Planeación Agregada: Un plan agregado es un procedimiento valioso para facilitar el desarrollo de presupuestos de operación. Un plan agregado determinará los niveles de la fuerza laboral, el tiempo extra y el inventario con el objetivo de minimizar el costo. Estos resultados serán útiles en el momento de determinar un presupuesto de operaciones. La gerencia deberá hacerse a menudo preguntas como: Debemos absorber las fluctuaciones cambiando el tamaño de la fuerza laboral?. Debo mantener constante la fuerza de trabajo y absorber las fluctuaciones por medio de horas extra y fuerza laboral de medio tiempo?. Debemos subcontratar los índices de orden fluctuante?. Las respuestas a estas y otras preguntas pueden estar en la implementación de una planeación a mediano plazo(planeación agregada). En general la planeación agregada de la manufactura consiste en planear una producción deseada en un plazo intermedio. Las proyecciones de grupos de productos, son en general, mas precisas que las proyecciones de una partida individual. Cuanto mas se adelante en el futuro una proyección, menos probable será su exactitud, por lo tanto el control y la planeación de la producción se realizan con base en la demanda del mediano plazo. Estrategias Puras: Cambio en los niveles de inventario: Si acumulamos inventario durante los periodos inactivos de la demanda, aumentaría el capital laboral y los costos asociados con la obsolescencia, el almacenamiento, los seguros y el manejo. Por el contrario, durante los periodos de demanda en aumento, los cambios en los niveles de inventario o acumulaciones pueden llevar a un servicio inadecuado al cliente, tiempos de entrega mas prolongados, posibles ventas perdidas y la entrada potencial de posibles competidores en el mercado. Cambios en los niveles de la fuerza de trabajo: Es probable que la empresa cambie el tamaño de la fuerza laboral por medio de la contratación o el despido de empleados de producción, para igualar el índice de producción de modo que se cubra la demanda con exactitud. En muchos casos los empleados nuevos requieren de capacitación y la productividad promedio baja en forma temporal. Con frecuencia un despido, da como resultado una desmoralización del trabajador, así como una menor productividad y quizá los empleados restantes retrasen la producción para protegerse contra una suerte parecida. En algunos casos, es posible mantener una fuerza laboral constante y variar las horas de trabajo. No obstante durante las alzas de la demanda, existe un límite en la cantidad de tiempo extra que resulta práctica. El tiempo extra en exceso puede desgastar a los trabajadores y quizá su productividad se reduzca. Mientras tanto en el periodo de demanda inactiva, la empresa también enfrenta la difícil tarea de absorber el tiempo inactivo u ocioso de los trabajadores. Subcontratación: Como una alternativa para el inventario o la fuerza laboral en constante cambio, quizá la compañía podría subcontratar mano de obra durante los periodos de demanda más alta para incrementar la capacidad y cubrir la demanda. Una vez mas existe el peligro potencial de abrir las puertas a la competencia. 1
Influencia en la demanda: Ya que la demanda cambiante es una fuente importante de problemas de planeación agregada, es probable que se decida influir en el patrón de la demanda. Por ejemplo las compañías de teléfonos nivelan sus cargas al ofrecer tarifas nocturnas y algunas compañías de servicios públicos experimentan con servicios similares. La industria de líneas aéreas ofrecen descuentos los fines de semana y tarifas de invierno. Sin embargo no siempre, es posible equilibrar el patrón de la demanda y el plan de producción deseado. El valor de las reglas de decisión: Determinar cuando cambiar el nivel de producción es una decisión difícil. Representa gran cantidad de tiempo y dinero, ya gran cantidad de estrategias están disponibles para las personas que toman las decisiones. Al establecer las reglas de decisión, el gerente de control de producción, junto con el gerente operativo, establecen en realidad las reglas del juego en una sola ocasión, en lugar de hacerlo cada vez que lo juega. Una vez establecida una política respecto a lo que justifica un cambio, las decisiones semanales pueden ocuparse de las acciones específicas que se levarán a cabo, a fin de lograr el cambio de la forma más económica y eficaz. El objetivo de estas reglas es ayudar a la empresa a evitar los problemas, en lugar de salir de estos. La experiencia en la industria indica que al tener una clase de regla, aun cuando no sea óptima mejoran las operaciones de manera significativa. A fin de optimar cualquier plan de producción, necesitamos revisar el comportamiento de las estructuras de costos. Métodos gráficos y de diagramación Las técnicas gráficas y de diagramación son fáciles de comprender y su uso es conveniente. Funcionan con solo unas cuantas variables. Requieren de un mínimo es fuerzo de cálculo. Además los problemas de planeación agregada se ilustran de mejor manera en forma gráfica. Variación del tamaño de la fuerza laboral: Como se puede observar el costo de variar la fuerza de trabajo es para este ejemplo $138. Cambios en los niveles de inventario: Este otro ejemplo el costo de utilizar el método de los niveles de inventario es de $96.5 Esto representa una diferencia considerable si lo comparamos con el método de cambio en los niveles de la fuerza laboral, esto servirá para la toma de decisiones a lo interno de la empresa. Subcontratación: En el caso de utilizar la subcontratación el costo sería de $18.8 Servicios y Planeación Agregada Como se pudo observar la planeación agregada se basa en diferentes métodos y estos a su vez se enfocan en la reducción de los costos, sin olvidar la planeación y control de la producción. De igual forma los servicios necesitan de estas técnicas para poder suplir las fluctuaciones de la demanda, y a su vez aumentar o disminuir su capacidad para optimizar utilidades. Cambios en los niveles de inventario: Como se expuso anteriormente cabe la opción de guardar en inventario la producción extra y así utilizarla, 2
cuando la demanda es mayor. De igual forma se pensaría en hacer lo mismo con los servicios, desgraciadamente esto es prácticamente imposible y resulta absurdo pensar de esta manera. La razón por la cual esto se da es por el carácter intangible de los servicios, lo que da como resultado que los servicios como tales como pueden ser guardados ni almacenados. Variación en la fuerza laboral: Al contrario que con el método de inventarios, el procedimiento de variar la fuerza laboral lo puede realizar cualquier empresa que realice servicios, basta con definir: cuando va a aumentar la demanda, cual es mi producción; compararlas y tomar la decisión. A modo de ejemplo: Pensemos en una empresa que brinda servicios (Estilo DHL o UPS) se puede especular que para las épocas navideñas la demanda aumenta entre un 8 y un 1%, por lo cual posiblemente se necesite aumentar la cantidad de mano de obra. De igual forma pasadas estas fechas la demanda disminuirá; si la empresa utilizara el régimen de variación en la fuerza laboral seguramente despedirá al exceso de mano de obra para compensar la demanda y no tener gastos extra. Subcontratación: Al igual que con el método anterior la subcontratación es una opción factible para una empresa de servicios o un departamento de servicios. Es suficiente con determinar con cual o con cuales clientes no podemos cumplir por falta de capacidad y contratar a la empresa que nos va a ayudar a suplir la demanda. Influencia de la demanda: Las empresas de servicios cuentan también con esta opción, con solo ofrecer descuentos en ciertos días o periodos(los Cines en Costa Rica) es suficiente para influir en el patrón de la demanda y contar con pronósticos de demanda mas equiparados entre días o periodos. De esta forma los picos de la demanda no serán tan pronunciados y el departamento o empresa de servicios logrará cumplir con sus obligaciones sin tener que recurrir a despidos o subcontratación. A modo de conclusión y de destacar la importancia o trascendencia de la planeación agregada en los servicios, podemos decir que prácticamente todas a excepción de una de las técnicas pueden ser aplicadas en la planeación de los servicios. Éstas si se emplean de manera coherente pueden ser la herramienta que nos guíe a la hora de afrontar las fluctuaciones de la demanda. De tres meses a un año Peri Pronostico Costo por + Costo Total 1 3
22 2 17 75 75 3 4 2 2 4 6 2 3 2 5 38 27 3 6 2 4
15 27 7 15 8 17 17 total 138 Per Dem D acu Prod P.Acu Inv. Inv.Ad costo 1 22 22 5
8 35 175 2 17 39 6 21 48 24 3 4 79 9 11 38 19 4 6 139 12 6
19 8 4 5 38 177 15 27 6 2 197 18 17 1 5 7 21 21 27 7
135 8 24 24 27 135 total 965 Periodo Demanda Produc u.subcont Costo 1 22 9 72 2 17 4 32 8
3 4 27 216 4 6 47 376 5 38 25 2 6 2 7 56 7 8 9
17 136 Total 188 1