ACUERDO SECRETARIAL C.P. Humberto Picharra carrete, Oficial Mayor del Poder Ejecutivo del Estado de San Luis Potosí, con fundamento en los artículos 1, 3, 31 y 41 de la Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de San Luis Potosí; 1, 2, 3, fracción II, inciso a), 6 y 14 del Reglamento Interior de la Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo, y CONSIDERANDO UNICO.- Que la Ley Orgánica de la Administración Publica Estatal, atribuye a la Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo, las facultades para proveer a las Dependencias Estatales los bienes muebles e inmuebles, así como el equipo necesario para el cumplimiento de sus fines; funciones que se que se llevan a cabo a través de las Direcciones de Adquisiciones y Control Patrimonial, asimismo, en términos del Reglamento Interior de la Dependencia, corresponde al Titular de la Oficialía establecer las políticas y lineamientos para que estas acciones se realicen con la mayor eficacia y transparencia, por lo cual he tenido a bien expedir el siguiente. Acuerdo Secretarial que establece normas y procedimientos para el control y movimiento de inventarios de bienes muebles propiedad del Gobierno del Estado de San Luis Potosí. I.- DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1.- Las presentes disposiciones tienen por objeto normar los procedimientos a través de los cuales se lleva a cabo la actualización y regularización de inventarios y resguardos de los bienes muebles propiedad del Estado. ARTÍCULO 2- Para los efectos del presente acuerdo se entiende por: Bienes Muebles.- El mobiliario, equipo, vehículos y maquinaria que se asignan a las dependencias, entidades y organismos, para el desarrollo y cumplimiento de sus objetivos. Resguardo de Bienes Muebles.- Es el documento en donde el usuario se responsabiliza de su cuidado, conservación y la salvaguarda de los mismos para el desempeño de sus funciones. ARTICULO 3.- Los Titulares de las dependencias, entidades y organismos, así como los directores, titulares o encargados administrativos de los mismos, serán responsables del control interno de los bienes muebles que les sean asignados a éstas. 1
ARTICULO 4.- La Dirección de Control Patrimonial de Oficialía Mayor, con base a la información que reciba de las dependencias, entidades y organismos, mantendrá el registro, control, verificación y actualización de los bienes muebles propiedad del Estado. ARTICULO 5.- Los directores, titulares o encargados administrativos de las dependencias, entidades y organismos, serán responsables del control de los bienes muebles y llevaran el registro interno por cada usuario responsable. ARTICULO 6.- Por ningún motivo podrán existir movimientos de bienes muebles entre dependencias, entre entidades o bien entre unas y otras, ya que en todo caso para que existan, deberán hacer la solicitud previa mediante oficio, a la Oficialía Mayor, indicando las características de los bienes, en caso procedente la Dirección General de Servicios Administrativos y la Dirección de Control Patrimonial emitirán la autorización correspondiente. En caso de contar con la autorización, se elaborará un acta de entrega-recepción que indique el numero de inventario, descripción y datos generales de los bienes; el acta será firmada por los Titulares de las dependencias o entidades involucradas, así como por sus respectivos responsables administrativos, los contralores internos y los encargados de inventarios de cada dependencia; turnando el original de la misma a la Dirección de Control Patrimonial para que actualice los registros patrimoniales. ARTICULO 7.- Las dependencias y entidades no podrán entregar bienes muebles en donación o comodato. ARTICULO 8.- Los bienes muebles que estén bajo el resguardo de un servidor público que cambie de puesto o adscripción, no podrán pasar a su disposición en su nuevo encargo. ARTICULO 9.- Los bienes muebles de nueva adquisición susceptibles de ser inventariados, son aquellos que cuyo valor unitario de facturación, supere el valor equivalente a 15 SMG diarios, (Incluido el IVA), correspondiente a la zona geográfica del estado. No serán inventariados los bienes que sean parte integrante o complemento de los mismos, quedando en resguardo interno de cada dependencia, entidad u organismo.. II.- BIENES DE NUEVA ADQUISICION PARA LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL ARTICULO 10.- Para mantener actualizado el registro de inventarios, los directores, responsables o encargados administrativos de las dependencias, entidades u organismos, informaran a la Dirección de Control Patrimonial en un plazo de 5 días, cualquier movimiento efectuado de bienes muebles. ARTICULO 11.- Las dependencias, entidades y organismos designaran un responsable para la recepción de los bienes muebles de nueva adquisición, quien deberá revisar que la factura contenga lo siguiente: 2
a.- Descripción del bien b.- Color c.- Marca d.- No. de serie e.- Modelo f.- Desglose de precios unitarios Una vez cotejado lo anterior, procederá a verificar que físicamente se reciban los bienes que indica la factura, validando con el sello, fecha y firma de recibido, y quedándose con copia de la misma. ARTICULO 12.- Una vez cumplido el punto anterior, la dependencia enviará copia de la factura a la Dirección de Control Patrimonial, para adelantar y agilizar la verificación, registro y asignación de número de inventario, estando así en posibilidad de liberar la factura original en el momento que sea remitida por la Dirección General de Adquisiciones. ARTICULO 13.- La Dirección General de Adquisiciones, enviara las facturas originales a la Dirección de Control Patrimonial, para el registro y asignación de número de inventario de conformidad con la normatividad vigente. ARTICULO 14.- La Dirección de Control Patrimonial verificara físicamente y realizara el inventario de los bienes de nueva adquisición con la factura original, colocando la etiqueta y marcando el número de inventario en cada uno de los bienes muebles inventariados. De no encontrarse los bienes al momento de la visita de los verificadores, la Dirección dará por concluida dicha verificación, informando la situación que guardan los bienes muebles a los Órganos Internos de Control de cada Dependencia. ARTICULO 15.- Una vez realizada la verificación de los bienes a que se refiere el punto anterior, la misma dirección elaborara un resguardo por persona responsable de los bienes que le fueron asignados, solicitando sea firmado por el responsable y por la dirección o área administrativa de la dependencia, entidad u organismo, de no encontrarse el personal solicitado, se dejara el o los resguardos para recabar la firma, dando un plazo máximo de 2 días para su entrega. ARTICULO 16.- Los bienes muebles de nueva adquisición que sean requeridos a lugares foráneos, en caso de ser posible, serán verificados, registrados y señalados con número de inventario en las dependencias locales para que el bien se mande inventariado y firmando el Director, Titular o responsable Administrativo o a quien designe como responsable del bien. Posteriormente, la misma dirección mandara el nombre correcto del resguardante para efectuar el cambio del usuario responsable en los registros de la Dirección de Control Patrimonial. ARTÍCULO 17.- Las facturas por adquisición de bienes muebles, para su trámite de pago, deberán contener sello y número de inventario correspondiente a cada uno de los bienes con la autorización del Director de Control Patrimonial. 3
Las facturas originales que fueron entregadas para su verificación y registro quedaran en el expediente correspondiente de la Dirección de Control Patrimonial, entregando copia Certificada firmada por el Oficial Mayor o por el Director General de Servicios Administrativos; misma que será enviada a la Dirección General de Adquisiciones o a las dependencias, según corresponda, para su trámite respectivo de pago ante la Secretaria de Finanzas. III.- PARA LA ACTUALIZACION Y REGULARIZACION DE INVENTARIOS Y RESGUARDOS. ARTICULO 18.- Las áreas o direcciones administrativas de cada dependencia, organismo y entidad, a través de su director, encargado o titular, serán responsables del levantamiento físico de inventarios, observando el mayor cuidado en la descripción de los bienes para su inmediata identificación. ARTICULO 19.- Las áreas administrativas señaladas, deberán de actualizar en medio magnético sus registros de bienes y resguardos ante la Dirección de Control Patrimonial. ARTICULO 20.- Las áreas administrativas de las dependencias, entidades y organismos entregaran semestralmente (enero y julio) a la Dirección de Control Patrimonial, la actualización de inventarios de bienes muebles. La actualización de inventarios de bienes muebles se clasificara en tres formas: 1. Bienes localizados con número de inventario.- El resultado del levantamiento físico se presentará en la Oficialía Mayor, quien procesará la información. En aquellos casos que se requiera se emitirán nuevas etiquetas con código de barras. 2. Bienes localizados sin número de inventario. Para mobiliario y equipo.- Las áreas administrativas solicitarán a la Oficialía Mayor, la asignación de un número de inventario a cada bien clasificado en este rubro, siempre y cuando sean considerados como bienes inventariables. En el caso de que la dependencia o entidad, carezca del documento que acredite la propiedad del bien, el área administrativa procederá a elaborar acta circunstanciada en la que se hará constar que es de propiedad estatal y que se encuentra asignado a sus áreas para el desarrollo de sus funciones, anotando las características y datos generales del bien. Para vehículos y maquinaria.- Las áreas administrativas mostraran la factura que acredite ser propiedad de Gobierno del Estado y entregaran original para ser inventariada. En el caso que no pueda acreditar la propiedad, formara un expediente con toda la documentación de la unidad y esta se envía a la Dirección de Control Patrimonial para su análisis con el área jurídica para acreditar la propiedad e inventariar. 4
3. Bienes no localizados. Se estará a lo dispuesto en el apartado IV. del presente acuerdo secretarial. ARTICULO 21.- La información recibida de las dependencias, entidades y organismos será revisada y depurada quedando únicamente los bienes existentes. Una vez cotejada y actualizada se hará el registro en el Sistema de Control Patrimonial, del cual se remitirá a las áreas administrativas de cada instancia, quienes imprimirán en tres tantos los formatos de resguardo individual de bienes por cada responsable registrado, enviando un tanto a la Oficialía Mayor debidamente rubricado. IV.- PARA EL TRAMITE DE BAJA DE BIENES EN INVENTARIOS ARTICULO 22.- La baja de bienes de los inventarios de las dependencias, entidades y organismos, solamente podrá efectuarse, previa verificación y autorización del procedimiento por parte de la Dirección de Control Patrimonial. ARTICULO 23.- Para realizar la baja de los bienes muebles localizados e inventariados, el área administrativa correspondiente enviara oficio a la Dirección de Control Patrimonial, solicitando la baja del bien, indicando las características y número de inventario para su identificación. Cuando se entreguen unidades vehiculares, comprobar que se encuentran al corriente en infracciones. La Oficialía Mayor comunicará por escrito la fecha en que se depositará el bien en el almacén de Control Patrimonial, una vez recibido se expedirá en primera instancia, el documento Entrada al Almacén con su número de folio, firmado de recibido por el responsable del propio almacén. El documento antes citado para el caso de mobiliario y equipo es la constancia definitiva, y para vehículos y maquinaria, la Dirección de Control Patrimonial emitirá un oficio mencionando la baja definitiva del bien entregando el resguardo original cancelado. ARTICULO 24.- Los bienes no localizados para baja se clasifican como sigue: 1. Bienes no localizados o robados. 2. Bienes no localizados debido a baja en almacén general. 3. Bienes siniestrados ARTICULO 25- Para los bienes no localizados o robados, el Titular de la dependencia, entidad u organismo, o a quien delegue la facultad, elaborará un acta circunstanciada haciendo referencia del bien, acompañando con documentación jurídica según corresponda, y que justifique la inexistencia o no localización. En el caso de bienes robados, se deberá de presentar ante la Agencia del Ministerio Publico la denuncia correspondiente y reportar las placas en caso de ser vehículo La Dirección de Control Patrimonial analizara y checara la documentación y de acuerdo a los resultados dará seguimiento al procedimiento de baja, entregando un informe a la 5
Contraloría General del Estado para su conocimiento y efectos conducentes. La dependencia o entidad deberá de dar seguimiento a la denuncia e informara a la Dirección de Control Patrimonial de la conclusión del procedimiento judicial.. ARTICULO 26.- Bienes no localizados por baja en almacén.- El titular administrativo de la dependencia, organismo o entidad o a quien se delegue la facultad, enviará a la Oficialía Mayor el documento que justifique la baja ante la Dirección de Control Patrimonial, mismo que será validado por dicha dirección, procediendo a efectuar las investigaciones correspondientes para posteriormente, realizar los movimientos pertinentes en la base de datos del Sistema de Control Patrimonial ARTICULO 27.- Bienes siniestrados.- El titular de la dependencia, organismo o entidad, o a quien delegue responsabilidad, informara a la Oficialía Mayor bajo los siguientes conceptos: 1. Bienes Siniestrados Asegurados.- Dar aviso a la Dirección Administrativa de la Oficialía Mayor con copia a la Dirección de Control Patrimonial, para proceder a documentar y se realicen las gestiones ante la aseguradora. Las dependencias, organismos o entidades que hagan las gestiones directamente ante la Aseguradora, informaran a la Dirección Administrativa de la Oficialía Mayor y a la Dirección de Control Patrimonial del siniestro y seguimiento al mismo. Para dar de baja los bienes siniestrados asegurados, declarados como perdida total, ante los registros de Control Patrimonial, se mandara oficio haciendo referencia del bien mueble y se anexara copia del comprobante que expida la aseguradora como finiquito del bien mueble. 2. Bienes Siniestrados no Asegurados.- Para regularizar la baja, se elaborara un acta circunstanciada acompañada con la documentación administrativa y jurídica según corresponda el caso, mencionando el bien siniestrado. Dicha acta será firmada, además del Titular, por el responsable del área Administrativa, Jurídica y Contraloría Interna, en caso de no existir Contralor pedir apoyo en la Contraloría General del Estado. La Dirección de Control Patrimonial procederá a la baja, entregando un informe a la Contraloría General del Estado para su conocimiento y efectos conducentes. ARTICULO 28.- En el caso de bienes irregulares que se encuentran abandonados; el Titular de la dependencia, entidad u organismo, al momento de tomar posesión del cargo, es responsable de dar seguimiento a los hechos ocasionados con los bienes irregulares (los que se encuentran en talleres, pensiones, terrenos etc.) que por sus características se tendrán que actualizar considerando: a) Realizar el pago.- A quien corresponda para liberar el bien, siempre y cuando el mismo esté justificado y que su valor de rescate sea del interés del Gobierno del Estado e informara a la Oficialía Mayor del pago efectuado y regularización del bien. 6
b) Para aquellos casos en que, después de realizar el análisis correspondiente, no resultare costeable el rescate del bien, se deberá proponer al Comité de Desincorporación de Bienes, la o las alternativas para su desincorporación. ARTICULO 29.- Cuando el Comité de Desincorporación y Venta de Bienes Propiedad del Estado autorice la desincorporación de bienes no localizados o abandonados, la Oficialía Mayor, a través de la Dirección de Control Patrimonial, en coordinación con la dependencia, entidad u organismo que corresponda, realizará los registros y documentos necesarios para que dichos bienes queden en dados de baja en el inventario. T R A N S I T O R I O S ARTICULO PRIMERO.- Las presentes disposiciones entrarán en vigor, al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado; dejando sin efecto cualquier normatividad o acuerdo existente. ARTTICULO SEGUNDO.- Cualquier situación que se presentare no prevista en este documento, será resuelta por la Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo del Estado de San Luis Potosí. San Luis Potosí, S.L.P. a uno de septiembre de dos mil cinco. SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIÓN. EL OFICIAL MAYOR DEL PODER EJECUTIVO. C.P. HUMBERTO PICHARRA CARRETE 7