de Referencia a la Norma ISO 14001:2004 (4.4.5) Página 1 de 5 1. Propósito Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del Sistema de Gestión Ambiental. 2. Alcance Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión Ambiental del Instituto Tecnológico de Apizaco 3. Políticas de operación 3.1 Se considerarán documentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos del SGA que se encuentren a disposición en el portal, tanto para consulta como para impresión. 3.2 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original que se encuentra resguardado por el RD, esta leyenda la llevarán todos los documentos al momento de ser impresos. 3.3 Considerando la política anterior, cualquier integrante de la institución podrá imprimir y hacer uso de la del SGA siempre y cuando lo haga con responsabilidad e imprimiendo solo los documentos que sean estrictamente necesarios 3.4 El notificará a través del Portal del SGA del Instituto los cambios y correcciones que se hagan a los Controlados 3.5 En el caso de no contar con Internet en todas o algunas de las áreas del Instituto, el CD podrá entregar los documentos del SGA en electrónico 3.6 Los documentos de origen externo son identificados por su nombre y fecha de emisión, se controlan a través del portal del SGA en el Instituto. 3.7 Es responsabilidad del del Instituto actualizar la lista maestra de documentos controlados. 3.8 Los documentos entraran en vigor en el momento que se encuentren disponibles en la página de Internet de la institución, CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ GERARDO ISLAS TELLEZ LIC. JUAN RAMOS RAMOS Representante de la Dirección del Sistema de Gestión Ambiental M.C. JESUS MARIO FLORES VERDUZCO Director Firma: Firma: Firma: 21 de Mayo de 2012 24 de Mayo de 2012 29 de Mayo de 2012
de Referencia a la Norma ISO 14001:2004 (4.4.5) Página 2 de 5 4.- Diagrama del procedimiento. Elaborador de. s de Revisar y Autorizar. Usuario Inicio Elabora 1 Revisa 2 NO Es Correcto? SI 3 Firma de 4 5 Autoriza documento Identifica Cambios y Número de Revisión. 6 Publica Documentación e informa a los responsables de los procesos 7 Consulta y aplica publicada en el portal Término
de Referencia a la Norma ISO 14001:2004 (4.4.5) Página 3 de 5 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad 1. Elabora 2. Revisa 3. Firma de 4.-Autoriza documentos 5. Identifica Cambios y Número de Revisión. 1.1 Detecta necesidad de emitir un nuevo documento, define el nombre con el que se dará a conocer el documento. El nombre deberá hacer referencia a la actividad propia a realizar. 1.2 Elabora Documento conforme al instructivo de trabajo para elaborar documentos. ITAPZ-GA-IC-01. 1.3 Asigna código y número de revisión al documento, fecha de revisión. (Ver Anexo 9.2 tabla de asignación de códigos). 2.1 Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables. 2.2 Los documentos deben ser s de acuerdo a la Tabla de aprobación y autorización de documentos (Ver Anexo 9.3). SI es correcto pasa a la etapa 3. NO es correcto regresa a la etapa 1. 3.1. Firma documento en el campo correspondiente de 4.1 Autoriza documento y firma en el campo correspondiente 5.1 El recibe la revisada y autorizada verifica cambios y número de revisión (ver anexo 9.1). 5.2 En caso de identificar algunas inconsistencias en los documentos en cuanto a códigos, número de revisión, denominaciones, fechas de elaboración, revisión y autorizaciones debe notificar al RD para su aclaración (ver anexo 9.1). Elaborador de documento. RD de revisar de autorizar
de Referencia a la Norma ISO 14001:2004 (4.4.5) Página 4 de 5 Secuencia de etapas 6.Publica e informa a los responsables de los procesos 7. Consulta y aplica publicada en el portal Actividad 6.1 Da de alta en el portal institucional los actualizados una vez autorizados y los registra en la lista maestra de documentos y los formatos en la lista para control de registros de calidad. 6.2 Difunde a través del portal Institucional la disponibilidad de la incluyendo formatos y su fecha de aplicación, e informa a los responsables de los procesos. 6.3 En caso de no contar con servicio de Internet en todas o en lagunas de las áreas del Instituto el CD deberá instalar una copia en el equipo de cómputo del usuario de los documentos en PDF sin opción a impresión. 6.4 Pedirá al usuario firme la lista para control de instalación de archivos electrónicos del SGA. 6.5 En el caso de los formatos que son anexos a un procedimiento o que no pertenezcan a uno en particular debe entregarlos con sus respectivos instructivos de llenado y en medio electrónico para que puedan ser requisitados por el usuario (ver procedimiento para el Control de los Registros de Calidad PG-002), 7.1. El usuario podrá consultar en el portal institucional la documentacion del Sistema de Gestión de Calidad y/o Sistema de Gestión Ambiental para su aplicación. Usuario 6. de referencia DOCUMENTO Sistema de gestión ambiental Requisitos con orientación para su uso ISO 14001: 2004 COPANT/ISO 14001: 2004 NMX-SAA-14001-IMNC-2004 Sistema de gestión ambiental Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo ISO 14004: 2004 COPANT/ ISO 14004: 2004 ISO 14004: 2004 COPANT/ ISO 14004: 2004 NMX-SAA-14004-IMNC-2004 Instructivo para elaborar documentos del SGA ITAPZ-GA-IC-01 7. Registros No 1. Nombre del Registro Lista Maestra de Internos Controlados Código (Anexo 7) Manejo Almacenamiento y Protección Tiempo de Retención Disposición de conservarlo
de Referencia a la Norma ISO 14001:2004 (4.4.5) Página 5 de 5 No 2. 3. 4. Nombre del Registro Lista de de Origen Externo. Lista para el Control de Instalación de Electrónicos. Lista para Control de Registros de Calidad. Código (Anexo 8) Manejo Almacenamiento y Protección N/A (Anexo 9) Tiempo de Retención Disposición de conservarlo 8. Glosario Documento: información y su medio de soporte El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestras patrón, o una combinación de éstos. Adaptada del apartado 3.7.2 de la Norma ISO 9000:2005. Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad y al ambiente de los servicios proporcionados por el Instituto Tecnológico de Apizaco. Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones del Sistema de Gestión Ambiental. y que no fue elaborado de manera interna en el Instituto Tecnológico de Apizaco Ej.: Ley Federal del Ecología. Documento Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión Ambiental Lista Maestra de Controlados: Registro de ambiental en donde se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión Ambiental. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 9. Anexos 9.1 Tabla de control de cambios. ITAPZ-GA-RC-014 9.2 Tabla de asignación de códigos para documentos del SGC. ITAPZ-GA-RC-015 9.3 Tabla de aprobación y autorización de documentos. ITAPZ-GA-RC-016 9.4 Formato para el control de instalación de documentos electrónicos ITAPZ-GA-PG-001-01 9.5 Instructivo de trabajo del para elaborar procedimientos. ITAPZ-GA-IC-001 10. Cambios a esta versión Número de revisión. Fecha de actualización. 0 29 de Mayo de 2012 Descripción del cambio. Se creó el Procedimiento para el Control de, con el fin de llevar un control de los documentos del Sistema de Gestión Ambiental en el Instituto Tecnológico de Apizaco