REQUISITOS PRINCIPALES PARA LA EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA COMO DOCUMENTO FISCAL A PARTIR DE 2011 INDICÉ 1. ASPECTOS GENERALES RELATIVOS A LA FACTURA ELECTRÓNICA INTRODUCCIÓN. 1.1 PRINCIPALES OPCIONES PARA LA IMPRESIÓN DE COMPROBANTES FISCALES EN 2011 1.2 PRINCIPALES DISPOSICIONES FISCALES APLICABLES AL CFD 2. DISPOSICIONES DEL CÓDIGO FISCAL REFERENTE A LA FACTURA ELECTRÓNICA INTRODUCCIÓN. 2.1 DISPOSICIONES DEL ARTICULO 29 DEL CFF. 2.2 OTRAS DISPOSICIONES DEL CÓDIGO FISCAL REFERENTES A LA FACTURA ELECTRÓNICA 2.3 LEYENDA PAGO EN UNA SOLA EXHIBICIÓN O EN PARCIALIDADES. 2.4 DISPOSICIONES DEL ARTÍCULO 29 A DEL CÓDIGO FISCAL 2.5 PLAZO PARA CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN. 3. REGLAS GENERALES RELATIVAS A LOS COMPROBANTES FISCALES. INTRODUCCIÓN 3.1 PARTES PRINCIPALES DEL PROCESO PARA EMITIR COMPROBANTES FISCALES DIGITALES. 3.2 REGLAS QUE SERÁN APLICABLES A LOS COMPROBANTES FISCALES EN 2011 3.3 REGLAS DISPOSICIONES GENERALES. 3.4 DISPOSICIONES TRANSITORIAS. TEMA 4 COMPROBANTES FISCALES EN PAPEL. INTRODUCCIÓN 4.1 OPCIÓN PARA SEGUIR UTILIZANDO COMPROBANTES IMPRESOS EN PAPEL HASTA AGOTARLOS. 4.2 EXPEDICIÓN DE COMPROBANTES FISCALES IMPRESOS (REGLA I.2.23.2.1) 4.3 OPCIÓN PARA LA EXPEDICIÓN DE COMPROBANTES FISCALES IMPRESOS (REGLA I.2.23.2.2) 4.4 OPCIÓN PARA SEGUIR EXPIDIENDO COMPROBANTES IMPRESOS EN EL PERIODO ENERO A MARZO. 4.5 SERVICIO DE VALIDACIÓN DEL FOLIO IMPRESO (REGLA II.2.23.2.1) 4.6 RESUMEN. 1
TEMA 5 COMPROBANTES FISCALES DIGITALES A TRAVÉS DE INTERNET O FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI) INTRODUCCIÓN 5.1 RFC EN CFDI CON EL PÚBLICO EN GENERAL Y CON RESIDENTES EN EL EXTRANJERO (REGLA I.2.23.3.1) 5.2 ALMACENAMIENTO DE CFDI (REGLA I.2.23.3.2) 5.3 OPCIÓN PARA CONTRATAR SERVICIOS DE UNO O MÁS PROVEEDORES DE CERTIFICACIÓN DE CFDI (REGLA I.2.23.3.3) 5.4 DE LA GENERACIÓN DEL CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL (CSD) (REGLA II.2.23.3.1). 5.5 GENERACIÓN DEL COMPROBANTE FISCAL DIGITAL POR INTERNET (CFDI) (REGLA II.2.23.3.2.) 5.6 PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CFDI A TRAVÉS DE PROVEEDORES DE CERTIFICACIÓN DE CFDI AUTORIZADOS (REGLA II.2.23.3.6). 5.7 REQUISITOS DE LAS REPRESENTACIONES IMPRESAS DEL CFDI (REGLA II.2.23.3.7). 5.8 SERVICIOS DE VALIDACIÓN DEL CFDI (REGLA II.2.23.3.8). 5.9 OPCIÓN PARA SEGUIR EMITIENDO CFD A TRAVÉS DE PROVEEDORES DE SERVICIOS AUTORIZADOS PARA LA GENERACIÓN Y ENVÍO DE CFD (REGLA I.2.23.6.1). 5.10 OPCIÓN PARA GENERAR Y EMITIR CFD UTILIZANDO LA HERRAMIENTA ELECTRÓNICA ELABORADA POR EL SAT DENOMINADA PORTAL MICROE (REGLA I.2.23.6.2). 5.11 REQUISITOS PARA QUE LOS PROVEEDORES DE CERTIFICACIÓN DE CFDI CONTINÚEN AUTORIZADOS (REGLA II.2.23.3.5). 5.12 OTRAS REGLAS APLICABLES A LOS PROVEEDORES AUTORIZADOS PARA CERTIFICAR LOS CSD Y VALIDAR LOS CFDI 5.13 RESUMEN. TEMA 6 COMPROBANTES FISCALES DIGITALES. INTRODUCCIÓN 6.1 FACILIDAD PARA EXPEDIR CFD EN LUGAR DE CFDI (REGLA I.2.23.4.1). 6.2 RFC EN LOS CFD CON EL PÚBLICO EN GENERAL Y CON RESIDENTES EN EL EXTRANJERO (REGLA I.2.23.4.2). 6.3 ALMACENAMIENTO DE CFD (REGLA I.2.23.4.3). 6.4 OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES QUE HAYAN OPTADO POR EXPEDIR CFD EN LUGAR DE CFDI (REGLA II.2.23.4.1). 6.5 INFORMACIÓN MENSUAL DE EMISORES DE CFD (REGLA II.2.23.4.2). 6.6 PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CFD (REGLA II.2.23.4.3). 6.7 REQUISITOS ADICIONALES Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE EMISIÓN DE FOLIOS Y GENERACIÓN DE SELLOS DIGITALES PARA CFD (REGLA II.2.23.4.4). 6.8 REQUISITOS DE LAS REPRESENTACIONES IMPRESAS DE CFD (REGLA II.2.23.4.5). 6.9 SERVICIOS DE VALIDACIÓN DEL CFD (REGLA II.2.23.4.6). 6.10 RESUMEN ANEXOS: ANEXO 20 DE LA RESOLUCIÓN MISCELÁNEA 2010 NORMA OFICIAL MEXICANA 151 2
TEMA 1. ASPECTOS GENERALES RELATIVOS A LA FACTURA ELECTRÓNICA. INTRODUCCIÓN. 1.1 PRINCIPALES OPCIONES PARA LA IMPRESIÓN DE COMPROBANTES FISCALES EN 2011. 1.2 PRINCIPALES DISPOSICIONES FISCALES APLICABLES AL CFD INTRODUCCIÓN. En los últimos años, las autoridades fiscales han logrado grandes avances en materia de simplificación administrativa, a través de la utilización de medios electrónicos. Así vemos como los trámites fiscales se han simplificado al poder efectuarlos por Internet, las colas para los pagos de los impuestos han desaparecido pues se pagan por medios electrónicos, e incluso las consultas se están facilitando al extenderse el uso de los medios electrónicos. Otro gran avance en el tema es el referente a la Firma electrónica avanzada (FIEL), la cual se desarrolla y se utiliza desde 2006 y ya es aceptada plenamente por los usuarios. Finalmente, el siguiente paso es el que tiene que ver con la obligatoriedad de la expedición de las facturas electrónicas, mejor conocidos como comprobantes fiscales digitales (CFD) 1. En ese sentido, a partir de 2011 se les va a pedir a los contribuyentes 2 substituir la factura impresa en papel, por otra que se expida en medios electrónicos. Para ello desde 2006, se ha dado una etapa en la cual la expedición de la factura electrónica ha sido opcional, permitiendo a los contribuyentes interesados y preparados para la expedición del CFD la posibilidad de hacerlo. Para los contribuyentes que no entraron al esquema opcional, el tiempo para prepararse ya es corto. Las autoridades fiscales han puesto como plazo para su utilización obligatoria para todos los contribuyentes, el 1º de enero de 2011, lo cual los obliga a dar pasos gigantescos para estar preparados para este hecho trascendental. Posiblemente el proceso inicial del cambio resulte doloroso, pero esperamos que al paso de los meses, el proceso ya sea natural para las empresas y empiece a rendir frutos. La modificación trae consigo otras reformas, por ejemplo: Se debe utilizar un sello digital para identificar que las facturas pertenecen al contribuyente que las expida. El sello, a su vez, requiere de un certificado que lo ampare (CSD: Certificado del sello digital). El sello digital es propiedad el contribuyente, su funcionamiento es similar al de la Firma electrónica avanzada (FIEL). Ambos requieren de un certificado expedido por el SAT para su funcionamiento. 1 Al referirnos a la factura electrónica estaremos hablando de los comprobantes que emiten los contribuyentes por las operaciones que realizan, sean facturas, notas de cargo o abono, recibos de honorarios o arrendamiento, etc. A lo largo del trabajo nos referiremos a ella también como CFD. 2 Vamos a estar utilizando en forma indistinta el término de contribuyente o el de empresa para hablar de los contribuyentes que deben emitir los comprobantes de sus operaciones en forma digital. 3
La factura electrónica se puede validar a través de proveedores autorizados para ello. Los contribuyentes que expidan la factura electrónica a través de un CFD (comprobante fiscal digital), deberán enviar un reporte electrónico mensual al SAT de las facturas expedidas. Se permite la impresión en papel de la factura electrónica Se requieren adaptar los sistemas informáticos de las empresas para que cumplan con requisitos solicitados por las autoridades. Se dan nuevas reglas para las facturas en las operaciones con el público en general. Se permite manejar como comprobante fiscal el estado de cuenta bancario 3, etc. La factura electrónica es definida como un documento digital con validez fiscal, que utiliza estándares técnicos de seguridad internacionalmente reconocidos, para garantizar la integridad, confidencialidad, autenticidad y no repudio del documento. 4 La factura facilita la administración de las empresas pues evita papeleo y tiene, entre otras, las siguientes ventajas: No requiere un formato preimpreso y prefoliado. Puede consultarse e imprimirse en cualquier momento. El formato de la factura es versátil, no hay un modelo único. Las autoridades sólo exigen que se cumpla con determinados requisitos, los cuales deben aparecer en el cuerpo de la factura. Tiene la misma validez legal y fiscal que la factura impresa. Evita su duplicidad y falsificación, pues lo impiden el sello digital y las medidas de seguridad informática quela acompañan. Su costo de impresión y de administración es significativamente menor al de la factura impresa, etc. Entre sus desventajas podemos citar: La falta de costumbre de la gente en su utilización. Este factor, como todo lo nuevo, sólo será importante en los primeros años de vida de la factura electrónica. Obliga a su expedición en tiempo real y a la afectación simultanea de los registros contables. Incluye la necesidad de reportes a las autoridades fiscales, donde se informa el RFC de los clientes y el importe de la transacción que ampara la factura, entre otros requisitos. Se requieren nuevos procedimientos y políticas para cancelar facturas de meses anteriores, pues la información de la factura original ya se ha informado al SAT. En estos casos, las empresas podrán utilizar otros medios, por ejemplo, notas de abono (también en medios electrónicos) o la utilización de los módulos informáticos que se van a instalar para estos efectos, con los cuales se obtienen efectos similares. En realidad, los puntos que se ven como desventajas, pueden ser considerados como ventajas para otros contribuyentes, pues obligan a mejorar el control interno de las empresas. La factura electrónica va a representar grandes beneficios a la administración de las empresas. También van a ser un medio de control adicional para las autoridades fiscales, las cuales contarán con el reportes 3 El trabajo no incluye el estudio del estado de cuenta como comprobante fiscal. 4 Boletín Comprobantes fiscales Preguntas frecuentes- SAT México. El boletín se puede ver en la página electrónica del SAT. 4
de las facturas y las consultas a la base de datos que generen con esta nueva información, lo que les dará un mejor control de los contribuyentes y las auditorías realizadas a los mismos. La factura digital es un tema que debe ser estudiado a fondo por las empresas para decidir la conveniencia o inconveniencia de adoptarlo como una medida de simplificación fiscal y administrativa. Su obligatoriedad ya es una realidad, sin embargo debe estudiarse la mejor forma para resolver esta nueva obligación. La obligatoriedad de la nueva obligación ya es próxima, la necesidad de decidir cómo resolverla es urgente. Nuestro trabajo pretende ayudar en la toma de esta decisión. 1.1 PRINCIPALES OPCIONES PARA LA IMPRESIÓN DE COMPROBANTES FISCALES EN 2011 COMPROBANTES IMPRESOS QUE PERMANECEN. 5 El 1º de enero de 2011 será obligatorio la utilización del CFD. Sin embargo se permite seguir utilizando comprobantes impresos en los siguientes casos: Los contribuyentes con ingresos hasta por cuatro millones de pesos en el ejercicio anterior 6 Los comprobantes que amparen operaciones con un valor inferior a dos mil pesos 7 En estos casos, se podrán utilizar comprobantes impresos pero que deberán contar con un dispositivo de seguridad. Otra excepción a la regla va a permitir a los contribuyentes que tengan comprobantes impresos con las reglas vigentes hasta 2010, que los puedan utilizar en su totalidad durante 2011, con lo cual a estos contribuyentes la obligación de la emisión de CFD se les estaría dando hasta que agotaran sus comprobantes impresos. Al respecto, la fracción II de las Disposiciones transitorias de las Reformas al Código Fiscal de la Federación en 2010 así lo señala, como se puede ver a continuación: II. Los contribuyentes que a la fecha de entrada en vigor de la reforma al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, tengan comprobantes impresos en establecimientos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, podrán continuar utilizándolos hasta que se agote su vigencia, por lo que éstos podrán ser utilizados por el adquirente de los bienes o servicios que amparen, en la deducción o acreditamiento, a que tengan derecho conforme a las disposiciones fiscales. Transcurrido dicho plazo, sin que sean utilizados, los mismos deberán cancelarse de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento del propio Código. Finalmente, el SAT está otorgando una ampliación al plazo próxima a publicarse en forma oficial, para que la disposición entre en vigor hasta el 1º de abril de 2011, permitiendo el uso de los comprobantes fiscales impresos con las reglas vigentes a 2010 hasta el 31 de marzo de 2011. La disposición se puede ver en el quinto párrafo de la Primera Resolución Miscelánea para 2010, el cual se puede consultar en la página de Internet del SAT 8 1.2 PRINCIPALES DISPOSICIONES FISCALES APLICABLES AL CFD. 5 Las disposiciones relativas a los comprobantes en papel se ven en el tema4. 6 Así lo dispone la regla I.2.23.2.2 de la Primera Resolución Miscelánea para 2010 7 La disposición se menciona en los párrafos quinto a noveno del artículo 29 del CFF que entrará en vigor el 1º de enero de 2011. 8 El quinto párrafo de la 1aRM2010 se ve en el Tema 4 de este trabajo. 5
Las reformas que obligan a la expedición del comprobante fiscal digital entran en vigor el 1º de enero del 2011, por lo cual si consultamos un Código Fiscal veremos que contiene disposiciones vigentes en el ejercicio de 2010 y disposiciones que entrarán en vigor en 2011. Lo mismo ocurre en el caso de las Reglas Generales. Las Reglas de la Resolución Miscelánea 2010 incluyen reglas vigentes para 2010 y reglas aplicables para 2011, como lo son las publicadas en la Primera Resolución Miscelánea publicada el 14 de septiembre de 2010. El trabajo que se presenta está basado en las disposiciones legales y las Reglas Generales que entrarán en vigor en 2011. 6
TEMA 2. DISPOSICIONES DEL CÓDIGO FISCAL REFERENTES ELECTRÓNICA. A LA FACTURA INTRODUCCIÓN. 2.1 DISPOSICIONES DEL ARTICULO 29 DEL CFF. 2.2 OTRAS DISPOSICIONES DEL CÓDIGOFISCAL REFERENTES A LA FACTURA ELECTRÓNICA. 2.3 LEYENDA PAGO EN UNA SOLA EXHIBICIÓN O EN PARCIALIDADES. 2.4 DISPOSICIONES DEL ARTÍCULO 29 A DEL CÓDIGO FISCAL. 2.5 PLAZO PARA CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN. 2.1 DISPOSICIONES DEL ARTÍCULO 29 DEL CFF. Las disposiciones relativas a la expedición de la factura fiscal aparecen en los primeros cuatro párrafos del artículo 29 del Código Fiscal 9 que entrará en vigor el 1º de enero de 2011, como sigue: OBLIGATORIEDAD COMPROBANTES FISCALES DIGITALES (primer párrafo) Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes por las obligaciones que se realicen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria. Los contribuyentes fiscales digitales deberán contener el sello digital del contribuyente que lo expida, el cual deberá estar amparado por un certificado expedido por el referido órgano desconcentrado, cuyo titular sea la persona física o moral que expida los comprobantes..las personas que adquieran bienes, disfruten de su uso o goce, o usen servicios deberán solicitar el comprobante fiscal digital respectivo. REQUISITOS COMPROBANTES FISCALES DIGITALES (segundo párrafo) Los contribuyentes a que se refiere el párrafo anterior deberán cumplir además con las obligaciones siguientes: CERTIFICADO FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA I. Contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente. CERTIFICADO USO DE SELLOS DIGITALES II. Tramitar ante el Servicio de Administración Tributaria el certificado para el uso de los sellos digitales. Los contribuyentes podrán optar por el uso de uno o más sellos digitales que se utilizarán exclusivamente para la emisión de los comprobantes mediante documentos digitales. El sello digital permitirá acreditar la autoría de los comprobantes fiscales digitales que emitan las personas físicas y morales. Los sellos digitales quedan sujetos a la misma regulación aplicable al uso de una firma electrónica avanzada. Los contribuyentes podrán tramitar la obtención de un certificado de sello digital para ser utilizado por todos sus establecimientos o locales, o bien, tramitar la obtención de un certificado de sello digital por cada uno de sus establecimientos. El Servicio de Administración Tributaria establecerá mediante reglas de carácter general los requisitos de control e identificación a que se sujetará el uso del sello digital. 9 El artículo se refiere también a reglas para comprobantes impresos por un importe hasta por dos mil pesos, conceptos de pago y señalamientos para pagos en parcialidades que se verán más adelante. 7
La tramitación de un certificado de sello digital sólo podrá efectuarse mediante formato electrónico, que cuente con la firma electrónica avanzada de la persona solicitante. REQUISITOS FISCALES III. Cubrir, para los contribuyentes que emita, los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código, con excepción del previsto en la fracción VIII del citado precepto. Tratándose de operaciones que se realicen con el público en general, los comprobantes fiscales digitales deberán contener el valor de la operación sin que se haga la separación expresa entre el valor de la contraprestación pactada y el monto de los impuestos que se trasladen y reunir los requisitos a que se refieren las fracciones I y III del artículo 29-A de este Código, así como los requisitos previstos en las demás fracciones de este artículo. VALIDACIÓN DELCOMPROBANTE IV. Remitir al Servicio de Administración Tributaria, el comprobante respectivo a través de los mecanismos digitales que para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria determine mediante reglas de carácter general y antes de su expedición, para que ese órgano desconcentrado proceda a: a) Validar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la fracción III de este artículo. b) Asignar el folio del comprobante fiscal digital. c) Incorporar el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. OPCIÓN UTILIZACIÓN PROVEEDORES EXTERNOS El Servicio de Administración Tributaria podrá autorizar a proveedores de certificación de comprobantes fiscales digitales para que efectúen la validación, asignación de folio e incorporación del sello a que se refiere esta fracción. Los proveedores de certificación de comprobantes fiscales digitales a que se refiere el párrafo anterior, deberán estar previamente autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, cumpliendo con los requisitos que al efecto se establezcan en las reglas de carácter general por dicho órgano desconcentrado. El Servicio de Administración Tributaria podrá revocar las autorizaciones emitidas a los proveedores a que se refiere esta fracción en cualquier momento, cuando incumplan con alguna de las obligaciones establecidas en este artículo o en las disposiciones de carácter general que les sean aplicables. Para los efectos del segundo párrafo de esta fracción, el Servicio de Administración Tributaria podrá proporcionar la información necesaria a los proveedores autorizados de certificación de comprobantes fiscales digitales. COMPROBANTES IMPRESOS V. Proporcionar a sus clientes la impresión del comprobante fiscal digital cuando así les sea solicitado. El Servicio de Administración Tributaria determinará mediante reglas de carácter general, las especificaciones que deberá reunir la impresión de los comprobantes citados. REGLAS REGISTRO CONTABLE Y SU CONSERVACIÓN Los contribuyentes deberán conservar y registrar en su contabilidad los comprobantes fiscales digitales que emitan. Los comprobantes fiscales digitales deberán archivarse y registrarse en los términos que establezca el Servicio de Administración Tributaria. 8
Los comprobantes fiscales digitales, así como los archivos y registros electrónicos de los mismos se consideran parte de la contabilidad del contribuyente, quedando sujetos a lo dispuesto por el artículo 28 de este Código. REQUISITOS PARA EL CONTROL DE LOS PAGOS VI. Cumplir con los requisitos que las leyes fiscales establezcan para el control de los pagos, ya sea en una sola exhibición o en parcialidades. REQUISITOS INFORMÁTICOS VII. Cumplir con las especificaciones que en materia de informática, determine el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general. POSIBILIDAD DE VERIFICAR SU AUTENTICIDAD (tercer párrafo) Los contribuyentes que deduzcan o acrediten fiscalmente con base en los comprobantes fiscales digitales, incluso cuando dichos comprobantes consten en documento impreso, para comprobar su autenticidad, deberán consultar en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si el certificado que ampare el sello digital se encuentra registrado en dicho órgano desconcentrado y no ha sido cancelado. EMISION DE COMPROBANTES FISCALES DIGITALES (cuarto párrafo) Los contribuyentes que mediante reglas de carácter general determine el Servicio de Administración Tributaria podrán emitir sus comprobantes fiscales digitales por medios propios o a través de proveedores de servicios, cumpliendo con los requisitos que al efecto establezca ese órgano desconcentrado. COMENTARIOS A continuación iremos comentando cada uno de estos párrafos, buscando acompañarlos de cuadros que muestren en forma gráfica el contenido de los mismos. 9
OBLIGATORIEDAD DE LOS COMPROBANTES DIGITALES El primer párrafo del artículo 29 obliga a los contribuyentes á expedir comprobantes fiscales digitales (CFD) 10 por las actividades que realicen. Se especifica que el CFD deberá contener el sello digital del contribuyente que lo expida. A su vez, el sello digital deberá estar amparado por un certificado expedido por el SAT. Los contribuyentes que: Adquieran bienes Disfruten de su uso o goce Usen servicios Deberán solicitar el comprobante fiscal digital respectivo. Como se puede observar, el artículo obliga a la utilización del CFD tanto para quien lo expide como para quien recibe el comprobante. CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL El primer párrafo del artículo 29 menciona los requisitos que deberán cumplir los CFD. A su vez, la fracción I del segundo párrafo del artículo 29 obliga a los contribuyentes que deban expedir CFD a contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente. El artículo 17-D del Código regula la obtención de los certificados de firma electrónica avanzada y de los sellos digitales. Entre otros aspectos menciona: Cuando los documentos que se deban presentar a las autoridades fiscales sean digitales, estos deberán contar la firma electrónica avanzada del autor. La firma electrónica y los sellos digitales deben contar con un certificado que confirme el vinculo entre un firmante y los datos de la creación de la firma electrónica avanzada y del los sellos digitales. El certificado debe ser expedido por el SAT. La firma electrónica avanzada amparada por un certificado vigente (a) substituye a la firma autógrafa del firmante, (b) garantiza la integridad del documento y (c) produce los mimos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio. 10 A lo largo de este trabajo nos vamos a estar refiriendo a los comprobantes fiscales digitales con su nombre completo o con su abreviatura CFD. 10
Lo anterior se puede esquematizar como sigue: Personas físicas o morales que cuenten con certificado de firma electrónica avanzada vigente Deberán emitir comprobantes digitales de sus operaciones Los documentos deben estar amparados por un certificado expedido por el SAT El titular del certificado debe ser la persona física o moral que emita los comprobantes OBLIGACIONES PARA EMITIR COMPROBANTES DIGITALES El segundo párrafo del artículo especifica los requisitos de los comprobantes fiscales. La fracción I, como ya comentamos, hace mención a la necesidad de contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente. Los demás requisitos los podemos presentar en forma resumida en el siguiente diagrama: 11
Obligaciones para poder emitir comprobantes digitales Tramitar ante el SAT el certificado para uso de los sellos digitales (fracción II) Cubrir en los comprobantes los requisitos del art. 29-A, excepto la fracción VIII (fracción III) Remitir al SAT el CFD vía medios electrónicos, para que el SAT: (fracción IV) Proporcionar a sus clientes documento impreso del comprobante (si lo solicitan) (fracción V) Cumplir con los requisitos que las leyes fiscales establezcan para el control de pagos (fracción VI) Cumplir con las especificaciones en materia de informática que determine el SAT (fracción VII) Se podrán utilizar uno o más sellos digitales para la emisión de comprobantes digitales Si es al público en general, no deberán separarse expresamente los impuestos trasladados a) Valide el cumplimiento de los requisitos de la fracción III El SAT determinará especificaciones de los documentos digitales impresos Especificar si el pago es en una sola exhibición o en parcialidades El sello digital permitirá acreditar la autoría de los comprobantes electrónicos Si es al público en general, deberán reunir requisitos del art.29-a fracc. I y III b) Asigne el folio del CFD Deberán conservar y registrar en su contabilidad los CFD que expidan Sellos digitales están sujetos a la misma regulación de la firma electrónica avanzada Además deberán reunir los requisitos de las fracc. I y III del art. 29 A c) Incorpore el sello digital del SAT Los comprobantes digitales se archivarán y registrarán en términos del SAT El sello digital podrá ser para todos los locales o bien, tramitar uno para cada uno El SAT puede autorizar a proveedores de Certificación de CFD para que efectúen la validación Los comprobantes digitales y sus registros se consideran parte de la contabilidad La tramitación del certificado de sello digital, será con Formato electrónico Deberá contar con la firma electrónica avanzada, en los términos que establezca el SAT 12
Los contribuyentes que inicien la expedición de los CFD en 2010 a través de sus propios sistemas, tendrán como ventajas contra las reglas anteriores la posibilidad de asignar el folio a cada CFD en lugar de hacerlo vía el SAT o un proveedor autorizado (fracción IV), Para ello se requiere: Establecer un sistema electrónico de asignación de folios conforme a las reglas del SAT- Solicitar previamente al SAT la asignación de los folios. AUTENTICIDAD DE COMPROBANTES DIGITALES Para verificar la autenticidad de los propios comprobantes, los contribuyentes que reciban comprobantes digitales para deducirlos o acreditarlos fiscalmente, aunque consten en documento impreso, deberán consultar en la página de Internet del SAT si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si el certificado que ampara el sello digital se encuentra registrado en el SAT y no ha sido cancelado. OPCIÓN VALIDAR CERTIFICACIÓN DEL CFD POR PROVEEDORES AUTORIZADOS Los contribuyentes pueden validar la certificación de sus comprobantes fiscales digitales como sigue: (a) Por medios propios (b) A través de proveedores autorizados por el SAT para realizar este servicio, cumpliendo con los requisitos que se señalen en reglas generales 2.2 OTRAS DISPOSICIONES DEL CÓDIGO FISCAL REFERENTES A LA FACTURA ELECTRÓNICA. El artículo 29 del CFF que venimos comentando incluye las siguientes reglas adicionales: Comprobantes que se pueden emitir en forma impresa con dispositivos de seguridad Señalamiento expreso del pago en una sola exhibición o en parcialidades Concepto de pago para efectos fiscales. A continuación las comentamos. COMPROBANTES QUE SE PUEDEN EXPEDIR EN FORMA IMPRESA Solamente se pueden imprimir comprobantes fiscales por aquellas operaciones cuyo monto no exceda de $2,000 (dos mil pesos). Los requisitos para este tipo de comprobantes son: Se pueden imprimir por medios propios o a través de terceros Deben cumplir con los requisitos del artículo 29-A, excepto lo previsto en las fracciones II y IX del citado precepto Se debe solicitar la asignación de folios para los comprobantes a través de la página de Internet del SAT. Los contribuyentes deben enviar un informe trimestral al SAT de los comprobantes emitidos por esta opción. 13
Los contribuyentes que los utilicen para deducciones o acreditamientos deben cerciorarse de los datos de identidad y del RFC de las personas que expiden los comprobantes Deben comprobar la autenticidad del dispositivo de seguridad y la correspondencia de éste con los datos del emisor vía la página del SAT. Se dan los requisitos que deben proporcionar los proveedores de los dispositivos de seguridad. En nuestra opinión, NO ES CONVENIENTE para los contribuyentes del sector automotor acogerse a esta opción por: Un gran número de sus operaciones son mayores a $2,000, lo cual los obliga a contar con un sistema que expida los CFD. Se pueden expedir en forma libre copias impresas de los comprobantes digitales para los clientes que así lo soliciten. El costo del comprobante impreso es mayor al del comprobante digital. La dificultad de manejar sistemas de impresión digitales e impresos. CONTRIBUYENTES CON LOCAL FIJO Se dan reglas para contribuyentes con local fijo, las cuales no son aplicables al sector automotor Se comentan en el siguiente subtema. PAGO EN UNA SOLA EXHIBICIÓN O EN PARCIALIDADES NECESIDAD DE CUMPLIR CON REQUISITOS Se especifica claramente que los comprobantes que no reúnan alguno de los requisitos establecidos en este artículo o en el artículo 29-A del Código Fiscal, no se pueden deducir o acreditar fiscalmente. CONCEPTO DE PAGO El último párrafo de este artículo señala que debe entenderse por pago: El acto por virtud del cual el deudor cumple o extingue bajo cualquier título alguna obligación. Lo anterior es importante y aclara el debate que se ha dado relativo a la definición del momento del pago. 11 2.3 LEYENDA PAGO EN UNA SOLA EXHIBICIÓN O EN PARCIALIDADES. El onceavo y el decimo párrafos del artículo 29, obligan a los contribuyentes a señalar expresamente en los comprobantes que expidan, si el pago de la contraprestación que amparan se efectúa en una sola exhibición o en parcialidades. 11 Se ha debatido en varios foros de especialistas la definición del momento del pago, relacionada con el momento en que se causan algunos impuestos sobre la base de efectivo, como por ejemplo el IVA o el ISR. Finalmente esta disposición define en forma clara el concepto del pago. 14
En el supuesto de que la contraprestación se pague en una sola exhibición, el comprobante deberá indicar el importe total de la operación y, en su caso, el monto de los impuestos que se trasladan. Por otra parte, si la contraprestación se paga en parcialidades, en el comprobante se deberá indicar, además del importe total de la operación, que el pago se realizará en parcialidades y, en su caso, el monto de la parcialidad que se cubre en ese momento además del monto que por concepto de impuestos se trasladen en dicha parcialidad. El esquema de las disposiciones descritas es: Comprobantes Fiscales Pago en una sola exhibición Pago en parcialidades Indicar: - En forma expresa que el pago se hace en una sola exhibición - Importe total de la operación - Impuestos trasladados - (en su caso) - Indicar: - En forma expresa que el pago se realizará en parcialidades - Importe total de la operación - Monto de la parcialidad que se cubre en ese momento (en su caso) - Impuestos trasladados (en su caso) 15
PAGOS EN PARCIALIDADES Como complemento a lo señalado en el párrafo séptimo, se precisa que cuando el pago de la contraprestación se haga en parcialidades, los contribuyentes deberán expedir un comprobante fiscal por cada una de esas parcialidades, el cual deberá contener los siguientes requisitos establecidos en el artículo 29-A fracciones I, II, III y IV de este Código: I. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del RFC de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. II. III. IV. Contener impreso el número de folio. Lugar y fecha de expedición Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida. A dichos comprobantes se les deberá anotar: El importe y número de la parcialidad que ampara. La forma como se realizó el pago. El monto de los impuestos trasladados (en su caso). El número y fecha del comprobante que se hubiese expedido que se trate (en su caso). por el valor total de la operación de 2.4 DISPOSICIONES DEL ARTÍCULO 29 A DEL CÓDIGO FISCAL. En el tema de la factura electrónica deben considerarse los requisitos del artículo 29 A del Código Fiscal, los cuales comentamos a continuación: Los comprobantes a que se refiere el artículo 29 de este Código, además de los requisitos que el mismo establece, deberán reunir lo siguiente: Datos de identificación I. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. Folio asignado por el SAT II. Contener el número de folio asignado por el Servicio de Administración Tributaria o por el proveedor de certificación de comprobantes fiscales digitales y el sello digital a que se refiere la fracción IV, incisos b) y c) del artículo 29 de este Código. Otros datos del comprobante 16
III. Lugar y fecha de expedición. IV. Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. V. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. VI. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso. VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Dispositivo de seguridad para los comprobantes impresos VIII. Tener adherido un dispositivo de seguridad en los casos que se ejerza la opción prevista en el quinto párrafo del artículo 29 de este Código que cumpla con los requisitos y características que al efecto establezca el Servicio de Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general. Los dispositivos de seguridad a que se refiere el párrafo anterior deberán ser adquiridos con los proveedores que autorice el Servicio de Administración Tributaria. IX. El certificado de sello digital del contribuyente que lo expide. Certificado de sello digital en Comprobantes digitales Plazo utilización del Dispositivo de seguridad para los comprobantes impresos Los dispositivos de seguridad referidos en la fracción VIII de este artículo que no hubieran sido utilizados por el contribuyente en un plazo de dos años contados a partir de la fecha en que se hubieran adquirido, deberán destruirse y los contribuyentes deberán dar aviso de ello al Servicio de Administración Tributaria, en los términos que éste establezca mediante reglas de carácter general. Comprobantes simplificados operaciones con público en general Los contribuyentes que realicen operaciones con el público en general, respecto de dichas operaciones deberán expedir comprobantes simplificados en los términos que señale el Servicio de Administración Tributaria en reglas de carácter general que para estos efectos emita. Dichos contribuyentes quedarán liberados de esta obligación cuando las operaciones con el público en general se realicen con un monedero electrónico que reúna los requisitos de control que para tal efecto establezca el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general. Las principales modificaciones en este artículo con respecto a las reglas vigentes en 2010 serán: Fr. II. La referencia al folio asignado por el SAT. Fr. VIII Las reglas para los dispositivos de seguridad que deberán contener los comprobantes impresos. Fr. IX La incorporación del certificado de sello fiscal digital para los CFD. 2.5 PLAZO PARA CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN. El Código Fiscal, en el cuarto párrafo de su artículo 30, menciona lo siguiente: * Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas que al respecto emita el Servicio de Administración Tributaria.... Como sabemos, estamos obligados a guardar en medios electrónicos, la información relativa a los comprobantes digitales que haya expedido el contribuyente, en los mismos plazos que señalan las disposiciones fiscales para conservar la contabilidad. 17
Al respecto, el artículo 30 del Código Fiscal menciona como regla general, la necesidad de guardar la contabilidad durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ellos relacionadas. Sin embargo, el artículo también contempla casos de excepción, los cuales son: Cuando los contribuyentes no presentan sus declaraciones fiscales, el plazo de cinco años inicia en la fecha en que se presenten las mismas. En el caso de documentación que ampare actos cuyo efecto fiscal se prolongue en el tiempo, por ejemplo, documentación referente a adquisiciones de activos fijos (edificios, maquinaria, equipo, mobiliario, etc.), el plazo empieza a contar a partir del día en que se presente la declaración correspondiente al ejercicio en que se hayan terminado de producir dichos efectos fiscales relacionados. En el ejemplo de los activos fijos, el último ejercicio en que los mismos surten efectos fiscales es aquél en que terminan de depreciarse fiscalmente. En los casos en que la documentación ampare conceptos en que se haya promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservar la documentación empieza a correr a partir del momento en que quede firme la sentencia que les ponga fin. 18
TEMA 3. REGLAS GENERALES RELATIVAS A LOS COMPROBANTES FISCALES INTRODUCCIÓN. 3.1 PARTES PRINCIPALES DEL PROCESO PARA EMITIR COMPROBANTES FISCALES DIGITALES. 3.2 REGLAS QUE SERÁN APLICABLES A LOS COMPROBANTES FISCALES EN 2011. 3.3 REGLAS DISPOSICIONES GENERALES. 3.4 DISPOSICIONES TRANSITORIAS INTRODUCCIÓN. Las Reglas Generales para la emisión de los comprobantes fiscales ordenamientos de la Primera Resolución Miscelánea para 2010 (1aRM2010). aparecen detalladas en diversos Las reglas mencionan la posibilidad de expedir comprobantes fiscales en los siguientes medios: Comprobantes Fiscales en papel. Como ya comentamos, en algunos casos el SAT va a seguir permitiendo la expedición en papel de los comprobantes fiscales. El procedimiento se explica en el tema 4. Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI). En estos casos el contribuyente solicitará el folio de la factura y el sello digital a un proveedor asignado por el SAT para tal efecto. El contribuyente puede emitir su factura electrónica por medios propios o a través de un proveedor externo, Sus reglas y la explicación del procedimiento se ven en el tema 5. Comprobantes Fiscales Digitales (CFD). En estos casos el contribuyente estará autorizado por el SAT para que pueda asignar el folio de la factura y el sello digital. El contribuyente emite su factura electrónica por medios propios Sus reglas y la explicación del procedimiento se ven en el tema 6. En términos generales, las reglas sobre los comprobantes fiscales Digitales especifican la necesidad de utilizar un programa elaborado por las autoridades fiscales, conocido como SICOFI, el cual va a permitir junto con el SOLCEDI 12, entre otras cosas, la obtención del certificado del sello digital y la asignación de folios y series a las facturas o comprobantes digitales. En los últimos años, el SAT viene presentando las Reglas Generales divididas en dos libros como sigue: Reglas Libro I. Son reglas que se refieren a l cumplimiento y aclaración de diversos aspectos de las leyes Fiscales. Reglas Libro II. Estas reglas se refieren a trámites fiscales o procedimientos que deben llevar a cabo los contribuyentes. Al ser un tema nuevo, la 1aRM2010 inicia con un glosario de términos, mismo que adoptaremos a lo largo del trabajo, como sigue: CFD, el Comprobante Fiscal Digital. CFDI, el Comprobante Fiscal Digital a través de Internet o Factura Electrónica. SICOFI, el Sistema Integral de Comprobantes Fiscales. CSD, el certificado de sello digital. CESD, el certificado especial de sello digital. CBB, el código de barras bidimensional. 12 El SOLCEDI se va a utilizar para la obtención de los certificados de la firma electrónica avanzada y del sello digital de las facturas. 19
PSECFDI, el proveedor de servicios de expedición de comprobante fiscal digital a través de Internet.(*) PSGCFDA, el prestador de servicios de generación de CFD a sus agremiados (*). Además: En este trabajo usaremos la abreviatura 1aRM2010 para referirnos a la primera Resolución Miscelánea publicada el 14 de septiembre de 2010. 3.1 PARTES PRINCIPALES DEL PROCESO PARA EMITIR COMPROBANTES FISCLES DIGITALES. En el tema de los Comprobantes fiscales digitales (CFDI o CFD) nos parece importante distinguir tres partes del proceso que se requiere seguir para su emisión, las cuales son: (1) La necesidad de obtener el certificado del sello digital. Los certificados que emite el SAT confirman el vínculo que existe entre el contribuyente que expide el CFD y su sello digital. Estos certificados son expedidos solamente por el SAT. Van a permitir al contribuyente sellar electrónicamente cada uno de los comprobantes fiscales que emita. Esto se logra a través de sellar electrónicamente la cadena original de los CFD, con lo cual se logra identificar el origen del CFD y se garantiza su unicidad y las demás características de los certificados Digitales (integridad, no repudio, autenticidad y confidenciabilidad) Se va a permitir la obtención de un sello digital para cada uno de sus establecimientos (matriz, sucursales, locales, etc.) o uno único para el contribuyente. La decisión depende de este último. El certificado del sello digital permite tener la certeza de que el contribuyente está emitiendo y se responsabiliza por cada de los comprobantes fiscales que lleven su sello. La obtención del Certificado del sello digital tiene que ser realizada por el propio contribuyente en la página del SAT, el uso correcto o incorrecto del mismo es su responsabilidad. (2) La emisión del comprobante fiscal Digital. El contribuyente va a poder emitir los CFD por medios propios o por proveedores autorizados. A su vez, el SAT va a poner a disposición de los contribuyentes Software gratuito que permita la expedición del CFD. (3) La validación del certificado del sello digital y del CFD o el CFDI La validación consiste en verificar la autenticidad del sello digital y validar que el CFD o el CFDI cumplen con requisitos fiscales. En el caso de los CFDI, la validación será realizada por un proveedor autorizado por el SAT para tales efectos, en tanto que en el CFD, la validación la lleva a cabo el propio contribuyente. Una vez que se cumplen estos requisitos, el CFDI o el CFD se considera terminado y listo para su entrega y almacenamiento. 20