Donaciones y Préstamos de medicamentos y productos afines a) INTRODUCCIÓN En el presente procedimiento se detallan las actividades que deben seguirse para el manejo de préstamos/donaciones de medicamentos y productos afines. Los procedimientos de donaciones y préstamos pueden llevarse a cabo entre los distintos niveles de atención de la red de servicios de salud. En cuanto a las donaciones, deberán recibirse exclusivamente en el almacén de las Direcciones de Área de Salud. b) ALCANCE Logística de Medicamentos y Productos Afines del MSPAS Direcciones de Área de Salud c) USUARIOS Químico Farmacéutico Comité de Farmacoterapia de las Direcciones de Área de Salud Personal de Logística de Medicamentos Director y Gerente financiero de la DAS Encargados de bodega de la DAS Personal de servicios de salud d) DEFINICIONES DONATIVO: son medicamentos, productos afines e insumos que se reciben por parte de un beneficiario en calidad de donación para ser utilizados para el beneficio de la población. MEDICAMENTOS: se reconocen como medicamentos o productos farmacéuticos los siguientes: las especialidades farmacéuticas, los productos biológicos, los productos homeopáticos, los radiofármacos, las fórmulas magistrales, los preparados o fórmulas oficinales y los medicamentos a granel entre otros. PRÉSTAMOS: son medicamentos, productos afines e insumos que se reciben (en caso de ser la entidad que solicita el préstamo) o se entregan (en caso de ser la entidad que prestará) a una unidad ejecutora para ser utilizados para el beneficio de la población. Todo préstamo debe ser reintegrado en la totalidad a entidad que efectuó dicho préstamo.
PRODUCTOS AFINES: son considerados productos afines los productos naturales medicinales, dispositivos médicos, reactivos de diagnóstico, productos de higiene, entre otros. e) REFERENCIAS Norma Técnica para la Gestión de medicamentos y productos afines en Direcciones de Áreas de Salud. Norma Técnica 20 2010, para el manejo de donativos de productos farmacéuticos y afines. f) DESCRIPCIÓN f.1) PROCEDIMIENTOS PARA PRÉSTAMOS DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES Este procedimiento podrá realizarse entre: unidades ejecutoras (Áreas de salud y Hospitales), Distritos, Centros de salud, puestos de salud, entre otros. Selección: 1. Los medicamentos y productos afines deben estar en la lista básica de medicamentos del Área de Salud. 2. La etiqueta deberá tener como mínimo lo siguiente: nombre genérico o DCI, concentración del principio activo, nombre del fabricante, número de lote, fecha de vencimiento. 3. El servicio solicitante debe identificar la unidad ejecutora o el servicio que tiene disponibilidad para solicitar el préstamo. 4. El servicio que brindará el préstamo debe tener en cuenta sus niveles de existencia para no interferir con la disponibilidad de medicamentos y productos afines del establecimiento. 5. El servicio solicitante, debe pedir la cantidad que requiera de medicamentos y productos afines de acuerdo al promedio mensual de demanda real del servicio. 6. Tomando en cuenta los criterios antes mencionados, la solicitud y aprobación de préstamo de medicamentos o productos afines debe ser aprobado por el Director del establecimiento respectivo. Documentación: 1. Para la solicitud de préstamos se debe llenar el formato de préstamos y donaciones (ver anexo 1) o en su defecto una requisición ambos formatos deben estar autorizados por contraloría general de cuentas. 2. En caso de préstamos entre diferentes unidades ejecutoras, la gestión y documentación deberá contar con el visto bueno de los Directores de los establecimientos interesados. 3. En caso de préstamos entre servicios de salud, la documentación deberá contar con el visto bueno del jefe inmediato superior.
4. El ingreso del préstamo deberá registrarse en el Balance de medicamentos y las Tarjetas de control de suministros (Kardex) del servicio, colocar el ingreso como reajuste positivo (en el caso del solicitante) y el servicio que entrega el préstamo deberá registrarlo de igual manera en ambos formatos colocando la salida como reajuste negativo. En cualquiera de los dos casos se debe hacer referencia al documento de respaldo del movimiento. Devolución de Préstamos: 1. Al tener disponible el medicamento o producto afín prestado, se deberá hacer la gestión para la devolución inmediata del mismo. 2. Devolver la totalidad del préstamo del medicamento o producto afín, tomando en cuenta que debe ser el mismo principio activo, concentración y presentación. 3. Hacer el descargo como reajuste negativo en el balance de medicamentos, y la Tarjeta de control de suministros correspondiente, indicando en observaciones que se trata de una devolución por un préstamo realizado, siempre hacer referencia al documento que da respaldo al movimiento. 4. El que recibe de vuelta el préstamo deberá ingresar la entrada como un reajuste positivo al balance de medicamentos y a la Tarjeta de control de suministros. f.2) PROCEDIMIENTOS PARA DONACIONES DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES Los donativos de medicamentos y productos afines deberán recibirse exclusivamente en el almacén de las Direcciones de Área de Salud. Si los medicamentos y productos afines corresponden a productos de compra centralizada, la recepción de donaciones se gestionará a nivel central. Selección: 1. Los medicamentos y productos afines deben estar en la Lista Básica de Medicamentos del Área de Salud. 2. Deben estar etiquetados en un idioma que puedan comprender fácilmente los profesionales de la salud (de preferencia en español). La etiqueta deberá tener como mínimo lo siguiente: nombre genérico o DCI, concentración del principio activo, nombre del fabricante, número de lote, fecha de vencimiento. 3. La DAS deberá recibir la cantidad de medicamento o producto afín de acuerdo al promedio de consumo mensual del establecimiento. Ver ejemplo. 4. Se recomienda que la donación debe contar con fecha de vencimiento de al menos un año de vigencia desde la fecha de recepción. 5. Tomando en cuenta los criterios antes mencionados, cualquier donativo debe ser aprobado por Director de la DAS, con el visto bueno del Comité de Farmacoterapia. Ejemplo: Una institución llega a la DAS a donar 20,000 tabletas de Enalapril 20mg que vencen dentro de 6 meses. La DAS tiene cero existencias en la bodega central y un promedio mensual de demanda real (PMDR) de 1,500 tabletas. Para calcular por cuánto tiempo alcanzará la donación, realizar el cálculo siguiente:
Cantidad a donar PMDR = 20,000 1,500 = 13.33 meses Según esta información, la donación alcanzará para suplir las necesidades de la DAS para 13.33 meses aproximadamente, sin embargo, al tener 6 meses de vencimiento no se podrá aceptar la totalidad. Fecha de vencimiento (Donación) PMDR= 6 1,500 = 9,000 Por lo tanto, solo podrán aceptar 9,000 tabletas de Enalapril 20mg para consumirse en la DAS antes de su fecha de vencimiento. Documentación 1. Los donativos deben recibirse con un oficio de la institución remitente en donde se indique el nombre genérico del medicamento o producto afín, la cantidad a ser entregada, la concentración, presentación, fecha de vencimiento y número de lote, si cumple con todo lo indicado se procede a elaborar el acta de recepción del donativo. 2. Todos los medicamentos y productos afines donados deben registrarse en Tarjeta de control de suministros (autorizadas por la Contraloría General de Cuentas) distintas a las usadas para medicamentos comprados por las DAS. Identificar la Tarjeta de control de suministros con una D de donación y registrar los medicamentos de forma individual con la concentración, presentación, fecha de vencimiento y número de lote. Además incluir el número de referencia del documento de recepción del producto. 3. Registro: a. Los medicamentos o productos afines que fueron donados deberán ingresarse en el balance de medicamentos y en Tarjeta de control de suministros como entrada de nivel superior. b. Cuando el nivel superior realice la distribución al nivel inferior, éste último deberá registrar el ingreso como entrada de nivel superior, en el Tarjeta de control de suministros y balance de medicamentos.
Anexo 1 Formulario para donativo, cambio o préstamo de medicamentos Y/o material médico quirúrgico No. Lugar: día mes año Unidad Solicitante: Unidad quien entrega: DONATIVO CAMBIO PRÉSTAMO* OTROS Insumo Presentación Cantidad Solicitada Cantidad entregada Nombre, firma, cargo y sello del solicitante Nombre, firma, cargo y sello de quien entrega Nombre, firma y sello del Gerente Administrativo Financiero del solicitante Nombre, firma y sello del Gerente Administrativo Financiero de quien entrega Nombre, firma y sello de Dirección Ejecutiva/ Sub-Dirección del solicitante Nombre, firma y sello de Dirección Ejecutiva/ Sub-Dirección de quien entrega OBSERVACIONES: *Las unidades implicadas, están comprometidas a dar seguimiento a la devolución del préstamo de insumos.