ACUEDUCTOS VEREDALES SOFTWARE PARA FACTURACIÓN DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO PROPUESTA TÉCNICO ECONÓMICA Wilmer García Socio - Director TI Móvil: (57) 300.560.79.73 Skype: wilmer.gl wilmer.garcia@solucionessig.com twitter.com/wil_gar_lon - - 1 -
CONTENIDO Especificación funcional... 4 Parametrización... 4 Registro de datos... 5 Ingreso de datos... 5 Sincronización de datos... 6 Consulta y exportación/impresión de datos... 6 Consumo y Facturación... 7 Generalidades de la propuesta... 8 Arquitectura... 8 Gestión de usuarios... 8 Entregables... 8 Servicio posventa... 9 Propuesta económica... 10 Inversión... 10 Términos de la propuesta... 10 Tiempo de entrega... 10 Forma de pago... 11 Validez... 11 Exclusiones... 11-2 -
Este documento es de propiedad de SOLUCIONES SIG SAS. TODOS LOS DERECHOS SON RESERVADOS. Está prohibido usar esta información para propósitos ajenos a los del propietario, divulgarla a personas externas, reproducir por cualquier medio, total o parcialmente este documento, con fines distintos al propósito comercial que se pretende como oferta comercial. - 3 -
Especificación funcional La presente propuesta consiste en la elaboración de un sistema de facturación para el servicio de acueducto que permita: Administrar de forma integral toda la información relacionada con la facturación del servicio de acueducto. Permitir el acceso de múltiples usuarios a través de un login y un password para la consulta de las facturas considerando las restricciones de acuerdo a un nivel de permisos establecido. Identificar de manera única y estándar las facturas para integrar la información y optimizar las operaciones. Consultar historial de facturación desde cualquier terminal de la empresa. Mejorar el desempeño de los procesos, productividad y tiempos de respuesta. Parametrización Los siguientes tipos de datos se parametrizan en el sistema para la agilización de ingresos de datos (consumo, cuenta, propietario, etc.) y elaboración de facturas. Cuenta contrato (ID de referencia): registro, edición, corrección, actualización, del predio/contador. Número de Factura: registro, edición, corrección, actualización, de la factura que se origina con la última medición realizada. Datos del usuario: registro, edición, corrección, actualización de los datos de la persona responsable del predio/contador, estrato socio-económico, dirección de envío. Clase de uso: registro, edición, corrección, actualización del tipo de predio (residencial, comercial, industrial). Valor: corrección, actualización del valor de la factura con base en la última medición. Fecha de pago: registro, edición, corrección, actualización de la fecha de pago oportuno. Fecha límite de pago: registro, edición, corrección, actualización, de la fecha límite de pago para evitar la suspensión, cumpliendo las funciones de control. Datos del medidor: registro, edición, corrección, actualización, eliminación de los datos correspondientes al medidor (marca, número, tipo, diámetro). - 4 -
Datos del consumo: registro, edición, corrección, actualización de la lectura actual, lectura anterior, tipo de facturación (medición o promedio), consumo, periodo facturado, resumen de los últimos consumos. Resumen de la cuenta: registro, edición, corrección, actualización del cargo fijo residencial, consumo residencial básico (de acuerdo a la tabla de especificación de rangos de consumo) 1, cargo fijo, etc., discriminados por cantidad, valor unitario, valor total, subsidio, valor a pagar, multas, sellos, reconexiones, materiales, etc. Diagrama de barras: edición, corrección, actualización de la cantidad de meses que puedo visualizar en cuanto a promedio de consumo de cada periodo, el promedio total y el valor del último período facturado. Registro de datos Ingreso de datos El administrador del sistema, previamente registrado, ingresa al sistema y selecciona la opción Registro de datos, posteriormente selecciona la Cuenta Contrato que desea registrar, donde el sistema elabora dinámicamente el formulario del medidor respectivo según la definición anteriormente descrita. Datos a registrar: El administrador o usuario digita las variables comunes a todas las facturas, selecciona el mes correspondiente en el que se desea relacionar el cobro y el sistema captura automáticamente la fecha de grabación del documento junto con el usuario del sistema. 1 A)1 30 m 3 = $120; B)31 80 m 3 = $180; C)81 - m 3 = $220-5 -
El usuario puede editar los datos registrados, considerando que cada cambio se registra automáticamente en un log/bitácora/historial, con notificación 2 por email a un administrador central (parametrizado). Por lo anterior se propone un control de grabación, donde un usuario central/coordinador/supervisor accede a la lista y consulta las mediciones registradas por los usuarios, tomadas en los diferentes predios/medidores en cualquier fecha, con el fin de: Revisar el cumplimiento de los registros o actualizaciones. Editar/corregir datos de las facturas. Eliminar documentos mal grabados. Sincronización de datos El sistema propuesto cuenta con un mecanismo de verificación de la conexión a internet para el registro de datos en línea directamente a la base de datos central en caso de existir conexión, en caso contrario se almacenan los datos temporalmente en la terminal del usuario hasta el momento de existir de nuevo la conexión para enviar los datos. De esta forma, el usuario no interrumpe su labor si no cuenta con conexión a internet, una vez ha ingresado al sistema. Consulta y exportación/impresión de datos Mediante este módulo, la empresa queda en capacidad de crear cualquier tipo de consulta con respecto a los campos anteriormente mencionados (búsqueda por cuenta contrato, datos del usuario, número de factura, etc.). Finalmente, un usuario central (administrador, coordinador/supervisor) puede: Consultar toda la información de facturas, visualizando, filtrando, agrupando, totalizando por: meses, usuarios, consumos, etc. Exportar la información filtrada en la consulta anterior en formato TXT separado por tabuladores 3, para su posterior análisis. 2 Opcional: dependiendo de la disponibilidad de un servidor de correo. 3 El formato puede cambiar según los requerimientos de importación de los sistemas alternos. - 6 -
La definición de las consultas se crea automáticamente en las tablas de la base de datos, en las cuales los usuarios van a registrar/almacenar los datos correspondientes. Tiene la funcionalidad de localizar dentro de la base de datos las facturas generadas en los meses anteriores que por algún motivo sean objeto de reclamación por parte de algún usuario. Opción de generar informes de gestión para presentación ante entes reguladores. Se puede establecer el aplicativo como un portal web donde los usuarios tendrán la opción de registrarse, solicitar y consultar información, etc. Se puede establecer un tiempo de vigencia de x meses para realizar la consulta de las facturaciones por parte de los usuarios del servicio de acueducto. Información relacionada con las formas de pago de las facturas (Entidades bancarias, números de cuentas, transacciones por internet, etc). Consumo y Facturación En referencia al artículo 1842 de 1991, Capítulo III, se han contemplado todos los puntos allí mencionados en cuanto a: Los requisitos para las cuentas de cobro o facturas (Todos los campos necesarios para el registro y control de la información). Obligatoriedad establecida para la entrega de estas facturas en cuanto a tiempo, forma de entrega y almacenamiento de la información (Convenio con empresa de mensajería). Control a realizarse en la entrega de las facturas (Convenio con empresa de mensajería). Conservación de copias de facturas durante los 6 meses siguientes (Almacenamiento de la información en un servidor). Determinación del consumo (Operaciones aritméticas sistematizadas para el cálculo del mismo). Consumo no registrado (Detección de lecturas de medidores no realizadas para evitar fraudes y otras prácticas ilegales). Derecho al cobro individual (Campo de observaciones/solicitudes en las facturas/aplicativo para establecer una posible ampliación de la red del acueducto en cuanto a la instalación de medidores). - 7 -
Lugar y forma de pago de las facturas (Convenio con las entidades bancarias para realizar los cruces masivos de información de pagos a fin de realizar las conciliaciones correspondientes). Identificación del fontanero (Identificación en el software de la persona encargada de realizar las mediciones en los predios/medidores). Copia de la lectura (Digitalización de confirmaciones de recibido de las lecturas realizadas en el respectivo predio para evitar posteriores reclamaciones). Facturación por consumo. Promedio del consumo. Inaccesibilidad al medidor. Ajustes por promedio de consumo. Generalidades de la propuesta Arquitectura La solución propuesta es tipo Web, considerando: Servidor Web Apache 2+ Intérprete de aplicaciones PHP 5.2+ Sobre sistema operativo Windows 2003 Server + o Linux X. Base de datos MySQL 5.0. Gestión de usuarios Personalización de grupos de usuarios y permisos del sistema: administradores, usuarios. Personalización de usuarios: permisos, datos de contacto, datos de acceso y atributos especiales (si aplica). Entregables Sistema instalado (código fuente y base de datos) y listo a producción en el servidor asignado. - 8 -
Ayuda en línea de cada una de las funciones del sistema (Manual de usuario), integrado a cada grilla, formulario e interface del sistema. Manual de instalación de la solución. Capacitación a usuarios administradores: 4 horas. Licencia vitalicia ilimitada en registros, usuarios, y módulos. Servicio posventa Soporte operativo: atención de inquietudes a usuarios administrativos sobre el uso u operación del sistema (vitalicio). Soporte técnico: preventivo y correctivo a servidor físico y servicios de red instalados (servidor web, motor de datos, intérprete de aplicaciones) por espacio de seis meses 4. Garantía: por mal funcionamiento del sistema según entregable por espacio de un (1) año. Mantenimientos: mejoras de los módulos entregados, especificaciones adicionales a la presente propuesta y nuevos módulos (parámetros, funciones, reportes, etc.) se cotizan por separado. 4 Incluido si el servidor y los servicios de red son instalados por los proponentes actuales. - 9 -
Propuesta económica Inversión La propuesta económica relativa a las especificaciones de la presente propuesta es: SOFTWARE PARA FACTURACIÓN DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO Parametrización Registro de datos Ingreso de datos Sincronización de datos Consulta y exportación/impresión de datos Consumo y Facturación Licencia $ 4.800.000 5 Por acueducto veredal Por paquetes de 10 o más licencias, se incluye gratis desarrollo del software, instalación y configuración de servidores y descuento comercial del 7% Forma de contratación: Orden de prestación de servicio, donde se especifica el nivel de servicio deseado y los términos, tanto técnicos como económicos, de la presente propuesta. Términos de la propuesta Tiempo de entrega El tiempo total para la implementación, instalación y capacitación de todos los módulos propuestos es de 12 semanas. 5 Este valor aplica para pago especificado en la sección Forma de pago. En formas de pago diferentes se negocian los valores con financiación. - 10 -
Forma de pago Validez Anticipo del 40% para inicio de actividades. 30% contra entrega fase 1 (semana 6). 30% contra entrega, fase final (semana 12). La validez de la presente propuesta es de 20 días calendario a partir de hoy 05 de septiembre de 2011. Exclusiones Ingreso de parámetros al sistema y diligenciamiento de información propio de las funciones de los usuarios del sistema. Capacitación de sistemas diferentes al propuesto. - 11 -
- 12 -