PAGOS DOMICILIADOS Y GESTIÓN DE PAGOS 1
INDICE GESTIÓN DE PAGOS DOMICILIADOS 3 Incorporar beneficiarios manualmente 4 Anulación de pagos domiciliados o gestión de pagos 7 Importar beneficiarios de un fichero 7 2
Gestión de Pagos Domiciliados Mediante este programa (basado en la Norma 68 de la Asociación Española de Banca) se generan órdenes para que la entidad financiera efectúe su gestión, el aviso y el posterior abono de los pagos a terceros, enviando al beneficiario el documento de "pago domiciliado" mediante carta, con el detalle de cada una de las facturas. Diferenciamos dos tipos de operación: Pagos Domiciliados Gestión de pagos Caja Duero sólo se obliga a efectuar el pago siempre y cuando no se haya recibido orden expresa de no pagar y haya disponibilidad suficiente en la cuenta del cliente pagador El ordenante o pagador ha confirmado a Caja Duero dicho pago, por consiguiente, está sujeta a pagar dicha deuda en el plazo establecido Los correspondientes ficheros deberán estar en poder de Caja Duero con una antelación de, al menos, TRES DÍAS hábiles anteriores a la fecha de emisión. En el proceso que realizará Caja Duero, se generarán las cartas dirigidas a los beneficiarios con el detalle de las facturas que componen el pago domiciliado, indicándose un importe total y la fecha de pago. En el caso de que la remesa sea de gestión de pagos, además del importe, concepto y la fecha de pago se informa a los beneficiarios de la posibilidad de anticipar dicha cantidad y las condiciones de este anticipo. Los datos que se tienen que rellenar en esta cuaderno son los del ordenante, los beneficiarios y el detalle de las facturas, distinguiendo entre introducirlos manualmente o importarlos de un fichero existente. 3
Incorporar beneficiarios manualmente Al ejecutar por primera vez el programa se advierte de que esta norma no ha sido personalizada. En este momento se procederá a: 1. Número de pago inicial.- El objetivo es identificar el Número de pago por el cual se comenzará a facturar los pagos domiciliados. En caso de ser la primera vez que se utiliza el cuaderno 68, la aplicación sugiere que empecemos directamente por el 1. En el caso de ser una actualización de versión o haber trabajado con anterioridad con el cuaderno 68, la aplicación nos sugiere que pidamos el número de pago inicial a Caja Duero, dado que es ella la que con seguridad nos dirá por que número nos interesa empezar a facturar. Este número de inicio se debe consultar a la entidad de crédito receptora (Caja Duero), especialmente si por alguna razón ya se habían emitido pagos con anterioridad, ya que un número de pago no puede repetirse mientras el pago anterior no haya sido abonado al beneficiario o anulado definitivamente. Este nº lo irá incrementando automáticamente el programa y adjudicándoselo a los pagos de las remesas realmente facturadas. Este número se podrá consultar en el histórico y en los informes de las remesas facturadas, siendo imprescindible conocerlo para hacer anulaciones. 2. Nuevo país.- Si se quiere asociar a un beneficiario un país que no se encuentra en la lista desplegable de la pantalla Mantenimiento de Beneficiarios, habrá que introducirlo desde este menú utilizando los campos de edición "País" y "Código ISO de País". Una vez personalizada la aplicación, el siguiente paso a realizar será crear un ordenante, para ello, elegir del menú principal la opción Ordenante>>Mantenimiento de Ordenantes>>Nuevo. En la ventana emergente tendrás que elegir el tipo de ordenante, es decir, si se va a utilizar para pagos domiciliados o bien para gestión de pagos. En la parte inferior de la pantalla se habilitarán los campos para introducir el: NIF-CIF Sufijo, campo de tres dígitos numéricos proporcionado por la oficina de Caja Duero Nombre del Ordenante Código Cuenta Cliente, cuenta donde se cargará el importe de los documentos 4
Para validar los datos pulsar sobre "Actualizar" y, para introducir un nuevo ordenante seleccionar el botón "Nuevo" o bien "Salir" si no hay más. Todos los ordenantes que se vayan creando aparecerán en forma de listado en esta pantalla. El siguiente paso es introducir los beneficiarios. Se accederá a esta opción desde el menú general Beneficiarios>>Mantenimiento de Beneficiarios. Se abrirá una nueva ventana donde tendrás que introducir los datos personales de los beneficiarios, para ello, pulsar sobre el botón "Nuevo". Todos aquellos campos que se deben rellenar de forma obligatoria vendrán acompañados de las letras "OBL". La cuenta donde se realizará el cargo tiene que ir en 20 dígitos. Para validar los datos introducidos en un beneficiario, pulsar sobre "Actualizar" y, si no hay más beneficiarios que incorporar, seleccionar "Salir". Ahora ya dispones de los datos del ordenante y de los beneficiarios, por lo tanto, lo que falta por introducir es el detalle de cada uno de los pagos domiciliados (importe, número de factura, conceptos, etc,). Para incorporar estos campos, seleccionar del menú general la opción Pagos>>Mantenimiento de Pagos, mostrándose todos aquellos ordenantes introducidos anteriormente. Al elegir aquél con el que se quiere emitir los pagos domiciliados, se mostrará una pantalla en la que, si es la primera vez, aparecerá sin ningún beneficiario. Por lo tanto, habrá que pulsar sobre el botón "Beneficiarios" para elegirlos de la base de datos e incorporarlos en la remesa Una vez seleccionados los beneficiarios a los cuales quieres enviar un pago domiciliado, pulsar sobre uno de ellos dos veces para entrar en la pantalla de modificación y poder introducir los datos siguientes: Lo primero de todo es introducir la fecha de vencimiento del pago y el tipo de documento, es decir, si se trata de un pago o bien de una anulación de un pago enviado con anterioridad. En el caso de que el odenante fuera de pagos domiciliados, se porán introducir hasta 29 facturas por pago domiciliado; por el contrario, para el odenante de gestión de pagos, sólo se podrá introducir una factura por gestión de pago. Para cada factura tienes que introducir la fecha de emisión, el número de la factura, su concepto e importe. Cuando incorpores todas las facturas para ese pago domiciliado, pulsarás sobre "Salir", de esta forma volverás a la pantalla donde se listan todos los beneficiarios, bien para que modifiques otro, bien para que pulses nuevamente sobre "Salir" y te muestre el resumen de la remesa (con el importe total y el número de pagos domiciliados o gestión de pagos) 5
Sólo tendrás que aceptar esta pantalla y volverás al menú general del programa para que selecciones Facturación>>Facturar: En esta pantalla se listarán todos los ordenantes que hayas dado de alta anteriormente, cada uno con el importe total de la remesa, el número de pagos, el tipo de remesa (pagos domiciliados o gestión de pagos) y si la remesa está correcta para ser facturada o bien hay que modificarla en mantenimiento de pagos. Sólo tendrás que elegir uno de ellos, pulsar sobre "Facturar" y, en la pantalla emergente, introducir la fecha de envío (por defecto muestra la del día en curso) y aceptar. Podrás ver los datos de la remesa generada e imprimir los listados de los pagos domiciliados, imprimir documento a documento o imprimir una carta de presentación con los principales datos de la remesa Para guardar la remesa creada en un fichero para enviarlo por la página web, seleccionarás el icono "Guardar", mostrándose una nueva ventana para indicar la ruta donde se quiere alojar el fichero (Disco de 3½, Disco local (C:), CD- ROM ) El número máximo de caracteres que se utilizarán para el nombre serán 8, evitando introducir símbolos y espacios entre los mismos. En las últimas versiones aparecerá además un nuevo botón "Enviar vía web", que lo único que hace es ejecutar el navegador de internet predeterminado (Internet Explorer o Netscape) y cargar la página principal de Caja Duero www.cajaduero.es para que te identifiques con tu número de usuario y PIN. 6
Anulación de pagos domiciliados o gestión de pagos En caso de querer anular un pago anterior, hay dos procedimientos: 1. Si dicho pago se emitió desde Comunicación de Pagos, se recomienda anularlo desde la opción Pagos>>Histórico de pagos, porque se va a generar una anulación que sin lugar a dudas tiene los mismos datos que el pago original. 2. En caso de que dicho pago se hubiera hecho con otra herramienta distinta y por consiguiente sus datos no están dentro del programa, se recomienda anularlo desde la opción Pagos>>Mantenimiento de Pagos Importar beneficiarios de un fichero Si ya tienes instalado otro programa (de empresas externas, una versión anterior del Génesis o de otra entidad financiera), la base de datos que tendrás creada será muy amplia por lo que sería un inconveniente tener que incorporar de nuevo todos beneficiarios. Para evitarlo, si tienes guardados los ficheros generados anteriormente, accederás al programa Comunicación de Pagos para importar los datos a través de la opción del menú general Pagos>>Importar Pagos, seleccionando Importar y el fichero del que se quieren recuperar los datos. Al aceptar se iniciará el proceso de importación y, si no hay ningún error, mostrará una pantalla de validación indicando qué datos se han importado y cuáles tienen errores. A partir de aquí, puesto que se han incorporado automáticamente los datos del ordenante, de los beneficiarios y el detalle de cada factura, continuarás con el mismo proceso que en el apartado anterior para modificar el importe y los conceptos, así como para generar el fichero y entregarlo a Caja Duero. 7