Universidad de Chile Facultad de Ciencias Ecnómicas y Administrativas Departament de Sistemas de Infrmación y Auditría Sistemas de Infrmación para el Cntrl de Gestión Un apy a la gestión empresarial Seminari para ptar al títul de Ingenier en Infrmación y Cntrl de Gestión Participantes: Tatiana Alvear Rdriguez Carls Rnda Ceballs Prfesr Guía : Raul Suarez Otñ 2005
A mi hija, mi familia y a Luís. Muchas gracias pr el apy y paciencia. Cn cariñ Tatiana A mi familia, mis amigs, cercans y a tds ls que hiciern est psible. Carls 1
Índice 1. Intrducción 3 2. Sistemas de Infrmación y Cntrl de Gestión: Definicines y Características 4 3. Infrmática de gestión: ámbit y evlución 8 4. Relación Entre ls Sistemas de Infrmación y las Empresas Desde el Punt de Vista de la Gestión 14 5. Tips de Sistemas de Infrmación 30 6. Herramientas Cmputacinales de Apy a la Gestión Empresarial 75 7. Cass de Éxit en el Us de Herramientas Cmputacinales para la Gestión y su Cntrl en Chile 124 8. Pymes: Factibilidad de Us de Herramientas para la Gestión y su Cntrl, y su Cntribución. 149 9. Cass de Éxit en el Us de Herramientas Cmputacinales para la Gestión y su Cntrl en las Pymes, y Futurs Pryects. 152 10. Cnclusines 157 11. Bibligrafía 160 2
1. INTRODUCCION El rl que desempeña la tecnlgía en el mund de hy es de suma imprtancia para el hmbre y su sciedad. En un períd de tiemp bastante breve cn relación a trs mments de avances científics en la histria (pr ejempl la Revlución Industrial), el ser human ha aprendid a utilizar la tecnlgía en su benefici en una amplia gama de actividades, tant ctidianas cm netamente científicas, industriales cmerciales. Un de ls uss más vanguardistas que se le ha dad a ls avances tecnlógics es el de apy a las peracines y a la gestión de las empresas. Dad la relevancia que está teniend la tecnlgía en el desarrll cm en la evlución de ls negcis, es que hems decidid enfcar este trabaj en ls sistemas de infrmación para el cntrl de gestión. Ests sistemas están muy en bga en el ámbit ecnómic y financier, per sigue existiend, en la mayría de ls cass, una subutilización de ests, n encntrand aún su real valr y utilidad, principalmente pr existir muchs factres en el entrn de las empresas que entrpecen su crrect us y la psibilidad de ptimizar sus resultads en ps de un benefici final para estas. 3
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS Para pder intrducir el tema al que alude el siguiente trabaj, es necesari antes que td definir ls cncepts clave sbre ls que se basa, l que dará en sí una idea del fin de ls sistemas de infrmación para el cntrl de gestión en las empresas, cmplementándse ésta cn l que será expuest durante el desarrll de este trabaj. La palabra sistema es definida pr la Real Academia de la Lengua Españla (RAE), cm un cnjunt de reglas principis sbre una materia racinalmente enlazads entre sí y un cnjunt de csas que relacinadas entre sí rdenadamente cntribuyen a determinad bjet. Rerdenand éstas definicines pdems lgrar alg más cncret y práctic cm: Un sistema es un cnjunt de elements rganizads que interactúan entre sí y cn su ambiente, para lgrar bjetivs cmunes, perand sbre infrmación, sbre energía materia u rganisms para prducir cm salida infrmación energía materia u rganisms. Dad l expuest, este termin n tiene slamente una aplicación infrmática, sin que también para la bilgía, las letras, la física, las matemáticas, etc. Dad est, debems centrarns en la infrmática para darle el enfque requerid a este trabaj. El termin sistemas de infrmación tiene muchas acepcines, las cuales han sid presentadas pr distints autres de la materia. Una de estas es pr ejempl: un cnjunt de cmpnentes interrelacinads que clabran para reunir, prcesar, almacenar, y distribuir infrmación que apya la tma de decisines, la crdinación, el cntrl, el análisis y la visualización en una rganización (Laudn & Laudn, Sistemas de Infrmación Gerencial, 2002) Ls sistemas de infrmación sn cnjunts de elements que interactúan cn el fin de dar sprte a cualquier tip de rganización empresa. Ls elements presentes en dich sistemas crrespnden al equip cmputacinal, el sftware y el 4
hardware necesaris para apyar el funcinamient del sistema, y el recurs human que interactuará cn este. Un sistema de infrmación en particular es un prces en dnde existe una entrada, almacenamient, prcesamient y salida de infrmación agregada. El sistema tma ls dats que requiere para prcesarls, puede ser alimentad manualmente ya sea de manera directa pr el usuari autmáticamente, dnde la infrmación prviene de trs sistemas móduls (a est últim se le denmina interfases autmáticas). Las unidades típicas de entrada de dats a las cmputadras sn las terminales, ls memry sticks, cintas magnéticas, unidades de disquete, ls códigs de barras, ls escáners, la vz, ls mnitres sensibles al tact, el teclad y el muse, entre tras. El almacenamient de la infrmación es una de las actividades capacidades más imprtantes que tiene un sistema, ya que a través de esta prpiedad el sistema puede acudir a la infrmación guardada en un prces anterir. Las estructuras de almacenaje de infrmación sn denminadas archivs. La unidad típica de almacenamient sn ls discs magnétics discs durs, micrfilm, disc óptic, ls discs flexibles disquetes y ls discs cmpacts (CD-ROM). La característica de prcesar la infrmación es la que permite la transfrmación de dats fuente en infrmación que puede ser utilizada para la tma de decisines, l que hace psible, entre tras csas, que pr ejempl un tmadr de decisines genere una pryección financiera a partir de ls dats que cntiene un estad de resultads un balance general de un añ base. La infrmación que sale del sistema, sale prcesada, cn un valr agregad. La salida de un sistema puede ser la entrada para tr, apareciend nuevamente interfases autmáticas de salida. Pr ejempl, el Sistema de Cntrl de Clientes tiene una interfase autmática de salida cn el Sistema de Cntabilidad, ya 5
que genera las pólizas cntables de ls mvimients prcesales de ls clientes. Las unidades típicas de salida sn las impresras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la vz, ls graficadres y ls pltters, entre trs. Ya definid el primer cncept, crrespnde a cntinuación detallar l que se refiere al cntrl de gestión. Las cndicines de cmpetencia hy en día, respect de la btención de ls recurss necesaris, mantener niveles de gasts y csts adecuads, entregar servicis y prducts de una alta calidad, aprvechar ls recurss de cmunicacines y transprte, entre trs bjetivs, han generad una mdificación en la frma de actuar de las rganizacines. Aquí es dnde aparece el cncept de cntrl de gestión, que está enfcad al us adecuad y óptim de la infrmación para la tma de decisines, siend un de ls bjetivs principales la integración de las variables estratégicas y peracinales (ya que se encuentra ubicad en un punt intermedi). Está muy relacinad cn la dirección estratégica, que es pr esencia pc sistemática y pr tr lad cn el cntrl perativ que suele ser muy estructurad. Principalmente busca la generación de indicadres estándar de gestión que permitan detectar y crregir señales prtunamente, tant mecánics cm numérics, en busca de una mejra cntinúa de ls resultads y de la sustentabilidad en el tiemp de las rganizacines. Entnces, éste cnjunt de mecanisms utilizads adecuadamente pr la dirección, pueden permitir aumentar la prbabilidad de que el cmprtamient crdinad de las persnas que frman parte de la rganización y el desarrll del autcntrl, sea cherente cn ls bjetivs de ésta. Las principales actividades que resumen el quehacer del cntrl de gestión sn entnces, la planificación, la crdinación, la cmunicación, la evaluación, tma de decisines y persuasión. Finalmente, qué es un sistema de cntrl de gestión? Es el cnjunt de accines, funcines, medis y respnsables que garanticen, mediante su interacción, 6
cncer la situación de ls aspects funcines de la rganización en un mment determinad y tmar decisines para reaccinar ante ellas. Dichs sistemas deben cumplir cn ciertas características, para que el resultad que generen sea eficiente: ser amigables para ls usuaris que estarán interactuand cn ests, adecuads a las frmas de la rganización, rápidas y prtunas, ser flexibles para enfrentar situacines, y finalmente, per n una característica mens imprtante es que ests sean cst beneficiss. 7
3. INFORMATICA DE GESTION ÁMBITO Y EVOLUCIÓN La Infrmática de Gestión cnstituye, junt a las utilizacines militares, industriales y científicas, un de ls ámbits esenciales de aplicación que han permitid el rápid desarrll de la infrmática. Pr l mism se puede decir que la infrmática de gestión es en gran medida parte de ls rígenes de ls métds mderns de cncepción y de realización de sistemas de infrmación. En efect, en ls añs 60, las empresas y ls administradres en cnjunt realizarn grandes avances sbre el us de la infrmática: el tratamient de ls resultads que generaban las decisines, tant en la cmpatibilidad y en la gestión de ls stcks, la capacidad de ls rdenadres en registrar, tratar y recnstruir (recuperar) la gran cantidad de dats, así cm en la relativa simplicidad de ls tratamients necesaris que permitían a la vez: Reducir cnsiderablemente ls plazs de tratamient de la infrmación, Lgrar ecnmías cnsiderables en relación a un tratamient manual. Así a partir de ls añs 70, las firmas cm IBM, Hneywell y Bull pr ejempl, han cread máquinas y también prgramas, destinads inicialmente a las grandes rganizacines (servicis administrativs y fiscales, seguridad scial, bancs, cmpañías de segurs, mutuales, etc). Gracias a su éxit creciente, ests fabricantes han diversificad su ferta al mism tiemp que se han cnstituid las cmpañías cmpetidras. El COBOL se ha cnvertid rápidamente en el principal lenguaje de prgramación para las aplicacines de gestión y ha permitid armar millares de prgramas a la medida, y de expandir la utilización de la infrmática a tds ls ámbits de la gestión: La cmpatibilidad analítica (hy se habla más bien de cntrl de gestión), La facturación de ls clientes y la nrmativa a ls prveedres, La regularización de las cuentas bancarias, la gestión de la tesrería y de la previsión financiera, 8
El pag y tratamient scial de ls salaris, La planificación y medición de la eficacia cmercial, etc. Realizand cuant la infrmática les puede hacer ganar en cmpetitividad, las empresas y las grandes clectividades lcales se están entnces equipand y han prgresivamente rganizad sus servicis infrmátics interns, al sen de las cuales han aparecid especialidades en númer creciente: Analistas, Prgramadres, Cntrladres, Operadres de Intrducción de Dats, Etc. Mediante mejras sucesivas, servicis públics y sciedades se han cnstituid cada un en un patrimni aplicativ cada vez más extens (se habla a menud de millnes de líneas de códig), que bien ha faltad mantener en el curs del tiemp, para adaptar: Funcinalmente en la evlución permanente de las necesidades, de la cmpetencia y de las bligacines reglamentarias Técnicamente en el rápid prgres de ls rdenadres, de ls sistemas de expltación y de las redes de cmunicación Sin embarg, el desarrll y mantención de ess prgramas de cmplejidad creciente, cuentan cn un incnveniente mayr: ls plazs y ls csts de la infrmática aumentan tan rápidamente que se vuelve cada vez más difícil de satisfacer las crecientes necesidades y variadas expresadas pr ls servicis usuaris de las empresas En ls añs 80-90, la infrmática de gestión fue evlucinand prgresivamente: En planificar en términs de larg plaz las decisines técnicas y rganizacinales (esquemas directivs) 9
Pr la puesta a punt de métds (MERISE) y de las herramientas (AGL, de expltación autmática) se permite la industrialización y la racinalización de la realización, la ejecución y la mantención de ls prgramas Pr la diversificación de ls lenguajes de prgramación (sin embarg COBOL ha permanecid larg tiemp cm el más usad) Sacand partid a ls prgress cnsiderables de la miniaturización y al aument prgresiv de las capacidades de stck y de las perfrmances de ls rdenadres y de sus redes. Pr el emple creciente de las redes públicas para transmisión de dats cn tras empresas u administracines (sistemas de intercambi bancari, EDI, ) Pr la multiplicación y la especialización creciente de las actividades de la infrmática (cnsejs, expresión de necesidades, arquitectura, dcumentación, tests, frmación, asistencia, reparación, etc.) En reutilizar l más psible las slucines existentes, en particular en ls prgramas infrmátics inicialmente cncebids para tras sciedades, y en adaptarse al menr cst a las especificacines de la empresa Este últim punt ha influenciad much en la evlución de la infrmática en general, en l referid a la estandarización del material y de ls sistemas de expltación para evitar errres en niveles de prueba repetitivs; el enriquecimient del vcabulari técnic pr ls innmbrables cncepts y acrónims (ver jerga infrmática); en la mdelización y cncepción de ls sistemas (pr ejempl arquitectura cliente-servidr, rientada al bjet, mdel ISO, ASN.1, XML); en la nrmalización de ls prtcls de intercambi (SQL pr que diferentes prgramas pueden alimentar y extraer selectivamente ls dats de un SGBD, X.500 un LDAP para mutualizar (acrdar) un anuari y administrar la seguridad de acces, POP y SMTP un X.400 para intercambi de mensajes, NFS, FTAM un FTP para transferir ls fichers, RPC para cnsultar trs prgramas, etc); en la aparición de prgramas y de sciedades de servicis dnde la creciente especialización ha permitid reducir ls csts de realización, de explración y de mantención han aumentad las funcinalidades de ls sistemas de infrmación. 10
Simultáneamente en gran medida se expandió el us ls micrrdenadres que han permitid a las empresas medianas, y lueg cada vez más pequeñas, así cm a las clectividades lcales y a las asciacines, equiparse cn prgramas muy estandarizads y de simple us: cntabilidad, pags, gestión cmercial, asignacines prestacines sciales, etc. Las grandes firmas han pdid igualmente emprender la descentralización parcial de sus sistemas infrmátics, ya sea para equipar sucursales filiales, para beneficiar las ecnmías realizadas para el us de sistemas en mayr númer más mens cmplejas (dwn-sizing) En particular, ls añs 90 han vist la rápida adpción de una categría particular de prgramas de gestión, ls Prgramas de Gestión Integrada PGI (en ingles ERP) dnde la riqueza y la relativa universalidad ilustran bien la tendencia de las empresas a renunciar a ls prgramas a la medida, a descentralizar y a unifrmar su gestión a escala de tda la empresa. Así mism muchas de las grandes empresas y administracines públicas han recurrid en adelante a la externalización (en ingles Facility Management), de una parte de la ttalidad de sus servicis infrmátics, a fin de cncentrar sus esfuerzs en las actividades dnde ellas se sientan más eficaces. En el curs del mism períd, dich mvimient de rientación al cliente ha dad rigen a las slucines de gestión de relacines cn clientes (en ingles CRM), que ascia la más mdernas aplicacines de infrmática y telefnía, inclus Internet, para garantizar la cnsideración inmediata y sin fallas de ls cmands y de ls reclams de ls clientes, así cm su infrmación sbre las entregas, el servici pst-venta, las nvedades, etc. Siempre en la misma épca, las empresas industriales han pdid emplear ls Sistemas de Gestión de Necesidades Técnicas que armnizan la prducción dcumentaria, la nmenclatura de piezas y armad, ls métds de fabricación, la gestión de la prducción y ls stcks. La apuesta en tales slucines es a menud la cnsecuencia de la intervención de cnsultres, dnde cierts gabinetes se han vuelt muy influyentes, que pnen en tela 11
de juici la rganización de la empresa y ls métds de trabaj y precnizan las nuevas slucines (Business Prcess Engineering). Más recientemente, se ha cnstatad una fuerte expansión de las slucines de Gestión Electrónica de Dcuments, principalmente inherente a ls prgress técnics y a la baja de ls precis de las slucines de digitalización (scanners), de almacenamient (discs durs, CD-RW, DVD, y grabadres asciads) y de restitución de imágenes (impresras láser a clr). Al final, la fuerte tasa de equipamient infrmátic de las empresas, que es a menud cnsiderad cm un triunf cmpetitiv, ha cntribuid enrmemente a la baja de ls precis de ls materiales y de las redes, así cm también a una mucha mayr ergnmía en sus instalacines y equips, sin las cuales el desarrll fulgurante de la infrmática familiar y del Internet n tendría prbablemente lugar. En adelante para federar ls múltiples sistemas y así pder cnslidar la infrmación de varis servicis y sciedades (empresas en red), han utilizad ls sistemas de cmunicación más mens nrmalizads que facilitan el intercambi de dats y también la clabración (se habla de interperabilidad) entre ls prgramas de rigen divers. Así gracias al middleware un prgrama puede pner la infrmación en varias bases de dats sin cncer las especificacines. Ls depósits de dats (Data Warehuse) y las herramientas de ayuda a la desición (Data Mining) facilitan la cmparación y pr l tant el análisis de ls dats prvenientes de varis sistemas de infrmación. Pr supuest, el desarrll mundial de la red Internet ha influenciad las decisines técnicas de las empresas: la utilización de ls prtcls TCP/IP se esta generalizand, muchs de ls prgramas de gestión sn realizads en Web, a tal punt que se ha distinguid hy: La intranet reservada a la empresa misma La extranet abierta a sus asciads (clientes, prveedres c-tratantes) 12
Pr l mism, baj la impulsión de la Wrld Wide Web Cnsrtium (W3C), la tecnlgía XML y tds sus derivads (WSDL, XML-RPC), que describen la estructuración de ls dats y de las interfaces de intercambi, han id pc a pc permitiend a ls prgramas de fuentes varias expltar mutuamente sus psibilidades. El siguiente cuadr presenta un resumen de la evlución del víncul entre la infrmática y la rganización en las últimas décadas. Criteris Añs 70 Añs 80 Añs 90 Añs 2000 Infrmática Infrmática de Infrmática en Infrmática Rasg persnal prducción red integral Característic Puest de Mainframe Cmunicación Cmún Trabaj Tip de Organización Jerárquica Descentralizada Matricial Virtual Administración Jerárquica Delegación Imagen de la Infrmática Prductividad Centr de csts Objetivs Autmatizar Reducir csts Palabras Claves Grandes Ideas para la Gestión Grandes Ideas para la Infrmática El Infrmátic Entusiasm, Ignrancia Ganar en prductividad Autmatizar las tareas de baj valr agregad Aquel que sepa Mal necesari, csts, pesad Ganar en reactividad Dwnsizing, Externalización Aquel que n cueste car Lcal y funcinal Estratégica Unir ls SIC a ls prcess Utilización final, Centr de servicis, Facilidad de us Ganar en cmpetitividad Refundir ls prcess infrmátics íntegrs Aquel que pueda establecer el víncul rganización - SIC Pr pryect Innvación Llevar la ventaja del leadership a ls SIC Ventaja cmpetitiva, Diferenciación y Glbalización Ganar pr el leadership Infrmática estratégica en l ctidian Aquel que pueda ayudar a generar una ventaja cmpetitiva 13
4. RELACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA GESTIÓN Quienes se encuentran al mand de una empresa, la alta dirección las juntas de accinistas, deben determinar primer que td en el camin hacia la cnsecución de sus bjetivs, una psición fija para la rganización, es decir, a dnde quieren llegar, cm pretenden llegar y en cuant tiemp estiman hacerl. Pr medi de la misión y visión de la empresa se puede visualizar est de frma resumida para el públic general. Tds ls punts anterires quedan plasmads en la estrategia de la empresa, la cual cnsiste en una planificación de larg plaz para la cnsecución de ls bjetivs planteads. Para lgrar una adecuada definición de la estrategia, en primer lugar ls bjetivs planteads deben ser raznables de acuerd cn la capacidad de la empresa. Esta capacidad va ligada a la calidad de la gestión al interir de la empresa, el cóm se manejen ls flujs de infrmación y la cnfiabilidad de la infrmación de acuerd cn ls prcess pr medi de ls cuales esta se btiene, principalmente ls prcess de cntrl intern. L anterir permite hacer análisis de las cmpetencias de la rganización, analizar la rganización y su psición en el mercad, cuales sn las psibilidades reales de crecimient, hacer una definición de ls parámetrs claves en la industria de tal frma de hacer adecuads seguimients y cmparacines, pder definir cuales serán ls planes estratégics para las distintas áreas funcinales para la rganización cm marketing y ventas, establecer necesidades de recurss humans y recurss tecnlógics, definir áreas de peracines, situación financiera, etc. También es psible fijar estándares, sistemas de medición, análisis de desviacines, pryeccines, entre trs. 14
Es aquí, en dnde un adecuad sistema de cntrl de gestión juega un papel trascendental, ya que será este sistema de infrmación el que prvea la infrmación que se prcesará para la tma de decisines. Claramente, el diseñ del sistema debe estar íntimamente ligad a la estructura y características de la rganización para btener resultads satisfactris. El sistema debe generar infrmación que ns indique claramente cual es el estad de la empresa. Además ls reprtes que entreguen ls sistemas deben ser cnsistentes, necesaris y prtuns. Diseñ del sistema de cntrl de gestión Una vez que tenems desarrllada nuestra herramienta de cntrl de gestión, se debe diseñar el sistema que sustentará dicha herramienta. Ls aspects más imprtantes a cnsiderar en el diseñ del sistema deben ser la estructura y la estrategia de la rganización. Est entrega mayres prbabilidades de lgrar que ls resultads y el funcinamient de la empresa sean cnsistentes cn ls bjetivs planteads para la rganización, Per y cóm incide la estructura rganizativa en el diseñ de nuestr sistema de cntrl? La estructura de la rganización debe facilitar el funcinamient de la rganización y sus actividades. La frma en que dicha estructura esté definida es clave en el diseñ del sistema y tiene prfundas implicancias en éste. En particular, el grad de frmalización y centralización de las decisines, así cm el tip de estructura rganizativa, cndicinaran las características del sistema. Y el nivel de frmalización de ls prcess? En primer lugar, el grad en que la frmalización influirá en la estructura rganizacinal, depende de las características del sistema de cntrl. Sabems que 15
mientras mayr sea la incertidumbre frente a las decisines, mayr será la dificultad para lgrar la frmalización de ls prcedimients. Ls distints niveles de frmalización estarán asciads directamente al tip de cntrl que la empresa realice: Cntrl familiar Cntrl burcrátic Cntrl pr resultads Cntrl ad-hc Tabla: Sistemas de cntrl Pr l general sn rganizacines pequeñas y muy centralizadas las que utilizan este tip de cntrl. El prpietari es el líder y supervisr direct. Se realiza a actividades rutinarias. El líder delega baj su directa cnfianza. Alta fidelidad al líder, que prmueve la ineficacia y la pca innvación. N hay utilización de mecanisms frmales. Existe en actividades rutinarias que permiten una elevada frmalización. El énfasis esta puest en ls prcedimients y n en ls resultads. N hay espntaneidad al actuar, pr l que se pierde la flexibilidad. Se presenta en actividades relativamente rutinarias en ambientes altamente cmpetitivs. Alta descentralización de las decisines. Td se evalúa en trn a ls resultads. Disminuye la necesidad de supervisión directa, la crdinación se establece a partir de ls precis de transferencia y presupuests. En cass en que existe una elevada descentralización. Medi ambiente dinámic. Se prmueve pr medi de la mtivación individual, cnfianza interpersnal y supervisión directa. Ambiente de autcntrl. Para las rganizacines que se desenvuelven en un medi dinámic e incluyen alts niveles de tecnlgía, el cntrl ad hc pr resultads será adecuad. En cass en que sea difícil definir y frmalizar las tareas y pr ende medir ls resultads de estas mismas, suele utilizarse el sistema de cntrl ad hc. El enfque principal es hacia la identificación de ls individus cn la rganización, pr l que tendrá cm 16
cnsecuencia que ls cntrles sean más infrmales, se desarrlla la cnfianza interpersnal y supervisión directa de ls individus. Aquí ls sistemas de infrmación pierden relevancia cm mecanism de cntrl, y se utiliza más cm seguimient de metas, presupuests y tma de decisines. Cm una alternativa al cntrl ad hc aparece el cntrl familiar, en dnde la cultura de la empresa gira en trn al líder de ésta, pr l que es cmún que el grup este chesinad e identificad cn la empresa. El cntrl pr resultads es necesari en cass de alt nivel de delegación de funcines, decisines descentralizadas, dnde existen bjetivs y estándares respect de ls resultads y se evalúa a ls respnsables en función de ls resultads. Baj este cntext un sistema de cntrl asciad a ls distints centrs de respnsabilidad permite asegurar ls resultads y reducir la necesidad de supervisión directa, ya que ls presupuests y precis de transferencias se encargan de buena parte de esa labr. Para el cas de rganizacines que funcinan baj un cntrl burcrátic, cm nrmalmente sn las rganizacines públicas, presentan actividades rutinarias y un enfque hacia ls prcedimients y n a ls resultads, cn una alta frmalización. La delegación n implica perdida de cntrl ni aument de la supervisión directa. Y cóm afecta el grad de centralización? Desde el punt de vista del grad de centralización de la estructura rganizativa, mientras más descentralizada se encuentre la rganización mas difícil y csts es realizar el cntrl, pr l que es lógic la preferencia pr las estructuras centralizadas. En la medida que la descentralización sea mayr, también será necesari un sistema de infrmación para cntrl mas frmalizad y este debe estar enfcad a cntrlar las variables que inciden de la gestión descentralizada en ls diferentes respnsables. Nrmalmente deberían predminar en este sistema ls cntrles financiers y rientación a ls respnsables. Debe trabajarse es si, sbre la base de que la planificación está realizada adecuadamente de tal frma de tener una 17
asignación adecuada de recurss para que las distintas unidades puedan cumplir ls bjetivs lcales y a la vez dar cumplimient a ls bjetivs glbales de la empresa. El planteamient de ls indicadres, frente a la alta delegación, se basa en ls resultads, sea sn más bien cuantitativs. El cmpnente evaluativ del sistema se plantea basándse en variables financieras y n financieras. Ahra, para una rganización centralizada, el sistema de cntrl tendrá carácter de pc sfisticad, más bien infrmal. Ls indicadres planteads están enfcads a la calidad y resultads, pr l que las variables utilizadas n necesariamente sn del tip financieras, dad que se busca alcanzar las metas glbales de la empresa. Estructura rganizativa Las rganizacines pueden adptar distintas frmas para su estructura rganizacinal: funcinal, divisinal matricial. En una estructura funcinal, se presenta el cntrl del tip burcrátic y cn rientación a la eficiencia. El desarrll de cntrl de gestión en este tip de rganización esta dminad pr el registr de infrmación y n pr el cntrl, el cual sól se presenta al mment de la asignación de recurss. Cuand una rganización es descentralizada, estams frente a una estructura divisinal. Esta presenta una fuerte rientación al mercad, pr l que ls resultads e indicadres ligads a la eficacia sn prepnderantes. Entnces la frma de hacer cntrl de gestión debe suministrar la infrmación suficiente para planificar y evaluar a ls respnsables. Las estructuras matriciales, pueden presentar una mezcla de cntrles del tip ad hc y de resultads, debid a la cmplejidad de las actividades de ls centrs de csts. Las actividades y el desempeñ de un centr afectan a las actividades y el desempeñ de trs centrs, ya que la interrelación es fuerte. Es pr estas raznes 18
que tman valr ls indicadres cualitativs, ls mecanisms infrmales, que pr l general sn de difícil definición y medición, y la infrmación n financiera, para pder crdinar las actividades de las diferentes unidades. Adaptación a la Estructura Organizacinal La integración del sistema de infrmación a la estructura rganizacinal se verá reflejada en ls indicadres que se definan. Ests deben establecerse en función de la empresa, deben entregar infrmación relevante para esta empresa y n tra. Las respnsabilidades de cada individu centr deben ser medidas a través de ests indicadres. Pr l que el sistema debe estar adaptad exclusivamente a la rganización. Un tema relevante en el lgr exits de la implantación de un sistema es el recurs human. Las persnas que trabajarán cn dich sistema. Si las necesidades de infrmación que tienen ls usuaris n sn cncretadas pr el sistema, existirá una alta prbabilidad de fracas y también de frecer una mtivación negativa a ls individus, pr n cumplir cn las expectativas. La estrategia entrega las líneas hacia las cuales se quiere rientar el cmprtamient de las persnas, lgrar cntribucines reales al lgr de ls bjetivs, per el fracas de la implantación de un sistema de cntrl de gestión puede transfrmarse en un cuell de btella en este camin. He aquí, la imprtancia del diseñ del sistema, ya que este debe permitir agregar valr a labr de ls usuaris, la infrmación btenida debe ser la adecuada y esta debe entregar salidas reprtes que sean realmente útiles, herramientas de análisis. Un de ls temas muy en bga hy en día a nivel de las rganizacines mayres, es el autcntrl y este sól se lgra teniend individus mtivads, que puedan desarrllarse persnalmente en frma paralela al desarrll de la empresa, cn l que claramente será un aprte en este sentid un sistema que les permita salir de las tareas estructuradas, que les permitan hacer análisis y desarrllar sus cncimients. 19
Incidencia de la estrategia en el sistema de cntrl El sistema de cntrl de gestión es un imprtante prtagnista en la estrategia de la empresa. Es un apy a la frmulación estratégica y al psterir cntrl de la implantación de ésta. Permite visualizar mediante sus resultads si es que existe cngruencia entre la dirección y ls centrs de actividad cn ls bjetivs glbales planteads. Para est necesita de infrmación precisa y de calidad. Sabems que la infrmación necesaria para la estrategia debe ser cualitativa cm cuantitativa. Per el sistema de cntrl, pr l general, tendrá prcess asciads a la entrega de resultads numérics, sea variables cuantitativas. Ls sistemas de cntrl de gestión deben entregar la infrmación que permita diagnsticar ptenciales prblemas en la estrategia y facilitar el análisis de decisines alternativas y su selección. Las entregas cuantitativas están asciadas pr l general a la infrmación cntable, per las rganizacines n usan dicha infrmación para la frmulación estratégica, sin que prefieren infrmación de carácter cualitativ para aspects interns y externs. Est prque la infrmación cntable presenta algunas deficiencias cm su rientación al crt plaz; su análisis de la situación pasada pr medi de las desviacines que n permite tmar decisines de larg plaz; ls métds para decidir sbre inversines de capital sn incmpatibles cn su cntrl psterir, ya que existen diferencias en ls criteris de valrización de estas; n entrega aspects cualitativs; n cnsidera el entrn cmpetitiv; n cnsidera csts alternativs y tiene asciads prcess demasiad rutinaris. Para pder cntrarrestar estas deficiencias y lgrar que la infrmación cntable sea un aprte al prces estratégic, el sistema de cntrl de gestión debe ayudar separand la infrmación requerida para la estrategia, la requerida en ls pryects de inversión, y la que crrespnde a la expltación nrmal de la empresa; aplicar mdels de simulación para visualizar ls impacts de ls cambis en las plíticas de precis, cambis de servicis, plítica I+D, calidad de las materias primas, entrn ecnómic, 20