Rocío M. Parra Zacarías Noviembre 04, 2016 Diseño e Implementación de un Sistema Gestión de Proyectos de Obras Civiles pa Empresas Constructoras
Agenda Introducción Metodología para la implementación Ejemplo de aplicación Desafíos y recomendaciones Titulo de la presentación
Que es un Sistema de Gestión de Proyectos? Es la aplicación de Conocimientos Habilidades Requisitos del proyecto Herramientas Técnicas Titulo de la presentación
Selección de Estándares Nacionales e Internacionales
Metodología para la implementación de un SGP para una empresa constructora Diagnóstico organizacional Ciclo de vida Procesos del PMBOK + Extensión para la construcción Clasificación según complejidad Selección de procesos según complejidad
Diagnóstico Organizacional Checklist de Preguntas para Diagnóstico Inicial Área Pregunta Si No N.A. Obs Historia de la empresa Poseen una estadística sobre el volumen de trabajo a lo largo de los años? Que factores ambientales son los más influyentes desde su punto de vista? Poseen una metodología de Gestión de Proyectos definida? Poseen Procedimientos administrativos y técnicos que se llevan a cabo sistemáticamente en la empresa? Estos están documentados? Proyectos Integración Realizan un acta de constitución del proyecto al inicio del mismo? Poseen un Plan de Gestión de Proyectos? Consideran que el Director de Proyectos tiene la autoridad suficiente para ejecutar el proyecto correctamente? Poseen tareas definidas para el monitoreo y control de avances respecto a los objetivos del proyecto?
Ciclo de Vida Modelo típico de una PYMES constructora
Modelo General del Sistema de Gestión de Proyectos 64 procesos
Procesos de la extensión para la construcción Áreas de conocimiento agregadas Áreas de conocimiento extendidas Total de procesos agregados Gestión de Seguridad Gestión del Medio Ambiente Gestión Financiera Gestión de Reclamaciones Gestión del tiempo Gestión de los Recursos humanos 13 procesos + 4 procesos = 17 procesos
Clasificación según complejidad Matriz de Clasificación de Proyectos Complejidad Factor Baja Media Alta Presupuesto Menor a 500.000.000 Grs. Entre 500.000.000 y 2.500.000.000 Grs. Mayor a 2.500.000.000 Grs. Tiempo de entrega Menor a 3 meses Entre 6 a 8 meses Mayor a 1 año Cantidad de personas Menor a 20 personas Entre 30 a 40 personas Más de 100 personas Conocidos, con buenos antecedentes Cliente nuevo con buenas referencias y Desconocido, con antecedentes Cliente y comunicación fluida. comunicación regular. malos o comunicación deficiente. Organizaciones Involucradas Clientes privados Organismos públicos Organismos internacionales Cambios significativos en la Impone criterios modernos en organización, organización, cultura, métodos de Impacto en la Organización Cambio Mínimo cultura, métodos de trabajo, etc. trabajo, etc. Impacto Externo Afecta principalmente al cliente directo. Afecta moderadamente a otros clientes, organizaciones o comunidades cercanas. Afecta a terceros no involucrados: ciudadanos, leyes, estructuras, organizaciones. Tecnología Estándar, probada y conocida Probada en otros lados, pero nueva en la organización. Avanzada, sin antecedentes o sin probar en las condiciones del proyecto. Proveedores Conocidos y con buenos antecedentes Conocidos y con antecedentes regalares. Nuevo, desconocido, o con problemas en otros contratos. Interacción del Proyecto Proyecto autónomo o independiente El proyecto es parte de una integración Integración con proyectos críticos. Análisis de riesgo con resultados Análisis de riesgo con resultados Nivel de Riesgos favorables. Análisis de riesgo con resultados regulares. críticos. Existen varios proyectos similares ya Existen proyectos con puntos en común Ningún proyecto similar realizado Experiencia previa realizados en la empresa realizados en la empresa en la empresa
Selección de procesos por complejidad Procesos Complejidad Clasificación N Inicio Proceso Fin Alta Me dia Baja N Grupo de procesos Área de conocimiento 1 1.1 2 2.1 3 1.2 4 2.2 5 3.1 Desarrollar el Acta del Proyecto Identificar a los interesados Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Planificar la Gestión de los Interesados Planificar la Gestión del Alcance 2.1 * * * 1 Inicio 1. Integración 1.2 * 1 Inicio 1. Integración 2.2 * * 2 Planificación 1. Integración 3.1 * 2 Planificación 2. Interesados 3.2 * * 2 Planificación 3. Alcance 6 3.2 Recopilar requisitos 3.3 * * * 2 Planificación 3. Alcance 7 3.3 Definir el Alcance 3.4 * * * 2 Planificación 3. Alcance 8 3.4 Crear EDT 4.1 * * * 2 Planificación 3. Alcance
Proyecto y construcciones civiles en general Ingeniería sanitaria Estructuras de hormigón armado Estudios de factibilidad de proyectos de construcción Direcciones de obras Sistemas de agua corriente para comunidades rurales
Organigrama
Proyecto "Construcción del local de comisaría, guardería y cuerpo de bomberos, en el área de refugio de la Costanera de Asunción
Clasificación del proyecto piloto Según la matriz del complejidad del Proyecto Baja Media Alta
Asignó un Consultor de proyectos y un Sponsor dentro de la empresa Reuniones periódicas con la alta gerencia y diversos actores Definición del proyecto piloto, aplicación gradual del sistema (tanto en la selección de proyectos como de los procesos dentro de ellos) Utilización de encuestas y plantillas diseñadas Acompañamiento en la implementación de procesos
Procesos para proyectos de media complejidad Desarrollar el Acta del Proyecto Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Planificar la Gestión del Alcance Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear EDT Planificar la Gestión del cronograma Definir las actividades Estimar recursos de las actividades Desarrollar el cronograma Desarrollar las curvas de progreso Planificar la gestion de costos Estimar los costos Determinar el presupuesto Planificar la Gestión de los Recursos Humanos Planificar la Gestión de los Riesgos Identificar los riesgos Planificar la respuesta a los riesgos Planificar la Gestión de las Adquisiciones y contrataciones Planificar la seguridad Planificar las finanzas Identificar las reclamaciones Dirigir y Gestionar la ejecución del Proyecto Aquirir el equipo del Proyecto Desarrollar el equipo del Proyecto Dirigir el equipo del Proyecto Gestionar las Comunicaciones Efectuar las Adquisiciones Garantizar la Seguridad Asegurar el medio ambiente Monitorear y controlar el Trabajo del Proyecto Realizar el Control integrado de Cambios Verificar el Alcante Controlar el Alcance Controlar el Cronograma Controlar los Costos Controlar las Comunicaciones Monitorear y controlar los Riesgos Administrar los Contratos Controlar la Seguridad Controlar el medio ambiente Control financiero Prevención de las Reclamaciones Cerrar el Proyecto o Fase Cierre del Equipo del Proyecto Cierre de los Contratos Administrar y registrar las finanzas Resolver las Reclamaciones
Desarrollar el Acta del Proyecto Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Planificar la Gestión del Alcance Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear EDT Planificar la Gestión del cronograma Definir las actividades Estimar recursos de las actividades Desarrollar el cronograma Desarrollar las curvas de progreso Planificar la gestion de costos Estimar los costos Determinar el presupuesto Planificar la Gestión de los Recursos Humanos Planificar la Gestión d e los Riesgos Identificar los riesgos Planificar la respuesta a los riesgos Planificar la Gestión de las Adquisiciones y contrataciones Planificar la seguridad Planificar las finanzas Identificar las reclamaciones Dirigir y Gestionar la ejecución del Proyecto Aquirir el equipo del Proyecto Desarrollar el equipo del Proyecto Dirigir el equipo del Proyecto Gestionar las Comunicaciones Efectuar las Adquisiciones Garantizar la Seguridad Asegurar el medio ambiente Monitorear y controlar el Trabajo del Proyecto Realizar el Control integrado de Cambios Verificar el Alcante Controlar el Alcance Controlar el Cronograma Controlar los Costos Controlar las Comunicaciones Monitorear y controlar los Riesgos Administrar los Contratos Controlar la Seguridad Controlar el medio ambiente Control financiero Prevención de las Reclamaciones Cerrar el Proyecto o Fase Cierre del Equipo del Proyecto Cierre de los Contratos Administrar y registrar las finanzas Resolver las Reclamaciones
Resultados observados a corto plazo Comunicación más fluida entre diversos actores Mejor sistematización de la información Mayor facilidad de acceso a la información por parte de los involucrados Mayor control de recursos Reconocimiento de debilidades y oportunidades de mejora
Concienciación sobre importancia de la cultura organizacional Identificación de riesgos de forma proactiva y sistemática
Principales obstáculos durante la implementación Resistencia al cambio Menor atención debido a que no es certificable Trabajo adicional Confusión con la Norma ISO 9001 Exigencia de mayor volumen de documentación Observación de mayores resultados a mediano y largo plazo
Recomendaciones Continuar con la implementación gradual Identificar a todos los interesados de cada proyecto Identificar, analizar y gestionar riesgos Implementar un sistema de gestión medioambiental y de seguridad
Comparativo PMBOK iso 21500 El conjunto de diez materias de la ISO 21500 sigue estrictamente el conjunto de las áreas de conocimiento de la Guía del PMBOK. (Stanislaw Gasik) Hay 39 procesos en la norma ISO 21500 y 47 procesos en la Guía del PMBOK 33 procesos de la norma ISO 21500 tienen sus equivalentes directos en la Guía PMBOK ( para algunos de ellos su lugar en la secuencia de procesos se ha cambiado 4 procesos se han movido entre sujetos ( Guía del PMBOK áreas de conocimiento).
3 pares de procesos Guía del PMBOK se han fusionado para 4 procesos individuales en la norma ISO 21500. 8 procesos PMBOK están ausentes de la norma ISO 21500 : 5.1 Plan de Gestión del Alcance 5.5 Validar Ámbito de aplicación 6.1 Plan de Gestión de la Lista 7.1 Plan de Gestión de Costes 9.1 Plan de Gestión de Recursos Humanos 12.1 Plan de Gestión de Riesgos 13.2 Plan de Manejo de las partes interesadas 13.4 Control de Grupos de Interés
3 de los procesos de la norma ISO 21500 no se encuentran en el PMBOK: 4.3.8 Recoger las lecciones aprendidas, 4.3.17 Definir Organización del proyecto 4.3.19 recursos de control
Información de Contacto Rocío M. Parra Zacarías Email: rociompz@gmail.com Diseño e Implementación de un Sistema de Gestión de Proyectos de Obras Civiles para Empresas Constructoras
Preguntas y Respuestas Titulo de la presentación