ALCALDIA DE MUNICIPAL Plan de Acción TESORERIA MUNICIPAL Albania Próspera Solidaria Alcalde Municipal Harold Alexander Chávez Ardila Albania, 2012
I. Presentación El presente documento es una guía de orientación para cada dependencia conozca la forma en como están organizados los diferentes procesos, instrumentos recursos disponibles de la Administración Pública Municipal, teniendo en cuenta las políticas estrategias establecidas para el Plan de Desarrollo 2012-2015 Albania Próspera Solidaria El documento se organiza en cinco secciones. Las tres primeras secciones ubican al lector en el contexto teórico de los Planes de Acción, dando unas orientaciones sobre la forma en cómo se estructura se coordina el mismo su aporte como instrumento de planificación a l gestión pública. En la sección cuatro, plantea cada una de las operaciones, actividades metas propuestas por cada dependencia de la Alcaldía Municipal de Albania, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos por el señor Alcalde, Admr. Harold Alexander Chávez Ardila en su programa de gobierno lo contemplado en el Plan de Desarrollo 2012-2015. La sección cuatro se divide en sub-divisiones que representan cada una de las consideraciones del planificador (cada Secretario o Jefe de Oficina), las rutas identificadas para la realización de sus actividades, una vez analizados los problemas limitantes de cada dependencia. Finalmente, en la sección cinco se establece la metodología de seguimiento evaluación a cada uno de los planes de acción sectoriales, la periodicidad de la evaluación el objetivo último de esta, la cual se materializa en la consolidación de las metas logros alcanzados por parte de la administración en los diferentes sectores socio económicos, para facilitar el proceso de rendición de cuentas que se debe realizar semestral /o anualmente.
II. Contribución del Plan de Acción (PA) al Proceso de Gestión Pública. La gestión pública se considera como la articulación estratégica de las acciones, mediante las cuales las entidades tienden al logro de de sus fines, objetivos metas, de acuerdo con las prioridades fijadas en los planes de desarrollo, con el propósito de garantizar la maor coordinación entre las decisiones derivadas de la planeación las acciones reflejadas en los diferentes instrumentos de planificación, como el POAI el presupuesto. Toda vez que en Colombia se adoptó el esquema des centralista en los años 80, fortalecido con la Carta Constitucional de 1991, se le otorgaron competencias a los Municipios para definir los objetivos, planes, políticas estrategias de desarrollo económico social para el territorio de su jurisdicción. Es por tanto el municipio, como entidad base de la división territorial administrativa de la organización política del Estado, el escenario propicio, para el cumplimiento de los fines deberes esenciales del Estado, al cual le corresponde por mandato constitucional la prestación eficiente de los servicios para satisfacer las necesidades básicas de su población lograr un desarrollo permanente sostenible a escala local. Por lo anterior, la administración local en cabeza del alcalde debe concebir a la entidad territorial como una empresa, cuo objeto debe ser maximizar o alcanzar los maores niveles de bienes servicios sociales para mejorar la calidad de vida de la población. En tal sentido, el alcalde se debe desempeñar como un gerente asumiendo sus funciones como planificador, organizador, líder controlador de la organización que dirige. Con el fin de alcanzar los objetivos de la organización el municipio- debe tomar decisiones, con base en los objetivos, estrategias políticas priorizadas en el proceso de planeación. Es de esta manera, cómo cada Secretario o Jefe de Oficina, se hace responsable, a su vez, de una fracción del total de responsabilidades que competen a la Administración Pública, plasmando el quehacer de sus actividades en el Plan de Acción. El Plan de Acción permite que cada dependencia de la Administración, de acuerdo con el presupuesto asignado, defina las estrategias que va a adelantar para ejecutarlo garantizar el cumplimiento del Plan Operativo Anual de Inversiones, con él, el del Plan de Desarrollo. Durante la formulación del PA, es el momento en el cual se hacen visibles las acciones de articulación entre las diferentes dependencias, a que existen proectos en los cuales deben participar varias de ellas, por tanto, es necesaria la coordinación.
III. Que es para que sirve el PA? La Le 152 de 1994, por medio de la cual se establece la Le Orgánica del Plan de Desarrollo, en su Artículo 41-Planes de acción en las entidades territoriales, explica que Con base en los planes generales departamentales o municipales aprobados por el correspondiente Concejo o Asamblea, cada secretaría departamento administrativo preparará, con la coordinación de la oficina de planeación, su correspondiente plan de acción lo someterá a la aprobación del respectivo Consejo de Gobierno departamental, distrital o municipal. En el caso de los sectores financiados con transferencias nacionales, especialmente educación salud, estos planes deberán ajustarse a las normas legales establecidas para dichas transferencias Es por tanto el Plan de acción, un instrumento de planificación, a través del cual cada dependencia de la Administración organiza ordena los proectos a realizar, Ajustándolo a las Metas, Subprogramas, Programas, Sectores Ejes Estratégicos, del Plan de Desarrollo. El Plan sirve para que cada dependencia, oriente sus procesos, instrumentos recursos disponibles hacia el logro de sus objetivos de esta manera se distribuan los compromisos de cada dependencia de acuerdo a su competencia, estableciendo la corresponsabilidad coordinación en el caso de los proectos que así lo requiera. IV. cual es el contenido del PA? En consideración al Artículo I de la Constitución Política de Colombia, en donde se le otorga autonomía a las entidades territoriales, no existe un contenido específico u obligatorio para los planes de acción. Cada municipio realiza su plan de acción conforme a los requerimientos necesidades de información para realizar la programación, ejecución, seguimiento evaluación al Plan de Desarrollo.
V. Generalidades Tesorería Municipal - Plan de Acción 2012 La Tesorería Municipal está conformada por las Áreas de Tesorería, Presupuesto Recaudos Municipales. Misión La Tesorería de la Alcaldía de Albania, administra los recursos económicos que se obtienen de las diferentes fuentes de financiación del municipio, bajo principios de honestidad, responsabilidad compromiso con la comunidad Albanes, desarrollando una eficiente eficaz gestión en el recaudo distribución de los recursos hacia los diferentes planes, programas proectos establecidos en el Plan de Desarrollo Municipal, con el firme propósito de generar un maor desarrollo social mejorar la calidad de vida de la población del Municipio de Florencia. Objetivos Fundamentales Garantizar los recursos económicos necesarios para financiar los planes programas establecidos en el Plan de Desarrollo, orientados al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad; Recaudar los impuestos contribuciones asignadas por la Le; controlar la evasión, elusión omisión tributaria; pagar las obligaciones financieras del municipio; suministrar información presupuestal contable en forma oportuna, verás confiable a los diferentes entes de control, la comunidad en general que apoe la toma de decisiones de tipo administrativo financiero. Específicos Establecer políticas tendientes a fortalecer las finanzas municipales en el campo presupuestal, contable, de impuestos tesorería. Diseñar estrategias que contribuan a la optimización de los recursos financieros del municipio. Direccionar la formulación ejecución de los instrumentos de programación financiera, que garanticen el cumplimiento de la misión institucional. Diseñar iniciativas legales tributarias para recaudar los impuestos contribuciones asignadas por la Le, que permitan alcanzar un crecimiento económico sostenible para el municipio, en concordancia con los objetivos contemplados en el plan de desarrollo. Implementar las acciones pertinentes de cultura tributaria. Recaudar las rentas, impuestos, participaciones demás ingresos del orden municipal nacional.
Adelantar los procesos de jurisdicción coactiva. Aplicar las disposiciones tributarias fiscales a los contribuentes cumplidos evasores de las rentas municipales. Realizar análisis permanentes periódicos del comportamiento de los recaudos. Proponer políticas generar estrategias para un efectivo recaudo de los impuestos municipales, con una adecuada planeación tributaria. Coordinar con los organismos pertinentes las acciones estrategias orientadas a contrarrestar la elusión, omisión evasión de los impuestos municipales. Asegurar en cumplimiento de las normas que regulan los impuestos municipales, teniendo en cuenta el estatuto de rentas municipal. Dictar las liquidaciones oficiales de fiscalización, liquidación demás actos administrativos en la determinación de las obligaciones tributarias; así como la ampliación liquidación de las sanciones de conformidad con el procedimiento señalado en el estatuto tributario, municipal demás normas complementarias. Llevar el registro actualizado de los contribuentes. Elaborar el proecto de presupuesto municipal. Ejecutar controlar el presupuesto de la administración municipal. Analizar las solicitudes de modificación del presupuesto; preparar presentar los proectos de traslados adiciones presupuestales. Elaborar, ejecutar controlar el P.A.C. Participar en la elaboración del plan financiero del Municipio proponer los ajustes requeridos, de acuerdo al comportamiento del presupuesto. Evaluar periódicamente la ejecución de plan financiero presentar los informes recomendaciones pertinentes. Dar cumplimiento a los principios normas de la contabilidad pública. Elaborar oportunamente los estados financieros rendiciones de cuentas propios de la administración municipal remitirlos a los entes de control en los términos previstos, según las disposiciones legales. Llevar el registro control de la deuda pública del municipio verificar el pago oportuno de estas obligaciones. Cumplir oportunamente con las obligaciones del Municipio. Estudiar analizar las necesidades de financiamiento el acceso al crédito público cuando se considere necesario para la administración municipal. Implantar sistemas de información que garanticen agilidad confiabilidad en los procesos financieros. Funciones La Tesorería Municipal tiene por objeto asesorar al Alcalde al Consejo de gobierno, en la formulación de la política financiera del Municipio, ejecutarlo administrando los recursos financieros de la Administración Central del Municipio, mediante la aplicación de los mecanismos legales
previstos, además asesorar la dirección vigilar la ejecución de esas políticas por parte de los Institutos descentralizados municipales adscritos. El Comité de Técnico está integrado por el Alcalde quien lo presidirá, los Secretarios de Planeación Gobierno, Jefe de Presupuesto el Tesorero, sus funciones son aprobar, modificar evaluar el plan financiero del Municipio. La Oficina de Contabilidad es la encargada de producir la información financiera oportuna, confiable ajustada a la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, así como consolidar la contabilidad general de la Administración Central, los organismos de control e instituciones educativas del Municipio. La Área de Recaudos dirige administra la gestión tributaria, controlando los procesos de recaudo, determinación. Liquidación cobro de los impuestos del Municipio. La Oficina de Tesorería recauda los ingresos corrientes, transferencias recursos de capital establecidos en el presupuesto del Municipio, para ser administrados e invertidos con el fin de atender el pago de las obligaciones del Ente Territorial. La Área de Presupuesto debe coordinar la elaboración del anteproecto del presupuesto municipal de acuerdo con los procedimientos legales establecidos con las instrucciones del Secretario de Hacienda, estudiar las solicitudes sobre créditos adiciones traslados presupuestales así como racionalidad en el gasto para tener unas finanzas públicas sanas.
ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR Recepción revisión de documentos para trámites de órdenes de pago. Remisión de órdenes para la firma de los ordenadores del gasto. PLAN DE ACCION "TESORERIA MUNICIPAL" Documentos tramitados/ Documentos Requeridos INTERPRETACION - INDICADOR Mide la Eficacia Efectividad en la expedición de dicho documento RECURSOS METAS TIEMPO. Registrar en el sistema la información correspondiente a las ordenes de pago expedición del documento elaborar conciliaciones bancarias presentar saldos depurados elaborar declaraciones de retención en la fuente e IVA Apoar las actividades concernientes a la Tesorería, para la rendición de cuentas a la Contraloría General de la República del Dpto. Garantizar el pago oportuno de los compromisos adquiridos por el municipio (proveedores, Contratista, etc.) ordenes de pago expedidas / ordenes de pago solicitadas conciliaciones bancarias efectuadas mensualmente declaraciones presentadas oportunamente Actividades e información suministrada / actividades e información requerida ordenes de pago canceladas en el mes/ordenes de pago recibidas de la oficina de Ppo, en el mes Mide la Eficacia Efectividad en la expedición de dicho documento mide la eficacia que actúa la tesorería para elaborar oportunamente las conciliaciones bancarias mide la eficacia con tesorería para presentar oportunamente las declaraciones tributarias Mide la eficacia efectividad en el suministro de información para la rendición de cuentas. Mide la eficacia con Tesorería para efectuar los diferentes pagos la efectividad en la satisfacción de las necesidades de pago oportuno por parte de la ciudadanía... Presentación por medio electrónico de las declaraciones tributarias a la DIAN...
Apertura cuentas bancarias para el manejo de recursos del Municipio solicitadas según la necesidad. Orientar a funcionarios particulares sobre procedimientos de pago, trámites demás actividades propias de la Tesorería. Elaboración de informes requeridos por las contralorías de la Nación del Dpto. Ministerio de Hacienda Dirección Nacional de Planeación, entre otros Cuentas bancarias aperturadas / cuentas bancarias solicitadas Consultas atendidas resueltas / consultas requerida informes elaborados presentados / informes Mide la eficacia con Tesorería para aperturar las cuentas bancarias solicitadas. Mide la eficacia efectividad del apoo brindado a los requerimientos de los funcionarios ciudadanía en general. Mide la eficacia efectividad en la elaboración presentación oportuna de los informes requeridos..... bi/trimestrales
PLAN DE ACCION "TESORERIA MUNICIPAL" Tesorería Municipal - Plan de Acción 2012 ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR INTERPRETACION - INDICADOR RECURSOS METAS TIEMPO Hacer seguimiento efectivo de las rentas Municipales. Y establecer mecanismos correctivos preventivos. Documentos que plasmen los mecanismo establecidos Mide la eficacia efectividad en el establecimiento de mecanismos para incrementar los niveles de recaudos de los ingresos. os, en periodos Organización control del archivo físico Carpetas del Archivo mide la eficacia con tesorería para archivar organizar os, en periodos Tramites de paz salvo Certificados entre otros Adm Expedición de Certificación/ Certificados archivados Mide la eficacia con tesorería para entregar oportunamente el trámite requerido. Humanos os en periodos Actualización de Bancos en la consulta diaria de los saldos movimientos bancarios en portal empresarial. Pago de Nomina de los empleados liquidación de planilla integrada Pago de honorarios nomina de secretaria liquidación de planilla integrada del honorable Concejo Municipal Reportes estado de las cuentas Liquidación/c omprobantes de egreso Liquidación/c omprobantes de egreso mide la eficacia con que actúa para entregar los reportes cuando se requiera mide la eficacia en el pago dentro de los términos fijados mide la eficacia en el pago dentro de los términos fijados os. os. os. diariamente en periodos en periodos
Pago de Estampillas Sobretasa ambiental Liquidación/c omprobantes de egreso mide la eficacia en el pago dentro de los términos fijados os. en periodos /Tri mestral Realizar las Transferencia s bancarias de los Recursos del SGP Reporte de las Transferencias Portal Empresarial mide la eficacia que actúa la tesorería para brindar información de saldo de las cuentas os. en periodos
PLAN DE ACCION "RECAUDOS" ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR INTERPRETACION - INDICADOR RECURSOS METAS TIEMPO Titulación Predios de No de predios Titulado Mide la eficacia con tesorería para la titulación de predios. La medición se puede realizar en un periodo de 1 año Liquidación registro en el sistema la información correspondiente a ingresos provenientes por los diferentes conceptos. Elaboración de Informe de ingresos, reportes de abono al Impuesto predial libro diario de caja. Técnico Adm Técnico Adm Recibos de Caja/ Libro diario de caja. Reportes magnéticos/siigo Mide la eficacia con tesorería para el recaudo en los diferentes conceptos. mide la eficacia que actúa la tesorería para elaborar oportunamente los informes, reportes libro La medición se puede realizar en periodos La medición se puede realizar en periodos Recuperación de la cartera morosa del impuesto Predial e ICA Técnico Adm Cobros persuasivos/cobro Coactivos mide la eficacia que actúa la tesorería para recuperar cartera La medición se puede realizar en periodos semestrales Visitas para Actualización e inscripción de establecimientos Comerciales Delación de ICA Técnico Adm No de establecimientos Inscritos/No de predios Actualizados mide la eficacia que actúa la tesorería para actualizar la bases de datos de los contribuentes La medición se puede realizar en periodos semestrales Organización del archivo de la área de recaudo Técnico Carpetas del Archivo mide la eficacia con tesorería para archivar organizar La medición se puede realizar en periodos
PLAN DE ACCION "PRESUPUESTO" ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR INTERPRETACION - INDICADOR RECURSOS METAS TIEMPO Colaborar con Elaboración del Plan Anual mensualidad de caja de sus ajustes. Elaboración Decreto Liquidación Presupuesto. del de del La oportunidad con que se presente el documento Plan Anual Mensualidad de caja. Decreto de liquidación del Presupuesto. Mide la eficacia con Oficina de Presupuesto para elaborar hacer los correspondientes ajustes al Plan Anual mensualidad de Caja. Mide la eficacia con l tesorería en expedición del Decreto de Liquida dación firmado para iniciar la vigencia siguiente. anual anual Organización del archivo de la área de presupuesto Carpetas del Archivo mide la eficacia con tesorería para archivar organizar La medición se puede realizar en periodos Constituir elaborar el informe de Reservas de Apropiación Presupuestal al cierre de cada vigencia Informe de Reservas Presupuestales Mide la eficacia con l tesorería en la elaboración del informe anual Recepción de solicitudes elaboración de Disponibilidades, Registros, Obligaciones Giros Presupuestales. Disponibilidades, Registros, Obligaciones Giros expedidos / Disponibilidades, Registros, Obligaciones Giros solicitados Mide la eficacia efectividad en la expedición de dichos documentos. mensual Elaboración de actos Administrativos que modifican el Presupuesto de la vigencia. Modificaciones efectuadas / modificaciones solicitadas Mide la eficacia efectividad en la expedición de dichos documentos. mensual
Realizar seguimiento control al informe de Ejecuciones presupuestales de los recursos de Municipio Ejecuciones de ingresos gastos expedidas/ejecuciones de ingresos gastos solicitadas Mide la eficacia efectividad en la expedición de dichos documentos. mensual
V. Evaluación Seguimiento al Plan de Acción Municipal Tesorería Municipal - Plan de Acción 2012 El objeto de la evaluación seguimiento al PA es el de direccionar las acciones de la Administración Pública facilitar el proceso de toma de decisiones para el cumplimiento de las metas propuestas en el Plan de Desarrollo. A través de esta se verifica el estado de ejecución del PDM en términos de cumplimiento de metas de producto, resultados el balance análisis de los recursos utilizados, para facilitar, entre otros, procesos de rendición de cuentas a la comunidad. Una vez aprobado el Plan de Acción, se realizará seguimiento a las metas establecidas en este, las cuales regirán la gestión de cada dependencia de sus funcionarios. La evaluación se realizará trimestralmente de la siguiente manera, el primer corte se realizará a marzo 31 del año en curso, el segundo corte a junio 30, el tercer corte a 30 de septiembre el último corte a 31 de diciembre. Las fechas se les informarán a cada dependencia mediante comunicación interna o circular. Cada dependencia, sin excepción, deberá asignar un funcionario que reporte la información solicitada por parte de la Secretaría de Planeación la Oficina de Control Interno debe estar presto a atender cualquier inquietud que se presente. BALQUIS YOLIMA NARANJO VASQUEZ Municipal FRANCISCO JAVIER OSSO Técnico Administrativo