NOVEDADES Y MEJORAS Continuando con nuestra política de mejora, innovación y desarrollo, le presentamos la nueva versión 9.00 de datahotel que se enriquece con nuevas funcionalidades que aportan soluciones adaptadas a las necesidades cada vez más específicas y personalizadas de la empresa. Se detallarán a continuación todas las novedades y mejoras realizadas en cada uno de los apartados del programa. datahotel versión 9.00 TRABAJAR CON I.V.A INCLUIDO A partir de ahora podrá trabajar con precios en I.V.A Incluido o como hasta ahora, en Base Imponible; esto quiere decir que será posible introducir los precios de habitaciones, servicios, cargos, etc con el impuesto incluido si la operativa de su empresa lo requiere. El cambio de trabajar de Base imponible a I.V.A Incluido, requiere importantes cambios internos en los datos de su empresa y en su forma de trabajar por lo que aconsejamos encarecidamente que, antes de proceder, lea atentamente la operativa del cambio y las implicaciones y factores a tener en cuenta.
Novedades datahotel versión 9.00 2 Dónde se activa? En el menú Archivo, opción Configuración tenemos una nueva opción que dependiendo de si está activada o no, el sistema de facturación será en Base Imponible o con I.V.A Incluido Configuración La opción desmarcada implica trabajar como hasta ahora, es decir, con todos los precios en Base Imponible. Si se activa, estaremos indicando que el trabajo a partir de ese momento será con los precios en I.V.A Incluido.
Novedades datahotel versión 9.00 3 Qué ocurre si la activo? Al cambiar de sistema de facturación, deberá cambiar todos los precios de habitaciones, artículos, consumos de recepciones no facturadas, reservas, etc Tenga en cuenta que a partir de la activación se considerará que todos los precios llevan el impuesto incluido. Si tenemos la siguiente recepción por ejemplo, observamos que los precios están en base imponible y que el I.V.A y Total están calculados a partir de la BASE IMPONIBLE De igual forma para la siguiente reserva Reserva Si activamos el modo de facturación por I.V.A Incluido y consultamos los consumos de la recepción y la reserva anteriores, observaremos lo siguiente:
Novedades datahotel versión 9.00 4 Introducción de Consumos Reserva Los precios de los consumos y cargos no ha variado pero lo que antes era Base Imponible ahora ha pasado a ser Total con I.V.A por lo que si no modificamos los precios, los importes no serían correctos. Si no deseamos hacer esto manualmente, podemos realizar un Recalculo de Precios desde la Configuración.
Novedades datahotel versión 9.00 5 Este proceso realizará los siguientes cambios: Recalculo de Tarifas Recalculo de Precio de artículos Recalculo Consumos actuales Recalculo Reservas Modificará en los artículos la opción de dejándola activada para todos ellos. Para el cálculo de los importes se tendrá en cuenta el % de I.V.A asociado a las habitaciones y a los artículos. Las facturas realizadas antes del proceso de recalculo no sufrirán cambios. La aplicación controla si la factura se ha realizado mediante el sistema de facturación en Base Imponible o I.V.A Incluido. No hay problema si se realiza el proceso de recalculo varias veces ya que el sistema controla lo que hay que modificar o no Veamos el cambio que se produce después de haber realizado el recalculo. Facturación en Base imponible : antes de Recalcular Precios Facturación en I.V.A Incluido : después de Recalcular Precios Tarifas
Novedades datahotel versión 9.00 6 Artículos Paquetes de Ventas
Novedades datahotel versión 9.00 7 Consumos Reservas
Novedades datahotel versión 9.00 8 Una vez activado el cambio de facturación, podremos verificar que trabajamos en el nuevo sistema observando la parte inferior derecha de la pantalla del planning Todas las facturas llevarán indicado el sistema de facturación por el que han sido generadas. Desde la opción Ver Facturas, del menú Recepción, podremos consultar si han sido generadas en Base Imponible o con I.V.A Incluido (apartado Información de Estado) Sistema: Base Imponible Sistema: I.V.A Incluido
Novedades datahotel versión 9.00 9 Incluido o no. Dentro del Editor de Formatos se ha añadido un nuevo campo que indicará si la factura es el I.V.A Editor de Formatos
Novedades datahotel versión 9.00 10 Qué ocurre con los Informes? Debemos ser conscientes que en el momento de realizar el cambio de sistema, habrá datos generados con los precios en Base Imponible y otros en I.V.A Incluido por ello, habrá informes que tendremos que consultar separadamente. En todos ellos se ha creado un nuevo filtro para seleccionar los documentos creados desde cualquiera de los dos sistemas. Diario de Facturación por Pies Documentos generados con sistema I.V.A Incluido Documentos generados en ambos sistemas Documentos generados con sistema Base Imponible Los informes que consulten cabeceras (diarios de facturación o producción por pies), se podrán consultar separadamente o mezclados. Diario Facturación por Pies
Novedades datahotel versión 9.00 11 En el caso de los informes por líneas se deberán consultar de forma separada Diario Facturación por Líneas - I.V.A Incluido Diario Facturación por Líneas Base Imponible Los informes Comparativos o los informes de ADR deberían consultarse con periodos de igual sistema de facturación para evitar inconsistencia en los datos.
Novedades datahotel versión 9.00 12 Consideraciones Generales El cambio de sistema implica modificación de los datos de nuestra empresa así como el cambio de sistema de facturación, por ello es una modificación decisiva y se deberán tener en cuenta todas las particularidades que esto implica. Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar el cambio y el Recalculo de Precios. Se aconseja realizar el cambio en periodos completos, trimestres completos de liquidación de I.V.A o mes completo, es decir, no realizar el cambio a mitad de un periodo por ejemplo. Esto facilitara la consulta de datos y la posterior comprobación de los mismos. Compruebe todos los precios calculados en el Recalculo por si tiene que realizar algún redondeo manualmente (precios con decimales por ejemplo) Una vez realizado el cambio tenga en cuenta los periodos a la hora de obtener informes: Informes por Líneas, Comparativos y ADR : consulta separada Informes por Cabeceras: consulta separada o conjunta Al crear una empresa nueva, la opción de I.V.A Incluido estará activa por defecto.
Novedades datahotel versión 9.00 13 PLANNING GRAFICO Para pantallas que dispongan de una resolución mayor a 1024 se mostrarán en la parte izquierda las columnas Número Habitación, Tipo Habitación y Descripción. Planning Gráfico Posicionando el puntero del ratón en cualquier casilla del planning, se mostrará una ventana informativa (tooltip) informando de la fecha y número de habitación.
Novedades datahotel versión 9.00 14 Configuración Planning Configuración Planning Mediante la nueva opción Fondo Planning podremos personalizar el color de fondo
Novedades datahotel versión 9.00 15 Zoom Se han ampliado más niveles intermedios de Zoom Hoy
Novedades datahotel versión 9.00 16 El botón procesará únicamente la pestaña que esté activa, es decir, si estamos en solamente imprimirá los datos de Ocupación. Además, la que permite fijar la ventana de HOY por defecto aparecerá activada, de esta forma aunque se haga clic en otra zona de la pantalla no desaparecerá. ARTICULOS A la hora de imprimir facturas, podremos agrupar los artículos a nivel de Paquete y a nivel de Habitación (aunque el artículo no pertenezca a la sección de Habitaciones). Por ejemplo, tenemos dos artículos : Servicio de Parking y Excursión Agrupación por Paquete Agrupación por Paquete siguiente: Los artículos PARK y EXC tienen agrupación a nivel de Paquete y forman parte del Paquete de Ventas
Novedades datahotel versión 9.00 17 Paquete de Ventas Si en una recepción introducimos en los consumos el paquete de ventas anterior, cuando imprimamos la factura correspondiente, los cargos por parking y excursión no se imprimirán detallados sino que aparecerán agrupados con la descripción del paquete de ventas. Impresión de factura Otro ejemplo sería la agrupación a nivel de Habitación. Supongamos que tenemos creado el artículo VARIOS de la siguiente forma Habitación. Observaremos que la sección a la que pertenece es VARIOS pero sin embargo la agrupación es a nivel de Si tenemos los siguientes consumos para una habitación
Novedades datahotel versión 9.00 18 Introducción de consumos Cuando imprimamos la factura nos agrupará los dos cargos VARIOS junto con el cargo por HABITACION 24/07/2014. Impresión de Factura El día 23/07/2014 muestra la suma del cargo por habitación + el cargo VARIOS y lo mismo para el día
Novedades datahotel versión 9.00 19 PAX Y CAMAS SUPLETORIAS Para mayor información se han añadido los datos de Pax y Camas supletorias en las siguientes opciones: Reservas: Estado de Reservas Reservas: Entrada Prevista por Habitaciones Reservas: Entrada Prevista por Tipos Habitaciones: Control Gobernanta (Pantalla e Impresión) Ocupación Actual Recepción: Introducir Consumo
Novedades datahotel versión 9.00 20 Recepción: Facturar Habitación Botón Hoy: Ocupación del día, Salidas, Entradas Previstas, Ocupación Prevista (Pantalla e Impresión) Planning Gráfico
Novedades datahotel versión 9.00 21 CONTROL GOBERNANTA Además de informar de los cambios de sabanas y toallas para las ocupaciones, se mostrarán las habitaciones cuya entrada se produce en el día de hoy (día de la consulta), es decir, todas las reservas cuya fecha de entrada sea HOY. Control Gobernanta Esto puede resultar de gran utilidad para montar camas supletorias por ejemplo o para mostrar anotaciones u observaciones introducidas en la reserva ya que, tanto para las reservas como para las recepciones, en el caso de que se hayan introducido Observaciones se mostrarán en el informe.
Novedades datahotel versión 9.00 22 Las observaciones también se podrán visualizar en el apartado RACK del botón HOY. HOY
Novedades datahotel versión 9.00 23 FACTURACIÓN Habitaciones facturadas Ya es posible mover las habitaciones facturadas, estén total o parcialmente facturados sus consumos. Introducción de Consumos Mover Habitación
Novedades datahotel versión 9.00 24 Si visualizamos la factura asociada a la habitación, veremos que también se ha modificado el número de habitación pasando a ser el de la Habitación Destino. Ver Facturas Serie (BOR) de facturación Al igual que el resto de las series de facturación que creemos, la serie especial (BOR) utilizada para la facturación de borradores, puede ser modificada y podremos asignar un modelo de impresión por defecto.
Novedades datahotel versión 9.00 25 Modificación de Series Si asociamos un modelo en concreto, cuando realicemos una factura por la serie (BOR), a la hora de imprimir se propondrá por defecto dicho modelo. Impresión Factura Editor formatos Factura Cliente Como ejemplo, en la imagen podemos observar que mediante el Editor de Formatos se ha diseñado un formato tipo albarán para imprimir los borradores de facturación
Novedades datahotel versión 9.00 26 RECEPCIÓN Y RESERVAS Datos Cliente Al crear la recepción desde una reserva donde se han introducido todos los datos del cliente / empresa / agencia, se trasladan todos los datos introducidos a la ficha en el momento de crearlo. Datos Cliente en Reserva
Novedades datahotel versión 9.00 27 Creación de la recepción Ficha Cliente Editor de Formatos En el diseño de los formatos de impresión para el Bienvenido Cliente y para Reservas, podemos añadir dos nuevos datos: Paquete de Ventas 1 y Paquete de Ventas 2.
Novedades datahotel versión 9.00 28 Editor de formatos En el ejemplo, hemos añadido al formato de impresión del Bienvenido, los dos campos que informan de los paquetes de venta 1 y 2 asociados a la recepción. Si imprimimos el Bienvenido de la recepción que muestra la siguiente imagen Nos quedaría algo similar a lo siguiente Recepción Impresión Bienvenido El formato de impresión Confirmación Reserva, también nos permitirá añadir estos dos nuevos campos, de esta forma, podremos dar mayor información al cliente acerca de la reserva realizada.
Novedades datahotel versión 9.00 29 Editor formatos Confirmación Reserva
Novedades datahotel versión 9.00 30 INFORME ADR Y REVPAR Para una información más completa, se detallará el ADR por tipos de habitación además del total por día. Reservas Informe ADR y RevPar ENLACE CONTABLE Cuando se trabaja en modo Facturación I.V.A Incluido, a la hora de realizar el puente contable se pueden producir descuadres ocasionales de céntimos en los asientos si se tienen diferentes cuentas de ingresos según Secciones o Artículos. Esto se produce al tener que calcular las bases imponibles a partir del I.V.A Incluido y tener que repartirlas entre las diferentes cuentas de ingresos. Para evitar que se produzcan estas diferencias, se ha añadido en la configuración del enlace dos cuentas para ajustes. Menú Archivo Parámetros Contables
Novedades datahotel versión 9.00 31 En los campos Cta. Cuadre Debe y Cta. Cuadre Haber introduciremos las cuentas que recogerán el descuadre de tal forma que, si a la hora de realizar el asiento contable se detecta que hay diferencias, éstas se anotaran en las cuentas indicadas. Ejemplo Cuadre Asiento Enlace Contable con A3ERP Software Para aquellos usuarios que dispongan del software A3ERP para gestionar su contabilidad, ya tienen la posibilidad de realizar el enlace contable desde datahotel.
Novedades datahotel versión 9.00 32 De manera totalmente automática, se generará el archivo con los asientos contables que posteriormente podrá ser importado de forma totalmente automática y transparente para el usuario en su contabilidad A3ERP. La configuración del enlace y su posterior importación se explican detalladamente en la Nota Técnica correspondiente al enlace datahotel A3ERP