S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos FICHA RESUMEN OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE Garantizar la adecuada identificación, distribución, manejo, modificación y disposición final de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla. El procedimiento aquí establecido es aplicable al control de todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad Responsable del Proceso de Gestión Documental. Jefe de Oficina de Control Interno Coordinador de Calidad. Secretarios Jefes de Oficina. Líderes de proyectos. Página: 1 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos APROBACIÓN: Es autorizar que lo escrito tiene que hacerse. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos planificados. APROBAR: Dejar constancia documentada de estar de acuerdo con el contenido del documento, dar visto bueno mediante firma autorizada. GLOSARIO NO CONTROLADOS: Son los documentos que están disponibles para el uso indiscriminado del personal de la Empresa. DOCUMENTOS OBSOLETOS: Aquellos que han sufrido modificaciones y han sido sacados de la documentación vigente. DUEÑO DE Persona responsable por un proceso determinado. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Índice utilizado para describir en forma ordenada los documentos internos como procedimientos e instructivos que conforman la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad, acompañados de sus códigos, nombre, número de versión y fecha de aprobación. Página: 2 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos REGISTROS Solicitud de Modificación de Documentos - F1 Historial de Cambios - F2 Registro de difusión de Documentos - F3 Página: 3 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos DETALLE DE ACTIVIDADES NÚMERO DESCRIPCIÓN Identificación del manual de calidad: Para la identificación del Manual de Gestión de la Calidad, se utiliza un código de la siguiente forma: ADBMGC, en donde: 1. ADB M G C = Alcaldía Distrital de Barranquilla = Manual = Gestión = Calidad Identificación de Macroprocesos, Procesos: El Sistema de Gestión de Calidad de la entidad maneja los documentos teniendo en cuenta los Macroprocesos identificados en el Mapa de Procesos: Macroprocesos de Gestión Estratégica, Macroprocesos Misionales, Macroprocesos de Apoyo y Macroprocesos de Control Institucional. 2. La fuente de presentación de los documentos se ha establecido como ARIAL tamaño 12 con el objeto de obtener la estandarización de los mismos. La identificación de los niveles de la cadena de valor son: Descripción para el Macroproceso: Los Macroprocesos se identifican con 2 letras que corresponden a las iniciales del mismo, así: GE: Gestión Estratégica DS: Gestión del Desarrollo Social GI: Gestión Integral del Territorio SJ: Seguridad, Justicia y Convivencia Ciudadana Página: 4 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos PS: Promoción Social MA: Macroprocesos de Apoyo CI: Control Institucional Página: 5 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos Descripción para el Proceso: Los procesos se identificaran con 4 letras en donde las dos primeras corresponden a las del macroproceso que corresponden y las dos siguientes serán las iniciales del nombre del proceso así: GEDE : Direccionamiento Estratégico GEGE : Gestión Ética GECO : Comunicaciòn GEGR : Gestión de Recursos Financieros DSSS : Servicio Público de Salud DSSE : Servicio Público Educativo DSPE : Programas Especiales DSHA : Habitad DSCT : Servicios Culturales y Turísticos DSRD : Servicios Recreativos y deportes GIOD : Ordenamiento y desarrollo público GIDC : Diseño y Control de Obras de Infraestructura SJSC : Garantía de la Seguridad ciudadana SJSJ : Fortalecimiento al Sistema de Justicia SJMT : Gestión de la Movilidad y el Transporte SJAE : Prevencion y atención de desastres y calamidades PSFP : Fortalecimiento de las Instancias de la participación MAGH: Gestión Humana MAGJ : Gestión Jurídica MAGC: Gestión de la Contratación MASI : Sistemas de Información MAAB: Administración de bienes MAGD: Gestión Documental CIES : Evaluación del Sistema Integrado de Gestión y Control CICD : Control Disciplinario Página: 6 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos 3. Elaboración, Revisión y Aprobación del Manual de Calidad: El Coordinador de Calidad lidera las actividades para elaborar el Manual de Gestión de Calidad. Cada capitulo del Manual es aprobado por el Comité MECI y de Calidad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla, como constancia de la revisión y de la aprobación del documento los responsables de dichas actividades y el Representante de la alta dirección deja constancia en el acta correspondiente. Elaboración, Revisión y Aprobación de los Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad: El Coordinador de Calidad lidera las actividades para elaborar los procedimientos en conjunto con el equipo de trabajo conformado por el personal técnico y administrativo de la entidad, el cual nombra un responsable de su documentación. 4. El personal con la responsabilidad y autoridad para revisar los procedimientos son los Responsables de los procesos, los agentes de cambio y el coordinador de Calidad y la aprobación es responsabilidad del Representante de la dirección en representación del Comité de MECI y de Calidad. Una vez revisado y aprobado un documento, los responsables de la revisión dejan constancia en el acta correspondiente. Revisado y aprobado el documento el Coordinador de Calidad lo emite y distribuye las copias a los sitios donde se requiere el mismo. Como constancia del recibo del documento, el Coordinador de Calidad hace firmar al responsable de la tenencia del documento en el formato Difusión de documentos. Página: 7 de 12
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S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos 5. Actualización de los Documentos: Cualquier miembro de la organización que considere que un procedimiento o instructivo requiere ser modificado, para mejorar el servicio, solicita la modificación al Responsable del proceso al cual pertenece el documento, para que a través del Representante de la dirección se haga el análisis de la modificación solicitada. En el caso que se modifique el documento posterior a su revisión y aprobación, éste será revisado y aprobado nuevamente por los mismos cargos que lo hicieron inicialmente. En este caso, se incrementa el nivel de revisión, por ejemplo, pasando de revisión 0 a revisión 1. Se consigna la fecha y la naturaleza de la modificación del documento en el Historial de cambios 6. Documentos Adicionales Controlados: Los documentos adicionales controlados son: Leyes, artículos, decretos, resoluciones, circulares y recomendaciones que regulan el servicio que presta la Alcaldía distrital de Barranquilla. Estos son recibidos por las Oficina Asesora Jurídica quien verifica si es una modificación de artículos, decretos, resoluciones o circulares ya existentes o si hay nueva información, la entrega al Gerente de Calidad, quien la comunica al personal pertinente e informa al responsable del proceso de gestión Documental, para que registre el nuevo documento de acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y su Manual de aplicación, si el nuevo documento deroga un documento ya existente, el responsable del proceso de Gestión documental elimina el documento de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Página: 9 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos Documental. 7. Documentos Obsoletos: El cambio de los documentos obsoletos del Sistema de Gestión de la Calidad en todas las Secretaria de la Entidad es realizado por el Coordinador de Calidad, quien informa al responsable del Proceso de Gestión Documental. OBSOLETO Los documentos obsoletos se identifican ya que llevan el sello de Documento Obsoleto. 8. Control de Documentos: El Responsable del proceso de Gestión Documental es el responsable de crear y mantener actualizado las Tablas de Retención Documental, previa información del Coordinador de Calidad quien debe controlar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, quien mantiene registros de los documentos revisados y aprobados. Los originales de los procedimientos e instructivos los conserva el Coordinador de Calidad. Los originales de los procedimientos e instructivos se diferenciará de las copias con la leyenda ORIGINAL, en el pie de página, mientras que las copias se marcan con la leyenda. 9. Difusión de los Documentos: La difusión de los documentos se debe hacer a aquellas personas que por su trabajo deben conocer y aplicar el contenido de los documentos. El Coordinador de Calidad recibe constancia de la recepción de cada una de las copias mediante firma de los tenedores del Registro de difusión de documentos -F4 Página: 10 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO : Control de Documentos El Dueño del Proceso debe asegurar que el documento esté disponible en el puesto de trabajo respectivo y que su contenido sea dominado por las personas que lo aplican. 10. Información Confidencial: La información confidencial se entregará a los entes que lo requieran únicamente previa solicitud por escrito y con la debida autorización del Gerente de Calidad. El reporte debe llevar la siguiente nota: Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. 11. Fin. CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio 12/11/10 2.0 Se introduce el ítem Control de Cambio Página: 11 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO MAGDCR : Control de Registros Página: 12 de 12
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO MAGDCR : Control de Registros FICHA RESUMEN OBJETIVO Establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros, acorde con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000. ALCANCE Este procedimiento es aplicable al control de los registros de calidad generados en el desarrollo de servicios suministrados por la Alcaldía Distrital de Barranquilla RESPONSABLE Responsable del Proceso de Gestión Documental. Jefe de Oficina de Control Interno Coordinador de Calidad. Secretarios Jefes de Oficina.
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO MAGDCR : Control de Registros ALMACÉN DE DOCUMENTOS: Es el lugar físico donde se encuentran archivados los originales de los documentos controlados en los diferentes departamentos. TIEMPO DE RETENCIÓN: Es el período establecido para conservar los registros de calidad. GLOSARIO REGISTRO DE CALIDAD: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. FORMATO: Documento utilizado para registrar datos. REGISTRO: Formato diligenciado. Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados de efectividad. LISTADO DE REGISTROS DE CALIDAD: Índice utilizado para describir en forma ordenada los registros que conforman el Sistema de Gestión de Calidad, acompañados de sus códigos, versión, nombre, fecha de aprobación, lugar y tiempo de retención, disposición y responsables de los mismos. REGISTROS DIGDCR-1, DIGDCR-2 Listado de Registros de Calidad Acta de Eliminación de Documentos
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO MAGDCR : Control de Registros DETALLE DE ACTIVIDADES NÚMERO DESCRIPCIÓN Identificación de los Registros: La identificación de los Registros del Sistema de Gestión de Calidad se realiza con las cuatro letras que corresponden: 2 al Macroproceso, 2 al proceso y una codificación de números que corresponde al orden que lleva dentro del proceso o procedimiento, ejemplo: La codificación del registro del procedimiento de control de documentos son: 1. MAGDCR-X Registros de Calidad MAGDCR-X, Donde: MA = Macroprocesos de Apoyo GD = Proceso de Gestión Documental CR = Procedimiento Control de Registros X = Orden numérico del registro o formato 2. Recolección: El responsable de la gestión de los registros se realiza de acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y el Manual de Producción y el responsable del proceso y sus ejecutores son los responsables de la recolección de la información que se consigna en cada registro, de acuerdo a lo establecido en los respectivos procedimientos a los que pertenecen los registros. 3. Indización de Los Registros: La forma como se indican los registros se realiza de acuerdo a su origen y lo establecido en las Tablas de Retención Documental :
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO MAGDCR : Control de Registros
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO MAGDCR : Control de Registros Acceso a Los Registros: El Gerente de Calidad y el Coordinador de calidad tienen acceso a todos los registros de calidad. 4. El personal de cada Secretaria tiene acceso a los registros de sus procesos, si necesitan accesar a un registro de otra área tienen que recibir el visto bueno del Jefe del área o del Responsable del Proceso de Gestión Documental. La Alcaldia Distrital de Barranquilla., tiene a disposición de los Clientes o de sus representantes, los registros cuando éstos los soliciten. Si requieren revisarlo con periodicidad, lo hacen mediante mutuo acuerdo. 5. Clasificación de los Registros: El tipo de expediente en el cual se archivan los registros de la Alcaldía Distrital de Barranquilla se determina de acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental. 6. Almacenamiento: Los Registros del SGC se almacenan de acuerdo al procedimiento establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) y su manual de aplicación. Conservación y Preservación de los Registros: 7. Preservación de los registros. En cada área de la Alcaldia Distrital de Barranquilla se cuenta con un archivo de gestión o áreas de almacenamiento apropiadas para garantizar la integridad física y la fácil consulta de los mismos. (ver Tablas de Retención Documental TRD y manual de aplicación) El responsable de la recolección revisa dos veces al año el estado
S MACRO MACROPROCESO DE APOYO FECHA: MARZO MAGDCR : Control de Registros en que se encuentran los documentos. Si al revisar el registro se encuentra en mal estado el responsable de su recolección transcribe la información que éste contiene. Cuando en la Alcaldía Distrital de Barranquilla se recibe un registro en un material que no es adecuado para su preservación, el responsable de su recolección traslada la información al material adecuado. Conservación de los registros. El tiempo de conservación de los registros de la Alcaldía Distrital de Barranquilla se indica en las Tablas de Retención Documental -TRD. 8. Disposición Final de los Registros: Se procede de acuerdo con lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental TRD y para ello dispone del Formato Acta de Eliminación de Documentos. 9. Fin. CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio 12/11/10 2.0 Se introduce el ítem Control de Cambio