CONSELLO DE CONTAS DE GALICIA Uso de herramientas para el análisis Del papel al reporting web Juan José García Martínez. María del Mar Cibreiro Cordero 15/05/2015
CONTENIDO Titulo: Uso de herramientas para el análisis: del papel al reporting web. Autores: María de Mar Cibreiro Cordero. Departamento de Informática Juan José García Martínez. Departamento de Corporaciones Locales. Institución: Consello de Contas de Galicia. Correos electrónicos: mcibreiro@ccontasgalicia.es jjgarcia@ccontasgalicia.es Autoasignación: Herramientas de análisis de datos 1
0. INTRODUCCIÓN El objeto de la comunicación es explicar de forma somera el proceso llevado a cabo en el Consello de Contas de Galicia, para pasar de una situación en la que elaboraba la cuenta general de las entidades locales en formato papel, al proceso actual de consulta en la web del extracto de la cuenta general rendida, y publicación de informes gráficos navegables de diferentes indicadores o de comparativas entre entidades, que se ofrecen para análisis. 1. SITUACIÓN DE PARTIDA Hasta el ejercicio 2007 se recibía la información contable de las entidades en formato papel (y posteriormente desde 2007) en formato electrónico (ficheros xml). La información recibida se carga en una aplicación elaborada a medida para este fin, generándose, tras un tediosos proceso de carga y comprobación, los estados contables Balance de Situación, Resultado Económico Patrimonial, Estado de Liquidación del presupuesto agregado a nivel de capítulo, Resultado Presupuestario y Remanente de Tesorería. Con esa información se genera un libro Informe general de las Entidades Locales de Galicia, maquetado en formato pdf, que es el que se aprueba y publica en la página web del Consello de Contas. Esta situación presentaba fundamentalmente las siguientes insuficiencias: - Control de Rendición: no se hace un control y catalogación de la rendición de cuentas. Además, una vez generada la Cuenta General de las entidades locales (informe que se genera en una fecha de corte), las cuentas rendidas con posterioridad no son objeto de ningún tratamiento. - Análisis económico: Sólo se tiene acceso a los estados mencionados anteriormente, y a la liquidación presupuestaria nivel de capítulo. No permite el análisis de los datos. - Informe: El único producto que se obtiene de todo el proceso anterior es una ficha resumen de la cuenta general rendida, que por agregación permite elaborar la Cuenta general de las entidades locales. Parta el usuario final, la información que se ofrece es escasa, y difícil de localizar en un tomo de más de 500 páginas. 2. GESTIÓN DEL CAMBIO Dada la situación descrita, el Consello de Contas aborda un proceso estratégico de cambio, que permita superar las deficiencias anteriores, proceso que consta de tres grandes líneas de actuación: 2
1. Gestión de la rendición de cuentas. 2. Análisis de la información económico financiera. 3. Reporting web. 2.1 GESTIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS. La primera decisión que se adopta es la firma del convenio de colaboración con el Tribunal de Cuentas y la adhesión a la plataforma de rendición telemática de cuentas. Al disponer de la cuenta general mediante un procedimiento telemático que garantiza la integridad de los ficheros se introducen los siguientes cambios: - Tras el correspondiente proceso de conciliación/depuración, se abandona el censo de entidades propio, para adoptar como censo único del Consello de Contas el censo de entidades de la plataforma. Toda la gestión censal se realiza en la plataforma. - Se implementa la funcionalidad de que la rendición a través de la plataforma genere una llamada a nuestro registro telemático, con lo cual se está en disposición de hacer un seguimiento de la rendición de cuentas a nivel entidad. Para ello se desarrolla una aplicación de diseño propio en la que se va anotando los hitos fundamentales del resultado de la revisión de la cuenta general en la plataforma, y que nos permiten obtener una estadística de la rendición, con la catalogación de la cuenta rendida en alguno de los estados siguientes en función de los defectos observados: o Cuenta General rendida, si no presenta defectos o sólo defectos de tramitación de la cuenta general. o Cuenta General rendida con defectos leves, si presenta defectos de coherencia en los estados contables. o Documentación recibida con defectos de tal naturaleza que impiden su consideración como cuenta rendida, estado que se reserva a aquellas cuentas que no vienen completas, que no has sido aprobadas o que no aportan la totalidad de las certificaciones bancarias. Esta estadística, mediante consultas SQL se ofrece con la periodicidad que se quiera (que varía entre periodicidad diaria en pleno proceso de rendición hasta periodicidad semanal o mensual cuando dicha actividad decae) en la página web del Consello de Contas. 3
2.2 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ECONÓMICO FINANCIERA. Se plantea la necesidad de avanzar en el ámbito del análisis de los datos contables recibidos, de una forma ágil y asequible, sin que el personal de auditoría deba poseer especiales conocimientos en el ámbito informático. Se adopta como solución una herramienta de business intelligence que permita importar la información de la cuenta general, consolidarla con otros datos y presentarla al auditor como estados contables por él conocidos, con los que pueda realizar los análisis que quiera. La herramienta elegida se caracteriza por: 4
- Herramienta de propósito general, es decir, no es un software a medida del área de Corporaciones locales. Se puede cargar cualquier tipo de información, una vez consolidado el origen de los datos. Funciona en entorno web. - Modelo de datos analítico, es una herramienta que permite no solo importar los datos de la base de datos de la plataforma, sino transformar ese modelo de datos de explotación (la estructura de tablas en las que se almacena la información rendida a través de la plataforma), en un modelo de datos analítico, basado en la estructura de la Cuenta General, legibles para el usuario sin necesidad de conocimiento informático. - Flexibilidad, pues permite realizar análisis a medida, sin necesidad de que estén previamente definidos. El usuario define en tiempo real cual es el análisis que quiere realizar. Los pasos dados por el Consello de Contas para implementar este proyecto fueron los siguientes: a) Consolidación de los orígenes de datos: Es necesario consolidar los datos de la plataforma de rendición desde la exportación que el tribunal de Cuentas ofrece en formato Oracle DB al formato SQL Server utilizado en el Consello de Contas. b) Creación de un modelo analítico. Con apoyo de la empresa proveedora de la herramienta, partiendo del modelo de datos de la plataforma de rendición de cuentas, se elabora un modelo de datos analítico basado en la estructura de la cuenta general de las entidades locales. c) Programación de carga y transformación. Una vez fijado el modelo, semanalmete se programan la carga y transformaciones necesarias en la herramienta de ETL. De esta manera se obtienen una tablas relacionales de entidades y de los distintos estados contables de la Cuenta General y de la Memoria, que permiten mediante la aplicación de filtros en las entidades y/o en los estados contable realizar el análisis que se quiera, con el máximo nivel de detalle. Por ejemplo: Para la creación de un análisis de la deuda viva por habitante, los pasos a dar son los siguientes: Se crea un nuevo crosstab. De la tabla de entidades, se arrastra el campo Comunidad Autónoma a la secciones de dimensiones del crosstab. 5
De la tabla Balance de Comprobación, se arrastra al crosstab el campo Saldo acreedor, filtrado por los números de cuenta representativos de los pasivos financieros a corto y largo plazo, y pivotando el crosstab por el campo ejercicio, para que muestre los valores separados por ejercicio económico. Se añade al crosstab el campo Habitantes de la tabla de entidades. Se crea una nueva medida resultado de dividir los pasivos financieros entre los habitantes y se editan los campos anteriores para que solo sea visible el de deuda viva por habitante 6
Finalmente, añadiendo como dimensiones los campos provincia y nombre, se obtiene el detalle a nivel provincial y a nivel de cada ayuntamiento en concreto. 7
Esta herramienta ya está totalmente consolidada y se utiliza para la gestión de censo y para la elaboración del informe de Cuenta General de las Entidades Locales de Galicia, así como para las tareas de fiscalización. 8
2.3 REPORTING WEB. Finalmente, dada la posibilidad de integración del BI con herramientas de reporting, se plantea el objetivo de publicar de informes web, que permitan al público en general de forma dinámica y mediante una navegación a través de selectores y filtros, la siguiente información: - Resumen de la situación económico financiera de cada entidad, a nivel individual o agregado con sus entes dependientes. - Resumen de las cuentas generales rendidas por la entidad, con una selección de los principales estados contables. - Informes navegables de indicadores y magnitudes, que permiten a nivel gráfico una comparativa a nivel nacional, autonómico y local. - Informes evolutivos de medidas, que permiten a nivel gráfico el análisis comparativo de entidades/medidas. Este es la parte del proyecto en la que estamos trabajando actualmente y que aún no está completa al 100%, por lo que os mostraremos la estructura general que tenemos pensada, así como alguno de los informes que ya están disponibles. Todos los datos a utilizar en estos informes son elaborados como crosstab en la herramienta BIRT Analytics 2.3.1 INFORMES QUE SE OFRECEN. En todos los informes figura una sección de filtros, mediante los cuales se puede seleccionar la entidad (o conjunto de entidades) de las que se quiere mostrar el informe. Los filtros disponibles son: - Ejercicio - Tipo de entidad - Comunidad Autónoma - Provincia - Entidad principal - Entidades dependientes La no selección de alguno de los filtros implicará que se mostraran agregados todos los valores afectados. Se ofrece un conjunto de informes clasificados en tres grandes categorías: 1. Informes Generales 2. Informes de indicadores 9
3. Informes comparativos/evolutivos 1. Informes generales 1.1. Resumen de las cuentas anuales. Informe en el que se muestra un resumen de los principales estados contenidos en la Cuenta General rendida por la entidad seleccionada: Liquidación de Ingresos a nivel capítulo, Liquidación de Gastos a nivel capítulo, Resultado Presupuestario, Remanente de Tesorería, Tesorería, Estado de Endeudamiento, Balance de Situación, Resultado Económico Patrimonial. Se presenta en una ventana independiente cada uno de los estados citados, siendo el filtro común para todos ellos. Es decir, una vez seleccionada la entidad, se mantiene el foco cuando se navegan los diferentes estados disponibles. Además, los capítulos se pueden desplegar a nivel artículo. 1.2 Resumen económico financiero. Consiste en el análisis de los principales indicadores económicos de la entidad local seleccionada e su comparativa con la media provincial, autonómica e nacional, así como su evolución en los últimos 4 ejercicios. Es un informe para descargar, no para visualizar en pantalla, y sustituye a la anterior Cuenta general de las Entidades Locales. 2. Informes de indicadores Son informes gráficos que permiten la comparación de una magnitud concreta en un conjunto de entidades locales, para un ejercicio dado. Se utilizan los selectores de entidad anteriores (salvo en el caso de los indicadores que se refieran a cuantías por habitante, en cuyo caso el tipo de entidad necesariamente tiene que ser un ayuntamiento o una Diputación), así como otro selector de las diferentes medidas afectadas en el informe de la magnitud seleccionada (por ejemplo, si se elige el informe de la deuda por habitante, este selector permite elegir la visualización del importe dela deuda, del número de habitantes, o del ratio deuda por habitante.) Se ofrecen los siguientes informes: a) INDICADORES DE MAGNITUDES PRESUPUESTARIAS: Deuda por habitante, carga financiera por habitante, Índice de ahorro bruto, Período mínimo de amortización de la deuda, Superávit/Déficit por habitante, b) INDICADORES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS: Gasto público por habitante, Gasto de personal por habitante (con posibilidad de seleccionar la visualización de un artículo concreto dentro del capítulo I), Gasto de los servicios públicos por habitante (con posibilidad de seleccionar un programa de gasto concreto dentro de los 13 que se ofrecen: Urbanismo, Saneamiento, recogida residuos,.) y Gastos en inversiones por habitante 10
c) INDICADORES DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS: Ingresos públicos por habitante, Ingresos fiscales por habitante, Principales ingresos corrientes (con posibilidad de seleccionar una figura de ingresos en concreto: IBI, IAE, IVTM,.) e Índice de dependencia de las subvenciones recibidas. Para este tipo de informes se opta por el siguiente diseño: - En su primer nivel, se muestra en un gráfico de barras horizontal a nivel agregado de Comunidad Autónoma el valor de la medida seleccionada, ordenadas de mayor a menor. - Haciendo clic en la barra de la Comunidad Autónoma, se despliegan un conjunto de barras representativas del valor de la medida a nivel de provincia, ordenadas de forma descendente. - Haciendo clic en la barra de la provincia, se despliega un conjunto de barras representativas del valor da medida a nivel de las entidades de la provincia, ordenadas de mayor a menor. 11
3 Informes evolutivos/comparativos Se trata de informes que permitan, bien el seguimiento por entidad/ejercicio de una medida concreta, bien la comparación de una medida concreta entre un conjunto de entidades, para un ejercicio dado. Se utilizan los ismos selectores que en los informes anteriores. Los informes que se ofrecen son los siguientes: 3.1 Informes evolutivos de medidas Son exactamente el mismo conjunto de informes de magnitudes anterior, si bien confeccionado de forma que permita la visualización de las medidas concretas a lo largo de los ejercicios. Los clasificamos en tres grandes categorías: evolutivos de magnitudes presupuestarias, del presupuesto de gastos y evolutivos del presupuesto de ingresos. Por ejemplo: 12
3.2 Informes comparativos de medidas Son exactamente el mismo conjunto de informes de magnitudes anterior, confeccionados de forma que se permita la visualización a lo largo del tiempo, de los valores de la medida seleccionada para el conjunto de entidades locales a comparar. 2.3.2 INTEGRACIÓN EN LA PÁGINA WEB DEL CONSELLO DE CONTAS. La integración de todos estos informes en la página web del Consello de Contas se realiza dividiendo los mismos en tres niveles: datos de rendición de Galicia, informes agregados (nacional) e informes a nivel de entidad. Datos de rendición de Galicia. Desde esta página se pueden consultar los datos de rendición de las entidades locales gallegas. 13
Inicialmente aparecen disponibles los links para consultar el histórico de rendición por ejercicio, así como el histórico por entidades. Seleccionado ejercicio y/o tipo de entidad, van apareciendo links que llevan a esa estadística filtrada Informes agregados Desde esta página, una vez que se selecciona como mínimo el ejercicio que se quiere visualizar, se despliegan los links de los indicadores e informes disponibles para la selección. Siguiendo el link, se ejecuta el indicador/informe 14
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Informes a nivel entidad Finalmente, desde esta página se puede seleccionar la entidad concreta (ya sea a nivel agregado o a nivel individual) que se desee consultar. A medida que se avanza en la selección, se van desplegando los links correspondientes a los indicadores, informes y fichas resumen que están disponibles para esa selección. 4. DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE LA SOLUCIÓN A continuación se describen los elementos técnicos que intervienen para dar cobertura al proceso comentado anteriormente. 16
4.1 ARQUITECTURA Base de datos de la Plataforma de Rendición (réplica local en SQL Server): almacena toda la información de la Plataforma de Rendición de Cuentas tal cual se vuelca semanalmente al FTP Base de datos del Consello de Contas para control de la Rendición (SQL Server): base de datos propia donde se almacenan los datos y estados de rendición de las entidades locales de Galicia Aplicación web de control de la rendición (IIS,.Net): operativo utilizado por el área de locales para el control de la rendición (estados, fechas, observaciones, etc.) Aplicación de BI de Actuate: consolida todas las fuentes de datos anteriores para permitir análisis complejos de los datos utilizando herramientas analíticas Página web del Consello y servidor de aplicaciones de la DMZ: permite la publicación de los datos hacia el ciudadano. El ciudadano accede siempre a la información estática volcada en la página web, así como a los informes dinámicos ubicados en el servidor de aplicaciones, nunca accede directamente a información de los sistemas internos del Consello de Contas. 4.2 PROCESOS AUTOMÁTICOS A continuación se describen los procesos que intervienen en la consolidación de la información. Todos los procesos son automáticos. Los martes por la noche se realiza una réplica de la base de datos de la Plataforma del Tribunal desde las exportaciones de Oracle colgadas en un servidor FTP hacia un servidor SQL Server en el Consello de Contas, en 4 pasos: Descarga del FTP Importación de las bases de datos en un servidor BBDD Oracle gratuito Migración de las BBDD desde Oracle a SQL Server utilizando la herramienta Microsoft SQL Server Migration Assistant for Oracle Limpieza, ajustes y optimizaciones varias (se optimizan vistas costosas transformándolas en tablas, se generan algunas tablas de apoyo adicionales y se corrige la población de las diputaciones como la suma de todos los ayuntamientos que la componen) Los miércoles por la noche se ejecuta un proceso ETL de carga de las bases de datos anteriores en el producto de BI. Este proceso consolida la información de la plataforma en estados contables que facilitan su análisis y la unifican con el control de rendición. Los jueves se generan fotografías de contenidos pesados y se publican en la web del Consello de Contas, que estarán disponibles en ella de forma estática hasta la siguiente semana, que se repite el proceso. Estos contenidos publicados incluyen: Fichas económica-financieras en formato PDF de las entidades de Galicia Estadísticas y análisis agregados del estado de la rendición de las entidades de Galicia 17