TRAMITE PARA EL PAGO DE NOMINA

Número de página 1 de 14 TRAMITE PARA EL PAGO DE NOMINA

Número de página 2 de 14 1. INFORMACION GENERAL. 1.1 OBJETIVO Pagar la contraprestación del servicio prestado, con fundamento en las Novedades de las personas vinculadas a la planta de personal de la Superintendencia de Sociedades. 1.2. RESPONSABLE de de Personal. 1.3. ALCANCE Inicia desde el momento de la vinculación con la entidad, la generación de los distintos informes y requeridos para su pago, hasta la desvinculación con la entidad. Aplica al pago de, seguridad social, parafiscales y retiros de todos los empleados vinculados a la planta de personal Superintendencia de Sociedades. 1.4. DEFINICIONES NOMINA: La es un sistema de contabilidad que consiste en una relación nominal de cada uno de los individuos que en una entidad deben percibir haberes. PROCEDIMIENTO DE NÓMINA: Consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS: De acuerdo a lo estipulado en el artículo 58 del Decreto 1950 de 1.973, los empleados vinculados regularmente a la administración, pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: 1. Servicio activo 2. Licencia 3. Permiso 4. Comisión 5. encargo 6. Vacaciones 7. Incapacidad 8. Suspendido en ejercicio de sus funciones. NOVEDADES: Cualquier hecho o concepto que pueda modificar la. Existen externas e internas.

Número de página 3 de 14 2. CONDICIONES GENERALES El proceso de liquidación de parte de la existencia de un grupo de funcionarios adscritos a la planta de personal de la Superintendencia de Sociedades a través una Resolución y Acta de Posesión (empleados públicos). Para la liquidación quincena de la es fundamental que de acuerdo al cronograma anual fijado para cada vigencia, se alleguen a la persona encargada de la elaboración de la, todas las y situaciones administrativas que deben ser tenidas en cuenta. En el caso de las vacaciones, el del Grupo de de Personal envía un correo a todos los funcionarios de la entidad, recordándoles que deben enviar al grupo de de Personal antes del 30 de enero la programación de vacaciones, debidamente radicadas con el trámite 64010, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 100-00219 del 23 de enero de 2008, modificada por la Resolución número 510-009216 del 22 de septiembre de 2010. Todas las solicitudes de vacaciones deben estar autorizadas por los jefes inmediatos para poder introducirlas al sistema Software de Liquidación de y liquidarlas. 3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Inicio Actividad Decisión Conector de página Conector de actividades N Descripción Responsable 1 Cronograma de s o formatos 1.1 Elaborar el cronograma de y de notificarlo a los grupos Interesados. Cronograma de de Personal y 2 Programación de Vacaciones 2.1 Enviar al grupo de de Personal la programación de vacaciones para la vigencia de cada año, a más el 30 1 de enero de cada año, la programación de vacaciones de acuerdo a las de los empleados. Superintendente, Superintendente Delegado, Secretario General, Intendente, Jefe de Oficina, Director, - Memorando Puntos de control

Número de página 4 de 14 2.2 Consolidar la programación anual de vacaciones para verificar periodos causados y periodos a disfrutar, teniendo 1 en cuenta que se pagarán vacaciones con una antelación a 5 días a la fecha de inicio de disfrute, y siempre y cuando el funcionario haya cumplido el año de servicio, e informar al funcionario si es el caso que debe modificar la fecha de disfrute para poder realizar el pago. 2.3 Registrar en el sistema Software de Liquidación de, la programación de vacaciones de acuerdo a las recibidas. Subdirector y -. - Comunic ación - Program ación en el sistema las fechas las fechas 3 Ingreso y retiro de funcionarios 3.1 Ingreso: - Elaborar carpeta de la hoja de vida, con todos los soportes de su vinculación (hoja de vida, Fotocopia de la Cédula de ciudadanía, afiliaciones a EPS, AFF, FNA, Resolución y Acta de posesión, formato de de ingreso) Retiro: Funcionario encargado del proceso de vinculación o retiro de funcionarios - Carpeta hoja de vida. - Resolución de retiro los datos de identificación - Resolución de retiro o aceptación de renuncia. 3.2 Recibir la carpeta de hoja de vida y verificar que tenga todos los soportes señalados en el punto No. 3.1., con el fin de registrar toda la información requerida por el Software de Liquidación de, para ingreso a, parafiscales y Seguridad Social. 4 Novedades de retiro 4.1 Reportar las de retiro de o desvinculación de funcionarios en la 2 fecha de recibo de y de acuerdo al cronograma de, con el fin de realizar el retiro en el Software de Liquidación de y así no generar pagos que no correspondan en y seguridad social. (reporte de retiro al realizar pago en Operador PILA) de personal encargado del proceso de retiro - Carpeta hoja de vida. - Resolución de retiro Resolución o comunicación. Prestar especial atención a las fechas de retiro

Número de página 5 de 14 4.2 4.3 2 Realizar la liquidación definitiva Proyectar resolución de pago de Liquidación definitiva. Liquidación definitiva Tener en cuenta los respectivos descuentos 4.4 4.5 Revisar y aprobar liquidación definitiva y proyecto de Resolución Proyectar Solicitud de CDP de acuerdo a liquidación definitiva. grupo de de Personal aprobado Revisar fechas y sumas 4.6 Aprobación y firma de solicitud de CDP 4.6 Envío de solicitud de CDP firmado y proyecto de Resolución al grupo de Presupuesto 4.7 4.8 Expedición de CDP para pago de liquidación definitiva. Aprobación y firma resolución de liquidación definitiva para pago. 4.9 Enviar la Resolución firmada y proyecto de oficio de notificación al Grupo de Atención al ciudadano para notificación. 4.10 4.11 Firma y envío oficio de notificación de liquidación definitiva a exfuncionario Enviar Resolución notificada a para continuar con proceso de pago. 4.12 Recibir y enviar con los respectivos 3 soportes (copias de Resolución de aceptación de renuncia, liquidación y grupo de de Personal y Secretario General Presupuesto y de presupuesto grupo de de Personal y Secretario General Grupo de Atención al Ciudadano y Funcionario grupo de Atención al Ciudadano Grupo de Atención al Ciudadano y Funcionario grupo de Atención al Ciudadano grupo de de Personal Revisar sumas Dirección

Número de página 6 de 14 3 CDP) copia la resolución de la liquidación definitiva debidamente notificada y ejecutoriada para pago al Grupo de Presupuesto. 5. Bonificación por Servicios Prestados 5.1 Correr en Software de Liquidación de el proceso de Bonificación por servicios prestados antes de correr el proceso de liquidación de Vacaciones y demás. 5.2 Enviar reporte de Bonificaciones y vacaciones a pagar en cada quincena al FESS 6. Liquidación de Vacaciones 6.1 Aplazamiento de vacaciones con el fin de que no se presenten inconvenientes o se crucen con vacaciones para pago. (No se podrán liquidar y pagar nuevos periodos de vacaciones a funcionarios que tengan días pendientes por disfrute). 6.2 los periodos de causación y pago, e informar a funcionarios si es necesario modificar fechas por no cumplir periodo de causación para que programe una nueva fecha de disfrute y así cumplir con lo establecido en la norma. 6.3 Informar a funcionarios que tengan días pendientes por disfrute y que estén solicitando pago de un nuevo periodo de vacaciones que deben solicitar los días pendientes para poder realizar el pago del nuevo periodo. 6.4 Modificar fechas de acuerdo a solicitud del funcionario, la cual debe tener el Vo.Bo. de su superior inmediato. 6.5 Correr el proceso de liquidación de vacaciones de acuerdo a la programación. 6.6 Enviar el listado o reporte de vacaciones al funcionario encargado de proyectar masivo de resolución de vacaciones. 4 El listado debe contener los siguientes datos: Número de Cédula, Nombre, apellidos. Cargo, fecha de causación, fecha de disfrutes y fecha de regreso. Bonificación liquidada Liquidación de vacaciones Programación vacaciones Liquidación de vacaciones fechas fechas Ver cargo y fechas

Número de página 7 de 14 6.7 4 Elaborar masivo de vacaciones y enviar para Vo.Bo y firma 6.8 6.9 Vo.Bo y Firma de masivo de vacaciones Comunicar a funcionario la resolución de vacaciones vía correo electrónico de de Personal y Secretario General Confirmar direcciones 6.10 En eventos de aplazamiento, interrupción y modificación de vacaciones, proyectar resolución e incluir novedad en el Software de liquidación de una vez sea firmada la resolución por el Secretario General. Resolución Novedad en software a funcionario Tener en cuenta las sumas y las fechas 7 Incapacidades 7.1 Allegar la incapacidad ORIGINAL dentro de los términos de ley (tres días), al grupo de de Personal, una vez la EPS la haya otorgado, mediante documento debidamente radicado en esta Entidad. 7.2 Cuando la incapacidad es otorgada por un médico no adscrito a la EPS, el funcionario deberá realizar la transcripción de la incapacidad y allegara dicha transcripción al Grupo de de Personal, mediante documento debidamente radicado en esta Entidad. En los eventos en los cuales la incapacidad es otorgada por un médico no adscrito a la EPS, y el funcionario NO realiza la transcripción de la incapacidad debe allegar junto con la incapacidad mediante documento debidamente radicado en esta Entidad, la respectiva Historia Clínica (la cual debe venir en sobre cerrado) al Grupo de de Personal, en aras de que sea este el encargado de realizar la transcripción. 7.3 Presentar al responsable de la, la incapacidad de la E.P.S con las Novedades de la quincena respectiva según cronograma. Funcionario incapacitado Funcionario incapacitado de Personal Incapacidad Transcripción Incapacidad cumplimient o de términos cumplimient o

Número de página 8 de 14 7.4 Entregar incapacidad al funcionario encargado para mediante memorando la remita al Grupo de Cartera el cual debe iniciar su respectivo cobro. 8 Capacidad de endeudamiento 8.1 Revisar la capacidad de endeudamiento 5 del Empleado, en solicitudes de préstamos internos o externos o deducciones a favor de un tercero, debidamente autorizado legalmente para el descuento a su favor. Tesorero Memorando remisorio Firma de autorización 9 Ingreso y verificación de de 9.1 Recibe y clasifica las de soporte. de Novedad EPS Sumatoria de tipo de novedad 9.2 9.3 Ingreso y registro de a Software de Liquidación de Correr el proceso de liquidación de Registro en el sistema Software de Liquidación de liquidada 9.4 en pre las recibidas e ingresadas, incluso funcionarios retirados. Novedades reportadas / registradas 9.5 Envió de pre y archivo plano al FESS para verificación de reportadas y FESS Archivo plano Archivo PDF Previa verificación de 9.6 Realizar las correcciones a que haya lugar y liquidar nuevamente a los funcionarios que afecte la verificación Correcciones realizadas y nomina liquidada 9.7 Enviar de acuerdo al cronograma de pre a Contabilidad para verificación y aprobación Pre PDF 9.8 la pre y enviar las correcciones u observaciones si existen a. 9.9 Recibir y realizar las correcciones si existen reportadas por Contabilidad. Contabilidad Corrección 9.10 Correr el proceso de liquidación a los funcionarios que afecten las correcciones.. Liquidación de. 10 Desprendibles de pago de pre

Número de página 9 de 14 10.1 Enviar por correo electrónico los 6 desprendibles de pago a los funcionarios de la Entidad. 10.2 Atender las inquietudes de los funcionarios sobre sus desprendibles de pre. (por pago de vacaciones, 6 bonificación, incapacidad, descuentos por libranzas o retención en la fuente, prima por dependiente etc.) 10.3 Realizar correcciones según el caso, si las hubiere. Tesorería,, FESS, Desarrollo de Talento Humano. archivo en PDF Verificación Corrección a Tener en cuenta las 10.4 Correr el proceso de liquidación a los funcionarios que se le realizaron correcciones. 10.5 Enviar a funcionario nuevo desprendible de pre Liquidación de archivo en PDF 11 Proceso de acumulación de 11.1 Realizar en Software de Liquidación de el proceso de acumulados con el fin de generar los archivos planos para la interfaz contable e iniciar el proceso de pago de. 12. Solicitud de CDP y Cuentas Contables 12.1 Generar proceso de archivos planos para la Interfaz Contable. Archivo plano Archivos planos 12.2 Proyectar oficio solicitud CDP para pago de la de acuerdo al presupuesto de la. (se envía por correo el proyecto del oficio de solicitud del CDP el cual debe contener el valor a solicitar y se debe anexar la completa y el resumen de en formato PDF) 12.3 Vo.Bo. y firma de solicitud de CDP 12.4 Envío memorando de solicitud de CDP al grupo de Presupuesto, anexando archivo plano Cures. Grupo de de Personal y Secretario General Correo y

Número de página 10 de 14 12.5 Enviar a el número de CDP y 7 registro presupuestal de la a pagar 12.6 Solicitar a Contabilidad por correo electrónico los números de las cuentas 7 por pagar de acuerdo a la generada, se envía anexo los archivos planos generados por el sistemas y en formato PDF el resumen de la. 12.7 Enviar a los números de las cuentas por pagar para la que se esté generando. 12.8 Generar nuevamente el proceso de archivos planos para la Interfaz Contable, el cual se debe registrar el número del CDP y las cuentas por pagar y enviar nuevamente los nuevos archivos planos al Contabilidad. Presupuesto Contabilidad 13. Orden de pago de 13.1 Proyectar memorando orden de pago de 13.2 13.3 Vo.Bo. y firma memorando ordena pago de Envió de memorando firmado ordena pago de a Tesorería grupo de de Personal Secretario General Correo Correo Correo de archivos planos documento monto del CDP cuentas y y 14. Generación de magnético ACH 14.1 Correr el proceso para la generación del Proceso magnético de pago de 15 Aportes voluntarios 15.1 Correr proceso de liquidación de aportes voluntarios. Proceso cargo y 15.2 Imprimir reportes de aportes voluntarios. AFC: quincenalmente APV: mensualmente 15.3 Diligenciar las panillas para pago de aportes voluntarios 16 8 Reportes para pago de. Formato cargo y

Número de página 11 de 14 16.1 Entregar la con sus respectivos soportes a contabilidad y tesorería para su pago Así: Tesorería: En formato PDF: nomina completa organizada por apellidos, resumen de, magnético ACH; en formato Excel: Reportes de libranzas quincenalmente, y demás descuentos a terceros diferentes de libranzas y Fess se reportan mensualmente. 8 Contabilidad: En formato PDF: nomina completa organizada por apellidos, resumen de, incapacidades, reportes de libranzas quincenalmente, y demás descuentos a terceros diferentes de libranzas y Fess mensualmente; Aportes Voluntarios con sus respectivos formatos diligenciados para pago, de acuerdo al ítem 15.2 y en formato Excel: los descuentos por crédito de vivienda. 17.0 FESS 17.1 Entregar al FESS el archivo Magnético de descuentos FESS, en formato PDF: completa organizada por apellidos y descuentos FESS por conceptos. Archivos Correo Archivo magnético Archivo PDF 18. Proceso de seguridad social y parafiscales y Este proceso se realiza una vez procesada la segunda quincena de cada mes y se deben pasar dentro del cronograma de pago de esa quincena. 18.1 Recibir de traslados referentes a la seguridad social. Formatos fechas y fondos 18.2 Actualizar en el sistema las de seguridad social Registro sistema 18.3 Correr proceso de liquidación de seguridad social en Software de Liquidación de 18.4 archivo plano Sistema Archivo cargo del funcionario 18.5 Cargar archivo plano a Operador PILA Archivo

Número de página 12 de 14 18.6 Comunicar el cargue información hecho 9 en Operador PILA a Contabilidad, Presupuesto y Tesorería adjuntando los soportes correspondientes 18.9 9 Genera pago de seguridad social Tesorero Planilla pagada 19. Cesantías y Este proceso se realiza una vez procesada la segunda quincena de cada mes y se deben pasar dentro del cronograma de pago de esa quincena. 19.1 Liquida en el SOFTWARE DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA las cesantías del mes correspondiente. 19.2 Verifica que los IBC de los funcionarios correspondan a la liquidación Proceso Software de Liquidación de Software de Liquidación de fechas, y 19.3 Genera archivo Archivo 19.4 Proyecta memorando al Grupo de Presupuesto informando cuantía de aporte de doceava de Cesantías al FNA. 19.5 19.6 Vo.Bo. y firma de memorando aporte doceava de cesantías. Envía memorando pago de cesantías. a presupuesto para Grupo de de Personal y Secretario General 19.7 Genera pago de cesantías al FNA Tesorero Transferencia 19.8 Reporta a el pago de cesantías FNA Tesorero 19.9 Carga archivo en la página WEB del FNA Archivo 19.1 0 Verifica inconsistencia de cargue de archivo Archivo

Número de página 13 de 14 19.1 1 1 Realiza correcciones 0 0 19.1 0 2 1 Verifica archivo cargado correctamente 0 Archivo Archivo 20 Retención en la fuente. 20.1 El proceso de recalculo de la retención en la fuente se realiza semestralmente a 30 de mayo y a 30 de noviembre de cada año. Correr el proceso de recalculo en el sistema de nomina 20.2 Enviar al grupo de tesorería el archivo con el recalculo realizado para su validación. 20.3 Realizar las correcciones necesarias a que haya lugar fechas, y 20.4 Enviar nuevamente el archivo definitivo. 20.5 Enviar mensual mente los ingresos y deducciones de cada quincena a tesorería para verificación de la retención en la fuente. 20.6 Verifica el cálculo de retención en la fuente realizado por el sistema tesorería tesorería fechas, y 20.7 Envía correcciones u observaciones si es el caso a tesorería tesorería 20.8 Realiza correcciones en el sistema 20.9 Liquida con correcciones de retención en la fuente. 20.1 0 Envía reporte final a tesorería fechas, y 20.1 1 Aprueba reporte final tesorería tesorería fechas, y

Número de página 14 de 14 4. CONTROL DE CAMBIOS. Versión Vigencia Desde Vigencia Hasta Identificación de los Responsable cambios 001 Junio 15 de 2013 Marzo 01 de 2014 Creación del documento de Personal Marzo 01 de 2014 Mayo 19 de 2014 Se modifica el de 002 procedimiento en aras de Personal ajustar el tema relacionado con el trámite y cobro de las incapacidades de los funcionarios. 003 Mayo 19 de 2014 Se modifica el procedimiento en aras de ajustar el tema relacionado con el trámite y cobro de las incapacidades de los funcionarios. de Personal Elaboro : Profesional Talento Humano Reviso: Profesional Talento Humano Aprobó: Talento Humano Fecha : Mayo 12 de 2014 Fecha : Mayo 12 de 2014 Fecha Mayo 19 de 2014