Guía para Prveedres Cnversión a GLS Centr de Distribución Santa Ana Csta Rica
Tabla de Cntenid 1. PROCESO NEGOCIACIÓN Y CENTRALIZACIÓN... 4 1.1 NEGOCIACIÓN DE PORCENTAJE DE CENTRALIZACIÓN.... 4 2. ITEM FILE... 5 2.1 INCLUSIÓN DE UN ARTÍCULO... 5 2.2 RECEPCIÓN COMERCIAL... 5 2.3 PLANTILLA ELECTRÓNICA PARA LA CREACIÓN DE NUEVOS ARTÍCULOS... 6 2.4 ESPACIOS OBLIGATORIOS A COMPLETAR POR EL PROVEEDOR... 6 2.5 DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS:... 6 2.6 REQUISITOS FISCALES... 12 2.6.1 Artículs Exents sbre las ventas... 12 2.6.2 Ejempl de Carta que se debe dirigir a Walmart Centramérica... 12 2.6.3 Cóm btener ls frmularis?... 12 3. RESURTIDO:... 13 3.1 TIPOS DE ARTÍCULOS RESURTIBLES:... 13 5.2 TIPOS DE ORDEN DE COMPRA... 13 3.2 VIGENCIAS... 14 3.3 RETAIL LINK Y ENVÍO ELECTRÓNICO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA.... 14 3.3.1 EDI... 14 3.4. Orbit... 15 4. LOGÍSTICA:... 16 4.1 ESPECIFICACIÓN DE PRODUCTO, EMBALAJE Y PALETIZADO... 16 4.2 ÁREA DE VALIDACIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PRODUCTOS... 16 4.3 CUMPLIMIENTO DE LAS CARACTERÍSTICAS PRESENTADAS PARA VALIDACIÓN DURANTE LAS ENTREGAS... 16 4.4 PROCESO DE ENTREGA DE MERCANCÍA EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN... 16 4.4.1 Requisits para la Asignación de Citas... 16 4.4.2 Requisits para la entrega:... 17 4.4.3 Ingres a las Instalacines... 17 4.4.4 Cndicines de Entrega de la Mercancía... 18 4.4.8 Recepción de Mercancía... 22 4.4.9 Generación de Cmprbante de Entrega de Mercancía (POD)... 24 4.5 PROGRAMA DE LOGÍSTICA EN REVERSA (BACKHAUL)... 25 5 VENDOR MASTER... 26 5.1 ASPECTOS ADMINISTRADOS Y CONTROLADOS EN VENDOR MASTER... 26 5.1.2 COMPONENTES EN EL NUEVO NÚMERO DE PROVEEDOR... 26 5.1.3 USO DE SECUENCIAS EN EL NÚMERO DEL PROVEEDOR... 26 5.2 CUENTAS POR PAGAR... 26 5.2.1 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO... 26 5.2.2 CAMBIOS EN EL PROCESO POR CONVERSIÓN A SISTEMAS WM... 27 5.2.3 REQUISITOS DE LAS FACTURAS... 27 5.2.4 CARGO POR ENTREGA CENTRALIZADA.... 28 5.2.5 PROCESO DE PAGO... 28 5.2.6 CÓDIGOS UTILIZADOS EN LOS DETALLES DE PAGO... 28 ANEXO 1... 34 GLOSARIO DE TÉRMINOS... 34
Presentación El siguiente dcument cntiene la infrmación básica requerida, para facilitar la interacción de nuestrs prveedres en Csta Rica cn ls Centrs de Distribución y el área Lgística. El dcument está enfcad principalmente en aquells aspects que variarán cn el cambi de sistemas, sin embarg incluíms también trs aspects imprtantes para el manej de prducts centralizads en nuestrs Centrs de Distribución. Pr l tant l establecid en este dcument n aplicará a ningun de ls demás países de la región centramericana. Para tds ls efects legales y de facturación la razón scial a utilizar en Csta Rica debe ser Crpración Supermercads Unids S.A. Númer Cédula Jurídica 3-101-00722305
1. Prces Negciación y Centralización La Centralización es un cncept de peración que permite hacer más eficiente la cadena de abastecimient desde el prveedr hasta las tiendas de Wal-Mart Centramerica. Cnsiste en la cncentración de las entregas de prducts en el Centr de Distribución para que este ls lleve a tdas las tiendas. Principales beneficis de la centralización: Sprte para la expansión gegráfica. Reducción del tiemp ttal de cicl pedid-despach Reducción del cst ttal de la cadena lgística Reducción de ls niveles de inventari Especialización de la administración de la tienda en atención al cliente Reducción de faltantes Resurtid (Lgística) y Cmercial sn las áreas respnsables de infrmar al Prveedr sbre el prces de Centralización. Área Cmercial Resurtid Operacines C.D. Rl Define cn el prveedr que prducts le interesa sean centralizads. Negcia prcentaje de descuent pr centralización. Determina la capacidad existente para el manej centralizad del prduct. 1.1 Negciación de Prcentaje de Centralización. a. Si prveedr es parte de red de distribución cntacta a Resurtid e indica su interés pr cmenzar la entrega de sus prducts centralizadamente, si prveedr es nuev Cmercial le va a cnsultar si está interesad. b. El administradr de categrías el Gerente de Resurtid de Lgística le darán las indicacines requeridas para cntinuar el prces. Para infrmación de Centralización en Csta Rica puede cmunicarse de lunes a viernes de 8:30 a.m. 5:30 p.m. cn: Cntact Puest Crre electrónic Teléfn Fernand Villalbs Encargad de Centralización fvillal@wal-mart.cm 2582-8740 2243-7100 Rafael Herrera Gerente de Resurtid r1herre@wal-mart.cm Ext. 37829
2. Item File IF: Área encargada de la administración y actualización del catálg de artículs y sus atributs. 2.1 Inclusión de un artícul Ls mtivs pr ls que se requerirá pasar pr el prces de Item File sn ls siguientes: Inclusión de artícul nuev. Mdificación de artículs existentes Prmcines Cambis de precis 2.2 Recepción Cmercial Verificará que ls frmularis sean presentads pr el prveedr cn la infrmación y dcumentación necesaria, actualizada y cmpleta, ests requisits sn entre trs: Permiss del Ministeri de Salud Dcumentación en físic y electrónic Certificación de prducts exents Si la infrmación n es presentada cmpleta, n se tramitará y será devuelta para su crrección. El Cmpradr Administradr de Categría verificará la infrmación entregada pr el prveedr para ser registrada en ls sistemas de la cmpañía, incluyend las cndicines negciadas cn el mism. RECEPCIÓN COMERCIAL COMPRADOR/ ADMINISTRADOR DE CATEGORÍA VENDOR MASTER Si la dcumentación y las muestras se encuentran crrectas, ls Cmpradres enviarán la infrmación crrespndiente al área de Item File, que registrará ls artículs en ls sistemas.
2.3 Plantilla electrónica para la creación de nuevs artículs Cada vez que a un prveedr se le apruebe el ingres de un nuev artícul, deberá presentar la plantilla electrónica debidamente cmpletada, cumpliend cn ls lineamients siguientes: Debid a que la plantilla se utiliza para alimentar nuestrs sistemas, es muy imprtante mantenerla sin mdificacines. Pr est les slicitams n alterarla. N Eliminar clumnas filas N Agregar clumnas filas N Incluir fórmulas N mdificar el frmat clres de ls dats La plantilla cntiene cmentaris sbre la infrmación de cada camp; se les slicita seguir las debidas indicacines. Debe tener cmplets ls espacis bligatris Cuand tengan dudas acerca de la infrmación que debe registrarse, deberá cnsultarl al Administradr de Categría Cmpradr cntact, para que este le ayude. Ls espacis que requieran infrmación de un catálg intern deberán ser slicitads al Administradr de Categría. Ejempl: Marca, Unidad de Medida. 2.4 Espacis bligatris a cmpletar pr el prveedr La plantilla muestra en fnd gris ls camps bligatris; trs códigs de clr se utilizan para ls camps necesaris dependiend del tip de artícul. 2.5 Descripción de ls camps: 1- UPC/EAN Es el códig de barras del artícul, mism que es escanead en la caja registradra 2- Dígit Verificadr UPC Dígit Verificadr del Códig de barras 3- ID de Stck del Prveedr Es asignad pr el prveedr para identificar su mercancía. Máxim 15 caracteres
4- Descripción 1 del Artícul Descripción visible para el cliente en las etiquetas de precis del punt de venta. Debe indicar primer marca + nmbre del prduct + característica Máxim 20 caracteres N puede ser igual a la Descripción de señalización 5- Estante 1 / Clr/Sabr/Arma Se detalla el clr, sabr arma, cuand se cnsidera un atribut imprtante para la identificación del artícul. Este se imprime en la etiqueta de preci Máxim 6 caracteres 6- Estante 2 / Tamañ Infrmación de tamañ cntenid del artícul, el cual se muestra en la etiqueta de preci. Máxim 15 caracteres 7- Unidad de medida/uom Cantidad Neta Pr cumplimient de Legislación en Csta Rica sl debe usarse ls que están aprbads pr MEIC Códigs de Unidad de Medida: FO: Fluid Ounce (Onza Liquida) GA: Galón GH-HALF: Medi Galón LT: Litr PT-PINTA: Igual a 1/8 Galón PV-HALF PINT: Media Pinta QT-QUART: Igual a 2 pintas FT-FOOT: Pie IN-INCH: Pulgada YD: Yarda EA-EACH: Pieza GR: Grams LB-POUND: Libra OZ-OUNCE: Onza KG: Kilgram CF: Cubic Feet (Pie Cúbic) CM: Centímetr ML: Mililitr
8- Cantidad Neta/Cantidad a la Venta Le indica al cnsumidr el cntenid del empaque que está cmprand, determina el preci pr unidad en la etiqueta de precis. 9- Us Unidad de Medida / UOM & Cantidad Neta / Cantidad a la Venta Ejempl Descripción Frma de antarl 1 REFRESCO HI-C TETRA BRID 1 LT PERA 1 LT Unidad de medida: LT (Litr) Cantidad : 1 2 MARGARINA NUMAR CAJA 500 GR 4 UNID Unidad de medida: EA (Pieza) Cantidad: 4 4 EA 3 PASTA TOMATE MAGGI 174 GR Unidad de medida: GR (Grams) Cantidad: 174 4 CAMISETA BEBE CARITAS NIÑA T:12 Unidad de medida: EA (Pieza) Cantidad: 1 174 GR 1 EA 10- Descripción 2 del Artícul Indicar códig de país dnde se registra el articul +marca + nmbre del prduct + característica. Iniciar esta descripción cn una abreviación Indicand el país dnde se registra el artícul seguid de la descripción del artícul. Máxim 20 caracteres 11- Descripción del Tiquete de Caja Descripción del UPC Debe ser una descripción muy breve y clara del prduct (nmbre genéric) Máxim 12 caracteres 12- Descripción para Señalización Descripción detallada del artícul, que seria nmbre del prduct + marca +característica + tamañ Máxim 40 caracteres. N puede ser igual a la Descripción 1.
13- Marca Códig de Marca pr el cual el prduct es cncid. Códig de Marca para ligarl cn el artícul nuev. Esta infrmación prviene de un catálg intern. 14- Descripción de Géner de Mda La tienda describe varias clasificacines de vestimenta, tales cm rpa sprt, vestimenta casual, etc. Este camp se usa exclusivamente para Rpa y Calzad. Máxim : 20 caracteres Esta infrmación prviene de un catálg intern. 15- UPC/EAN (DUN14 ó GTIN-14) Empaque del prveedr El códig de UPC del empaque caja (Dun 14). Es decir el códig de barras que cntiene la caja que el prveedr entrega en el Centr de Distribución. Se usa también para EDI. 16- Cantidad de empaque de prveedr Cantidad de unidades cntenidas en el empaque del prveedr, que es entregad al Centr de Distribución al punt de venta en cas de manejarse pr Cmpra Directa. (Vendr Pack) 17- Lngitud del empaque de prveedr Usada para calcular el vlumen para embarque (en centímetrs) cm = centímetrs 18- Anch del empaque de prveedr Usada para calcular el vlumen para embarque (en centímetrs) cm = centímetrs 19- Altura del empaque de prveedr Usad para calcular el vlumen para embarque (en centímetrs). cm = centímetrs
20- Pes del empaque de prveedr Pes de la caja de empaque del prveedr (en kils - K), Utilizad pr el área de Tráfic para la cnslidación de camines del prveedr K = Kil 21- UPC/EAN del Artícul Códig UPC del artícul de venta al cnsumidr final. 22- Cantidad de empaque del Centr de Distribución Cantidad de piezas cntenidas en el Empaque del CD que es despachad a la Tienda. (Warehuse Pack) 23- Cst Unitari El preci que Walmart paga al prveedr pr unidad. 24- Cst de empaque de prveedr Es el cst que Walmart paga pr un empaque de artículs del prveedr. 26- Marcad cn preci de fábrica Se usa cuand un prduct tiene un preci marcad en el empaque. 26- Tiemp de entrega del prveedr (lead time): El tiemp transcurrid entre la generación de la rden de cmpra y la entrega de la mercancía. (tiemp en días) 27- País de Origen: Códig de país dnde se fabricó el prduct. Debe ingresarse cn ds letras representand la abreviación del nmbre de país separadas pr punt y cma. (Ej. AL; CY) en cas que el prduct cntenga cmpnentes fabricads en países diferentes.
28- ID del fabricante: Es el códig intern del fabricante para identificar el artícul. (Alfanuméric) 29- Lngitud del Artícul Lngitud del prduct en Decímetrs 30- Anch del Artícul ANCHO del prduct en Decímetrs 31- Altura del Artícul ALTURA del prduct en Decímetrs 32- Pes del Artícul PESO del prduct en kilgrams 33- Registr Sanitari: Númer de Registr Sanitari emitid pr el ministeri de salud. 34- Fecha Vencimient del Registr Sanitari. Fecha límite de la vigencia del registr sanitari en el país.
2.6 Requisits Fiscales 2.6.1 Artículs Exents sbre las ventas Para el registr de nuevs prducts que tengan la clasificación de exents, td prveedr deberá aprtar la nta que se adjunta junt cn el frmulari de registr del prduct. Mediante dicha nta el prveedr indicará el sustent legal que justifica la clasificación de exent y deberá venir firmada pr el respnsable del área financiera el representante legal de la empresa. Se recmienda al prveedr realizar cnsulta a la Dirección General de Tributación (DGT) sbre el fundament legal que sustenta la cndición de exent de ls prducts. En cas de cntar cn un dcument ficial de la DGT que cmpruebe la cndición de exent, se slicita la presentación de la misma a Wal Mart Centramérica. 2.6.2 Ejempl de Carta que se debe dirigir a Walmart Centramérica San Jsé, XX de XX del 2009. Señres Departament Cmercial Crpración de Supermercads Unids, S.A. S.O. Estimads señres: De acuerd a la slicitud planteada, pr este medi le infrm que es el criteri de [nmbre prveedr] cnfrme al artícul [indicar fundament legal], ls prducts que se detallan abaj están exents del pag del Impuest General sbre las Ventas [ bien indicar si es gravad a nivel de fábrica se encuentra inscrit en algún régimen especial de tributación]: Detallar artícul (s), códig de artícul y/ códig de barras L anterir cnstituye nuestra interpretación cnfrme al cntenid de la ley vigente, razón pr la cual, en cas que las autridades fiscales en una eventual revisión externen un criteri distint al indicad respect de ls prducts descrits, mi representada asume frente a Crpración de Supermercads Unids S.A., ( CSU ) la respnsabilidad crrespndiente pr cualquier incnveniente de naturaleza fiscal que ell le pueda causar. Atentamente [Respnsable del Área Financiera, Impuests Representante Legal] 2.6.3 Cóm btener ls frmularis? Para btener ls frmularis requerids pr Item file ingrese a: www.walmart-centramerica.cm/nline_item_file.htm
3. Resurtid: Resurtid: área encargada de asegurar el abast adecuad de mercancía a las tiendas y Centrs de Distribución, mediante una administración eficiente de ls inventaris, utilizand ls sistemas Walmart. 3.1 Tips de artículs resurtibles: En ls CDs de Walmart Centramérica existen ds canales de distribución de prducts, Staple stck, ls artículs se almacenan en el Centr de Distribución Assembly, sn artículs Crss dck, que n se almacenan en el CD. Para clasificar ls artículs pr su rigen y pr el canal usad para ser enviads a las Tiendas, ésts se identifican cn un códig llamad Tip de Artícul Ls artículs que se almacenan pueden ser lcales imprtads y a su vez pueden ser básics de temprada. (resurtibles 20,22,40,42) Ls artículs assembly pueden ser de entrega directa a tiendas de crss dck (resurtibles 37, 33 n resurtibles, 07, 03, 43) Artícul Walmart: Es un númer de 7 dígits cn el que se identifica la mercancía en Walmart; ls primers ds dígits crrespnden al númer de departament. El siguiente cuadr resume ests tips de artículs: ARTÍCULO DESCRIPCIÓN ENTREGA Artículs de distribución cncentrada (assembly) Tip 33 La entrega de mercancía debe ser en el CeDis (Cruce de Andén). Cruce de Andén Tip 37 La entrega de mercancía debe ser directamente en las Tiendas Tiendas Mercancía lcal, se entrega en el CeDis y se almacena para su envió psterir a tiendas (inventari permanente) Tip 20 Mercancía nacinal y la entrega es pr medi del CeDis. Staple Stck. (En CD para almacenar) Tip 22 Mercancía nacinal (temprada) y la entrega es pr medi del CeDis. Staple Stck. (En CD para almacenar) Mercancía n resurtible pr el sistema Tip 07 La entrega de mercancía debe ser directamente en las Unidades de Tiendas Negci. Tip 10 Mercancía de rpa (mda). La entrega debe ser siempre vía CeDis tienda. Cruce de Andén Tiendas Mercancía n permanece en el CeDis, es enviada a las tiendas en su ttalidad Tip 03 La entrega de mercancía debe ser en el CeDis (Cruce de Andén). Cruce de Andén Tip 43 Mercancía de imprtación y la entrega es pr medi del CeDis. Staple Stck Cruce de Andén Mercancía de imprtación de inventari permanente Tip 40 Mercancía de imprtación y la entrega es pr medi del CeDis. Staple Stck. (En CD para almacenar) Tip 42 Mercancía de imprtación de temprada, y la entrega es pr medi del CeDis. Staple Stck. (En CD para almacenar) Si requiere más infrmación sbre este tema, cnsulte cn el Resurtidr de sus artículs. 5.2 Tips de Orden de cmpra
Para distinguir el canal y ls prcess pr ls cuales atraviesa la mercancía, se asigna a cada rden un tip de Orden de Cmpra, Tip de Pedid. Estas establecen: El tip de artícul El canal dnde será prcesada dicha rden 3.2 Vigencias Cada Orden de Cmpra cntiene 3 fechas: Fecha de Generación. Es la fecha en la cual se creó la rden de cmpra Fecha de Embarque. Es la fecha a partir de la cual la rden entra en vigencia y puede ser recepcinada. Fecha de Cancelación. Es la fecha de vencimient de la rden de cmpra y después de esta fecha ya n puede ser recepcinada Cuand el Prveedr recibe una Orden de Cmpra debe llamar al Área de Asignación de Citas de Lgística para que le asigne la fecha y hra de recepción de la mercancía. Dicha fecha debe estar cmprendida entre Fecha de Embarque y la Fecha de Cancelación de la Orden.de Cmpra. 3.3 Retail Link y enví electrónic de las Órdenes de Cmpra. Retail Link es un siti web de Walmart dnde se cmparte infrmación cn ls prveedres, este acces requiere la firma de cnvenis entre ambas partes. Cntrat de Retail Link Frmulari de Retail Link Internet Verificación para el acces de Walmart Retail Link Una vez que el Prveedr tiene acces a Retail link, pdrá visualizar las órdenes de cmpra pr medi de algun de ls siguientes sistemas: EDI Orbit 3.3.1 EDI Es un sftware que permite la cnexión e intercambi de infrmación entre diferentes sistemas y empresas; este es el sistema ficial de enví de órdenes de cmpra hacia ls prveedres El estándar de Walmart para las transaccines electrónicas cn sus Prveedres. es EDI/AS2 Multi-Prtclari El Prveedr puede adquirir directamente la licencia del sfware para el us de EDI/AS2 acceder a las órdenes de cmpra mediante el pag del servici a un Prveedr Buró que realizan la decdificación de ls mensajes EDI.
Prveedres de Servici de Decdificación de Mensajes EDI Orland Ramírez I Presidente Sisnet Cnsultres aramirez@sisnet.c.cr T: 2224-4755 Jsé Jiménez NeGrid Business Develpment Jse.jimenez@negrid.cm T: 55 11 2131-8506 C: 55 11 9607-2611 www.negrid.cm.cm Dr. Ricard S. Jhnsn Senir Supply Chain Cnsultant Interdata Americas Operatin Tel. (619) 248-1633 rjhnsn@interdatallc.cm Gerard Huertas Arrieta I Gerencia de peracines Almamater de Centramerica almamate@rasca.c.cr Tel (506) 2408684 (506) 8169 467 Es necesari tener acces a Retail Link para ver sus órdenes de cmpra (ver infrmación en el apartad siguiente- Orbit) 3.4. Orbit ORBIT (Online Retail Business Infrmatin Transfer), es una aplicación Web desarrllada pr Walmart que pera a través de Internet y permite a ls Prveedres recibir vía electrónica sus Órdenes de Cmpra. Esta aplicación es para pequeñs prveedres cn un vlumen de Ordenes de cmpra baj. Pr sus limitacines n es para us masiv de rdenes de cmpra. Su utilización n tiene ningún cst para el prveedr, per requiere que ls prveedres tengan: acces a Internet, Usuari y Cntraseña de Retail Link y de Orbit (autrizads pr Walmart) para visualizar las rdenes de cmpra. Para btener mayr infrmación sbre esta herramienta pr favr cntáctens. Recuerde que este sl puede ser utilizad pr prveedres de muy baj vlumen Cuentas pr cbrar Yancy Alfar Siles Enc. Cmerci electrónic y Orbit Crre electrónic Yancy.Alfar@wal-mart.cm Tel: (506) 2243-7600 Extensin 37881
4. Lgística: 4.1 Especificación de Prduct, Embalaje y Paletizad Tds ls prducts nuevs que ingresan a ls Centrs de Distribución deben cumplir cn la Especificación de Prduct, Embalaje y Paletizad. Este dcument establece las características físicas y requisits legales que deben cumplir ls prducts para ser manejads en ls Centrs de Distribución de Wal- Mart Csta Rica (Centralizads) Aplica para prducts nuevs, mdificads y prducts que ya están centralizads,. Para btener mayr detalle de ls requisits establecids, pr favr cntactar al Centr de Atención a Prveedres de Lgística. 4.2 Área de Validación de Especificacines de Prducts Se encarga de la revisión a Prducts nuevs mdificads, para verificar que cumplen cn l establecid en la Especificación de Prduct, Embalajes y Paletizad Funcina a través de citas, que slicita el Cmpradr el ADC. Si transcurren más de 10 minuts de la hra de cita asignada y el Prveedr n se ha presentad, la misma queda anulada y el Prveedr deberá tramitar nueva cita. 4.3 Cumplimient de las características presentadas para validación durante las entregas Tds ls prducts a entregarse en el CEDI deben cumplir cn las características que fuern previamente registradas en el sistema y aprbadas durante el prces de validación: Dimensines de la Unidad de Cmpra (Larg, Anch, Alt y Pes) Dimensines de la Unidad de Despach (Larg, Anch, Alt y Pes) Cajas pr Cama y Camas pr Tarima (TixHi) Cantidad Mínima y Máxima de bults (cajas) pr tarima (Mín-Máx) Cualquier diferencia identificada entre l registrad en el sistema y el prduct físic a entregar, es mtiv de rechaz de la mercancía. 4.4 Prces de Entrega de Mercancía en el Centr de Distribución 4.4.1 Requisits para la Asignación de Citas Se debe slicitar una Cita pr cada Unidad de Transprte a despachar hacia el CEDI Las citas se deben slicitar según l detallad en la siguiente tabla: CEDI Hrari Teléfn Santa Ana San Rafael Lunes a Viernes: de 08:00 a.m. a 05:00 p.m, Sábads: de 08:00 a.m. a 12:00 a.m Lunes a Viernes: de 7:30 a.m. a 04:30 p.m, Sábads: de 07:30 a.m. a 12:00 m.d. 2215-3272 ó 2215-2982 2217-5012
La infrmación que se debe suministrar para slicitar un Cita es la siguiente: Códig de prveedr Númer de la Orden de Cmpra Nmbre y teléfn de quien slicita la cita Mdalidad de Entrega: Paletizad a Pis Tip de Entrega: Inmediata Dejand el Cntenedr Cantidad ttal de líneas a entregar pr P Cantidad ttal de cajas a entregar pr PO La relación que debe existir entre las Facturas y las Unidades de Transprte es la siguiente: Entregas Parciales y Relación entre Facturas-Unidades de Transprte N se pdrán hacer entregas parciales de una misma PO tda la mercancía de la rden debe ser entregada de una sla vez N se pdrá entregar mercancía de una misma factura en 2 camines a mens que ambs camines lleguen junts al CEDI y entreguen la mercancía un tras tr. 4.4.2 Requisits para la entrega: Cumplir cn hrari de cita. Presentarse 15 minuts antes de la hra asignada. Después de la hra prgramada, perderá su cita y la recepción de la mercancía quedará sujeta a la dispnibilidad en el Prgrama de Recepción del Día. En cas de n realizar la entrega el día de la cita, requiere slicitar una nueva cita. Sl se recibirán: Las órdenes de cmpra reprtadas en la cita Ls prducts que cumplan ls requisits de calidad y cndición óptima para la venta. 4.4.3 Ingres a las Instalacines Reprtarse en la caseta de seguridad Únicamente ingresarán a las instalacines el chfer y sus ayudantes. Tds deben estar identificads pr Gafete de la empresa a la que representan. Dentr del área del CD, debe seguir las indicacines dadas pr el Oficial de Seguridad Tda unidad de transprte debe estar cerrada al ingresar a las instalacines del Centr de Distribución.
El Oficial de Seguridad hará una revisión para asegurar que el chfer n traiga prducts dentr de la cabina. Tda la mercancía que ingresa al Centr de Distribución debe estar ttalmente justificada pr medi de facturas, órdenes de cmpra, envís ntas de devlución. Debe parquear la unidad de transprte en reversa en el área asignada. Dirigirse a la ficina de Freight Bill Entry y presentar las Facturas y las Órdenes de Cmpra. Nta: En este mment se cnsidera cm la hra ficial de llegada al Centr de Distribución, la cual se registrará en el sistema. Una vez validada la dcumentación presentada, el Prveedr debe esperar hasta ser llamad para entregar la mercancía. Ni el chfer ni sus ayudantes pdrán bajar de la unidad de transprte a dejar ls dcuments antes de parquearse en el área asignada. En cas de cualquier incumplimient a l establecid pr el Área de Seguridad el transprtista recibirá una bleta de infracción, después de ds bletas de infracción, n se le permitirá más la entrada a las instalacines. 4.4.4 Cndicines de Entrega de la Mercancía Para las entregas de prducts a Staple Stck, las tarimas deben cumplir cn el Ti- Hi (Cajas x Cama y Camas x Tarimas) registrad en el sistema Para las entregas de Crss Dck las tarimas se deben cnfrmar de acuerd al mínim y máxim de bults (cajas) indicad pr el Recepcinista. La cnfrmación "armad de las tarimas debe hacerse maximizand la utilización del espaci cúbic dentr de las dimensines de la tarima y evitand incnsistencias cm: desbrdamients (salientes), escriamients (inclinacines) cualquier tr tip de cnfrmación irregular. Si la mercancía sufriera dañ durante la descarga, cnfrmación sujeción el prduct n se recibirá y el prveedr asumirá la pérdida, Siempre y cuand dicha pérdida n se deba a negligencia acción dlsa de persnal de Walmart. La mercancía se asume cm recibida hasta que el Prveedr haya firmad el Cmprbante de Entrega de Mercancía (POD- Prf Of Delivery). Recmendacines para agilizar las Entregas de Mercadería Entregas de Crss Dck Case Pack en el Centr de Distribución Santa Ana Ls prveedres que cumplan cn ls requisits y deseen pasarse a la mdalidad de entrega de Crss Dck (Ordenes tip 03 y 33) pdrán hacerl siempre y cuand la Unidad de Cmpra del prduct sea igual a la Unidad de Despach
Entregas de Crss Dck Cnslidad El sistema GLS también permite manejar Crss Dck tip cnslidad (Ordenes tip 73) cnsiste en entregar varis ítems dentr de una misma caja, la cual tendrá cm destin una Tienda especifica, según distribución prpuesta pr el área Cmercial. Restriccines para el manej de Crss Dck Breack Pack en el Centr de Distribución Santa Ana N se pdrá prcesar mercadería pr la mdalidad de Crss Dck si la Unidad de Cmpra del prduct es diferente a la Unidad de Despach Relación entre Órdenes y Facturas La relación ideal entre la cantidad de Ordenes de Pedid y Facturas es 1 : 1 pues de esa frma el sistema Cuentas pr Pagar prcesa Autmáticamente el pag de las facturas. Est siempre y cuand n se haya presentad diferencias entre csts cantidades facturadas y cantidades recepcinadas. En cas de generarse varias facturas para una misma Orden de Pedid, el prces de pag pasará a ejecutarse Manualmente.
Códig de Barras de ls artículs en la Factura Se recmienda incluir el Códig de Barras del Prduct (UPC) para cada línea de la factura, est agiliza el prces de identificación y digitación de ls artículs en el sistema GLS (Freight Fill Entry). Tener dich dat reduce la prbabilidad de errres de captura. 4.4.5 Entregas Paletizadas Las entregas paletizadas deben realizarse cn pallets (tarimas) de 4 entradas tip Eurpea de 1.00 m x 1.20 m. Ls pallets deben estar en perfectas cndicines (est incluye tant su estad, n estén húmedas y que estén libres de plagas). El sistema de paletizad utilizad en ls CDs es el de pallet alquilad a peradres de renta autrizads, el cuál sustituye la cmpra y reparación. (Ver sección 6.4.4.3) 4.4.6 Entregas a Granel Las entregas a granel sl se permitirá en excepcines muy calificadas, el CEDI prprcinará ls pallets, per el prveedr asumirá el cst de ls misms. La descarga, la cnfrmación de las tarimas y la sujeción cn plivinil (strech film) es respnsabilidad del prveedr. Debe ajustarse a l establecid en el sistema de paletizad de Walmart Centramérica. (Ver sección 6.4.4.3)
4.4.7 Sistema de paletizad de Walmart Méxic y Centramérica El sistema de paletizad utilizad en ls CDs es el de pallet alquilad a peradres de renta autrizads, el cuál sustituye la cmpra y reparación. El pallet estándar a utilizar es del tip eurpe cn dimensines de 1.0 m x 1.2 m cn entradas pr ls cuatr cstads. Ls peradres garantiza la dispnibilidad al 100% de pallets así cm su repsición en cas de dañ pr us nrmal. Ls peradres de renta autrizads pr Walmart sn CHEP, RAP y RAP Wrldwide. Ls prveedres tienen la libertad de seleccinar el peradr que mejr cndición frezca en términs de csts y servici. Operadres de renta nuevs que deseen ingresar al sistema de paletizad cn Walmart, debe ser autrizads de previ pr Lgística Walmart. Walmart aceptará el esquema acrdad entre el prveedr y el peradr autrizad de renta. Walmart n retrnará el pallet al prveedr en el mment de la recepción sin que se cmprmete a regresarl directamente al peradr de renta en el tiemp acrdad cn ells. Ls peradres pr su parte sn ls respnsables de alimentar de nuev el pl de pallets del prveedr. Si un prveedr decide n entregar en frma paletizada utiliza un pallet diferente al estándar, Walmart aprtará el pallet rentad para paletizar en el andén y cntinuar cn el cicl lgístic. En este cas se realizará un carg adicinal sbre el cbr de centralización para cubrir ls csts pr: renta del pallet, persnal para paletizar y plivinil para la tarima. El carg adicinal dependerá del cst de distribución El prveedr tendrá la pción de despachar a pis para maximizar el cubicaje de sus camines, sin embarg debe enviar dentr del camión pallets suficientes para paletizar en el andén, así cm el persnal y plivinil requerid para esta tarea. Walmart n prveerá ests recurss en la recepción. L anterir aplica también para cantidades de pedid iguales menres a una cama. Walmart n participará en las negciacines entre ls prveedres y ls peradres de renta. Walmart mantendrá un cntrl intern del inventari de pallets según su tip en sus instalacines (CD y tiendas), para cnciliacines cn cada peradr. Así mism se cntrlará la cantidad de pallets recibids diariamente pr prveedr. Esta infrmación estará a dispsición tant de ls prveedres cm ls peradres de renta. Ls peradres de renta sn respnsables del cntrl de inventaris de pallets cn cada un de ls prveedres Ls cntacts lcales para aclarar dudas y crdinar la implementación del sistema sn las Gerencias de resurtid y las Gerencias de ls Centrs de distribución así cm también el Gerente de Lgística. A nivel reginal, cn la Gerencia reginal de Centrs de Distribución. Una vez seleccinad su peradr de renta, deben infrmar en cada país al Centr de Atención a Prveedres de Lgística (CAP), la fecha de inici de entrega baj el sistema paletizad.
Cicl lgístic de entrega paletizada El cicl lgístic de paletizad a utilizar pr Walmart es el siguiente: 1. Prveedr despacha mercancía a CD usand pallet estándar. CD recibe prduct paletizad y l almacena. 2. La mercancía permanece almacenada hasta el mment del alist y despach a tiendas utilizand ls pallet estándar recibids de prveedres. 3. Tiendas reciben mercancía de CD y regresan a CD pallets descupads de entregas anterires (CD n espera en trastiendas hasta que descupe pallet). 4. CD almacena tempralmente pallets descupads, clasifica pr peradr de renta y regresa a ls peradres respectivs. 5. Operadres de renta regresan ls pallets a ls prveedres para cargar de nuev su pl y reiniciar el cicl. 4.4.8 Recepción de Mercancía El recepcinista seleccinará una muestra de ls bults (el tamañ de la muestra depende de la cantidad de prducts) y revisa l indicad en la tabla de criteris de Recepción en CDs, en cas de incumplimient de algun de ells se aplicarán las accines crrespndientes.
Tabla Criteris de Recepción en Centrs de Distribución
4.4.9 Generación de Cmprbante de Entrega de Mercancía (POD) Al finalizar la recepción, el transprtista deberá pasar a la ficina de Freight Bill Entry, en dnde se le entregará el Cmprbante de Recepción de Mercancía (POD) para que l valide y firme, est junt cn una cpia de la factura. Nta: El POD muestra el detalle de ls artículs que fuern recepcinads, así cm ls identificads cn incnsistencias según ls siguientes criteris: Sbrantes (O:Overage) Faltantes (S:Shrtage) Dañads (D: Damage) Rechaz (R:Rejected) 4.4.10 Cmunicación y cntacts Para facilitar la cmunicación de y hacia ls prveedres en Lgística Walmart Centramérica cntams cn el Centr de Atención a Prveedres (CAP), un área dedicada al servici de nuestrs prveedres, que sirve cm punt de cntact, seguimient y respuesta a tdas las cnsultas, slicitudes y quejas que tengan nuestrs prveedres, en tds ls temas referentes a las entregas de prducts centralizads y a ls temas lgístics. Cntact Centr de Atención a Prveedres: Para cmunicarse cn el Centr de Atención a Prveedres (CAP) en el Centr de Distribución de Santa Ana cmuníquese al: Línea directa 800-77683336 Cntacts lcales: Cntact Puest Teléfn Crre Electrónic Alexandra Trejs Encargada de Reslución a Prveedres 800-77683336 jtrejs@wal-mart.cm Ximara Sánchez Encargada de Reslución a Prveedres 800-77683336 xsanche@wal-mart.cm Ivannia Calv Crdinadr CAP 2215-2992 icalv@wal-mart.cm Rci Gamb Sub-Gerente de Tráfic 2215-2992 r1gamb@wal-mart.c Rsibel Herrera Gerente de Aseguramient de Calidad 2215-2992 r7herre@wal-mart.cm Cntacts Reginales: Sergi Ortiz Andrea Ávila Rsa Orzc Directr Reginal Centrs de Distribución Centramérica Sub-Gerente de Calidad Reginal Crdinadra Reginal de Prveedres (506) 22191380 (506) 88210125 sergi.rtiz@wal-mart.cm (502) 22433750 Desiree.avila@wal-mart.cm (502) 22437001 rsa.rzc@wal-mart.cm
4.5 Prgrama de lgística en reversa (Backhaul) El Backhaul cnsiste en el traslad de la Mercancía de un prveedr cn ls vehículs prpis que le dan servici a Wal-Mart Centramérica, haciend un us eficiente de las rutas y espacis dispnibles de ests vehículs. El bjetiv es maximizar ls recurss dispnibles en transprte creand una relación de mutu benefici cn nuestrs prveedres a través de rutas de visita para el traslad de Mercancía desde su planta hasta las instalacines de nuestr centr de distribución, reduciend la cantidad de camines en tránsit, el cnsum de cmbustible, haciend un us más eficiente nuestra cadena de suministrs. Entre ls beneficis se pueden mencinar: Reducción de csts de transprte. Liberación de flta de transprte del prveedr. Prescindir de servicis tercerizads N devlución de vehículs pr llegar tarde. Priridad en devlución de tarimas al prveedr. Se cbra mes vencid. Hraris fijs de descarga y n requiere sacar citas para la entrega. Dispnibilidad de flta. Misma tarifa para cualquier punt del área metrplitana. Us de GPS en tds ls transprtes. Mercadería viaja amparada pr Pólizas de Walmart Reducción de cnsum de cmbustibles y niveles de cntaminación. Si desea cncer más acerca de este servici puede cmunicarse cn: Cntact Puest Crre Electrónic Teléfn Danil Espinza Gerente de Transprtes ldespin@wal-mart.cm (506) 2215-2992 Edwin Prad Gerente Reginal de eprad@wal-mart.cm (502) 2243-7033 Transprtes
5 Vendr Master Vendr Master Maestr de Prveedres se refiere al área de Walmart Centramérica en dnde se administrará y cntrlará la base de dats en la cual se almacena la infrmación general de nuestrs prveedres. 5.1 Aspects Administrads y Cntrlads en Vendr Master El área de Vendr Master, frma parte del área financiera y es respnsable de: Frmalización de las cndicines de: Plaz de pag Cargs pr negciacines cmerciales y lgística: Acuerd pr N Devlución de Mercancía y/ Mercancía Defectusa Acuerd pr Entrega Centralizada Asignar un númer de identificación de prveedr Vendr Number a cada un de nuestrs prveedres habilitándl así en ls sistemas de Walmart. 5.1.2 Cmpnentes en el nuev númer de prveedr El Vendr Number es un númer cnfrmad pr 9 dígits: 123456 Es el númer base que identifica al prveedr (6 dígits) 78 Este define el departament Wal-Mart (2 dígits) 9 Permite identificar diferentes cndicines en un mism departament (1 dígit) 5.1.3 Us de Secuencias en el númer del Prveedr Las cndicines generales y acuerds de negciación serán las mismas para tds ls artículs que se registren a un mism departament. 5.2 Cuentas pr Pagar El área de Cuentas pr Pagar es el departament a carg del prcesamient y trámite de facturas de nuestrs prveedres, anterirmente cncid cm Pagaduría. 5.2.1 Principales características del prces Se emitirá una Orden de Pedid (PO) pr cada Númer de Prveedr de nueve dígits El Prveedr cnfeccinará una factura de acuerd a la Orden de Pedid. Al realizar la entrega en el Centr de distribución (CD) se cnfeccinará un Dcument de Recepción de Mercancía (Prf f Delivery-POD), el cual debe ser revisad y firmad pr el Transprtista representante del Prveedr. Si existen diferencias entre l facturad y l recibid, las mismas se registrará en la sección del OSDR del Dcument de Recepción de Mercancía (POD). Al finalizar el prces se entregará una cpia sellada del Dcument de Recepción de Mercancía al transprtista representante del prveedr Se ingresará factura del Prveedr al sistema. El Sistema realizará la cmparación de ls dats autmáticamente El sistema liberará la factura para pag.
5.2.2 Cambis en el prces pr cnversión a sistemas WM Orden de pedid para entrega de mercancía. Númer de Item de WM. Cambi del Vendr Number que deberá incluir Vendr ID-departament-secuencia. Generación de una factura pr cada un de ls Vendr numbers cnstituids pr el Vendr ID, departament y secuencia, sea, pr cada una de las órdenes de pedid Necesidad de la revisión cnstante de csts pr parte del prveedr, para garantizar que cinciden cn ls csts indicads en la rden de pedid (csts del Item File). Cantidades entregadas que cincidan cn las cantidades de prduct facturadas. Debe hacerse una factura pr cada departament Walmart. En la factura debe detallarse en cada línea de prduct el Códig de Barras del Artícul (UPC) el Códig del Artícul del Prveedr (Vendr Stck ID) Mtivs de facturas que n lgran hacer Match (N cinciden) Facturas cn incnsistencia Mtiv Acción Crrectiva Reclam Diferencia de Cst Crdinar crrección cn ADC Reclam Diferencia en Cantidad Crdinar cn CAP CD Reclam 2 Recepcines de diferente Crdinar cn CAP CD departament para 1 factura. Reclam 2 Facturas para 1 Recepción Crdinar cn CAP CD Deterir del Match Rate Cualquier cncept de Cmunicar al Prveedr reclam 5.2.3 Requisits de las Facturas El prveedr debe entregar la factura riginal en el mment de la entrega de la mercancía, la factura debe cumplir cn ls siguientes requisits: Las facturas cntendrán cm mínim ls siguientes requisits: 1) Nmbre cmplet del prpietari razón scial y la denminación del negci (nmbre de fantasía si existe). 2) Númer de inscripción (Cédula Jurídica) 3) Numeración cnsecutiva. 4) Fecha de emisión. 5) Cndicines negciadas de la venta: al cntad, crédit, etc. 6) Nmbre cmplet del cmpradr razón scial.(crpración Supermercads Unids S.A) 7) Descuents cncedids 8) Subttal de venta exenta y subttal de venta gravada 9) Mnt del Impuest de Ventas 10) Valr ttal de la factura
Adicinalmente las facturas deben especificar ls siguientes dats: Númer de Orden de Cmpra Descripción del artícul Cantidad pr artícul (preferiblemente en VNPK, unidad pr empaque de cmpra) Para facilitar el prces de recepción se requiere que en cada línea de prduct se detalle el Códig de Barras del Artícul (UPC) Códig del Artícul del Prveedr (Vendr Stck ID) Cst Net Unitari Cst Net Ttal (Cst Net=Cst Brut Descuents Cmerciales) Descuent pr Servici de Centralización 5.2.4 Carg pr entrega centralizada. El prces de cálcul y cbr del carg pr centralización, se realizará en frma autmática pr el sistema una vez ests descuents se incluyan en el Vendr Master. A partir del 7 de juni, es necesari que tds ls prveedres cn entrega de mercadería en el CEDI San Rafael de Desamparads y cn negciación pr carg de centralización, incluyan este rubr en la factura cmercial que le emiten a Crpración de Supermercads Unids S.A. pr cncept de cmpra de mercadería. N será necesari que en su factura incluya el % negciad sin sl el mnt crrespndiente haciend referencia al cncept de Descuent. Para ls prveedres cn entrega en el CEDI Santa Ana, esta dispsición debe ser cnsiderada a partir del 23 de Agst 2010, fecha en la cual se tiene prevista la cnversión de este Centr de Distribución. Nuestr prveedr debe cnsiderar que en la Orden de Cmpra se reflejará el cst brut de sus artículs. Sin embarg, en la recepción de la mercadería le será aplicad en frma autmática el prcentaje pr carg de centralización cn la aplicación inmediata del cbr. DETALLE PO RECEPCION COSTO BRUTO $ 100 $ 100 Descuent $ 6 TOTAL NETO $ 100 $ 94 La negciación del carg pr centralización debe cntar cn la firma de un dcument frmal aceptad pr ambas partes. 5.2.5 Prces de Pag Se cntinúa cn el mism prces de pag existente a la fecha. 5.2.6 Códigs utilizads en ls detalles de pag * Nta de débit pr diferencia en el cst cantidad = D1 * Nta de débit pr devlución de mercancía = D06 * Nta de débit pr cuentas pr cbrar = 90 / 15 / 16
Cntacts de Cuentas pr Pagar/Cntralría: Cntact Puest Crre electrónic Eddie Espinza Supervisr de Cuentas pr Pagar Eddie.Espinza@wal-mart.cm Gineth Varela Crdinadra de Cuentas pr Pagar Gineth.Varela@wal-mart.cm Fernand Lara Gte. Cuentas pr Pagar / Cntralría Fernand.Lara0@wal-mart.cm 5.2.7 Ejempl de una Factura cn códigs de barras de cada prduct antads dentr del text de la factura Ejempl de una Factura
5.2.8 Ejempl de una Orden de Pedid (PO) Ejempl de una rden de pedid (PO)
5.2.9 Ejempl de Cálcul de Descuent Ejempls para el cálcul del descuent pr Servici de Centralización Opción N 1. Descuent cmercial + Descuent pr Centralización Cst brut del prveedr 100,00 Descuent Cmercial 5% 5,00 Cst net del prveedr ( Cst de la Orden de Pedid ) 95,00 % WHA. Ejempl: 3% 2,85 Cst ttal 92,15 IV 13% 11,98 Ttal de la factura 104,13 Opción N 2. Descuent pr Centralización sbre cst net. Cst del prveedr = Cst Orden de pedid 95,00 % WHA. Ejempl: 3% 2,85 Cst ttal 92,15 IV 13% 11,98 Ttal de la factura 104,13
5.2.10 Ejempl de dcument POD Ejempl de un POD (Prf Of Delivery) A B C E D I F G H K L
5.2.11 Diagrama Prces de Pag Prces de Pag