Prpuesta de Cmunicación para Tecnimap 2010. dkusi: Dkumentu KUdeaketa Sistema Integrala. Sistema Integral de Gestión Dcumental. dkusi es un sistema de gestión de dcuments electrónics y sus metadats, guardads cn criteris de archiv, y gestinable mediante diferentes tecnlgías, que da servici a tds ls sistemas de infrmación del Gbiern Vasc que requieren funcinalidades de gestión dcumental, tant si estas necesidades derivan de la tramitación, cm si n están riginadas en un prcedimient administrativ. Autres: Antxn Larrañaga Uyarra Jse María García Oris Óscar Trb Trasahed Departament de Justicia y Administración Pública Marz de 2010
El Gbiern Vasc, partiend de la definición de un Mdel de Gestión Dcumental, y siguiend psterirmente las directrices del mism, ha desarrllad e implantad un Sistema Integral de Gestión Dcumental denminad dkusi Dkumentu Kudeaketa Sistema Integrala, que se integra cn sus infraestructuras de la Platafrma Tecnlógica para la e-administración (PLATEA). El bjetiv de dkusi es prprcinar, en tds ls niveles de la prducción administrativa, la mayr eficiencia y simplicidad de prcess psible, en tdas las actividades relacinadas cn la gestión de dcuments y en td el cicl de vida de ls misms: registr, tramitación y archiv. dkusi cntribuye, así pues, de frma muy imprtante al ahrr de cstes y eficiencia administrativa facilitand, hmgeneizand e innvand en la gestión de su principal herramienta: el dcument. dkusi es un sistema de gestión de dcuments electrónics y sus metadats, guardads cn criteris de archiv, y gestinable mediante diferentes tecnlgías, que da servici a tds ls sistemas de infrmación del Gbiern Vasc que requieren funcinalidades de gestión dcumental, tant si estas necesidades derivan de la tramitación, cm si n están riginadas en un prcedimient administrativ. Ámbit Alcance Cmunidad Autónma de Euskadi (Administración general - OO.AA. - SS.PP.,...) Tdas las funcines de gestión dcumental necesarias en tds ls prcess de la prducción administrativa, cnstituyend así el backffice dcumental del Gbiern Vasc. Dkusi Tecnimap 2010 Pág. 2/9
Beneficis Facilitar la ejecución más eficaz de actividades. Elimina la necesidad de desplazamients de persnas y dcuments. Lcalizar cualquier dcument es sencill gracias a sus capacidades de búsqueda. El acces a ls dcuments es inmediat. Ahrr de cstes N es necesari espaci físic para ls dcuments. El tiemp de gestión de dcuments es menr. N es necesari mantener cpias de dcuments, se evita duplicar dcumentación. Sustitución del papel Previsión de eliminar el 80% del papel en un plaz de 3 añs, pr medi de: Implementación de ls servicis de digitalización necesaris. Actualización y elabración de decrets y reglaments necesaris. Gestión del cambi y sprte al cambi rganizativ. Prcess más sstenibles N es necesari gestinar dcuments en papel, cn el cnsiguiente ahrr del mism. Ls dcuments se cmparten en frmat electrónic, evitand en la medida de l psible, gran cantidad de cpias de ls misms y sus cnsiguientes prcess de ftcpiad y/ impresión. Aument de ls niveles de interperabilidad Diseñ e implantación del dcument lcalizad. Dcument cn status de cpia auténtica, que incluye infrmación sbre sede y lcalizadr (CVE), la cual permite verificar su autenticidad a cualquier ciudadan entidad externa. Garantizar la cntinuidad en cas de catástrfe dkusi se encarga de realizar cpias de seguridad autmáticas de ls dcuments electrónics Psibilidad de digitalización y almacenamient de dcuments vitales que estén sprte papel Dkusi Tecnimap 2010 Pág. 3/9
Prprcinar cherencia a la gestión de ls técnics y a la administración del sistema dkusi establece criteris hmgénes de gestión dcumental Tiplgía dcumental Series dcumentales Calendaris de cnservación Se garantiza el cntrl y la seguridad de acces a la dcumentación Ofrece estadísticas de us Cumplir cn ls requisits legislativs y reglamentaris, incluidas las actividades archivísticas, de auditria y de supervisión. La integración cn dkusi le asegura el cumplimient de: Legislación: Ley 30/1992 del prcedimient administrativ cmún, Decrets y órdenes de Archiv, Decret de Medis Electrónics, Infrmátics y Telemátics, Ley Orgánica de Prtección de Dats de Carácter Persnal, Ley de Firma electrónica Requisits Autenticidad de ls dcuments electrónics Integridad de ls dcuments electrónics Valr prbatri de ls dcuments electrónics (Autenticidad + Integridad) Dispnibilidad de ls dcuments electrónics (Accesibilidad + Legibilidad) Cnfidencialidad de ls dcuments electrónics Prprcinar prtección y apy en ls litigis dkusi establece e implementa ls mecanisms necesaris para asegurar la cnservación a larg plaz del valr evidencial de ls dcuments. Garantiza el acces a larg plaz a la dcumentación almacenada. Es sprte de una gran parte del cncimient explícit de la rganización y permite reutilizar experiencias dkusi prprcina además tras herramientas perativas de apy a la Gestión de la dcumentación. Utilidades para facilitar la realización de cpias auténticas. Utilidades para facilitar la realización de cmpulsa. Servici de Lcalizadr de dcuments para las cpias en papel de dcuments electrónics. Gestión de dcumentación en papel, n sól de dcuments electrónics. Dkusi Tecnimap 2010 Pág. 4/9
Gestión de versines de dcuments. Múltiples mds de acces según las necesidades de ls diferentes sistemas (Servicis Web, Prcess Batch, Infraestructura de Tramitación, ). Interfaz Gráfica de Archiv Digital para aquells usuaris que n deseen dispngan de tr md de acces. Registr de access cn un cumplimient ttal de ls requisits establecids pr la Ley Orgánica de Prtección de Dats. Aplicación de cnsulta del Registr de Access para ls respnsables de seguridad. Aplicación de cnsulta de Fichers Maestrs. Prcedimients Series Dcumentales Tips Dcumentales Relación Prcedimients-Series Servicis de imprtación masiva de dcuments Servicis de búsqueda pr text cmplet Servicis de transfrmación de frmats de dcuments Cmpnentes dkusi, se cmpne de ls siguientes elements: Mdel de Gestión Dcumental del Gbiern Vasc: Marc cnceptual. El Mdel de Gestión Dcumental es un esquema teóric que facilita la cmprensión y la hmgénea implantación de la Gestión dcumental crprativa. Es una prpuesta de sistematización de la Gestión dcumental crprativa del Gbiern Vasc. Describe y cncreta las funcines, prcess y rles en materia de Gestión Dcumental cn el bjetiv final de cntribuir a la eficacia rganizativa. Este Mdel de Gestión Dcumental cntempla las técnicas y prcedimients de la Archivística, ya implantads, y está en línea cn las estrategias de mdernización y administración electrónica definidas e impulsadas pr el Gbiern Vasc. El Mdel de Gestión Dcumental cntempla td el cicl de vida de ls dcuments, desde que se crean e ingresan hasta que se cnservan de manera definitiva se eliminan. El Mdel de Gestión Dcumental se cmpne de: Marc nrmativ Organisms respnsables Requisits dcumentales Dkusi Tecnimap 2010 Pág. 5/9
Funcines de gestión dcumental Mdel de dats Cicl de vida de ls dcuments Definición de Infraestructura Prpuestas de actuación Plíticas y Metdlgías de gestión dcumental. Cnjunt de nrmativas referentes a diverss aspects relacinads cn la gestión dcumental. Guía de us del Archiv Digital Dcument que describe el funcinamient y las características técnicas del Archiv digital, así cm, las actividades a realizar para su integración cn trs sistemas de infrmación. Metdlgía de Despliegue del SGA en ls departaments del Gbiern Vasc (MEDESGA) Guía para desplegar el Sistema Infrmátic de Gestión de Archiv (AKS/SGA) en ls departaments del Gbiern Vasc y sus Organisms Autónms. Metdlgía de digitalización de dcuments Creada para facilitar la autmatización de ls prcess de captura de dcumentación en papel y la integración de ls sistemas de infrmación. Frmats estandarizads de dcuments electrónics Determina ls frmats de dcuments electrónics que se deben utilizar de acuerd cn el Decret 232/2007, de 18 de diciembre, pr el que se regula la utilización de medis electrónics, infrmátics y telemátics en ls prcedimients administrativs. Plíticas y mecanisms de cnservación de dcuments electrónics a larg plaz Establecids cn el bjetiv de cumplir cn ls requisits de autenticidad, integridad, valr prbatri, dispnibilidad y cnfidencialidad. Dkusi Tecnimap 2010 Pág. 6/9
Infraestructura de gestión dcumental Archiv Digital. El Archiv Digital es un sistema de gestión de dcuments electrónics y sus metadats, guardads cn criteris de archiv, y gestinables mediante uns servicis web prcess batch. El Archiv digital da servici a tds ls Sistemas de infrmación del Gbiern Vasc que requieren funcinalidades de gestión dcumental, tant si ests sistemas derivan de la tramitación cm de trs prcess de gestión que n estén riginads en un prcedimient administrativ. Framewrk de Servicis Dcumentales En la mayría de ls cass, la interacción del Archiv Digital cn el rest de las aplicacines del Sistema de Infrmación del Gbiern Vasc se realizará a través de un cnjunt de Servicis Web expuests pr un Framewrk de Servicis Dcumentales. Dkusi Tecnimap 2010 Pág. 7/9
Aplicacines Framewrk Servicis Dcumentales Archiv Digital Un Framewrk es una estructura sftware de sprte en la cual un pryect de sftware puede ser rganizad y desarrllad. El Framewrk de Servicis Dcumentales, es el encargad de expner ls servicis del Archiv digital a las aplicacines del Sistema de Infrmación. Dentr este framewrk se encuentra la lógica de negci del Archiv Digital. El Archiv Digital prprcina a ls diferentes sistemas que l utilizan: Un Repsitri Cmún de dcuments electrónics Servicis Dcumentales (almacenamient, búsquedas, trasfrmación de frmat, ) Slucines ya implantadas de Cnservación y custdia de Dcuments. Cntrl de Acces a Dcuments (XLNets, ACL s) Cumplimient autmátic de ls requisits establecids pr la Ley Orgánica de Prtección de Dats de Carácter Persnal. Gestión de Registr de Access Gestr Dcumental cn tdas las ptencialidades de un ECM (Enterprise Cntent Management) Independencia de la Platafrma ECM Arquitectura SOA (Service Oriented Architecture) Almacenamient de dcuments encriptads. Requisits de Seguridad. Autenticidad, Integridad, Dispnibilidad, Cnfidencialidad y Cnservación, de acuerd cn el Decret de Medis Electrónics, Infrmátics y Telemátics en ls Prcedimients Administrativs Dkusi Tecnimap 2010 Pág. 8/9
Cumplimient íntegr de ls requisits establecids pr la ley 11/2007 de acces electrónic de ls ciudadans a ls servicis públics. Sistema de Gestión de Archiv. El Artxib Kudeaketa Sistema Sistema de Gestión de Archiv, AKS/SGA, es el sistema que gestina la cnservación y el acces a la infrmación a l larg del tiemp. El AKS/SGA autmatiza ls prcess de archiv. Entre las funcinalidades del AKS/SGA se encuentran: Registr y Descripción de Archiv en base a una descripción multinivel Cnsulta de infrmación pr criteris múltiples Gestión de cuadrs de clasificación de fnds Gestión de estructuras rganizativas prductras Transferencia de dcumentación entre distints niveles de archivs Cntrl y Gestión de Préstams, cnsultas y reprduccines Cntrl y Gestión de espacis de archiv Gestión de Expurg Gestión de ls dcuments electrónics (se almacena en el Archiv digital) Gestión de ls calendaris de cnservación De frma gráfica, dkusi se puede representar de la siguiente manera: Dkusi Tecnimap 2010 Pág. 9/9