Pág.: 1 de 8 PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA Control de Cambios del Documento Fecha Versión Síntesis de la Modificación Versión Nº 1 ELABORO REVISO APROBO Encargado del SGC CODIGO DEL DOCUMENTO: Versión 1 Sub Gerente de Operaciones Gerencia General Mauricio Moya Pedro Moya Mauricio Moya 01-09-2011 05-09-2011 13-09-2011 Ubicación: www.transportesmoya.cl/iso9001/procedimientos SGC/PROC.OBLIGATORIOS/AUDITORIA INTERNA El presente documento es propiedad de MOYA Y CÍA LTDA. Su contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros. Toda impresión del documento es una copia NO CONTROLADA.
Pág.: 2 de 8 INDICE Ítem Materia Pág. 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. RESPONSABILIDADES... 3 4.1 Gerencia General... 3 4.2 Encargado del SGC y/o Representante de la Dirección... 3 4.3 Auditor Interno... 4 4.4 Gerencia, Jefatura o Encargados de Áreas.... 4 5. MODO OPERATIVO... 4 5.1 Requisitos Auditores Internos... 4 5.2 Programación de Auditorías Internas... 4 5.3 Planificación de Auditorías Internas... 5 5.4 Realización de Auditorías Internas... 5 5.5 Verificación de No Conformidades... 6 5.6 Registros de Auditorías Internas... 6 5.7 Servicios Externos de Auditorías Internas... 6 5.8 Evaluación Auditor Interno... 7 6. REGISTROS... 7 7. REFERENCIAS... 8 8. ANEXOS... 8
Pág.: 3 de 8 1. OBJETIVO Definir el sistema de auditorías internas llevado por Moya y Cía Ltda. para garantizar y verificar que: El sistema de gestión de calidad y sistema de homologación de transporte carretero cumple: Las disposiciones planificadas en la prestación del servicio. Los requisitos de las normas ISO 9001:2008. Los requisitos del SGC establecidos en los procesos desarrollados por la empresa. Los requisitos del SHTC, desarrollado por Asiquim A.G. El sistema de gestión de calidad y sistema de homologación de transporte carretero está implementado y se mantiene de manera eficaz. El sistema de gestión de calidad y sistema de homologación de transporte carretero es eficaz para cumplir con las políticas y objetivos de la empresa. Se detectan las posibles desviaciones del sistema de gestión calidad y sistema de homologación de transporte carretero. Se corrigen estas desviaciones. 2. ALCANCE Aplicable a los procesos definidos para el SGC y SHTC de Moya y Cía Ltda. 3. DEFINICIONES Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. No conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido al interior de la empresa o con el cliente. 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Gerencia General Aprobar programa anual de auditorías internas. 4.2 Encargado del SGC y/o Representante de la Dirección Proponer a Gerencia General el programa anual de auditorías internas. Designar auditores internos para realizar auditorías. Comunicar los resultados de la auditoría interna realizada.
Pág.: 4 de 8 Evaluar el desempeño del auditor. 4.3 Auditor Interno Llevar a cabo la auditoría interna planificada. Preparar y comunicar el plan de auditoría interna correspondiente. Verificar la efectividad de las soluciones tomadas a las no conformidades encontradas en la auditoria anterior. 4.4 Gerencia, Jefatura o Encargados de Áreas. Gestionar las no conformidades encontradas en las auditorías realizadas a su área de trabajo. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Requisitos Auditores Internos Los auditores internos designados por la empresa para desempeñar tal función, deben de cumplir con los siguientes requisitos: Poseer curso aprobado de Auditor Interno en ISO 9001:2008. Formación en SHTC, Asiquim A.G. Los requisitos anteriormente mencionados deben ser respaldados por la documentación correspondiente. 5.2 Programación de Auditorías Internas a) La programación de auditorías internas al sistema de gestión de calidad es propuesta al Gerente General anualmente por el Encargado del SGC, según registro Programación de Auditorías Internas, señalando a su vez los auditores que auditan un determinado proceso. Las auditorías internas se programan tomando en consideración las áreas y el estado e importancia de los procesos a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Además para asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría se realizan por personal independiente a su propia área de trabajo, evitando así tener responsabilidad directa sobre el proceso a auditar.
Pág.: 5 de 8 b) La Programación de Auditorías Internas es presentado a Gerencia General para su modificación y/o aprobación; si existen modificaciones, estas son realizadas por el Encargado del SGC y luego es traspasado nuevamente para su aprobación; esta actividad es cíclica y termina con la aprobación del programa de auditorías internas. c) Luego de ser aprobado la Programación de Auditorías Internas este es comunicado al personal de la empresa según los canales de comunicación interna ( diario mural) establecidos para el sistema de gestión de calidad y SHTC. d) Además se pueden realizar auditorías anexas a la planificación definida cuando algunos de los procesos lo requieran, la Gerencia General, Jefatura o Encargado de Área lo solicite, o las personas involucradas al SGC y SHTC lo soliciten. 5.3 Planificación de Auditorías Internas a) Cada auditoría interna a realizar es llevada a cabo por medio del Plan de Auditoría Interna, donde se especifica el área y la(s) persona(s) a auditar, fecha de la auditoria, auditor interno responsable, y alcance, entre otros. b) El Auditor interno designado realiza el plan de auditoría interna y lo comunica posteriormente a las áreas involucradas (auditado(s)). El auditado, según el plan determinado debe confirmar la hora de la auditoria a lo menos con 48 horas de anticipación. Si por motivos de fuerza mayor esta no es factible llevarla a cabo, el auditado avisa al Encargado del SGC para que postule nueva fecha de auditoria y así se concrete su ejecución. c) El Encargado del SGC, Representante de la Dirección, Gerencia, Jefatura o Encargado de Área, según corresponda, entrega la documentación necesaria, sí es aplicable, al o los auditor(es) para la realización de la auditoria. 5.4 Realización de Auditorías Internas a) Llegada la hora de la auditoria el auditor interno da inicio a la auditoria, y señala cual es el objetivo y alcance de la auditoria a realizar. b) Una vez iniciada la auditoria, el auditor interno realiza las preguntas, examinando y evaluando solamente evidencias objetivas, evitando las impresiones subjetivas y las conclusiones no contrastadas.
Pág.: 6 de 8 c) En el caso de encontrar una no conformidad esta son evaluadas por el auditor interno y descritas en el Informe Final Auditoría Interna y en el registro de Acción Correctiva/Preventiva. d) Las no conformidades encontradas producto de auditorías internas o externas poseen un plazo máximo de resolución de 60 días. Si por razones de recursos o por la magnitud de la acción, este plazo no es factible de cumplirlo se extiende a 30 ó 60 días más. 5.5 Verificación de No Conformidades a) El auditor interno responsable de la auditoría realizada debe verificar las soluciones tomadas a las no conformidades encontradas en la auditoria anterior, examinando su cierre y efectividad. 5.6 Registros de Auditorías Internas a) El auditor interno realiza: Informe Final de Auditoría Interna, en el que se describe: el alcance y objetivo de la auditoria, la(s) persona(s) auditada(s), descripción de las no conformidades encontradas, observaciones y conclusiones de la auditoria. Registro de Acción Correctiva/Preventiva, en el que se describe las no conformidades encontradas de la auditoría interna realizada. Posteriormente, ambos informes son entregados al Encargado del SGC o Representante de la Dirección. b) El período entre la fecha de auditoría y la entrega de los informes de auditoría interna no debe exceder de 15 días hábiles. c) Finalmente, los resultados de la auditoría realizada (Informe Final de Auditoría Interna) son comunicados por el Encargado del SGC o Representante de la Dirección, a las personas involucradas en ella y que son las responsables de generar las acciones correctivas y/o preventivas correspondientes. 5.7 Servicios Externos de Auditorías Internas (Solo aplicable SHTC) Si se ha decidido externalizar la realización de alguna auditoria interna (programada o no-programada), se debe de llevar a cabo las siguientes actividades:
Pág.: 7 de 8 a) El servicio de auditoría interna externalizada debe considerar: plan, realización e informe final de la auditoria. b) El auditor debe de cumplir con los siguientes requisitos: Poseer acreditación de Auditor Líder o Auditor Interno en ISO 9001:2008. Poseer experiencia en auditorías a sistemas de gestión de calidad. Los requisitos anteriormente mencionados deben ser respaldados por el Currículum Vitae y certificados de acreditaciones correspondientes. c) El proceso de selección del auditor depende de factores técnicos y económicos que han sido evaluados por el Encargado del SGC, Representante de la Dirección y/o Gerencia General. d) Los antecedentes e informes de la auditoría interna externalizada deben ser remitidos por el auditor al Encargado del SGC o al Representante de la Dirección siguiendo los formatos internos de MOYA Y CÍA LTDA. 5.8 Evaluación Auditor Interno La evaluación al auditor interno se realiza en dos fases: Evaluación Inicial: Una vez que el auditor tenga un período de realización de auditorías internas de al menos 2 meses en la empresa. Evaluación Periódica: Se realiza anualmente a todo auditor interno que ha realizado auditorías internas durante el último periodo anual. Ambas evaluaciones se registran y son realizadas por el Representante de la Dirección. 6. REGISTROS Nombre del Registro Responsable Lugar de Almacenamiento Tiempo de Retención Disposición Final Programación de Encargado del SGC auditorías internas. Representante de la Dirección Plan de auditoría Auditor interna. Informe final auditoría Encargado del SGC interna. Representante de la Dirección Auditor Acción Jefatura Área Auditada Correctiva/Preventiva. Evaluación de Auditores Representante de la Dirección
Pág.: 8 de 8 7. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008, Punto 8.2.2 Auditoría Interna. 8. ANEXOS No aplica.