ALMACENAMIENTO DE MATERIALES SUMINISTROS, MOBILIARIO Y EQUIPO

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1 Página 1 de 16 ALMACENAMIENTO DE MATERIALES SUMINISTROS, MOBILIARIO Y EQUIPO

2 Página 2 de 16 A. TABLA DE CONTENIDO A. Tabla de Contenido B. Introducción C. Alcance D. Usuarios E. Definiciones F. Referencias G. Diagramas de Responsabilidad H. Narrativa H.1 Recepción H.2 Verificación H.3 Registro H.4 Almacenamiento en Bodega H.5 Despacho de Almacén I. Documentos Generados J. Control de Cambios K. Anexos B. INTRODUCCIÓN En el presente procedimiento se detallan las actividades que deben seguir en la sección de almacén de las Dependencias y Unidades del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS), para realizar la recepción, verificación, registro, almacenamiento y despacho de almacén.

3 Página 3 de 16 C. ALCANCE Sección de almacén de las Dependencias y Unidades del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS) D. USUARIOS Sección de almacén de las Dependencias y Unidades del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS) E. DEFINICIONES Kardex: Documento utilizado para control de existencias de bienes o suministros, controles de ingresos y egresos en almacén autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Requerimiento: Es toda solicitud de materiales, suministros, mobiliario y equipo que realiza las Unidades, Departamentos y Direcciones del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social al encargado de Almacén. Constancia de ingreso a almacén y a Inventario forma 1H: Único documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas para efectuar ingresos a almacén e inventario, independientemente si es por compra, donación o traslado. Unidad Ejecutora: Es la Unidad encargada de ejecutar el presupuesto asignado para un ejercicio fiscal, perteneciente a una Dependencia Descentralizada, Autónoma o de alguna Dependencia del Organismo. Reactivo: Sustancia que interactuando con otra (también reactivo) en una reacción química da lugar a otras sustancias de propiedades, características y conformación distinta, denominadas productos de reacción o simplemente productos. Gases: Sustancias que se incorporan al aire a temperatura ambiente generalmente producidas por un proceso químico u otras actividades a altas temperaturas. Materiales y suministros: Comprende la adquisición de materiales y suministros consumibles para el funcionamiento del Estado, incluidos los que se destinan a conservación y reparación de bienes de activo fijo, así como útiles de oficina, limpieza, productos sanitarios, educacionales, artículos de cocina, materiales menores médico-quirúrgicos y productos varios. DAS: Dirección de área de Salud.

4 Página 4 de 16 F. REFERENCIAS Procedimiento de Adquisiciones Procedimiento Compra Directa Procedimiento Compras por Cotización Procedimiento Compras por Licitación Procedimiento Compras por Contrato Abierto Procedimiento de Registro de Bienes en Inventario Procedimiento Almacenamiento Temporal de Desechos Hospitalarios Procedimiento Almacenamiento de Artículos Personales y Distribución de Medicamentos.

5 Página 5 de 16 G. DIAGRAMAS DE RESPONSABILIDAD

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7 Página 7 de 16 H. NARRATIVA H.1. Recepción El Encargado de Compras/Asistente/Analista de Compras, traslada copia de la Solicitud de Pedido y Orden de Compra al Encargado/Auxiliar de Almacén. Para el caso de la entrega medicamentos o material médico quirúrgico el proveedor debe incluir dentro de la documentación adjunta a la factura, el certificado de calidad y registro sanitario, si el medicamento no cuenta como mínimo 2 años de vida útil, 6 meses para los reactivos y 1 año para los anestésicos refrigerados al momento de su recepción, el Encargado/Auxiliar de Almacén/Coordinador de Logística solicita carta de compromiso. El Encargado/Auxiliar de Almacén/, recibe copia de la Solicitud de Pedido y copia de la Orden de Compra. De acuerdo a las actividades descritas en los procedimientos de, Compra Directa, Compras por Cotización, Compras por Licitación y Compras por Contrato Abierto el proveedor se traslada a la Sección de Almacén con el Encargado/Auxiliar de Almacén y entrega el producto. Para las compras realizas en la modalidad de Cotización y Licitación, la Junta de Recepción entrega la mercadería, Acta de Recepción y copia de la factura al Encargado/Auxiliar de Almacén. Para el caso de las donaciones, el responsable de la recepción de la notificación de la donación, debe trasladar copia al Encargado/Auxiliar de Almacén. El Encargado/Auxiliar de Almacén recibe copia de la notificación de la donación y verifica las características de la donación con el apoyo de un experto o un especialista en los productos que recibe. Si la donación que verifica el Encargado/Auxiliar de Almacén y el especialista es aprobada total o parcial, se llena la Validación y recepción de productos (ver anexo 5) con la descripción de los productos donados que pueden ser recibidos. Si la donación no cumple parcial o total, se rechaza la donación parcial o total y se informa al responsable de la recepción de la notificación de la donación. Posteriormente el donador entrega el producto al Encargado/Auxiliar de Almacén. Si la factura es cambiaria el Encargado/Auxiliar de Almacén, debe solicitar recibo de caja y adjuntarla a la factura original o la palabra cancelado.

8 Página 8 de 16 Nota: Las facturas cambiarias por ningún motivo se firman como aceptante ya que se convierte en una compra al crédito H.2 Verificación El Encargado/Auxiliar de Almacén, recibe y revisa, los materiales, suministros, mobiliario y equipo contra copia de Orden de Compra, Factura Original y copia de la Solicitud de Pedido, de la forma siguiente: Solicitud de Pedido Orden de Compra Factura original Descripción de materiales, suministros, mobiliario y equipo. Cantidad de materiales, suministros, mobiliario y equipo. Nombre del proveedor, Cantidad de materiales, suministros, mobiliario y equipo. Nombre del proveedor, dirección y NIT Descripción de materiales, suministros, mobiliario y equipo. Cantidad de materiales, suministros, mobiliario y equipo. Precio de materiales, suministros, mobiliario y equipo. Precio de materiales, suministros, mobiliario y equipo. Unidad de medida Unidad de medida Unidad de medida NIT del MSPAS o de la Unidad Ejecutora que corresponde Fecha (que la fecha contenida en la factura no tenga más de 8 días de atraso contra entrega) La factura debe ser original numerada, autorizada por la SAT (que la factura contenga la resolución de impresión), descripción del régimen tributario y sello de cancelado Monto total en letras y en números Para la recepción de materiales, suministros, mobiliario y equipo, que incluyan especificaciones técnicas, se debe contar con el apoyo y visto bueno del experto o solicitante al momento de la recepción, el cual debe elaborar la Validación y recepción de productos (ver anexo 5). Si no se presenta el experto o solicitante, no se recibe el producto, se registra la razón del rechazo en la Validación y recepción de productos, y se traslada copia al Encargado de Compras. Para la recepción de las compras o donaciones del grupo 3 Propiedad Planta Equipo e Intangibles, el Coordinador/Jefe/Encargado/auxiliar de Inventarios, se presenta a la recepción del bien y verifica según las actividades descritas en el procedimiento de Registro de Bienes en Inventario y elabora acta de recepción.

9 Página 9 de 16 Si los medicamentos o material médico quirúrgico que entrega el proveedor, es menor a 2 años de vida útil, 6 meses para los reactivos y 1 año para los anestésicos refrigerados al momento de su recepción y no adjuntan carta de compromiso, el Encargado/Auxiliar de Almacén solicita la aprobación de un experto o especialista en el tema, por medio de la Validación y recepción de productos (ver anexo 5), si el experto lo autoriza, se recibe y si no lo autoriza, se rechaza el producto, se registra la razón del rechazo en la Validación y recepción de productos, y se traslada copia al Encargado de Compras. Si todo cumple con los requisitos y especificaciones en la copia de la Solicitud de Pedido, Orden de Compra y factura original, el Encargado/Auxiliar de Almacén efectúa el ingreso físico a la bodega de almacén (en caso de materiales, suministros, mobiliario y equipo que requieren mayor espacio físico para su almacenamiento se trasladan directamente a la Unidad Solicitante). Si no cumple con alguna de las especificaciones entre los documentos de Solicitud de Pedido, Orden de Compra y factura original, el Encargado/Auxiliar de Almacén consulta al Encargado de Compras la confirmación de la recepción, si el Encargado de Compras aprueba la recepción recibe y solicita el llenado de la Validación y recepción de productos (ver anexo 5) al Encargado de Compras, si no procede, devuelve al Proveedor para su corrección se registra la razón del rechazo en la Validación y recepción de productos, y se traslada copia al Encargado de Compras. En el caso de medicamentos, se verifica la fecha de fabricación, vencimiento y numero de lote de los productos, los cuales deben tener como mínimo 2 años de vida útil al momento de su recepción, para el caso de reactivos 6 meses, anestésicos refrigerados 1 año, comprueba que el empaque del producto se encuentre en buen estado, debidamente rotulado e identifica su presentación (ampolla, frasco, tableta, caja, blíster etc.) Para productos donados, se recibe y verifica según el oficio del ente donador que incluye el lugar de entrega de la donación, si no está conforme a lo revisado previo a su entrega, registra la razón del rechazo en la Validación y recepción de productos, y se traslada copia al Director de la Unidad Ejecutora o al responsable de la recepción de la notificación de donación. Si esta conforme recibe el producto donado y el Encargado de Almacén firma de recibido la copia de entrega por parte del ente donante y elabora acta de recepción del producto.

10 Página 10 de 16 H.3. Registro El Encargado/Auxiliar de Almacén, elabora Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H, llenando las casillas siguientes: Encabezado del formato Cuerpo del formato Píe de formato Dependencia Cantidad Firma y sello en la sección de Programa Descripción del artículo Guardalmacén o empleado responsable Proveedor del gasto renglón Fecha Folio libro de almacén Número Precio por unidad (Cuando aplique) Orden de C.Y P. No. (Cuando aplique) Valor total Nota: El responsable de la firma en la casilla de Guardalmacén o empleado responsable no puede delegar las funciones y responsabilidades de encargado de almacén en otra persona, el encargado del puesto debe ser servidor público bajo los renglones presupuestarios 011 Personal Permanente, o 022 Personal por Contrato. Según el artículo 79 de la Ley Orgánica de Presupuesto debe causionar su responsabilidad mediante fianza a favor del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Según el artículo 20 de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, debe presentar declaración de probidad en la Contraloría General de Cuentas. El Encargado/Auxiliar de Almacén, registra y actualiza cada bien o suministro almacenado en su bodega, por medio del la Tarjeta kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Para el caso de las donaciones, el Encargado de Almacén ingresa el producto donado al kardex agregando la palabra DONACIÓN y numero de acta, para diferenciar la donación de los productos comprados. Para el caso de las Unidades Ejecutoras que cuenten con Auxiliares de Almacén, elaboran la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H y trasladan al encargado de Almacén para la firma correspondiente. El Encargado de Almacén completa los datos, solicita firma y sello de visto bueno en la sección del píe del formato de la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H al Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora o en el caso de la Planta Central por el Jefe del Departamento Administrativo. El Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora o en el caso de la Planta Central el Jefe del Departamento Administrativo, firma y regresa el documento al Encargado de Almacén.

11 Página 11 de 16 Si los materiales o equipos recibidos son bienes inventariables, el Encargado/Auxiliar de Almacén traslada copia de factura, y la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H al Coordinador/Jefe/Encargado/auxiliar de Inventarios, previo a trasladar al Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora o en el caso de la Planta Central, el Jefe del Departamento Administrativo. El Coordinador/Jefe/Encargado/auxiliar de Inventarios, realiza las actividades descritas en el procedimiento de Registro de bienes en inventario y traslada Constancia de ingreso de bienes, Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H original al Encargado de Almacén. El Encargado/Auxiliar de Almacén recibe y solicita firma del Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora o en el caso de la Planta Central el Jefe del Departamento Administrativo. El Encargado/Auxiliar de Almacén, traslada al Encargado de Compras/ Asistente/Analista de Compras, factura original y Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H original. Encargado/Auxiliar de Almacén recibe copia firmada y sellada de recibido de la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H y factura El Encargado/Auxiliar de almacén, archiva la copia de la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario 1H copia de factura y copia de Orden de Compra. H.4 Almacenamiento en Bodega El Encargado/Auxiliar de Almacén, al realizar el ingreso de los materiales, suministros mobiliario y equipo a la bodega, debe clasificar e identificar los productos en perecederos, no perecederos, producto no conforme y propiedad del cliente (ajena). Perecederos: El Encargado/Auxiliar de Almacén, clasifica todos los productos almacenados que contenga fecha de vencimiento y para el cual se utiliza el criterio de entrega Primero que vence, primero que sale. También debe llevar un control de fechas de vencimiento de los productos identificados como perecederos, en donde se pueda verificar constantemente su vencimiento y establecer el criterio de entrega mencionado. En el caso de los productos vencidos debe informarlo al Gerente Administrativo, para la baja y destrucción de los mismos, el Encargado de Almacén realiza un oficio donde describe la cantidad, lote (si aplica), número de tarjeta kardex, precio, fecha de vencimiento y razón de su destrucción o vencimiento así como clasificarlo como producto no conforme.

12 Página 12 de 16 El producto perecedero se subdivide de la forma siguiente: PERECEDEROS 1 Productos alimenticios 2 Útiles de oficina 3 Útiles de limpieza 4 Producto médico quirúrgico 5 Reactivos 6 Químicos 7 Medicamentos 8 Otros productos Para los Encargados de Almacén que manejan productos alimenticios, estos deben estar separados de aquellos materiales o suministros que puedan contaminarlos. Los útiles de oficina deben estar alejados de lugares húmedos y en constante verificación para evitar el vencimiento o deterioro que impidan su entrega. Los productos de limpieza, principalmente aquellos productos en presentaciones liquidas, en polvo, o aerosoles, que contengan compuestos químicos o contaminantes, deben separar y evitar el contacto directo con productos alimenticios o productos que puedan dañarse. Los productos químicos debes estar separados de los medicamentos, alimentos u otro producto que pueda dañarse o contaminarse al contacto con este. Los medicamentos y productos afines deben de estar en lugares ventilados, sin humedad y con la protección solicitada en el empaque por el Proveedor. No Perecederos: El Encargado/Auxiliar de Almacén, clasifica los productos almacenados que no tengan dentro de su información una fecha de vencimiento, para la cual utiliza la siguiente clasificación: NO PERECEDEROS 1 Útiles y equipo de oficina 2 Útiles de limpieza 3 Suministros de laboratorio 4 Producto médico quirúrgico 5 Productos plásticos 6 Herramientas y repuestos 7 Utensilios y suministros de cocina 8 Otros productos

13 Página 13 de 16 Producto no conforme: El Encargado/Auxiliar de Almacén, separa todos los materiales, suministros, mobiliario y equipo que no cumplan con los requisitos del solicitante al momento de su entrega o solicitud, es decir todos los productos que durante su almacenamiento, caducaron, sufrieron alguna destrucción o deterioro, estos productos se deben separar del resto en un lugar identificado como Producto no Conforme y gestionar la baja del kardex y de su almacenamiento. Propiedad del cliente (ajena): El Encargado/Auxiliar de Almacén, debe cuidar los bienes, materiales, suministros que no son comprados con fondos de la institución o que son producto de una donación hacia un programa o fin específico y que se encuentran almacenados a solicitud de otro departamento o unidad. Durante su almacenamiento debe identificarlos con el nombre a quién pertenecen y clasificarlos en productos perecederos, no perecederos y producto no conforme con sus respectivas subdivisiones. Si estos productos caducaron, o sufren deterioro o de alguna situación que evite su uso, debe registrarse dentro del producto no conforme y comunicarlo al propietario por medio de un oficio donde describe la cantidad, lote (si aplica), número de tarjeta kardex (si aplica), precio, fecha de vencimiento y razón de su destrucción o vencimiento. Los materiales y suministros ya clasificados deben colocarse en lugares adecuados en forma ordenada y que no tengan contacto directo con el suelo. El Encargado/Auxiliar de Almacén, para su resguardo y manipulación debe aplicar los cuidados que necesita según su forma, tamaño, textura o fragilidad. Para la identificación de los materiales, suministros, mobiliario y equipo y productos afines se debe utilizar un material que permita su lectura, que se encuentren en lugares visibles y que permita al personal de almacén su fácil búsqueda. H.5 Despacho de Almacén El solicitante que requiere materiales, suministros, mobiliario y equipo, debe llenar el formato Requisición Despacho de Almacén (Ver anexo 4), para verificar si hay existencia de lo solicitado. Para el caso de las Áreas de Salud del MSPAS, la solicitud de materiales, suministros, mobiliario y equipo se realiza por medio del BRES. Si hay existencia el solicitante traslada la Requisición Despacho de Almacén al Coordinador/Jefe/Director, solicitando el nombre firma y traslada al Gerente Administrativo/Jefe Administrativo/Director para visto bueno y el sello correspondiente.

14 Página 14 de 16 El Solicitante traslada la Requisición Despacho de Almacén al Encargado/Auxiliar de Almacén. El Encargado/Auxiliar de Almacén, recibe la Requisición Despacho de Almacén, revisa y verifica el formulario. Para el caso de la Requisición Despacho de Almacén que incluya productos del grupo 3 Propiedad Planta Equipo e Intangibles, el Encargado de Almacén, traslada una copia al Coordinador/Jefe/Encargado/auxiliar de Inventarios, para su conocimiento y continuar con las actividades descritas en el procedimiento de Registro de Bienes en Inventarios. Nota: La información contenida en el formulario debe ser llenada con letra legible a tinta (impresora, máquina de escribir o bolígrafo) y no debe llevar tachones, borrones aplicaciones de corrector o alteraciones, de acuerdo al Procedimiento Control de Registros. Si cumple con los requisitos descritos anteriormente lo recibe y anota el número de requisición de almacén, fecha y hora de recibido y verifica las existencias en la bodega anotando la hora de verificación en la Requisición Despacho de Almacén y traslada copia de recibido al solicitante. El Encargado/Auxiliar de Almacén, prepara los materiales, suministros requeridos para luego ser despachados, realizando los cuidados necesarios para su protección y evitar tener los materiales a despachar en el suelo o en los pasillos, en el caso de los productos perecederos para la entrega se utilizará el criterio Primero que vence, primero que sale. Si la Requisición Despacho de Almacén no cumple con los requisitos establecidos, rechaza el formulario y el Solicitante realiza las correcciones correspondientes e inicia el trámite. El Encargado de Almacén notifica al solicitante por vía telefónica, correo electrónico o personalmente, que su pedido se encuentra disponible para su entrega. Anota en la Requisición Despacho de Almacén las cantidades que serán despachadas y registra su nombre, firma y sello en la casilla despachado por. El Solicitante se presenta con el Encargado de Almacén/Auxiliar de Almacén a la recepción de su pedido, verifica que los materiales o suministros se encuentren conforme a la cantidad solicitada y completa la Requisición Despacho de Almacén con su nombre y firma, anota la fecha de entrega, traslada el formulario al encargado de almacén y retira su producto. Si no hay suficiente producto, el Encargado de Almacén entrega en base a su control, anotando la cantidad despachada en la Requisición Despacho de Almacén previo a notificar al solicitante.

15 Página 15 de 16 El Encargado de Almacén no debe dejar producto pendiente de entrega. Si no hay existencia el Encargado de Almacén en un plazo no mayor de 24 horas, sella en la parte posterior de la Requisición Despacho de Almacén, dando fe de la no existencia de los materiales y/o suministros solicitados para que el solicitante lo adjunte a la Solicitud de Pedido y realice las actividades descritas en el procedimiento de Compra Directa. El Encargado de Almacén actualiza su registro en las tarjetas kardex, rebajando el producto despachado en la Requisición Despacho de Almacén con cada entrega de producto. Nota: Las Unidades y Dependencias del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, pueden seguir utilizando los formatos pre-impresos hasta agotar existencias, luego deben utilizar los formatos que aparecen publicados en la página del Sistema de Gestión de Calidad. Para esto deben suscribir acta indicando el número de formatos en existencia e indicando el compromiso de utilizar los formatos publicados en la página del Sistema de Gestión de Calidad una vez agotadas las existencias. Para el caso del recepción, almacenamiento, registro y distribución de medicamentos y productos farmacéuticos y afines ver el Manual de Normas y Procedimientos de Logística de Productos Farmacéuticos y afines del MSPAS de Guatemala y Para el caso del almacenamiento temporal de desechos hospitalarios, ver el procedimiento Almacenamiento Temporal de Desechos Hospitalarios, para el almacenamiento de ropa del paciente y almacenamiento de medicamentos y su distribución en los servicios de salud, ver el procedimiento, Almacenamiento de artículos personales, alimentos y distribución de medicamentos.

16 Página 16 de 16 I. DOCUMENTOS GENERADOS No aplica J. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Referencia Descripción del Cambio K. ANEXOS Anexo 1: Anexo 2: Anexo 3: Anexo 4: Anexo 5: Matriz de Entradas y Salidas Matriz de Registros Matriz de Documentación Interna y Externa Requisición Despacho de Almacén Validación y recepción de productos