiento de la pensión. Certificación de la entidad competente donde se manifieste a partir de que fecha se inició el pago de la pensión. Cuadros de liquidación de las cuotas partes especificado año por año desde la fecha de inicio de la presentación. Una vez se revise la documentación mencionada anteriormente, se debe ingresar a la base de datos de Cuotas Partes por Pagar de la División de Recursos Humanos. Enviar mensualmente al Consorcio Universidad del Valle los reportes de Cuotas Partes Pensionales canceladas por la Universidad, con las siguientes especificaciones: Nombre de la entidad. Número de Identificación Tributaria NIT. Período de liquidación de la Cuota Parte. Número de la Solicitud de Pago. Fecha de pago. Valor pagado. Remitir trimestralmente a las Secciones de Presupuesto y Contabilidad la siguiente información: - El valor de las cuotas por pagar discriminado por fecha de corte: marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre El valor de las cuotas partes por pagar estimado, discriminado por entidad a fechas de corte: marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31.

12 12 de 39 Los documentos soportes que debe anexar la entidad que hace el cobro de las cuotas partes por pagar son: Cuenta de cobro, Cuadros de liquidación, Certificación de Pago de mesadas pensionales y si es el caso certificación bancaria Cuotas Partes por Cobrar Los documentos que se deben recopilar para el ingreso a la base de datos del SIRH y para la creación de las hojas de vida de las Cuotas Partes Pensionales por cobrar son: - Fotocopia de la cédula del pensionado. - Registro civil de nacimiento. - Certificados laborales de las entidades concurrentes. - Certificado laboral de la Universidad del Valle. - Certificado de la Caja Nacional de Previsión (Cajanal). - Carta de renuncia al cargo. - Carta del Rector aceptando la renuncia. - Comunicaciones de la Universidad del Valle, solicitando aceptación de la cuota parte. - Oficios de las entidades donde se aceptan ó rechazan las cuotas partes consultadas. En caso de sustitución pensional, se debe incluir además: - Registro Civil de defunción. - Fotocopia del Documento de Identidad del beneficiario de la sustitución. - Resolución de otorgamiento de pensión de sobreviviente. - Registro Civil de matrimonio 4.3. Políticas y Condiciones con Respecto al procedimiento de Bonos Pensionales Constitución Política de Colombia define en su artículo 48: La es un servicio público de carácter obligatorio que se prestará bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, en los términos que establezca la Ley. Ley 100 de 1993 "Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones".

13 13 de 39 Ley 797 del 2003 "Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensiónales exceptuados y especiales". Decreto No de Agosto 3 de 1994, por el cual se reglamenta el inciso 2º del parágrafo 1º del artículo 33 de la Ley 100 de 1993 (Metodología para el cálculo de la Reserva Actuarial). Decreto 1748 de Octubre 12 de 1995 "Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993". Decreto 1474 de Mayo 30 de 1997 Por la cual se derogan, modifican y/o adicionan algunos artículos del Decreto Reglamentario 1748 de Decreto 1513 de Agosto 4 de 1998 Por la cual se modifica y/o adicionan algunos artículos del Decreto Reglamentario 1748 de 1995 y 1474 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Decreto 3798 de 2003 "Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 17 de la Ley 549 de 1999, se dictan medidas en relación con la emisión de bonos pensionales, se establecen mecanismos para la compensación de obligaciones entre entidades públicas por concepto de obligaciones pensionales". Decreto 3366 de 2007 Por el cual se reglamenta el artículo 117 de la Ley 100 de Decreto 4937 de 2009 Por el cual se modifica el artículo 45 del Decreto 1748 de 1995, se crean y se dictan normas para la liquidación, reconocimiento y pago de unos bonos especiales y financiamiento para el ISS. Circular Conjunta No. 13 de abril 18 de 2007 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección. Formatos únicos de Información laboral para todas las entidades que certifican tiempos de servicio y/o salarios para bonos pensionales y/o pensiones. Instructivo expedido por el Ministerio de Hacienda, el Ministerio de Protección y Crédito Público, para la expedición de certificaciones laborales con destino a la

14 14 de 39 emisión de bonos pensiónales A y B se deben diligenciar los formatos 1,2,3(A) y 3(B) conforme a las especificaciones dadas por dichas entidades Trámite de reconocimiento de la pensión al solicitante cuando existe la figura de Bono Pensional. a. Los documentos básicos para el trámite de bonos pensionales tipo A son los siguientes: - Solicitud de reconocimiento y emisión del bono pensional al emisor por parte de la AFP respectiva - Liquidación provisional del Bono Pensional por parte del emisor del mismo. - Fotocopia, legible, del documento de identidad. - Fotocopia del registro civil de nacimiento. - Certificaciones laborales (Formatos 1,2 y 3(A)). - Certificación salarial a fecha base (30 de junio de 1992), cuando no se haya cotizado al ISS. - Fotocopia de la partida de defunción o certificación de la estructuración de invalidez si hay lugar a ello. - Manifestación del afiliado o beneficiario de no estar tramitando pensión en otra administradora de Pensiones. - Ultima fecha de cotización al Régimen de Ahorro Individual, cuando se trate de Devolución de Saldos. b. Los documentos básicos que debe enviar a Colpensiones a la Universidad para el trámite de bonos pensionales tipo B son los siguientes: - Proyecto de resolución que reconoce la pensión o certificación del régimen aplicable, verificando que el aplicado sea el más favorable para el afiliado, el cual debe ser expedido por el Centro de Decisión de la Seccional respectiva de Colpensiones. - Fotocopia ampliada del documento de identificación del afiliado. - Copia auténtica del registro civil de nacimiento, si nació después de junio de 1938 y partida de bautizo refrendada por la respectiva Curia, si nació antes de junio de Copia auténtica del registro civil de defunción, cuando sea el caso. - Certificado de estructuración de invalidez, firmado por el Médico laboralista, cuando sea el caso. - Manifestación del beneficiario ante la Administradora de Pensiones (MTBP), en el sentido de que el titular del bono no se encuentra afiliado a otra Administradora, ni se encuentra tramitando, él o sus sobrevivientes, una

15 15 de 39 pensión, indemnización sustitutiva o devolución de aportes o saldos, que sea incompatible con el bono, según lo establecido en el Artículo 52 del Decreto 1748 de Certificados laborales de entidades públicas que no le cotizaban al ISS, ordenados de manera cronológica, de acuerdo a lo establecido en artículo 35 del Decreto 1748 de 1995 modificado por el artículo 14 del Decreto 1513 de 1998 (Formatos 1, 2 y 3(B). - Certificación de salario base SB al 30 de junio de 1992, según lo establecido por el artículo 1 del Decreto 1158 de 1994, siempre y cuando no estuviese cotizando al ISS a dicha fecha. - Reporte del sistema de recaudo, Autoliquidación de Aportes AUTOLIS Políticas y Condiciones con Respecto al procedimiento de Reserva Actuarial La figura de Reserva Actuarial solo es procedente y asumida por la Universidad del Valle para las personas que hayan laborado en la Institución en los siguientes periodos: del 1 de Julio de 1995 a Diciembre 9 de 1997, del 1 de julio de 1995 a Septiembre 30 de 1998 y del 1 de julio de 1995 a Noviembre 30 de 1998, y que no hayan efectuado cotizaciones a ningún fondo de pensiones.

16 16 de DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Inicio Elaborar Plan de Trabajo Anual 1 2 Realizar las afiliaciones a la 3 Si Presentar constancia o certificado expedido por la EPS en la cual cotiza el trabajador y realizar la afiliación Conservar el registro de la EPS a la que pertenece el trabajador El trabajador está afiliado a una EPS? No No Afiliar al trabajador a la EPS que este elija El trabajador desea trasladarse al Servicio Médico Univalle? Si Trasladar al trabajador al Servicio Médico Univalle El trabajador está afiliado a un Fondo de Pensiones, AFP? No Afiliar al trabajador al Régimen que este elija. Si Presentar constancia o certificado expedido por la AFP en la cual se encuentra afiliado el trabajador Afiliar al trabajador a la ARL Verificar información Tramitar la novedad de Seguridad -Integral Liquidación y generación de la planilla-pila A

17 17 de No Enviar comunicación de objeción y/o acalaración a Entidad consultora Solicitud de aceptación de cuotas partes a cargo de Univalle? Si Tramitar el reconocimiento de las cuotas partes pensionales, aceptación y pago Solicitud de reconocimiento del Bono Pensional? Si Revisar documentos soportes, liquidar Bono pensional y enviar a la Administradora de fondo de pensiones. Tramitar el reconocimiento y pago deacuerdo con el tipo de Bono Pensional (A, B, C y T). Solicitud de Cobro de Reserva actuarial? Si Recibir cuenta de cobro por Fondo Privado o Colpensiones. Verificar datos Ingresar al Modulo de cuotas partes pensionales para el pago Ingresar el trámite realizado al Programa de la OBP del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para registrar el reconocimiento Enviar a la Entidad correspondiente (ISS en liquidacion y/o colpensiones y Fondos Privados) copia de Resolución y/o Recibo de Consignación efectuada Proyectar Resolución de reconocimiento y pago Realizar proceso de pago y enviar información Archivar los respectivos documentos soporte Fin A

18 18 de PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control 6.1. Afiliación y Novedades a la Integral 1. Afiliación a la Integral A- Diligenciar completamente los formularios de Integral, y presentarlos a la División de Recursos Humanos. B- Recibir los formularios y/o certificaciones de afiliación respectivos, verificando la información del funcionario y completar con los datos del empleador. Posteriormente, enviarlos al Jefe de para su autorización. C- Revisar y firmar los formularios de Seguridad, (Salud y Pensión). Funcionario Dependencia/ Facultad Jefe de Seguridad Formularios de los Subsistemas de Control de Entrega de Documentos para la Afiliación y/o Novedades en el Sistema de Gestión de Integral para Vinculación a la Universidad del Valle F-04- D- Ingresar las afiliaciones a la ARL por el portal Web y hacer las actualizaciones a las novedades. E- Enviar los formularios de los Subsistemas de a las respectivas entidades y copia al Seguridad. Novedades Actualizadas en el Portal Reporte de Afiliación F-Revisar que las afiliaciones realizadas a las entidades de correspondan a las entidades que figuran en la base de datos de.

19 19 de Traslados de Fondos de pensiones privados al fondo de Pensiones Colpensiones A- Consultar y orientar al funcionario sobre el trámite de traslado de fondos privados a Colpensiones y viceversa, entregar copia del formulario respectivo al técnico de Seguridad. B- Entregar a la División de Recursos Humanos el formulario debidamente diligenciado con sus anexos respectivos. C- Recepcionar en la División de Recursos Humanos, los documentos soportes del traslado, revisar y firmar el formulario respectivo. D- Despachar los formularios para la radicación en Colpensiones y/o Fondo Privado y recibir copia del radicado. E- Entregar el formulario radicado, al técnico de que maneja las novedades del PILA. F- Cambiar y verificar en la base de datos PILA la información relacionada al fondo de pensión, correspondiente a la actual afiliación. Técnico Seguridad Funcionario Dependencia/ Facultad Técnico Seguridad Jefe Formulario del Colpensiones y/o Fondo Privado con sus anexos respectivos Formulario de Colpensiones y/o Fondo Privado con sus anexos respectivos Formulario del Colpensiones y/o Fondo Privado con sus anexos respectivos y carta de aceptación 3. Traslados entre EPS y/o servicio médico de la Universidad del Valle A- Consultar y orientar al funcionario sobre el trámite de traslado de EPS al servicio médico de la Universidad del Valle ó del servicio médico Universidad del Valle a la EPS. B- Entregar los documentos debidamente diligenciados a la División de Recursos Humanos con sus anexos respectivos. En el caso de traslado para el Servicio Médico de la Universidad del Valle, se debe adjuntar una solicitud del trámite por escrito. C- Revisar los documentos entregados por el funcionario y radicar la solicitud en la recepción de la División de Recursos Humanos. Funcionario Dependencia/ Facultad Formulario de Afiliación de la EPS

20 20 de Actualización Base de Datos Modulo de D- Entregar al la documentación recibida, para aplicar dicha novedad al PILA. Técnico Seguridad A- Verificar y Confrontar la base de datos del módulo de con las afiliaciones reportadas por las AFP y EPSs para la Técnico Seguridad correspondiente actualización. Formulario de Afiliación de la EPS 5. Novedades de A- Revisar, confrontar y verificar las novedades ingresadas en el Módulo de Nómina del SIRH, que afecten los Subsistemas de Seguridad (EPS y AFP) y realizar la liquidación por al personal afiliado. B- Anular la afiliación del funcionario y devolver los formularios respectivos, en caso de que exista alguna anomalía de la misma. C- Enviar copia de los formularios de los Subsistemas de (EPS y AFP), para archivarlos en la Historia Laboral del funcionario, (Ver Procedimiento 1 del Manual de Administración de Archivo MP ). D- Verificar y confrontar los datos resultantes de la liquidación con los datos reportados por la Nómina en el resumen de descuentos de nómina. E- Realizar las correcciones pertinentes en caso de que se presenten diferencias entre los reportes. Liquidación Historia Laboral Resumen de Descuentos de Nómina de Contratistas, Nombrados y Descuento del Pago de las Mesadas de los Pensionados Informe F- Revisar totales generados y verificar las novedades (codificación, exclusión de novedad de retiro, inclusión de datos, unificación de personal nombrado, contratista y pensionado). Archivo Plano

21 21 de 39 G- Filtrar la información en el Operador de Información (PAGO SIMPLE) y corregir los listados hasta que sean validados por el sistema. H- Informar a la División Financiera la validación exitosa de la PILA para que se efectúe el pago correspondiente. Comunicación Escrita 6. Reportes para Pagos A- Generar reportes para disponibilidad presupuestal y enviarlos a Vicerrectoría Administrativa y a la Presupuesto. B- Revisar reportes de disponibilidad presupuestal enviados, dar visto bueno y aprobación. C- Generar los certificados para la disponibilidad presupuestal y enviarlos al con la respectiva aprobación. Vicerrectoría Administrativa y Presupuesto Vicerrectoría Administrativa Planillas Físicas Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común F-06-MP Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CD) D- Recibir la certificación aprobada y entregar a la División Financiera los listados de liquidación correspondientes. E- Efectuar el pago de Integral. División Financiera F- Registrar los pagos de seguridad social, en caso de que se generen pagos extras y correcciones de pagos ya efectuados. En algunos casos generar Planilla de correcciones PILA. Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) Planillas Físicas y Archivo Plano Archivo Plano

22 22 de Manejo de Cartera G- Generar reportes del pago efectuado de seguridad social Integral a los funcionarios que requieran de manera individual, la constancia para la atención médica y/o situación de semanas cotizadas en el sistema general de pensiones y riesgos laborales. A- Revisar el estado de cartera y los casos reportados por las entidades prestadoras de salud y las AFP como la deuda presuntiva, aclarando a través de una comunicación escrita la situación. En caso de que exista la novedad de pagos extras de seguridad social, realizar el paso G de la Etapa 5. Novedades de Seguridad. En algunos casos generar Planilla de correcciones PILA. B- Aprobar y firmar la comunicación escrita aclaratoria. C- Enviar la comunicación escrita a las entidades involucradas, para que se realicen las correcciones pertinentes. Jefe de Seguridad Certificaciones Comunicación Escrita y Planillas 6.2. Incapacidades y/o Licencias Médicas A- Entregar en la División de Recursos Humanos, la Incapacidad médica otorgada por la EPS donde se encuentre afiliado 1. Presentación de Incapacidad (continuar proceso, etapa 3- Liquidación y Radicación de Incapacidades). B- Entregar en la División de Recursos Humanos Formato transcripción de incapacidad reconocida por entidades diferentes a la EPS; debidamente diligenciado y con soportes (continuar el proceso etapa 2- Transcripción de Incapacidad). Servidor Público y/o EPS Servidor Público Formato transcripción de incapacidad reconocida por entidades diferentes a la EPS. F-03-

23 23 de Transcripción de Incapacidad B1- Elaborar y firmar carta dirigida a la EPS, donde se solicita la transcripción de la incapacidad, de acuerdo con los soportes presentados por el servidor público. B2- Enviar a la entidad de salud los documentos presentados por el servidor público. Técnico y Jefe de la la 3. Liquidación y Radicación de Incapacidades B3- Expedir un documento oficial de la incapacidad con sello y dar fecha para que el empleador reclame la transcripción. A- Descargar planilla para solicitar liquidación y radicación de incapacidades otorgadas por cada EPS. B- Diligenciar la Planilla y anexar documento original de la incapacidad expedida por la EPS. C- Firmar las planillas de liquidación y radicación. D- Enviar cada semana las planillas con los anexos a cada EPS. E- Transferir los valores autorizados consignando en la cuenta de recaudos electrónicos de la Universidad del Valle. F- Conciliar con la Recaudos de División Financiera, el concepto de los ingresos por incapacidades. G- Enviar a la División de Recursos Humanos los comprobantes de ingreso de las consignaciones realizadas por las entidades promotoras de Salud- EPS. H- Conciliar con cada EPS, los valores a favor o en contra, por concepto de reconocimiento de incapacidades. Entidad promotora de Salud -EPS la la Jefe de la la Entidad promotora de Salud / EPS la la Recaudos de División Financiera la

24 24 de Administración de Cuotas Partes Pensionales 1. Aceptación u A- Revisar, estudiar y tramitar las solicitudes Objeción de Cuotas de Entidades Consultoras Externas con los Partes Pensionales documentos remitidos (certificados laborales, número de días asignados a cada entidad concurrente, porcentaje de liquidación de mesadas y cuotas, etc.) para aceptación u objeción de cuotas partes a cargo de la Universidad del Valle. B- Revisar las normas aplicadas en el proyecto de Resolución enviado por las entidades consultoras externas C- Remitir oficio de aceptación de cuota parte, solicitando también documentos soportes para respaldar la deuda (Acto administrativo por el cual se concede la pensión). En caso de que no se acepte la cuota parte consultada, remitir una comunicación de objeción a la entidad consultora. D- Hacer seguimiento a las objeciones presentadas a la consulta de las Cuotas Partes pensionales Seguridad Jefe de Sección E- Elaborar la Resolución de aceptación de cuota parte pensional por parte de la Universidad del Valle. F- Enviar la resolución de aceptación con el visto bueno a la Oficina de Secretaría General de la Universidad. G- Enviar la resolución de aceptación a la entidad consultora correspondiente. H- Ingresar la nueva cuota parte aceptada, al sistema de información (SIRH) y archivar los documentos soportes. I- Brindar información a entidades y personas con respecto al trámite mencionado. Jefe de Seguridad y Seguridad Resolución

25 25 de Cuotas Partes Pensionales por Pagar A- Recibir cuenta de cobro y verificar los documentos soportes anexos (Cuadros de Liquidación de cuotas partes, intereses DTF, intereses del 12%, certificado de pago oportuno de mesadas pensionales). B- Revisar cada una de las liquidaciones de cuotas partes, intereses DTF, intereses del 12%, teniendo en cuenta las planillas establecidas por la Universidad del Valle de acuerdo a la normatividad. C- Ingresar a Interfinanzas la información para la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CD) y su respectiva aprobación. D- Ingresar a Interfinanzas la información para la solicitud del Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) y su respectiva aprobación. E- Generar por Interfinanzas la Solicitud de Gasto y Pago e imprimir con (CD y RD) para las firmas de la Coordinación Administrativa y el Ordenador del Gasto de la Vicerrectoría Administrativa. F- Recibir firmada la solicitud de Gasto y Pago para fotocopiar y organizar RD, CD anexando soportes para entregar los documentos a la Presupuesto. G- Recibir de la División de Recursos Humanos la(s) solicitud (es) de Gasto y Pago con los documentos soportes y enviarlos a la Pagaduría. H- Recibir, revisar y elaborar el cheque de pago de la cuota parte pensional en el tiempo establecido y enviar a la División de Recursos Humanos Seguridad, copia de la consignación realizada. I- Elaborar y enviar una comunicación firmada, anexando las consignaciones por concepto de Cuotas Partes Pensionales a las entidades acreedoras del respectivo pago. Jefe de Seguridad Jefe de Seguridad Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Interfinanzas) Registro Disponibilidad Presupuestal (Interfinanzas) Solicitud de Gasto y Ordenador del Gasto Pago y Coordinación Administrativa. Presupuesto la Pagaduría Jefe de Comunicación Escrita

26 26 de Cuentas Reciprocas con Saldo a favor de Universidad del Valle J- Registrar en el SIRH- Módulo de Cuotas partes pensionales las consignaciones realizadas por la Universidad del Valle. K- Reportar: Mensualmente al Consorcio Universidad del Valle las consignaciones realizadas por concepto de Cuotas Partes Pensionales. Trimestralmente a la División de Presupuesto y Contabilidad los saldos por concepto de cuotas partes pensionales por pagar. Anualmente al consorcio Universidad del Valle los pagos realizados por la Universidad del Valle por Cuotas Partes Pensionales de Enero a Diciembre de cada año. Jefe Sección L- Archivar documentos soportes, e informes. A- Recibir y revisar cuentas de cobros y verificar los documentos soportes anexos (Cuadros de Liquidación de cuotas partes, intereses DTF, intereses del 12%, certificado de pago oportuno de mesadas pensionales), teniendo en cuenta las planillas establecidas por la Universidad del Valle de acuerdo a la normatividad. B- Una vez efectuado el cruce de cuentas informar a la entidad deudora el remanente a cancelar. C- En el evento de no cancelar el remanente oportunamente y presentar acuerdo de pago, la Entidad deudora deberá enviar la propuesta de pago, al Comité de Conciliación para someterla a consideración. D- El comité de conciliación se pronuncia respecto a la propuesta de pago presentada por la entidad deudora, pronunciamiento que será comunicado en los términos de aprobación. Seguridad social Seguridad social Jefe Jefe Reporte Comunicación Escrita Comunicación Escrita

27 27 de Cuentas Reciprocas con Saldo a favor de Terceras entidades 5. Cuotas Partes Pensionales por Cobrar A- Recibir y revisar las cuentas de cobros y verificar los documentos soportes anexos (Cuadros de Liquidación de cuotas partes, intereses DTF, intereses del 12%, certificado de pago oportuno de mesadas pensionales), teniendo en cuenta las planillas establecidas por la Universidad del Valle de acuerdo con la Normatividad. B- Una vez efectuado el cruce de cuentas informar a la entidad deudora el remanente a cancelar. C- En el evento de no cancelar el remanente en el momento del cruce de cuentas, la Universidad del Valle, presentará un Acuerdo de Pago a la entidad acreedora. D- Elaborar la solicitud de Gasto y Pago. Continuar con el procedimiento igual que las actividades C-D-E-F-G-H del proceso 6.3 ETAPA 2 de este manual. E- Solicitar a la División Financiera copia de las consignaciones realizadas por Universidad del Valle por concepto de Cuotas Partes Pensionales. F- Elaborar oficio de remisión de consignación por concepto de Cuotas Partes Pensionales. G- Recibir, revisar y firmar comunicación de remisión de consignaciones a las entidades respectivas. H- Registrar en SIRH-Cuotas partes las consignaciones realizadas por Universidad del Valle. I- Reportar mensualmente al Consorcio Universidad del Valle las consignaciones realizadas por concepto de Cuotas Partes Pensionales. Seguridad Jefe de Seguridad Jefe de Jefe de J- Archivar documentos soportes, e informes. A- Realizar mensualmente las liquidaciones de las Cuotas Partes Pensionales, intereses DTF e intereses del 12% Comunicación Escrita Comunicación Escrita Comunicación Escrita Reporte

28 28 de 39 B- Seleccionar la entidad a la cual se le va realizar el respectivo cobro. Imprimir la cuenta de cobro y las liquidaciones individuales de las Cuotas Partes Pensionales, intereses DTF, intereses del 12% y el reporte general de lo que se cobra, realizando la carta remisoria de la cuenta de cobro. C- Revisar, firmar y enviar comunicación con la cuenta de cobro y los documentos soportes a la entidad deudora. D- Solicitar por escrito a la sección de recaudos, las notas debito presupuestales que certifican el ingreso de valores por concepto de Cuotas Partes Pensionales. E Registrar en el módulo de cuotas partes los abonos realizados por las entidades y legalizarlos a través de la sección de recaudos de la División financiera F- Remitir informe trimestral a la División de Presupuesto y Contabilidad sobre los saldos por concepto de las Cuotas Partes Pensionales por cobrar G- Archivar cuentas de cobro, documentos soportes e informes. Jefe de Seguridad Comunicación Escrita Nota Débito 6. Ingreso al SIRH de Nuevas Cuotas Partes Pensionales por Pagar A- Crear la hoja de vida en el SIRH de la entidad acreedora. B- Ingresar la información de la nueva cuota parte (datos tomados de la resolución de aceptación de la cuota parte) Fecha de Jubilación, mesada base, entidad, valor de la cuota parte, fecha a partir de la cual se debe cancelar la cuota parte. C- Archivar la Historia Laboral (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios).

29 29 de Ingreso al SIRH de Nuevas Cuotas Partes Pensionales por Cobrar A- Ingresar al módulo cuotas partes por cobrar la información del pensionado (Cédula, Fecha de Jubilación, Valor de la Mesada) B- Ingresar al módulo cuotas partes por cobrar la información de la cuota parte (nombre del pensionado, entidad a la cual se debe hacer el cobro, valor de la cuota, fecha de inicio de cobro). C- Archivar la Historia Laboral (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios) Bonos Pensionales 1. Certificación de Historia Laboral para Bonos pensionales Tipo A A- Solicitar a la Universidad del Valle la certificación de la historia laboral con destino a bonos pensionales para realizar el trámite de pago de Bonos tipo A, enviando los requerimientos y documentos soportes para realizar la actividad. B- Recibir, registrar y clasificar las solicitudes teniendo en cuenta si la historia laboral se encuentra dentro del Archivo de la División de Recursos Humanos o el Archivo Central de la Universidad y hacer el CENISS y Fondos Privados Profesional requerimiento respectivo. C- Entregar historia laboral al la División de Recursos Humanos, para Archivo y realizar el análisis y estudio respectivo. Auxiliar de Gestión Documental

30 30 de 39 D- Recibir y revisar historia laboral del beneficiario, consultar la base de datos Dataease Módulo de Seguridad social Acumulada y obtener los datos necesarios para la elaboración de la certificación. En caso de que el beneficiario se haya vinculado con posterioridad al 30 de junio de 1992, se debe consultar la base de datos Acumulados de la nómina de pagos hasta cuando se haya registrado el primer traslado de Régimen de Pensiones, y organizar la información en Excel. E- Asignar consecutivo, diligenciar la certificación laboral en los formatos 1, 2 y 3(A) y elaborar la comunicación de respuesta a la entidad solicitante. F- Recibir, revisar y firmar tanto la certificación laboral como la comunicación de respuesta a la entidad solicitante (Fondos Privados, Ceniss). G- Fotocopiar documentación, enviar original de los formatos, la respuesta a través de correo certificado y archivar la copia. la la Jefe Formatos 1, 2 y 3(A) Certificación de información Laboral 2. Certificación de Historia Laboral para Bonos pensionales Tipo B A- Solicitar a la División de Recursos Humanos la certificación laboral con destino a Bono Pensional tipo B para realizar trámite ante Colpensiones. B- Recibir, registrar y clasificar las solicitudes teniendo en cuenta si la historia laboral se encuentra dentro del Archivo de la División de Recursos Humanos o el Archivo Central de la Universidad y hacer el requerimiento respectivo. C- Entregar historia laboral al profesional de la División de Recursos Humanos. D- Recibir y revisar historia laboral del beneficiario, consultar la base de datos Dataease Modulo de Seguridad social Acumulada y obtener los datos necesarios para la elaboración de la certificación. Beneficiario Archivo y Auxiliar de Gestión Documental Carta

31 31 de Liquidación y Pago de Bonos Pensionales Tipo A E- En caso de que el beneficiario haya laborado en la Universidad en los años 1993 a 1998, se debe consultar la base de datos Acumulados de nómina de pagos de esos años, y organizar la información en Excel. F- Asignar consecutivo y diligenciar la información laboral en los formatos 1, 2 y 3(B). En los casos indicados en la actividad C, se debe importar la información de los salarios devengados mes a mes. Adicionalmente, elaborar la comunicación de respuesta cuando se requiera. G- Recibir, revisar y firmar la certificación laboral (Formatos 1, 2 y 3B) y en algunos casos firmar comunicación de respuesta al solicitante. H- Fotocopiar los documentos y contactar telefónicamente al beneficiario para informarle que se encuentra tramitada su solicitud y reclamarla en la División de Recursos Humanos. I- Recoger los Formatos 1, 2 y 3B diligenciados en la recepción de la División de Recursos Humanos en la fecha acordada. Se procede a archivar la copia de los documentos. J- Radicar en Colpensiones los Formatos junto con los otros documentos exigidos por esta Institución para la solicitud de reconocimiento de pensión. A- Enviar comunicación de solicitud del reconocimiento y/o pago del bono pensional o cuota parte de bono pensional a la Universidad del Valle, con documentos soportes. B- Revisar, verificar los documentos soporte enviados por los Fondos Privados y clasificar según el tipo de trámite (reconocimiento, redención anticipada o redención normal). C- Registrar solicitudes en Excel para llevar un control de los reconocimientos y/o pagos de bonos pensionales. Profesional Jefe Beneficiario y Profesional Beneficiario Fondos Privados Formatos 1, 2 y 3(B) Certificación de Información Laboral

32 32 de 39 D- En los casos de reconocimiento y pago de bonos pensionales con redención normal o anticipada, realizar liquidación a la fecha del fallecimiento del beneficiario o de la redención normal. Luego, actualizar las fechas de pago de dicho bono en el programa de Bonos Pensionales (OBP) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. E- Generar la liquidación del bono pensional y enviarla al fondo privado junto con la comunicación requiriendo la aprobación u objeción. F- Enviar comunicación de aprobación con firma y huella del beneficiario en la liquidación. G- Recibir y actualizar la liquidación en el programa OBP para el pago del bono pensional desde la fecha de redención hasta la fecha de pago. H- Devolver al fondo privado de pensiones, en caso de que se presente alguna inconsistencia, para su corrección y posterior reenvío. Si no se presentan estas inconsistencias se sigue con el procedimiento. I- Elaborar la Resolución de reconocimiento y/o pago del bono pensional con el número de resolución entregado por Secretaria General. J- Enviar Resolución de reconocimiento y/o pago de bono pensional con el Vo. Bo. del Jefe de la Sección, a la Oficina de Secretaría General, para su firma K- Recibir Resolución de reconocimiento debidamente legalizada y registrar en el programa de la OBP. L -Ingresar a Interfinanzas la información para la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CD) y su respectiva aprobación. la la y Jefe de Fondo Privado de Pensiones la la la Jefe de Sección y la la Jefe de Seguridad Comunicación Escrita Resolución Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Interfinanzas)

33 33 de 39 M- Ingresar a Interfinanzas la información para la solicitud del Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) y su respectiva aprobación. N- Generar por Interfinanzas la Solicitud de Gasto y Pago e imprimir con ( CD y RD) para las firmas de la Coordinación Administrativa y el Ordenador del Gasto de la Vicerrectoría Administrativa. O- Recibir firmada la solicitud de Gasto y Pago para fotocopiar y organizar RD, CD anexando soportes para entregar los documentos a la Presupuesto. P- Recibir de la División de Recursos Humanos la(s) solicitud (es) de Gasto y Pago con los documentos soportes y enviarlos a la Pagaduría. Q- Recibir, revisar y realizar el pago del bono pensional y enviar a la División de Recursos Humanos, copia de la consignación realizada. R- Recibir copia de la(s) consignación(es) y elaborar comunicación de respuesta enviando copia de la Resolución de reconocimiento y pago del bono pensional y la consignación efectuada. S- Recibir, revisar, firmar comunicación para enviarla al fondo privado respectivo y Registrar dicho trámite en el programa de la OBP. T- Elaborar y remitir informes de los pagos efectuados de bonos pensionales tanto al Consorcio, Contabilidad y Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de forma mensual, trimestral y anual respectivamente. U- Archivar la documentación soporte y los informes (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). Jefe de Seguridad Ordenador del Gasto y Coordinación Administrativa. Profesional Presupuesto la Pagaduría la Jefe de Seguridad y Jefe de Seguridad y Registro Disponibilidad Presupuestal (Interfinanzas) Solicitud de Gasto y Pago Reporte Bonos Pensionales

34 34 de Liquidación y Pago de Bonos Pensionales Tipo B A- Radicar la solicitud de reconocimiento de la pensión ante Colpensiones. B- Enviar a la División de Recursos Humanos, solicitud de confirmación de la certificación laboral (Formatos 1, 2 y 3B) expedida por la Universidad. C- Recibir solicitud y elaborar comunicación de respuesta de confirmación de la certificación laboral. En caso de ser necesario se realizan las modificaciones respectivas. D- Recibir, revisar y firmar la comunicación de confirmación de la certificación laboral y devolver al profesional para ser enviada por correo certificado a Colpensiones. E- Solicitar a la Universidad, la liquidación provisional del bono pensional enviando todos los documentos soportes para realizar el trámite y pago del mismo o cuota parte de bono pensional. F- Revisar y verificar los documentos soporte enviados por Colpensiones e ingresar la información en la Aplicación Liquidador de Bonos Pensionales descargada de la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para efectuar la liquidación provisional. G- Enviar la liquidación provisional impresa a Colpensiones, mediante una comunicación. H- Registrar en el Sistema Interactivo de Bonos Pensionales de la OBP la liquidación del bono pensional a fecha de corte y enviar a la Universidad, oficio de la liquidación definitiva del bono para emisión y/o pago. I- Recibir, revisar oficio de cobro liquidación de Colpensiones y en el caso que sea necesario actualizar los valores a pagar en el Sistema Interactivo de Bonos Pensionales de la OBP. J- Elaborar la Resolución de reconocimiento y/o pago del bono pensional o cuota parte; con el número de resolución entregado por Secretaria General. Beneficiario Colpensiones Profesional Jefe Colpensiones Jefe de Seguridad Colpensiones la Resolución

35 35 de 39 K- Enviar Resolución de reconocimiento y/o pago del bono pensional o cuota parte con el Vo. Bo. del Jefe de la Sección, a la Oficina de Secretaría General, para su trámite. L- Recibir Resolución de reconocimiento y pago debidamente legalizada, registrar en el programa de la OBP del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Jefe de Sección y la la Solicitud de Gasto y Pago M- Continuar con el procedimiento igual que las actividades L-M- N-O-P-Q y R de la ETAPA 3, de este manual. N- Recibir, revisar, firmar comunicación para enviarla a Colpensiones- Bogotá y Registrar dicho trámite en el programa de la OBP. la Jefe de Seguridad Jefe de Seguridad Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro Disponibilidad Presupuestal Solicitud de Gasto y Pago (Interfinanzas) O- Elaborar y remitir informes de los pagos efectuados de bonos pensionales tanto al Consorcio, Contabilidad y Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de forma mensual, trimestral y anual respectivamente. P- Archivar la documentación soporte y los informes (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). Jefe de Seguridad y Profesional de Reporte Bonos Pensionales

36 36 de Reserva Actuarial 1. Pago de Reserva Actuarial A- Enviar oficio de cobro y liquidación de la Reserva Actuarial para efectuar el respectivo pago. B- Verificar que los datos de la cuenta de cobro y comunicación (Nombres, apellidos, cédula, fecha de nacimiento, fecha de corte y salario base a la fecha de corte) corresponda a información válida. C- Elaborar la Resolución de reconocimiento y pago de Reserva Actuarial; con el número de resolución entregado por Secretaria General. D- Enviar Resolución de reconocimiento y pago de Reserva Actuarial; con el Vo. Bo. del Jefe de la Sección, a la Oficina de Secretaría General, para su firma E- Recibir Resolución de reconocimiento y pago de la Reserva Actuarial debidamente legalizada. F- Continuar con el procedimiento igual que las actividades L-M-N-O-P y Q del proceso 6.4 ETAPA 3 de este manual. G- Recibir copia de la(s) consignación(es) y enviarlas con la copia de la Resolución de reconocimiento y pago de la Reserva Actuarial a las Administradoras de Pensiones, mediante una comunicación. Colpensiones Fondos Privados la Jefe de Sección y la la la Jefe de Seguridad la Jefe de Seguridad Cuenta de Cobro Comunicación. Resolución Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro Disponibilidad Presupuestal Solicitud de Gasto y Pago (Interfinanzas)

37 37 de 39 H- Elaborar y remitir informes de los pagos efectuados de bonos pensionales tanto al Consorcio, Contabilidad y Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de forma mensual, trimestral y anual respectivamente. I- Archivar la documentación soporte y los informes (Ver 1. Procedimiento de Archivos de Gestión, del subproceso 16. Administración de Archivos de la Gestión de Bienes y Servicios). Jefe de Seguridad y Reporte Reservas Actuariales 7. PROCESOS RELACIONADOS Gestión Financiera 8. FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1 F-06-MP Solicitud de Registro Presupuestal para Novedades por Fondo Común 2 (Interfinanzas) - Pre impreso Solicitud de Gasto y Pago 3 F-02-MP Certificado de Disponibilidad 4 F-03-MP Registro de Disponibilidad 5 F-03- Transcripción de incapacidad reconocida por entidades diferentes a la EPS 6 F-04- Control de Entrega de Documentos para la Afiliación y/o Novedades en el Sistema de Gestión de Integral para Vinculación a la Universidad del Valle 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR

38 38 de 39 No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR 1 Formato No. 1: Certificado de Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Información Laboral. Ministerio de la Protección 2 Formato No. 2: Certificado de Salario Base. Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección 3 Formato No. 3(A): Certificación de Salarios Mes a Mes, para la liquidación y emisión de bonos Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección pensiónales tipo A modalidad 1. 4 Formato No. 3(B): Certificación de Salarios Mes a Mes, para la liquidación de pensiones del Régimen de Prima Media. Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección 5 Boletín de Deudores Morosos del Contaduría General de la Nación Estado- BDME. 6 Vinculación o Actualización al Sistema General de Pensiones Colpensiones. 7 Solicitud de Vinculación o Traslados a los Fondos de Pensiones Obligatorias y Fondo de Cesantías. 8 Afiliaciones e Inscripciones al Servicio de Salud para Docentes, Trabajadores Oficiales, Servidores Públicos y Beneficiarios. 9 Afiliación e Inscripción Régimen Contributivo Reporte de Novedades Trabajadores Dependientes. 10 Novedades de Ingreso del Trabajador Dependiente a la Administradora de Riesgos Laborales. Administradora de Pensiones Colpensiones Administradoras de Pensión de Fondos Privados Superintendencia Nacional de Salud Entidades Promotoras de Salud de Orden Privadas y mixtas Administradora de Riesgos Laborales.

39 39 de ANEXOS Formularios de CONTROL DE CAMBIOS No. DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual. Junio Cambio en tabla de procedimientos 6.3 por omisión de Octubre 2008 actividades en impresión y cambio de codificación del Manual. Cambio de forma según la nueva versión del Manual de Documentos y registros MP Ajustes en el alcance del manual. Se modificaron Definiciones, Políticas y Condiciones Julio 2013 Generales, Diagrama de Flujo, (6.1, 6.2, 6.3 y 6.4), Formatos y Documentos Externos. F-04-MP V Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional