Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Establecer cada uno de los pasos a seguir para atender eficientemente las solicitudes de mantenimiento de maquinaria y/o equipo de la Universidad de Pamplona realizadas por la comunidad universitaria. El Instructivo comprende desde el momento en que la persona interesada realiza la solicitud del Servicio de maquinaria y/o equipo hasta el archivo de registro de solicitudes y asignaciones de actividades. 2. Responsable El Responsable de verificar el correcto funcionamiento de la maquinaria y equipos de es el mantenimiento de de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Mantenimiento Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos, máquinas, construcciones civiles, instalaciones. 3.2. Mantenimiento Correctivo Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo y el paro súbito de la máquina o instalación. Dentro de este tipo de mantenimiento podríamos contemplar dos tipos de enfoques: Mantenimiento paliativo o de campo (de arreglo) o Mantenimiento curativo (de reparación). 3.3 Equipo de Trabajo Grupo de ingenieros y técnicos que conforman el centro interno de mantenimiento según la planta actual se cuenta con cinco técnicos grado 8 y un profesional grado 15 3.4 Mantenimiento Preventivo Este tipo de mantenimiento surge de la necesidad de rebajar el correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la reparación mediante una rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos dañados, si la segunda y tercera no se realizan, la tercera es inevitable. Elaboró Revisó Aprobó Firma Iván Dario Lizcano Ruiz Firma Yohana Milena Arb García Firma María Victoria Baustista Fecha Octubre 17 de 2007 Fecha Octubre 17 de 2007 Fecha Octubre 25 de 2007
Página 2 de 6 3.5 Comité de Bajas Grupo de personas encargadas de coordinar el destino de todos los bienes de la Universidad que por deterioro o daños irreparables deben ser sacados del inventario de la Universidad. Esto se hace mediante el soporte de un concepto técnico dado por un funcionario de la Universidad que tenga la competencia para hacerlo. 3.6 Mantenimiento Predictivo Mantenimiento basado fundamentalmente en detectar una falla antes de que suceda, para dar tiempo a corregirla sin perjuicios al servicio, ni detención de la producción, etc. Estos controles pueden llevarse a cabo de forma periódica o continua, en función de tipos de equipo, sistema productivo, etc. Para ello, se usan para ello instrumentos de diagnóstico, aparatos y pruebas no destructivas, como análisis de lubricantes, comprobaciones de temperatura de equipos eléctricos, etc. Las demás definiciones que aplican para el presente instructivo se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1. Solicitud del Servicio de Maquinaria y/o Equipo Responsable: Dependencia y/o Usuario Interesado, mantenimiento de, La persona interesada en recibir el servicio realiza la solicitud vía e-mail a censervi@unipamplona.edu.co o en medio físico diligenciado el FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento en la oficina de Apoyo. Esta solicitud es registrada en el FGI-14 Registro de Solicitudes. Responsable: Dependencia y/o Usuario Interesado, 4.2. Asignación de Actividades mantenimiento de Recibida la solicitud en el FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento, clasificada como mantenimiento de recursos computacionales y/o equipo. El asigna al funcionario responsable de dicho mantenimiento, y lo registra posteriormente en el FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento. diligencia el FGI-47 Asignación de Actividades, y lo entrega a la persona de su equipo de trabajo quien se encargará directamente de realizar el servicio.
Página 3 de 6 Responsable: 4.3. Instalación de Nuevos Equipos mantenimiento de Si la solicitud recibida es la instalación de un nuevo equipo se diligencia los formatos HGI- 01 Ficha Técnica de Equipos o HGI-02 Ficha Técnica de Hardware y Software Como complemento el equipo tendrá el HGI-03 Ficha de Revisión, el cual indica la fecha de la última revisión y cuando será su próximo mantenimiento, en los laboratorios se llevara una sola ficha de revisión donde indique el numero de equipos revisados. Si el equipo es un automóvil se debe diligenciar tanto el HGI-05 Ficha Técnica de Vehículo y el FGI-07 Hoja de vida de Vehículo. Responsable: Técnico de Sistemas, 4.4. Prestación del Servicio de Técnico de Eléctrica, Técnico de Mantenimiento Electrónica, Técnico de Microscopia, Técnico de Redes El personal asignado por el mantenimiento de se dirige a la dependencia que hace la solicitud para realizar una valoración del trabajo llevando consigo el formato FGI-47 Asignación de Actividades, los tipos de mantenimiento que se pueden presentar son de hardware-software (ver guía GGI-10 Hardware y Software ), telefonía, mantenimiento general de equipo (ver guía GGI-10 Hardware y Software ) y microscopia, Si el mantenimiento no necesita de herramientas ni materiales el personal asignado realiza la actividad inmediatamente sin trasladar el equipo y la persona solicitante del servicio firma el FGI-47 Asignación de Actividades como constancia del servicio prestado y el recibido de conformidad. Si el mantenimiento no se puede realizar en el sitio donde funciona el equipo, éste se debe trasladar al centro interno de mantenimiento para su valoración, después se determina un tiempo de espera para reparar el equipo y esto es comunicado al solicitante por medio escrito. Si la actividad requiere de herramienta y/o materiales se remite al paso 4.5. solicitud de elementos de trabajo, después de obtenerlos los materiales necesarios, el personal asignado realiza la actividad y hace firmar el FGI-47 Asignación de Actividades como constancia del servicio prestado y el recibido de conformidad Si la actividad no puede ser realizada por la persona asignada o no tiene reparación, ésta se remite al mantenimiento de para que este a su vez pase un reporte por escrito al para que proceda según se indica en el paso 4.6.
Página 4 de 6 Responsable: de Físicos, Mantenimiento 4.5. Solicitud y Entrega de Materiales de y/o el Apoyo Tecnólogo de Obras Civiles y Personal Asignado Si la realización del servicio requiere de materiales y/o herramientas, la persona asignada se dirige al Jefe de Sección, para que autorice la entrega de los mismos El responsable asignado para la realización del mantenimiento, diligencia el FGI-03 Solicitud Materiales del Depósito, el cual es revisado por el y autorizado por medio de la firma para la respectiva entrega del material. Este formato es archivado en la Oficina de la Sección. 1. Si hay materiales y/o herramientas los entrega al operario, mediante FGI-04 Registro de Entrada y Salida de Materiales del Depósito, y lo hace firmar del funcionario. 2. Si no hay materiales el solicita la compra de los mismos a la adquisiciones y Almacén diligenciando el FAD-01 Requerimientos de Bienes y Servicios. En caso de que todo el material no haya sido utilizado, se hace la devolución del mismo, diligenciando el FGI-03 Solicitud Materiales del Depósito, para el almacén de depósito de materiales de la Gestión de. 4.6. Contratación de Mantenimiento Externo, Solicitud de Garantía y Comité de Bajas Responsable: Jefe de Gestión del s y y Si el mantenimiento no se puede realizar porque el personal no esta capacitado o no tiene la herramienta para hacerlo el Jefe de Físicos procede a cotizar externamente la reparación, dependiendo de la cuantía de la cotización se hace la solicitud de Disponibilidad Presupuestal al Vicerrector financiero mediante el FAD-01 Requerimientos de Bienes y Servicios, o al Ordenador del Gasto (Rector de la Institución) mediante el FGI-45 Solicitud de Disponibilidad, para su respectiva aprobación. Si la Disponibilidad es aprobada se comienza contratación externa según el proceso que determine la Oficina de Jurídica. Si el equipo y/o maquinaria no puede ser revisado porque lo cubre la garantía, el mantenimiento de se encarga de hacer efectiva la garantía con la empresa correspondiente, esto se hace mediante medio escrito. Si el equipo no tiene arreglo, el mantenimiento de
Página 5 de 6 emite un concepto técnico y se lo envía al Jefe de Físicos para que éste a su vez solicite a la Adquisición de Bienes y servicios que sea llevado al comité de bajas. Responsable: 4.7 Archivo de Registro Administrativo El mantenimiento de y equipos hace llegar diariamente a la Oficina de s y apoyo y el Administrativo archiva el FGI-47 Asignación de Actividades junto con el FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento, en la misma oficina para posteriores análisis estadísticos. 5. de Referencia NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica HGI-01 Ficha Técnica de Equipos HGI-02 Ficha Técnica de Hardware y Software HGI-03 Ficha de Revisión HGI-05 Ficha Técnica de Vehículo GGI-10 Hardware y Software 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza Del Cambio Fecha Del Cambio Aprobación Del Cambio 00 Cambio de nomenclatura de las fichas FGI a HGI Octubre 25 de 2005 Noviembre 10 de 2005 01 Actualización de documentos Octubre 27 de 2006 Noviembre 16 de 2006 Por directrices de la 02 l Sistema de Gestión de la Calidad Octubre 17 de 2007 Octubre 25 de 2007 7. Registros Cód. Nombre Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición final FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento de
Página 6 de 6 FGI 03 Solicitud Materiales del Deposito Administrativo de FGI-04 Registro de Entrada y Salida de Materiales del Deposito de Archivo del Depósito de la Almacenista y Jefe de la FGI-07 Hoja de Vida de Vehículo Personal Autorizado 1 año FGI-14 Registro de Solicitudes de FGI-45 Solicitud de Disponibilidad de de FGI-47 Asignación de Actividades de 8. Anexos No aplica.