1. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Capítulo 6 Proceso Financiero CAU 50
6. Proceso Financiero CAU TRIMESTRE DE LIQUIDACIÓN LIQUIDACIÓN Y FACTURACIÓN 6.1. Liquidación, facturación y pago 6.1.1. Objetivo Establecer los lineamientos Financieros para la liquidación y pago de los convenios CAU, de acuerdo a los recaudos realizados por la Institución por concepto de matrículas. Diciembre a Febrero Marzo a Mayo Junio a Agosto Septiembre a Noviembre Marzo Junio Septiembre Diciembre El proceso se detalla a continuación y se apoya con el diagrama anexo: Generar Orden de pago: Se genera la orden de pago por estudiante desde el Sistema SAI correspondiente a la matrícula académica del Programa. Dicha orden es enviada al estudiante con copia al CAU. El pago debe ser realizado directamente a la Institución. Registrar los pagos de los estudiantes: Se registran los pagos efectuados en el sistema financiero por cada estudiante, sean de contado o mediante financiación directa u otorgada por entidades financieras. Verificar trimestralmente pagos de los estudiantes: Se valida la información financiera de los estudiantes según los trimestres establecidos - referenciados a continuación-, con el fin de identificar los pagos por concepto de matrícula asociados al programa y sobre estos se aplica la tarifa pactada para determinar el valor por comisión a cancelar. La base para la liquidación será el valor recaudado. Verificar y aprobar liquidación: Generada la liquidación se envía a través de correo electrónico al respectivo CAU para su validación y aprobación. Esta respuesta debe quedar de manera formal a través de correo electrónico. Revalidar pagos y efectuar modificaciones: El CAU deberá reportar la inconsistencia específica para realizar las respectivas modificaciones, la gerencia financiera revalidará y se enviará la nueva liquidación para su aprobación. Esta respuesta debe quedar de manera formal a través de correo electrónico. Emitir Factura o Cuenta Cobro: Una vez aprobada la liquidación, el convenio debe emitir la Factura Cuenta de Cobro cumpliendo los requisitos fiscales y legales. 51 Recibir y verificar Factura o Cuenta de Cobro: La Institución recibe la Factura o Cuenta de cobro que generó el convenio, se verificará que cumpla con los requisitos fiscales. Devolver Factura o Cuenta de Cobro: En caso de tener errores como cifras o datos de información o desactualización en los requisitos de ley, la factura se devolverá al convenio para que se efectúen las modificaciones pertinentes. Causar Factura o Cuenta de Cobro: La Institución realizará las causaciones contables y fiscales correspondientes generando el valor neto a cancelar al convenio. Efectuar Pago: La Institución realizará el pago dentro de los 30 días calendario después de recibida la factura o cuenta de cobro.
6.1.2. Mapa de proceso de liquidación y facturación 6.2. Financiación Crédito Institucional 6.2.1.Crédito institucional Es un mecanismo de financiamiento interno para los estudiantes, otorgado de acuerdo con los protocolos establecidos por la Institución. Será potestad y decisión de la Institución de acuerdo con sus políticas de riesgo otorgar o no un crédito institucional. 6.2.1.1. Requisitos para acceder al crédito institucional Encontrarse admitido en la Institución. Encontrarse a paz y salvo académica y financieramente. Tener capacidad de pago. 6.2.1.2. Liquidación de matrícula y recargo La liquidación de matrícula se realizará de acuerdo a los parámetros establecidos por la Institución, los cuales se encuentran plasmados en el Reglamento Estudiantil, Calendario Académico y Acuerdo de derechos Pecuniarios aprobado por el Consejo Superior para cada vigencia. De conformidad con el Reglamento Estudiantil los recargos en matrículas dependiendo del plazo de pago son: Pago Extraordinario Pago Extemporáneo 5% 10% 52
6.2.1.3. Condiciones de Financiación del Crédito Institucional 6.2.1.4. Condiciones por Estrategia Metodológica 6.2.1.4.1. Programas académicos de las Estrategias Metodológicas: Presencial y Virtual 6.2.1.4.2. Programas Académicos de la Estrategia Metodológica Distancia LÍNEA CRÉDITO INSTITUCIONAL CON PAGARÉ LÍNEA CRÉDITO INSTITUCIONAL CON PAGARÉ Cuota inicial 30% del valor de la matrícula Cuota inicial 25% del valor de la matrícula Monto financiado Hasta el 75% del valor de la matrícula Monto financiado Plazo Interés corriente Interés de mora Hasta el 70% del valor de la matrícula Hasta 5 cuotas mensuales que deben ser pagadas dentro del período académico financiado. 13% mes vencido Hasta el 80% de la tasa de usura máxima vigente autorizada para créditos de consumo y ordinarios por la Superintendencia Financiera de Colombia. Plazo Interés corriente Interés de mora Hasta 4 cuotas mensuales que deben ser pagadas dentro del período académico financiado. 13% mes vencido Hasta el 80% de la tasa de usura máxima vigente autorizada para créditos de consumo y ordinarios por la Superintendencia Financiera de Colombia. AMORTIZACIÓN Capacidad de pago mínima Titular Garantía MENSUAL Dos SMLMV (Salarios mínimos legales mensuales vigentes) Estudiante y/o deudor solidario, según la garantía ofrecida Firma de pagaré por un deudor solidario que cumpla con la capacidad de pago. AMORTIZACIÓN Capacidad de pago mínima Titular Garantía MENSUAL Dos SMLMV (Salarios mínimos legales mensuales vigentes) Estudiante y/o deudor solidario, según la garantía ofrecida Firma de pagaré por estudiante con capacidad de pago, en caso contrario, un deudor solidario que cumpla con la capacidad de pago. 53
6.2.1.1.1. Requisitos de crédito institucional por primera vez Solicitud de crédito debidamente diligenciada (se puede descargar de www.areandina.edu.co) Fotocopia de la cédula ampliada al 150%, estudiante y deudor solidario. Pagaré institucional en blanco solamente debe contar con la firma y huella de los deudores. Carta de instrucciones en blanco, con las firmas autenticadas ante notaría pública de los deudores. Certificaciones de Ingresos que demuestren la capacidad de pago Empleados: Constancia laboral del deudor donde se especifique cargo, salario, tipo de contrato y antigüedad (mínima de 6 meses), con fecha de expedición no superior a 30 días y/o desprendibles de nómina de los últimos dos meses. 6.2.1.1.2. Requisitos de crédito institucional por renovación Actualización de datos en formulario de solicitud de crédito debidamente diligenciado. Renovación de las certificaciones de empleado o de independiente excepto para los que han tenido un buen comportamiento (catalogado en A de acuerdo a nuestros parámetros) con la institución. El estudiante deberá estar a paz y salvo y haber tenido un buen comportamiento financiero con la Institución para renovar su crédito. Todos los documentos están sujetos a verificación para la aprobación del crédito. Independientes: 1) Declaración de renta del deudor por el último año gravable, y para los no declarantes, Certificado de ingresos expedido por contador público con fotocopia de tarjeta profesional y fotocopia documento de identidad del deudor. 2) Fotocopia de los últimos dos extractos bancarios 54
6.3. Estudio, aprobación y cobro de crédito institucional 6.3.1. Revisión y aprobación El estudiante y/o deudor deberá entregar los documentos de crédito debidamente diligenciados a cada uno de los Centros de Atención Universitario -CAU- y/o a los Departamentos de Atención Financiero al Estudiante DAFE-. Los depositarios de la información entregada por el estudiante y/o deudor, deben validar que los documentos estén completos de acuerdo a los requisitos, que estén firmados por las personas que se registran en el formulario de crédito y en cada una de las garantías, que no tenga tachones ni enmendaduras, si necesita llevar huella o autenticación, que esté plasmada correctamente. En caso que los documentos no estén debidamente diligenciados y completos se devolverán al estudiante y/o deudor, para que realice una nueva solicitud o correcciones a que haya lugar. Para la estrategia metodológica Distancia y Virtual, los Representantes regionales y/o nodos regionales, promotores comerciales, contratos comerciales y convenios de cooperación con entidades de orden jurídico (Centro de Atención Universitaria -CAU-) serán los responsables de revisar los documentos de crédito, tal como se plasma en el punto anterior. Una vez revisada la documentación se enviará al Centro de Atención para el Estudiante (CAE), quien le remitirá posteriormente al Departamento de Atención Financiera al Estudiante (DAFE). Esta es la unidad encargada de avalar, aprobar y radicar los créditos institucionales otorgados a estudiantes de las modalidades presencial, distancia y virtual. El Departamento de Atención Financiero al Estudiante DAFE-, verificará y validará la información de los deudores (Números telefónicos, referencias personales). Así mismo, consultará e imprimirá en cualquiera de las centrales de riesgo aprobadas en el país el comportamiento crediticio del deudor y solicitará al área de cartera de la Institución el comportamiento de pagos del deudor en caso de renovación. El tiempo de aprobación será en un máximo de veinticuatro (24) horas después de radicados los documentos de crédito en el Departamento de Atención Financiero al Estudiante -DAFE- La Institución podrá establecer en los créditos nuevos y las renovaciones, requisitos mínimos para su aprobación, basados en la calificación crediticia en centrales de riesgo financiero y el comportamiento de pago del crédito institucional. Una vez aprobado o renovado el crédito, se le informará al estudiante y/o deudor las condiciones del mismo y las fechas de cancelación de las cuotas a pagar. 55
6.3.2. Registro, legalización y seguimiento Una vez esté aprobado o renovado el crédito, los Departamentos de Atención al Estudiantes deben registrar lo correspondiente a todo el proceso de colocación de crédito institucional en el sistema de información financiera. No se registrarán créditos en el sistema de información financiero que no cumplan con los requisitos exigidos. 6.3.3. Cobro de cartera Es la herramienta con la cuál el Área de Cartera busca sanear la cartera institucional, normalizar la obligación del estudiante en caso de vencimiento. Correo certificado: Se enviará carta de cobro por correo físico al deudor y codeudor recordando la obligación que tiene con la Institución, en especial en aquellos casos que el deudor requiere ser notificado por medio físico y no electrónico, acerca de la inminencia de reporte negativo a centrales de riesgo por mal comportamiento crediticio. Término: El término para desarrollar la etapa de cobro persuasivo se realizará de la siguiente manera: se inicia a partir del momento en que se envían los recibos de pago, y se extenderá entre los 8 y 15 días calendario, contados a partir del día hábil siguiente de la fecha de vencimiento de la obligación no pagada. (Entiéndase como vencida la obligación posterior a la última fecha pactada). 6.3.4. Cobro persuasivo El cobro persuasivo se realizará con los siguientes mecanismos: Correo Electrónico: se envían los recibos de pago antes del vencimiento de las cuotas pactadas, el cual servirá como recordatorio de la obligación del pago de la deuda. Llamada Telefónica: se realizará la llamada al deudor para confirmar el recibido del correo electrónico y fecha de pago, en caso de no ser así, se llamará al codeudor para informar la situación de la obligación. 56
6.3.6. Cobro jurídico Una vez agotada la etapa de cobro administrativo (cobro persuasivo y cobro pre- jurídico), se dará traslado a los abogados autorizados y/o casas de cobranza consideradas (después de 90 días de mora), para que inicien las correspondientes acciones legales para la recuperación del crédito insoluto. Corresponde al Área de Cartera realizar el seguimiento a los vencimientos del crédito y los reportes a las centrales de riesgo del manejo positivo o negativo de la totalidad de los créditos otorgados El Área de Cartera de la Fundación Universitaria del Área Andina podrá contratar a un tercero para desarrollar las labores de cobro en cualquiera de sus etapas. 6.3.7. Competencia La Vicerrectoría Nacional Administrativa y Financiera o quien ésta delegue es competente, para decidir sobre los aspectos financieros originados por el otorgamiento de crédito institucional, tanto en la aplicación, interpretación, modificación y/o adición, como en la solución de conflictos. 6.4.Directorio de Contacto del Área Financiera 6.3.5. Cobro Pre jurídico y/o Administrativo Después de haber realizado el cobro persuasivo, se entenderá que si no se llega a realizar un acuerdo de pago con el área de cartera, dentro de los tiempos estipulados que corresponden a 31 a 90 días de gestión, ya vencidos estos términos se le notificará a los deudores la decisión de llevar el caso a una segunda instancia de cobranza externa donde se efectuará la gestión a través de cobros jurídicos. NOMBRE TELÉFONO CORREO ÁREA Edison Murcia Ext. 1045 emurcia@areandina.edu.co Dirección de Contabilidad Gustavo Mendieta Ext. 1619 gmendieta3@areandina.edu.co Dirección de Contabilidad Verónica Amaya Ext. 1056 vamaya@areandina.edu.co Dirección de Contabilidad Adela Galindo Ext. 1076 mgalindo@areandina.edu.co Dirección de Tesorería Nelson Trujillo Ext. 1279 ntrujillo@areandina.edu.co Dirección de Crédito y Cartera Sandra Velosa Ext. 1260 svelosa@areandina.edu.co Dirección de Crédito y Cartera 57