El software de gestión integral para empresas instaladoras y afines Documentación comercial / tarifas Descripción general El software instalgest 1.0 es un paquete de software estándar de gestión que integra todos los módulos típicos (excepto contabilidad) de las empresas instaladoras y afines como son las instaladoras de electricidad, climatización, gas, agua, energías renovables, etc. (o similares). Instalgest 1.0 es un programa multiempresa y multiusuario que permite parametrizar la forma de operar y la imagen de la documentación generada para ajustarse a las necesidades particulares de cada empresa. El software se ha diseñado para un uso sencillo e intuitivo para facilitar la gestión de la pequeña y mediana empresa de forma que éstas puedan minimizar sus costes estructurales y todo ello con la mínima inversión. Es un programa multiplataforma. Puede ejecutarse en sistemas operativos basados en Windows (2000, 2003, XP, Vista, Windows 7) y Linux (Debian, Ubuntu, etc.). También está disponible para Mac. instalgest 1.0 se compone de las siguientes funcionalidades: Archivo de clientes: (Datos de clientes activos, inactivos y potenciales). Datos generales, estadísticas de ventas, documentos asociados, seguimiento de obras y trabajos en curso, pedidos, albaranes de venta, facturas y seguimiento de movimientos dinerarios (vencimientos, cobros, bancos, cheques, pagarés, importes pendientes de cobro, etc.) agenda de contactos, seguimiento y gestión de cobros, ABC de clientes, etc. Archivo de proveedores y acreedores: Datos generales de ficha, estadísticas de compras, gestión y seguimiento de pedidos, estadísticas de artículos comprados, albaranes, facturas, (punteo automático de facturas y albaranes), gestión de vencimientos y pagos (movimientos de las facturas, bancos, pendientes de pago, cheques, etc.) Archivo de empleados: Datos generales de ficha, registro de contratos de trabajo, precios de coste y facturación, centros de coste, seguimiento de vacaciones y bajas laborales, calendarios laborales y horarios de trabajo, seguimiento de partes de trabajos realizados, control automático de horas de trabajo fuera de su horario habitual (horas extra) y control de pagos. Gestión de almacenes: Control de distintos almacenes de materiales, seguimiento y rotación de stocks, actualización automática de los stocks en función de los albaranes de compra / venta o materiales cargados en obra, pedidos según stocks máximos y mínimos de cada artículo o pedidos en función de presupuestos de obra, listados, inventarios, valoraciones, albaranes de regulación, ubicaciones de estantería del material, movimientos de artículos, etc. Documento comercial 01-261011 Instalgest 1.0 Página 1 de 7
Archivo de artículos: Clasificación por familias, ubicaciones en almacén, seguimiento de compras y ventas, rotaciones de estock, precios y descuentos asignados por proveedores o por familias, tablas de descuentos y tarifas de venta, etc. Se pueden utilizar artículos propios o importados desde cualquier base de datos de artículos del mercado. Admite formatos de datos tipo CSV de Excel o similares. Instalgest 1.0 No incluye ninguna base de datos de precios de artículos ni sus actualizaciones, a adquirir opcionalmente por separado a empresas suministradoras de bases de datos. Gestión de obras: Datos generales, seguimientos de costes, órdenes de trabajo (admite el control de indefinidas órdenes de trabajo y presupuestos para cada obra), introducción de partes de trabajo de los empleados, artículos utilizados, asignaciones de costes varios, albaranado y facturación por certificaciones de presupuestos, etc. Presupuestos: Elaboración de presupuestos por capítulos configurables para listados personalizados para clientes (seleccionable precios unitarios o totalizados, con o sin referencias, con o sin imágenes de artículos, control de márgenes de beneficio independientes para mano de obra y materiales para cada capítulo, precios de compra seleccionables según precio medio ponderado, última compra o según presupuesto de proveedores, etc.) Unidades de obra: Archivo de unidades compuestas por varios artículos o materiales y mano de obra incluidas, documentación anexa, gráficos, tarifas de unidades finales terminadas, etc. Gestión de albaranes y facturación: (de clientes y proveedores). Gestión de múltiples vencimientos y formas de pago específicas para cada cliente, proveedor o acreedor, seguimiento del estado de facturación y de cobros / pagos (pagarés, confirmings, recibos domiciliados, descuento de efectos, etc.), punteo de facturas y IVA directamente con sus correspondientes albaranes previamente gestionados, etc. Se pueden realizar tablas de pagos periódicos fijos para ver informes de flujos de caja y previsión de pagos y cobros. Gestión comercial: CRM de seguimiento de clientes potenciales, archivo de clientes y obras potenciales, agenda de contactos y visitas comerciales realizadas. Módulo de informes y análisis: Listados entre períodos (comparativa con período anterior y actual) de facturación y ventas clasificadas por series, ventas mensuales, beneficios por clientes, compras por familias y por proveedores, listados de trabajos y obras con sus costes y beneficios, informes de presupuestos, informes de previsión de cobros y pagos y flujo de caja, informes de artículos vendidos y comprados, etc. Genera informes para el modelo 347 y IVA soportado / repercutido. Exportación de listados e informes: instalgest 1.0 permite importar / exportar listados y bases de datos desde formatos tipo csv (De Office Excel, Open office u otros programas similares). Todos los informes y listados que genera instalgest 1.0 en pantalla son en formato Pdf (Portable Document Format) para poder guardarlos, imprimir o enviar directamente a cliente / proveedor. La mayoría de los software de lectura de documentos en formato Pdf son gratuitos, como por ejemplo Acrobat Reader. (dicho software de lectura de documentos no está incluido en el paquete instalgest 1.0) Nota sobre la contabilidad: instalgest 1.0 NO INCLUYE ningún módulo de contabilidad. Instalgest 1.0 se limita a generar las facturas correspondientes de clientes y gestionar el seguimiento (vencimientos, pagos y cobros) de facturas de compra y venta. Instalgest 1.0 dispone de una herramienta de exportación de facturas de compra / venta / acreedores para generar archivos de texto plano en formatos que se pueden exportar a la mayoría de programas de contabilidad mas comunes del mercado para evitar el duplicado de trabajo de introducción de datos en ambos programas. Consúltenos para la integración de nuestra herramienta de exportación directa hacia su programa de contabilidad preferido. Documento comercial 01-261011 Instalgest 1.0 Página 2 de 7
MODOS DE INSTALACIÓN DE INSTALGEST 1.0: El instalgest 1.0 está constituido por dos partes: una parte es el motor de bases de datos del programa basado en Postgre SQL y la otra es el programa de gestión que obtiene y guarda los datos en la primera parte. Ambas partes pueden instalarse en un mismo PC/servidor o utilizar una base de datos común para varias instalaciones del programa de gestión. Las posibilidades de tipos de instalación que permite nuestro software son las siguientes: Monopuesto: Todo el programa (ambas partes) se instala en un solo PC. Los usuarios podrán acceder a instalgest 1.0 de forma local en el PC (tantos perfiles de usuarios como se desee pero un solo usuario a la vez) o de forma remota vía programas tipo VNC, Terminal Server o similares, desde cualquier otro PC de la red informática (de igual forma accederá un solo usuario a la vez). Dicha instalación sólo requiere de UNA licencia de instalgest 1.0 Multipuesto (servidor de datos): La parte del motor de base de datos se instala en un único PC servidor y la parte del programa de gestión se puede instalar en tantos PC de la red como se desee. En este caso se requerirá una licencia para cada instalación en los PC que se quieran conectar a la base de datos. Recuerde que desde cada puesto de trabajo se podrán conectar tantos perfiles de usuarios como desee (un usuario de forma concurrente por cada licencia o puesto de trabajo). Este modo de instalación no requiere del uso de licencias adicionales de programas de acceso remoto (como Terminal Server, Citrix u otros similares) pero dificulta el mantenimiento del sistema y el rendimiento en comunicaciones de la red es menor puesto que circula mayor cantidad de datos. Multipuesto (servidor de aplicación): (modo recomendado para el uso de varios usuarios) Todo el programa se instala en un único PC SERVIDOR. El acceso al programa es siempre desde la red vía Terminal Server y/o Citrix (Licencias no incluidas en nuestras tarifas, a adquirir por separado a su proveedor de mantenimiento de servicios informáticos). Igualmente como en el modo anterior, tan sólo se podrán conectar de forma recurrente el número de usuarios para los que haya adquirido licencia. En este caso el mantenimiento del sistema es mucho más sencillo ya que toda la gestión radica en un solo ordenador y el rendimiento de la red de comunicaciones es mucho más eficaz. También se facilita así el mantenimiento de copias de seguridad. Notas sobre la instalación de instalgest 1.0: Tenga en cuenta las características del PC donde vaya a instalar el software. A mayor número de usuarios, el PC debe ser más potente para poder soportar con un mínimo de condiciones de procesamiento de datos. Se recomienda un PC con un procesador rápido (en caso de servidor mejor un sistema multiprocesador) con discos duros de buena calidad y velocidad de acceso con amplia memoria RAM (si se utiliza Terminal Server se recomienda un mínimo de 500Mb por cada usuario recurrente a conectar además de la memoria necesaria para que corra el sistema operativo). Instalgest es un programa multiplataforma y puede funcionar en varios sistemas operativos (Windows, Linux, etc.) y dependiendo del sistema operativo a utilizar pueden variar sustancialmente los requerimientos mínimos del PC servidor. Consulte este punto con su proveedor de servicios informáticos. Documento comercial 01-261011 Instalgest 1.0 Página 3 de 7
Instalgest 1.0 se puede instalar en modo DEMO totalmente operativa durante un período de 30 días. Puede descargar e instalar la versión completa del programa desde http://www.instalgest.com Transcurrido dicho período de pruebas, el programa quedará bloqueado y ya no podrá ser utilizado hasta adquirir licencias permanentes de uso. La adquisición y activación de licencias permanentes no requiere ninguna modificación ni nueva instalación del software instalgest 1.0 por lo que la versión demo quedará validada automáticamente (con todo su contenido de datos durante el período de pruebas) en una versión completamente operativa sin límite de tiempo y de esta forma si le ha convencido el software no tendrá que volver a introducir de nuevo sus datos de gestión. LICENCIAS. MODOS DE ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DEL PROGRAMA: Las licencias de instalgest 1.0 se basan en puestos de trabajo, bien sea físico (un puesto de trabajo = un PC) o virtual (mediante sistemas de conexión remota como pueden ser Terminal Server, Citrix u otros programas similares) en cuyo caso aunque la instalación sea en un solo PC que actúa como servidor, se entiende por puestos de trabajo la cantidad de PCs que pueden ejecutar a la vez (de forma concurrente) el programa. El número de licencias que permite instalgest 1.0 puede ser entre 1 y 30 puestos de trabajo, bien sean PC individuales o servidores o ambos de forma combinada. Las licencias se pueden ampliar sin necesidad de cambiar el software. Recuerde que desde cada puesto de trabajo pueden acceder al programa tantos usuarios como se desee. El software instalgest 1.0 se adquiere en un paquete único e indivisible con todos los módulos especificados anteriormente. Se pueden adquirir licencias unitarias (entre 1 y 5 licencias) o en paquetes adicionales de 5 licencias, hasta un máximo de 30 licencias (recuerde que cada licencia corresponde a un puesto de trabajo concurrente). Para mayor número de usuarios consúltenos precios y condiciones. El precio de compra de Instalgest 1.0 se abona en el momento de la adquisición de las licencias (por una única vez). Tenga en cuenta que instalgest 1.0 es un programa de gestión que se encuentra en continua evolución incorporándose nuevas funcionalidades, nuevas herramientas, mejorías de funcionalidad sugeridas por los propios usuarios, etc. por lo que si Ud. desea aprovechar dichas ventajas, opcionalmente podrá contratar un servicio de mantenimiento (véase mas adelante en detalle los conceptos que incluye el servicio de mantenimiento). El precio de mantenimiento va asociado siempre al número total de licencias adquiridas. (ver tarifas) Si opcionalmente se requiere una formación inicial de uso de Instalgest 1.0 también se factura a parte según tarifa más gastos de dietas y desplazamientos. Entendemos que el uso del programa es muy sencillo e intuitivo y por ello normalmente no requiere de una formación especial, auque en caso de ser requerida, se puede realizar en casa del cliente o en las instalaciones designadas por éste, a su cargo y organización de medios, para un máximo de 3 personas independientemente del número de licencias adquiridas. Se supone que dichas personas, en el caso de requerir formación para más personal de su empresa, serán sus propios formadores internos del resto de su personal. Normalmente la formación de Instalgest 1.0 suele ser suficiente con un día (dependiendo de la formación y conocimientos de los alumnos). El precio tarifa del formador tan sólo incluye las horas efectivas de formación no incluyéndose los gastos de desplazamientos, ni dietas, ni medios adicionales (proyectores, salas ni medios audiovisuales, etc.). Pídanos presupuesto al respecto. Documento comercial 01-261011 Instalgest 1.0 Página 4 de 7
Conceptos del servicio de mantenimiento: El servicio de mantenimiento de Instalgest 1.0 se contrata de forma opcional por períodos anuales renovables que se abona en cómodas cuotas mensuales (ver tarifas). Tener contratado el servicio de mantenimiento le dará derecho a disfrutar de actualizaciones del programa Instalgest 1.0 en las que se incorporan continuamente mejorías y nuevas funcionalidades propuestas por nuestros propios usuarios del programa o por cambios de normativas, etc. Ud. también nos podrá proponer sus propios requerimientos particulares que podrían pasar a formar parte del programa Instalgest sin más coste que el propio mantenimiento. En cada caso el personal técnico de Instalgest valorará sus propuestas para ver el alcance y el interés general de la incorporación de dichas sugerencias. En el caso de tratarse de un caso muy específico o particular para su empresa, la solución pasaría por vía presupuesto para adaptaciones y servicios especiales (véase el apartado específico mas adelante). Tener contratado el servicio de mantenimiento además le da la ventaja de ir actualizando poco a poco el programa Instalgest 1.0 sin necesidad de adquirir nuevas licencias. En el caso de que pase más de un año sin el servicio de mantenimiento contratado (con sus consecuentes actualizaciones) y si se desea después actualizar el programa, es posible que las últimas versiones hayan llegado a ser incompatibles con la vieja versión no actualizada durante mucho tiempo y sea así necesario adquirir nuevas licencias. Dicho tiempo transcurrido no se puede contabilizar puesto que dependerá del número de actualizaciones que vayan sucediéndose y de la importancia o alcance de cada actualización. Tenga en cuenta que el mantenimiento aquí relacionado se restringe únicamente a la funcionalidad del software instalgest 1.0 y no se incluye el mantenimiento de hardware ni de software de los ordenadores, sistemas operativos, configuración de servicios ni equipos de conectividad remota (como Terminal Server, Citrix, VNC, etc.), instalación o configuración de impresoras, instalación de otros programas, etc. Dichos servicios deberán solicitarse a su proveedor habitual de servicios informáticos o bien ser facturados por PSI de forma adicional. El servicio de HELP DESK (consultas telefónicas de funcionamiento del programa y resolución de incidencias) no está incluido en la cuota de mantenimiento. A este servicio se accede mediante un número de tarificación especial 807 que tiene un coste más elevado que el de una llamada normal (le facturará su propia compañía telefónica) y que cubre así los costes del técnico que le atienda durante el tiempo estrictamente necesario para solucionar su consulta o asistencia. Es más económico que un desplazamiento presencial, más rápido y más efectivo. En caso de que Ud. necesite asistencia técnica en su PC, podemos conectarnos de forma remota mediante este sistema a su escritorio, mediante el programa de soporte remoto incluido en este servicio a través del cual (y siempre con su consentimiento y control) le solucionamos directamente su incidencia. Documento comercial 01-261011 Instalgest 1.0 Página 5 de 7
ADAPTACIONES Y SERVICIOS ESPECIALES: Este documento comercial y las tarifas aquí expresadas se refieren en todo momento al software Instalgest 1.0 en su versión Standard. Nuestro programa en su versión Standard permite la adaptación por parametrización a la gran mayoría de los usuarios y empresas para los que están especialmente diseñados, pero si aún así se requiere alguna adaptación o funcionalidad especial, es posible realizarla. Dicha adaptación se consensuará con el cliente y se valorará en presupuesto económico a parte de estas tarifas por lo que a la hora de valorar el total del coste del programa y su implementación habrá que tener en cuenta que: Primero se deben adquirir e instalar las licencias necesarias en su versión estándar para cada puesto de trabajo recurrente, para las cuales son de aplicación las tarifas de este documento para la adquisición de licencias (no varían). No se iniciará ningún trabajo de adaptación del software hasta que esté satisfecho este primer punto. Segundo: El mantenimiento, en el caso de adaptaciones especiales, será obligatorio contratarlo al mismo tiempo que las licencias y su coste se verá incrementado en un porcentaje de las tarifas a presupuestar según el alcance de las adaptaciones a realizar. Tercero: Habrá que sumar a los dos puntos anteriores para valorar el coste total, el presupuesto según las adaptaciones requeridas y consensuadas con nuestros técnicos. Cuarto: Por último hay que añadir el coste de la implantación, configuración inicial y de la formación a usuarios. Dichos conceptos son obligatorios cuando existen modificaciones específicas de la versión estándar y se valoran en presupuesto a su medida. Las condiciones de pago de presupuestos de adaptaciones son siempre mediante un 30% a la aceptación y el resto al terminar la implementación. En caso de producirse impagos, nos reservamos el derecho de retirar las licencias de uso del software, sin derecho a ninguna devolución de pagos previos por los trabajos realizados. Documento comercial 01-261011 Instalgest 1.0 Página 6 de 7
TARIFAS 2012: conceptos Adquisición Licencias Mantenimiento (Opcional) instalgest 1.0 (Una licencia para UN puesto de trabajo) 600 40 /mes Ampliación licencia de UN puesto adicional +200 +16 /mes Ampliación paquete de licencias de 5 puestos adicionales +800 +70 /mes Atención de servicios informáticos adicionales, formación o ----- 60 /hora asistencia remota Help Desk Implantación, configuración y adaptaciones especiales a su medida, se realiza presupuesto según sus especificaciones. Mismos precios arriba Obligatorio. Precios arriba incrementados según presupuesto Estos precios NO incluyen el IVA. Conceptos NO incluidos a tener en cuenta: No se incluye ningún módulo ni programa de contabilidad. Actualmente Instalgest 1.0 permite exportar las facturas para varios programas de contabilidad del mercado o incluso en cómodos listados informáticos que podrá enviar a su gestoría. No se incluyen licencias de software adicional (Citrix, Terminal Server, Office, etc.) No se incluyen licencias de Sistemas Operativos. No se incluyen trabajos de instalación ni configuración de instalgest 1.0 ni su mantenimiento a menos que así se haya contratado según presupuestos. No se incluye el mantenimiento ni instalación de ningún otro software o sistema operativo. Nuestra tarifa se refiere única y exclusivamente al software instalgest 1.0 No se incluye ninguna base de datos ni mantenimiento de precios de artículos de instalación, a contratar opcionalmente con proveedores de bases de datos tipo Baselec, Telematel, Tarifec, etc. Instalgest 1.0 está preparado para importar datos desde cualquier base de datos del mercado (bien sean de proveedores de bases de datos o bien desde archivos facilitados por los propios fabricantes de material) No se incluye la migración de datos desde otros programas de gestión u otras bases de datos. Cualquier concepto no incluido deberá ser estudiado y valorado independientemente y de forma coordinada con su proveedor habitual de servicios informáticos. Documento comercial 01-261011 Instalgest 1.0 Página 7 de 7