NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV.02

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1 Ente Público 67 Macro proceso 05 Unidad Administrativa 08 DAF Direccionamiento al PED Subproceso 03 Procedimiento P06 Hoja No. 1 de 4 Fecha de elaboración: Julio/2010 No. de Revisión 02 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV.02 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Ejercer control contable y físico de los bienes adquiridos, así como la actualización permanente de reportes, listados y resguardos de los activos fijos que integran el patrimonio de la II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Dirección General de Administración y Finanzas. III. ALCANCE A todos los activos fijos propiedad de la Comisión. IV. DEFINICIONES.- Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora. JD.- Junta Directiva. UA.- Unidad Administrativa. OCDA.- Órgano de Control y Desarrollo Administrativo. ISAF.- Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización. DAF.- Dirección General de Administración y Finanzas. AF.- Activo Fijo. EL.- Inventario. V. REFERENCIAS Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. Decreto de creación de la. Reglamento Interior de la y su reforma. VI. POLÍTICAS El encargado de inventarios, tendrá la responsabilidad, de mantener actualizado los reportes y/o listados de los bienes muebles e inmuebles que integran el patrimonio de la Entidad, a fin de contar de manera oportuna y veraz con la información que permita en cualquier momento, conciliarse sin diferencias con la información registrada en libros contables del Departamento de Contaduría de la Dirección General de Administración y Finanzas. VII. PRODUCTOS Resguardo de Activos fijos propiedad de la. VIII. CLIENTE(S) Unidades Administrativas de la. Comisionado Ejecutivo OCDA. ISAF. IX. INDICADORES No. de resguardos de Activos fijos/no. de Adquisiciones de Activos Fijos. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 67-08DGAF-P06-F01/REV.02 Formato de Resguardo de Activos Fijos especifico 67-08DGAF-P06-F02/REV.02 Acta Administrativa DGAF-P06-F03/REV.02 Formato de resguardo de Activos Fijos General DGAF-P06-F04/REV.02 Formato Inventario electrónico de Activo Fijo 67-08DGAF-P06-F05/REV.02 Formato Inventario Físico bienes, equipos, muebles y enseres 06-SIP-P01-F02/REV.00

2 Ente Público 67 Macro proceso 05 Unidad Administrativa 08 DAF Direccionamiento al PED Subproceso 03 Procedimiento P06 Hoja No. 2 de 4 Fecha de elaboración: Julio/2010 No. de Revisión 02 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV.02 XI. ANEXOS 67-08DGAF-P06-G01/REV.02 Diagrama de flujo de control de activos fijos Inventario de registros de procedimientos. Verificación de la Ejecución del Procedimiento. XII. RESPONSABILIDADES Dirección General de Administración y Finanzas, quien a través del y el Área de Contaduría, ejercen el control de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la y se les asigna un número de control, en el cual se basan para realizar inventarios físicos periódicos. XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Jefe de Compras Jefe de Compras Director Gral de Administración y Finanzas Departamento de Contaduría. 1.0 Altas de Activo Fijo al Inventario 1.01 Entrega al inventarios copia de la factura original y el bien adquirido, para que proceda a su alta en el inventario y emita la etiqueta de control y resguardo correspondiente Recibe copia de la factura y el bien, da de alta en inventario y emite etiqueta de control y adhiere al bien. Una vez etiquetado, se envía al área de compras La etiqueta del bien se elabora de acuerdo a la clasificación del AF en el patrimonio, a la UA al cual corresponde, y el número es el consecutivo de bienes adquiridos. Por ejemplo DAF-ME Emite resguardo de activos fijos por UA y responsable, en donde se describe el bien adquirido, número de serie, factura, proveedor e importe Entrega el bien al usuario de la UA, recabando firma de conformidad del bien recibido y descrito en resguardo Remite factura original del bien adquirido al Departamento de Contaduría para programar el pago al proveedor y que realice el registro contable al Patrimonio de la 1.06 Recibe resguardo firmado por el Jefe de Compras Envía el resguardo al Director General de Administración y finanzas, para su firma de autorización Verifica resguardo, firma y autoriza y remite al para su control y guarda Recibe factura original, emite póliza de cheque y documentación anexa del trámite de compra de equipo, registra y clasifica contablemente al gasto y patrimonio el activo fijo adquirido y turna factura original al E.I. Etiqueta de control Resguardo Acuse de recibo electrónico. (Outlook) Póliza de cheque 06-SIP-P01-F02/REV.00

3 Ente Público 67 Macro proceso 05 Unidad Administrativa 08 DAF Direccionamiento al PED Subproceso 03 Procedimiento P06 Hoja No. 3 de 4 Fecha de elaboración: Julio/2010 No. de Revisión 02 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV.02 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Director General de Admon y Finanzas Titulares de las UA Sistemas OCDA OCDA y DGAF Departamento de Contaduría 1.10 Recibe factura original del activo fijo, clasifica y actualiza en la base de datos la localización de la nueva adquisición y archiva factura original. 2.0 Actualización y Bajas de Activos Fijos 2.01 Solicita al, realice inventario físico a todas las áreas de las UA. de la y turna Recibe la solicitud para la realización del inventario físico a todas las UA. de la y avisa a los Titulares de las UA, la fecha en que realizará el inventario físico y solicita los activos susceptibles de baja por ser incosteable su reparación y/o se consideren inservibles Reciben aviso y solicitud del Entregan al Sistemas el equipo a considerarse como bajas para su revisión y/o reparación Recibe e Informa al sobre los activos que tiene en custodia, así mismo si serán reparados para reasignarlos, o si se darán de baja Recibe activos fijos a considerar como bajas, actualiza sus reportes electrónicos e informa al Director General de Administración y Finanzas Solicita por correo electrónico al OCDA su participación para verificar el estado físico en que se encuentran los bienes considerados para baja Recibe solicitud y programa visita de verificación y avisa al la fecha de la visita a la bodega en donde se encuentran los bienes Realizan visita a la bodega en donde se encuentran físicamente los bienes, toman fotos y levantan Acta administrativa y turnan informe del destino final de los bienes a la Dirección General de Administración y Finanzas para su firma y autorización Recibe acta administrativa, autoriza y turna al Comisionado Ejecutivo para su autorización Recibida la acta administrativa y firmada turna al Departamento de Contaduría, para la baja contable correspondiente 2.12 Recibe reporte actualizado de bienes muebles, compara contra registros contable e informa al, de cualquier diferencia que se haya originado Turna póliza al DGAF para su autorización. Registro en base de datos electrónica Memorando de actualización inventarios Memorando correo electrónico Outlook sobre AF susceptibles baja Acuse de entrega de equipo p/revisión correo electrónico. Memorando s/equipo revisado Actualización de resguardos Solicitud de intervención en destrucción/donación Acta Administrativa Póliza contable 06-SIP-P01-F02/REV.00

4 Ente Público 67 Macro proceso 05 Unidad Administrativa 08 DAF Direccionamiento al PED Subproceso 03 Procedimiento P06 Hoja No. 4 de 4 Fecha de elaboración: Julio/2010 No. de Revisión 02 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV.02 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Dirección General de Administración y Finanzas Departamento de Contaduría Inventario Director de Contabilidad y Presupuesto 2.14 Recibe póliza, autoriza, turna al Departamento de Contaduría, para su registro, archivo y solicita al Director de Contabilidad y Presupuestos, se considere este asunto para la siguiente sesión de la Junta Directiva Recibe póliza contable autorizada, archiva la póliza en expediente, turnando original al para su control Recibe original de la autorización de la baja y archiva en expediente Recibe instrucción para incluir este asunto en la siguiente sesión de la Junta Directiva y realiza (Ver procedimiento No /01DGE-01-P03/REV.02). Fin de procedimiento Elaboró: C.P. Carolina Cañez Murillo Revisó: C.P. Miguel Ángel Muciño Montiel Aprobó: C.P. Joel Omar Carranza Preciado Inventario Director de Contabilidad y Presupuestos Director General de Administración y Finanzas 06-SIP-P01-F02/REV.00

5 INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora Dirección de Administración y Finanzas NOMBRE DEL PROEDIMIENTO: Control de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV.02 Hoja: 1 de 1 Fecha de elaboración: Julio/2010 No. Registro Tipo de Resguardo 1 Etiqueta de control Papel 2 Resguardo Papel Puesto responsable Tiempo de resguardo 3 Acuse de recibo Papel Jefe de Compras Departamento de 4 Póliza de cheque Papel contaduría Registro en base 5 datos electrónico Memorando de 6 actualización de Papel inventarios 7 Memorando Correo eléctrico sobre activos fijos susceptibles a bajas 8 Acuse de entrega de equipo para revisión 9 Memorando sobre equipo revisado 10 Actualización de Resguardos Solicitud de 11 intervención en destrucción/donación electrónico Papel electrónico Papel electrónico 12 Acta administrativa Papel 13 Póliza Contable Papel Director General de Administración y Finanzas Sistemas Unidades Administrativas Director General de Administración y Finanzas y OCDA Departamento de Contaduría Ubicación del resguardo 06-SIP-P01-F03/REV.00

6 FORMATO DE RESGUARDO DE ACTIVO FIJO INVENTARIO DE UNIDAD ADMINISTRATIVA FECHA: NUEVO USADO PRESTADO TEMPORAL X CAMBIO DE ADSCRIPCION COMODATO CONCEPTO X MODE LO SERIE FACT. IMPORTE RESGUARDO Responsable del equipo UA Autoriza UA NOMBRE NOMBRE NOTA PARA EL RESPONSABLE DEL ACTIVO FIJO: EN CASO DE CAMBIO DE RESPONSABLE SÍRVASE COMUNICARLO A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE LA, PARA EL CANJE DEL RESGUARDO CORRESPONDIENTE. Original: Expediente de Activos Fijos. Copia: Empleado DAF-P06-F01/REV.02

7 BAJA DE ACTIVO FIJO ACTA ADMINISTRATIVA En la ciudad de, Sonora, siendo las horas del día de del año 20, se reunieron en las oficinas de la Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora (), sito en Reyes y Aguascalientes esq. Col san Benito, los CC., Comisionado Ejecutivo de la Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora () y, Director General de Administración y Finanzas de la, con el propósito de dar fe del acto de baja de activos fijos, pertenecientes al CES Acto seguido el C., nombra como testigos a los CC. y C., quienes ocupan el puesto de y, respectivamente de, dando fe y constatando los hechos de baja de mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo y maquinaria y equipo De acuerdo al análisis practicado a la existencia de los bienes muebles que se relacionan en los anexos que forman parte integral de la presente acta, se determina por los presentes que se encuentran en condiciones inútiles y su reparación resulta incosteable, determinándose como destino final de los mismos, sean depositados en el confinamiento que el H. Ayuntamiento de Hermosillo tiene para depositar los desechos y basura que se generan en este municipio Se procede a formalizar la baja definitiva de los activos antes mencionados de acuerdo a la aprobación acordada por la Junta de Gobierno (órgano superior jerárquico) en acuerdo número de fecha de del año 20, así como oficio número de fecha de del 20, asignado por el C., Coordinador Ejecutivo de la Comisión Estatal de Bienes y Concesiones, mediante el cual nos informa que contamos con las facultades necesarias para determinar el destino final de los bienes en resguardo de ésta Comisión Expuesto lo anterior y no habiendo otro asunto de momento, se da por terminada la presente diligencia a las horas del mismo día de su inicio, firmando al margen y calce para dar constancia, quienes en ella intervinieron COMISIONADO EJECUTIVO DE DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS TESTIGOS NOMBRE NOMBRE INTERVIENE POR EL ORGANO DE CONTROL Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO TITULAR DEL ÓRGANO DE CONTROL Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO 67-08DAF-P06-F02/REV.02

8 COMISIÓN DE ECOLOGÍA Y DESARROLLO SUSTENTABLE DEL ESTADO DE SONORA RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA CLAVE DEL NOMBRE DEL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS FECHA: dd/mm/aaaa MARCA MODELO TIPO SERIE COLOR OBSRV. EQUIPO DE CÓMPUTO CLAVE DEL NOMBRE DEL MARCA MODELO TIPO SERIE COLOR OBSRV. EQUIPO Y APARATOS DE COMUNICACIÓN CLAVE DEL NOMBRE DEL MARCA MODELO TIPO SERIE COLOR OBSRV. APARATOS, ACCESORIOS MENORES Y CONSUMIBLES CLAVE DEL NOMBRE DEL MARCA MODELO TIPO SERIE COLOR OBSRV. Hoja de DAF-P06-F03/REV.02

9 COMISION DE ECOLOGIA DESARROLLO SUSTENTABLE DEL ESTADO DE SONORA INVENTARIO DE ACTIVO FIJO CLAVE DEL NOMBRE DEL MARCA TIPO SERIE UBICACIÓN RESGUARDO: OBSERV. IMPORTE FACT. PROVEEDOR FECHA COMPRA 67-08DAF-P06-F04/REV.02

10 COMISION DE ECOLOGIA Y DESARROLLO SUSTENTABLE DEL ESTADO DE SONORA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS AREA DE INVENTARIOS FECHA: Entidad: Responsable de Dependencia: Dirección: Reyes y Aguascalientes esq. Col. San Benito Responsable de Dirección: Departamento: Administracion y Finanzas Responsable de Unidad revisada: INVENTARIO FISICO DE ES, EQUIPOS, MUEBLES Y ENSERES CLAVE DEL NOMBRE DEL MARCA MODELO TIPO SERIE UBICACIÓN CONDICIÓN RESGUARDO IMPORTE FACTURA PROVEEDOR FECHA COMPRA CONIDICION OBSERVACIONES EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, MANIFIESTA DE TODOS AQUELLOS ES PATRIMONIALES QUE FUERON RELACIONADOS COMO PARTE DE SUS INVENTARIOS; SE EFECTUARAN REVISIONES FISICAS Y CRUCES DE INFORMACIÓN CON LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD Y DE RECURSOS MATERIALES Y ADQUISICIÓN DE SERVICIOS. NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE REVISÓ 67-08DAF-P06-F05/REV.02

11 DIAGRAMA DE FLUJO PÚBLICO: Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Activos Fijos Hoja 1 de 2 Fecha de Elaboración: Julio/2010 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV DAF-P06-G01/REV.02

12 DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PÚBLICO: Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración y Finanzas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Activos Fijos Hoja 2 de 2 Fecha de Elaboración: Julio/2010 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV DAF-P06-G01/REV.02

13 VERIFICACION DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora Dirección General de Administración y Finanzas NOMBRE DEL PROEDIMIENTO: Control de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV.02 Hoja: 1 de 1 Fecha de verificación: No. REACTIVOS SI NO N/A 1 Se entrego al encargado de inventarios copia de factura de bien adquirido? 2 Recibió el encargado de inventarios, copia del bien adquirido y procedió a elaborar etiqueta de control y resguardo del activo fijo? 3 Entrego al Jefe de Compras el bien adquirido, debidamente etiquetado y con el resguardo correspondiente? 4 Recibe el Jefe de Compras el bien adquirido, debidamente etiquetado y con el resguardo correspondiente remitiendo factura original del bien al área de contaduría para su registro contable y respectivo pago al proveedor y entregando el bien a la unidad administrativa correspondiente? 5 Recibe la unidad administrativa el bien requerido y firma acuse de recibo al Jefe de Compras? 6 Recibió el encargado de inventarios la factura original del bien adquirido, realizando la clasificación y actualización en la base de datos? 7 Solicito el Director General de Administración y Finanzas al encargado de inventarios la actualización de inventario de activos fijos? 8 Recibió el encargado de inventarios la solicitud de actualización de inventarios, remitiéndola a las unidades administrativas? 9 Recibieron las unidades administrativas solicitud de actualización de inventarios, elaborando listado de activo fijo a considerarse como baja? 10 Recibió el encargado de inventarios los listados de activos fijos a considerarse como bajas elaborando reporte de actualización de activos fijos para ser autorizado por la Dirección General de Administración y Finanzas y notificados ante la Junta Directiva? 11 Recibió el encargado de inventarios reporte de actualización de activos fijo debidamente autorizado para su aplicación? 12 Turno el encargado de inventarios el reporte de actualización de activos fijo al área de contaduría para proceder a la baja de patrimonio obsoleto o inservible? 13 Realizó el área de contabilidad la póliza de registro de baja de patrimonio, remitiéndola a la Dirección General de Administración y Finanzas para su visto bueno y autorización de la Dirección General? 14 Autorizo la Comisión ejecutiva la póliza de registro de baja de patrimonio remitiéndola a la Dirección General de Administración y Finanzas? 15 Recibió el Director General de Administración y Finanzas póliza de baja autorizada por el Comisionado Ejecutivo, remetiéndola al área de contaduría? 16 Recibió el área de contaduría la póliza de baja debidamente autorizada, realizando la baja contable y archivando póliza informando al Coordinador de Administración y Finanzas para que la baja sea 06-SIP-P01-F04/REV.00

14 VERIFICACION DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Comisión de Ecología y Desarrollo Sustentable del Estado de Sonora Dirección General de Administración y Finanzas NOMBRE DEL PROEDIMIENTO: Control de Activos Fijos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /08DAF-03-P06/REV.02 Hoja: 1 de 1 Fecha de verificación: considerada en los asuntos de la próxima sesión de la Junta Directiva? No. REACTIVOS SI NO N/A 17 Recibió el encargado de inventario copia de la baja contable, archivándola en expediente? 18 Se solicitaron bajas definitivas de bienes? 19 Se solicito la presencia del OCDA para verificar el estado físico de los bienes dados de baja? 20 Realizaron en encargado de inventario y personal del OCDA minuta de trabajo sobre las condiciones físicas de los bienes recomendando en su caso realice destrucción, desecho y/donación? 21 Se turno la minuta de trabajo sobre las condiciones físicas de los bienes recomendando en su caso realice destrucción, desecho y/donación a la Dirección General de Administración y Finanzas? 22 Instruyo el Director General de Administración y Finanzas al encargado de inventarios, en base la minuta de trabajo, la destrucción, desecho y/o donación de activos fijos? 23 Procedió el encargado de inventarios, en presencia de personal del OCDA a la destrucción, desecho y/o donación de los activos fijos dados de baja? 24 Recibió el Director General de Administración y Finanzas informe sobre el destino final de los bienes? Nombre y firma del verificador 06-SIP-P01-F04/REV.00