Proceso Resolución de Modificación N 566 del 06 noviembre de 01 Fecha /11/00 01/0/011 Control de Cambios Descripción Adopción a través de resolución 05 del noviembre del 00 (V1) 1 de Diciembre de 01 ajuste de actividades Elaboró Revisó Aprobó Autorizaciones mbre John Dairo Bermeo / Raúl Quintero Cifuentes Héctor Gutierrez Valderrama Carlos mancas Narvaez Cargo Profesional / Profesional Especializado Administrativo Secretario de Despacho 1. Objetivo Elaborar y presentar Estados s veraces, confiables, razonables y oportunos que sirvan de herramienta para una adecuada planeación y toma de decisiones gerenciales para la administración distrital.. Alcance El Proceso es un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable.. Responsabilidades El responsable del proceso contable, deberá remitir trimestralmente a la Dirección Distrital de, los Estados s dando cumplimiento a la normatividad vigente.
Proceso 4. Definiciones y siglas PLAN OPERATIVO CONTABLE: Es el conjunto de actividades por áreas involucradas en el proceso contable, encaminadas al cumplimiento del objetivo del proceso de gestión contable. ESTADOS CONTABLES: también llamados Informes Financieros o Estados Financieros, constituyen el producto final de la contabilidad. Básicamente se trata de informes y notas aclaratorias que resumen la situación económica y financiera de la entidad. VALIDACION: Es la acción de carácter administrativo desarrollada por la Dirección Distrital de, con el propósito de verificar electrónicamente la coherencia de la información contable respecto al régimen de contabilidad publica. DIRECCIÓN DISTRITAL DE CONTABILIDAD: Es la entidad del orden distrital encargada de la promulgación de normas y procedimientos técnicos de tipo contable encaminados a la consolidación de la información contable distrital con destino a la Contaduría General de la Nación. LIMAY: Es un módulo del stema de Información del Distrito Capital - SICAPITAL, en el que se registra y se procesa la información Financiera, Económica y Social, de acuerdo a las normatividad contable vigente Constitución Política de 1991 Ley 9 de 1996 Resolución 54 de 007 5. Base Legal 6. Políticas de Operación Las áreas que suministran entradas al proceso contable deben dar cumplimiento al Plan Operativo. La publicación de los estados se hace un mes después de su elaboración con el fin de dar tiempo a la Dirección Distrital de de comunicar alguna sugerencia o recomendación de los mismos. 6.1, Políticas de Operación Ambiental En cumplimiento de la Política Ambiental y el Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA de la SDDE; todos los documentos generados por cada una de las dependencias deben ser direccionados para su revisión y aprobación a través de medio magnético (Outlook) los cuales podrán serán impresos únicamente para las respectivas firmas y para su destino final 7. Anexos Manual del usuario Helisa 4. Subsistema: Control de Gestión Componente: información. Elementos comunes entre las NTCGP 1000: 009 / MECI 1000: 005 Modelo Estándar de Control Interno rma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Numeral 4. stema de Gestión de la Calidad 4. Gestión documental 4..1 Generalidades 4.. Manual de Calidad 4.. Control de Documentos 4..4 Control de Registros
Proceso 9. Flujograma de procedimientos N Actividades Símbolo Cargo Responsable Area Responsable Punto de Control Tiempo Estándar Hs Registro de Calidad Observaciones INICIO I. IDENTIFICACION 1 Recepcionar e identificar la información por medio físico de cada una de las áreas que ejecutan transacciones y operaciones que son objeto de reconocimiento contable (lo mismo que las entidades externas), de acuerdo con las fechas establecidas en el Plan Operativo. Auxiliar administrativo Oficio remisorio Toda la información recepcionada debe ser registrada en el Aplicativo CORDIS, a excepción de aquella correspondiente a la Ejecución Financiera de Convenios, la cual por tiempos se recibe escaneada vía e-mail. Trasladar la información recepcionada al contador Auxiliar administrativo 0,0 Libro de reparto La información es consistente? Act 1 FT-01- Recepción de Información Plan Operativo Verificar que la información se encuentre bajo los parámetros previamente establecidos. II. CLASIFICACION 4 Clasificar la información según las características de la operación de acuerdo con el catalogo de cuentas del Plan General de Pública III. REGISTRO Y AJUSTES 5 Registrar la información en el software de información contable de acuerdo con el catalogo de cuentas del Plan General de Pública. 1 Al ingresar el registro en el LIMAY de información contable automaticamente el software elabora el respectivo comprobante de contabilidad, el registro en libros auxiliares y el registro en los libros mayores.
Proceso 6 Generar movimientos a través de LIMAY, verificar, conciliar, ajustar y cerrar el respectivo periodo contable. FT-0- Conciliación Plan Operativo A través del formato de conciliación se verifica que la información clasificada y registrada sea consistente con la de las áreas de origen. IV. Elaboración y Presentación de Estados s y demás Informes 7 Generar y revisar los informes que se requieran, asi como el balance de prueba, para su respectivo análisis e interpretación. Balance de prueba La información analizada presenta inconsistencias? Act 6 9 Diligenciar y validar la Información del proceso contable en los formatos suministrados por la Dirección Distrital de. 10 11 La información validada presenta inconsistencias? Trasmitir el reporte contable a la Dirección Distrital de. Act 7 Reporte de validación Reporte de validación La Información Validada se reporta a través del módulo de Validación de la SDH- DDC y la WEB Consolida Bogotá 1 La Dirección Distrital de presenta objeciones a la información trasmitida? Act 7 Dirección Distrital de 1 Elaborar, certificar y presentar estados / Administrativo / Representante legal 0,0 Estados Los estados certificados por las firmas del contador, responsable del Área Financiera y el Representante Legal de entidad 14 Publicar los estados en la pagina Web de la entidad / Profesional del Área de Comunicaciones 0,05 Mail dirigido al Área de Comunicaciones El contador envia al Área de Comunicaciones los estado un mes despues de la fecha de corte
Proceso 15 V. Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información Analizar e interpretar los estados / Administrativo Formular para soportar las decisiones de la administración del ente publico. / Administrativo / Director (a) de Gestión Corporativa 17 Enviar los resultados de impacto financiero, económico y social, asi como las a la Secretaria FIN Tiempo Mínimo Tiempo Máximo 10 dias 17 dias