DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN MANUAL de Organización APLICADO A LA: UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., DICIEMBRE DEL 2008.
C O N T E N I D O Sección Introducción 1 Directorio 2 Legislación o Base legal 3 Misión 4 Visión 5 Estructura Orgánica 6 Organigrama 7 Descripción de Puestos 8 Autorización 9 Control de Revisiones y Actualizaciones 10
I N T R O D U C C I Ó N El presente manual se elaboró con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos, dependiente de la Dirección de Administración, adscrita a la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado, así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además, el manual de organización facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos. será el mismo el responsable de actualizar o modificar su contenido. Dado a la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.
D I R E C T O R I O SECRETARIO DE EDUCACIÓN Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara. SECRETARIA ASISTENTE C. María Elizabeth Contreras Bernal RESPONSABLE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS RESPONSABLE DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS RESPONSABLE GESTIÓN DE CALIDAD ANALISTA AUXILIAR INFORMÁTICO
LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos son los siguientes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí. Acuerdo para la Modernización de la Educación Básica (Mayo 1992). Plan Estatal de Desarrollo 1998 2003. Programa Estatal de Desarrollo Educativo (2003 2009). Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública. Ley Orgánica de la Administración Pública de Gobierno del Estado. Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la información Pública del Estado de San Luis Potosí. Plan Sectorial de Educación 2007 2012.
M I S I Ó N Desarrollar Sistemas de Información, Organización, Métodos y Procedimientos Administrativos de calidad, que permitan mejorar el desempeño de las áreas que conforman la Secretaría de Educación orientando a sus funcionarios sobre técnicas de administración actualizadas de acuerdo con las nuevas corrientes administrativas y educativas, que permitan la creación de equipos de trabajo multifuncionales y fortalezca el desempeño individual de los trabajadores.
V I S I Ó N Ser una instancia clave para la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, que de manera creativa e innovadora impulse la eficiencia en la gestión de la organización, los sistemas y procedimientos administrativos que permitan elevar la calidad de nuestros servicios hacia la comunidad educativa.
ESTRUCTURA ORGÁNICA 1.0 Secretaría de Educación de Gobierno del Estado. 1.11 Dirección de Administración. 1.11.7 Titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos. 1.11.7.1 Responsable de Organización y Métodos Administrativos. 1.11.7.2 Responsable de Procedimientos Administrativos. 1.11.7.3 Responsable de Gestión de Calidad.
ORGANIGRAMA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Dirección de de Administración C.P. Arturo Vinicio de de León Titular de de la la Unidad de de Sistemas y Procedimientos Administrativos I.S.C.. Blanca Estela Sifuentes Lara Profr. De enseñanza Secundaria For E0363 Asistente C. C. María Elizabeth Contreras Bernal (H) (H) Secretaria Responsable de de Organización y Métodos Administrativos Responsable de de Procedimientos Administrativos Responsable de de Gestión de de Calidad Analista Auxiliar Informático Las Áreas y Puestos reportados como vacantes serán cubiertas conforme a la disponibilidad de recursos con que se cuente. 01 Personal de Confianza 00 Personal de Base 01 Personal de Honorarios ----------- Total Plazas: 02 El C., Director de Administración de la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, certifica que el presente organigrama refleja el personal así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de diciembre el del año 2008. Firma:
TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS OBJETIVO Coordinar las funciones, actividades y políticas que de Organización y Procedimientos, así como las que señalen las autoridades superiores para cumplir con la misión, visión, objetivos y metas de la Unidad y la Secretaría. FUNCIONES Participar en la integración del Programa Estatal de Educación, teniendo como referente el Programa Sectorial de Educación 2007 2012. Dirigir la elaboración del plan anual de trabajo de la Unidad. Mantener una estructura orgánica actualizada como instrumento de operación de los programas y proyectos de la Unidad. Orientar y asesorar a directivos de los subsistemas educativos sobre una nueva perspectiva educativa y de gestión. Orientar sobre la redefinición de las funciones y roles de los Supervisores, Jefes de Enseñanza y Directores de Escuelas, de acuerdo a una nueva perspectiva y visión de la educación. Coordinar el diseño y elaboración de los Manuales de Organización y de Procedimientos de la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado. Fomentar una cultura organizacional eficiente en los procedimientos de las áreas que integran la Secretaría de Educación. I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara
TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Continúa) Prever los recursos financieros, materiales, humanos y técnicos indispensables para la operación de planes, programas y/o proyectos de la unidad. Supervisar la aplicación eficiente de los recursos asignados a la Unidad. Desarrollar un sistema de información integrado e integral de la Unidad, que facilite el trabajo y la toma de decisiones. Coordinar con las Unidades Administrativas y el personal de la Unidad en la actualización de los manuales de organización y de procedimientos. Supervisar que las Unidades Administrativas cumplan con la aplicación correcta de las políticas, normas y procedimientos indicados en los manuales de organización y de procedimientos. Evaluar junto con el área de Calidad el óptimo funcionamiento y definir las opciones de mejora de los procesos dentro de cada área de la Secretaría de Educación. Estar capacitado en las nuevos modelos administrativos y procedimentales que permitan dar una mejor orientación al personal de la Unidad y de la Secretaría. Informar a las dependencias oficiales correspondientes sobre la situación que guarda la información contenida en los Manuales Administrativo, cuando así se requiera. I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara
TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Continúa) Asistir a la capacitación que se programe dentro del marco de la calidad educativa. Asistir a las reuniones que la autoridad inmediata estime convenientes y en las que de acuerdo a la naturaleza de las funciones sean necesarias. Facilitar la asistencia del personal de la Unidad a los cursos de capacitación para mejorar su desempeño. Mantener un clima organizacional adecuado para el desempeño del personal. Evaluar las políticas, procesos y procedimientos de la Unidad. Realizar periódicamente evaluaciones del desempeño del personal. Realizar todas aquellas funciones inherentes al puesto y que la superioridad considere necesario para el cumplimientos de los objetivos y metas de la Unidad. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara
SECRETARIA OBJETIVO Operar las políticas y procedimientos de la recepción y control de la correspondencia y audiencia de la Unidad, para contribuir a la eficiencia administrativa de la misma. FUNCIONES Participar en la coordinación de las actividades secretariales de la titular de la Unidad. Aplicar el procedimiento de las audiencias solicitadas por el personal interno y externo al titular de la Unidad. Atender oportuna, atenta y adecuadamente al personal solicitante de audiencias con el titular de la Unidad. Llevar la agenda de reuniones de trabajo y eventos donde asista el titular de la Unidad. Atender la comunicación telefónica. Realizar el mecanografiado o captura de documentos correspondientes al despacho de la Unidad. Valorar periódicamente la eficiencia de los procedimientos de recepción, envío y control de la correspondencia y del archivo. Proponer adecuaciones a los procedimientos de la correspondencia y audiencias.
SECRETARIA (Continúa) Proponer y asistir a los cursos de capacitación tendientes a mejorar su desempeño secretarial. Integrar, actualizar y resguardar el archivo de la correspondencia de la titular de la Unidad. Prever los materiales de oficina y solicitar la autorización del titular de la Unidad. Integrar al sistema de información integral de la Unidad, información respecto del seguimiento de la correspondencia y sus resultados. Realizar las funciones inherentes al puesto que la autoridad inmediata superior consideren necesarias. Estas funciones son enunciativas más no limitativas.
ASISTENTE OBJETIVO Apoyar las actividades de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos para atender de manera oportuna las necesidades de los departamentos de la Secretaría de Educación. FUNCIONES Participar en la coordinación de las actividades de la titular de la Unidad. Administrar la agenda de trabajo de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Coordinar la logística de las reuniones del despacho de la Unidad. Llevar el seguimiento del proceso de los manuales administrativos, a fin de entregar de manera oportuna ante las instancias correspondientes. Realizar el mecanografiado o captura de documentos correspondientes al despacho de la Unidad. Agendar fechas de capacitación al personal de enlace entre los departamentos y unidades administrativas de la Secretaría para asistir a cursos de actualización sobre la elaboración de manuales. Asistir a los cursos de capacitación tendientes a mejorar su desempeño profesional. Coordinar el manejo del archivo de la unidad de acuerdo con las disposiciones correspondientes. C. María Elizabeth Contreras Bernal
ASISTENTE (Continúa) Capturar la información correspondiente en el sistema de información para el seguimiento de avance de los manuales administrativos. Llevar el control de asistencias del personal de la unidad. Implementar acciones definidas en coordinación con el titular de la unidad para mantener un clima organizacional favorable. Realizar las funciones inherentes al puesto que la autoridad inmediata superior consideren necesarias. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. C. María Elizabeth Contreras Bernal
RESPONSABLE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS OBJETIVO Analizar, organizar y coordinar la revisión e implementación, así como, el seguimiento de la aplicación de los Manuales de Organización de las Direcciones, Jefaturas y áreas que integran la Secretaría de Educación de manera adecuada a fin de coadyuvar en su desempeño diario. FUNCIONES Coordinar la operación de las funciones, actividades y políticas establecidas en los manuales de organización en materia de administración. Mantener actualizados los manuales de organización, según corresponda. Proponer al titular de la Unidad nuevas estrategias y/o procedimientos para el desarrollo de las actividades de la Unidad. Mantener una estrecha coordinación con las Unidades Administrativas de la Secretaría para asesorar sobre la creación o diseño de nuevos modelos organizacionales. Organizar la difusión de las normas y lineamientos existentes para la elaboración de nuevos manuales administrativos. Coordinar las actividades que estén relacionadas a la incorporación, adecuación y actualización de funciones a los manuales administrativos.
RESPONSABLE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS (Continúa) Informar periódicamente al titular de la Unidad, sobre la situación que guarda la información contenida en los manuales de organización. Participar en las reuniones que la autoridad inmediata superior considere necesarias. Realizar todas aquellas funciones inherentes al puesto que las autoridades superiores consideren necesarias para el cumplimiento de los objetivos. Estas funciones son enunciativas más no limitativas.
RESPONSABLE DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS OBJETIVO Analizar, organizar y coordinar la operación de las actividades que estén relacionadas a la revisión así como el diseño de Sistemas y Procedimientos Administrativos que coadyuven a la eficiencia de los servicios educativos de la Secretaría de Educación. FUNCIONES Coordinar la operación de las funciones, actividades y políticas establecidas en los manuales de procedimientos en materia de administración de los recursos de la Unidad. Mantener actualizados los manuales de procedimientos de las Unidades Administrativas, según corresponda. Proponer al titular de la Unidad nuevas estrategias y/o procedimientos para el desarrollo de las actividades de la Unidad. Mantener una estrecha coordinación con las Unidades Administrativas de la Secretaría para asesorar sobre la creación o diseño de nuevos procedimientos administrativos. Organizar la difusión de las normas y lineamientos existentes para la elaboración de nuevos manuales de procedimientos. Coordinar las actividades que estén relacionadas a la incorporación, adecuación y actualización de nuevos procedimientos a los manuales administrativos. Participar en la reuniones que la autoridad inmediata superior considere necesarias.
RESPONSABLE DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Continúa) Realizar todas aquellas funciones inherentes al puesto que las autoridades superiores consideren necesarias para el cumplimiento de los objetivos. Estas funciones son enunciativas más no limitativas.
RESPONSABLE DE GESTIÓN DE CALIDAD OBJETIVO Analizar, organizar y coordinar las actividades relacionas con las certificaciones ISO sobre los procedimientos en los departamentos de la Secretaría de Educación a fin de eficientar su operación y servicios. FUNCIONES Coordinar la información necesaria para la operación de las funciones, actividades y políticas establecidas en los manuales de organización y procedimientos en materia aplicables a las certificaciones de calidad. Mantener un vinculo estrecho de trabajo con el personal de Gestión de Calidad de la Secretaría a fin de apoyar el proceso de certificación. Analizar con el equipo de la unidad de Sistemas y Procedimientos si las funciones y procedimientos estipulados en los manuales corresponden a las mejores estrategias que permitan elevar la calidad educativa. Apoyar en el análisis de los sistemas y procedimientos administrativos para que estos cumplan con técnicas de calidad eficientes que agilicen los procesos. Capacitar al personal en técnicas de calidad que fortalezcan el contenido de los manuales de organización y procedimientos. Verificar que los manuales administrativos cumplan con todos los requisitos marcados por Oficialía Mayor para su aprobación inmediata. Participar en la reuniones que la autoridad inmediata superior considere necesarias.
RESPONSABLE DE GESTIÓN DE CALIDAD (Continúa) Estas funciones son enunciativas más no limitativas.
ANALISTA OBJETIVO Apoyar en el estudio y análisis de información relacionada a la estructura y diseño de Sistemas y Procedimientos Administrativos e instrumentos de administración, para coadyuvar al diseño e integración de estructuras orgánicas eficientes. FUNCIONES Mantener actualizados los registros automáticos de los programas desarrollados en la Unidad. Verificar el cumplimiento de las normas y disposiciones administrativas implementadas en las áreas a través de sistemas y procedimientos administrativos. Auxiliar en la investigación de datos y recopilación de información para efectuar estudios organizacionales de las áreas. Apoyar en el análisis e interpretación de datos que permitan obtener resultados precisos sobre la situación que prevalece en las áreas. Controlar la entrada y salida de información en relación a la estructura organizacional de la Secretaría y de cada área que conforma su estructura. Participar en la elaboración de planes, programas y proyectos orientados a mejorar los servicios que presta la Secretaría. Asesorar técnicamente al personal operativo de las áreas cuando se implementen nuevos sistemas y procedimientos.
ANALISTA (Continúa) Participar en la capacitación de personal cuando por necesidad de funcionamiento del área haya que implementarse un sistema o modificarse algún proceso. Apoyar en la revisión y actualización de los manuales administrativos de la Secretaría. Apoyar en la revisión y actualización del Catálogo de Servicios de la Secretaría. Realizar las demás funciones que le sean encomendadas por la autoridad inmediata superior. Estas funciones son enunciativas más no limitativas.
AUXILIAR INFORMÁTICO OBJETIVO Desarrollar sistemas y programas computacionales que permitan mejorar los niveles de eficiencia y eficacia administrativa de la Unidad. FUNCIONES Crear y fomentar sistemas y programas de informática administrativa de la Unidad. Constituir un sistema integral de datos e información de la Unidad. Innovar sistemas y programas automatizados en la Unidad. Apoyar en la operación de los equipos de cómputo en las áreas de la Unidad. Capacitar al personal de las áreas de la Unidad en la operación de equipos de cómputo. Prever el mantenimiento de los equipos de cómputo de la Unidad. Participar en la evaluación de la eficacia y eficiencia de los sistemas, programa y equipos de cómputo. Proporcionar la información digital a la Unidad de Información de la Secretaría. Mantener actualizados los manuales de organización y procedimientos en formato digital interactivo para que estén disponibles en el módulo de transparencia de esta Secretaría.
AUXILIAR INFORMÁTICO (Continúa) Asistir a las reuniones que la autoridad inmediata, considere necesarias. Estar actualizado en los aspectos técnicos necesarios para el mejor desempeño de sus actividades. Estas funciones son enunciativas más no limitativas.
AUTORIZACIÓN RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos REVISÓ Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización AUTORIZAN SECRETARIO DE EDUCACIÓN OFICIAL MAYOR Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez C.P. Humberto Picharra Carrete
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES FECHA NOMBRE FIRMA CARGO ACTUALIZACIÓN FECHA Parte del Manual que se Actualiza Hoja (s) que se modifica (n): FORMULÓ REVISÓ AUTORIZO Titular Admtvo. De la dependencia Dirección de organización y Métodos Oficial Mayor