PROCEDIMIENTO-04 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Definir y establecer la metodología para realizar auditorías internas al Sistema De Gestión de Calidad con el fin de verificar su efectividad así como la conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, los requisitos legales, los requisitos de los estudiantes y los de requisitos de la Fundación Academia de Dibujo Profesional. 2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Fundación Academia de Dibujo Profesional. 3. DEFINICIONES 3.1 FADP: Abreviatura de Fundación Academia de Dibujo Profesional. 3.2 AUDITORÍA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los requisitos. 3.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA: extensión y límites de una auditoria, incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto 3.4 AUDITOR: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría 3.5 EQUIPO AUDITOR: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría 3.6 EXPERTO TÉCNICO: persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar La experiencia o conocimientos técnicos incluyen conocimientos o experiencia en la organización, proceso o actividad a ser auditada, así como orientaciones lingüísticas o culturales. Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor. 3.7 COMPETENCIA: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes 4. DESARROLLO 4.1 RESPONSABLES Auditores internos Líderes de procesos Comité de calidad
PROCEDIMIENTO-04 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 2 de 6 4.2 ACTIVIDADES Para el procedimiento de auditorias internas de calidad se establecen las siguientes actividades: 4.2.1 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITOR Para la selección de los auditores se tendrá en cuenta lo siguiente: Tener conocimiento de la norma técnica colombiana ISO 9001:2008 Que haya participado activamente en el taller de capacitación para auditores. En cada equipo auditor se designa un director de auditoría interna, el cual es responsable de que la auditoría se ejecute según lo programado y de que se entreguen oportunamente los registros al comité de calidad. Al finalizar cada ciclo de auditorías internas de calidad los auditores internos serán evaluados de la siguiente manera: A los auditados se les entrega el formato de EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PARA AUDITORES INTERNOS (FORMATO-13), para que lo diligencien y posteriormente lo entreguen al comité de calidad para que sea analizado por el Comité Evaluador conformado por el Rector, el Secretario General y el comité que la presidencia designe para este propósito. Las auditorias internas pueden ser ejecutadas por equipos de auditores externos. En estos casos pueden utilizarse los formatos citados en éste procedimiento o los del equipo auditor contratado. 4.2.2 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS Se reúne el comité de calidad para definir los lineamientos para la elaboración del programa de auditorías con base en lo establecido en la Norma ISO 9001:2008 y en la Norma NTC-ISO 19011. 4.2.3 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA DEL SISTEMA Con base en lo definido en la reunión del Comité de Calidad, se elabora el programa de auditoria interna el cual contiene: procesos o procedimientos a auditar, auditores asignados, auditados, fecha estimada y hora. El plan se elabora según el formato PLAN DE AUDITORÍA INTERNA (FORMATO- 18). Una vez elaborado se presenta al vicepresidente de planeación para su aprobación.
PROCEDIMIENTO-04 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 3 de 6 4.2.4 COMUNICACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA Con anterioridad a la fecha de inicio de las auditorías internas, el comité de calidad publica el Programa y el Plan de auditorías internas en la web institucional. Adicionalmente se les hace llegar el programa de auditorías a los auditores y a los auditados vía E-mail y por medio físico. 4.2.5 ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA INTERNA Con base en el programa de auditorías enviado, se establece para cada una de las auditorías asignadas: Objetivo y alcance de la auditoría Personas a entrevistar. Agenda de trabajo. Documentos de referencia y requisitos asociados (criterios de auditoría) Cuando la auditoría es realizada por un auditor externo el modelo del plan de auditoría puede ser acordado por el auditor y la Fundación Academia de Dibujo Profesional. Las fechas de la agenda de la auditoría deben ser previamente acordadas con el responsable del proceso a auditar. 4.2.6 COMUNICACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA AL AUDITADO Se presenta el plan de auditoría al responsable del proceso a auditar con cinco (5) días hábiles de anticipación a la realización de la auditoría, con el fin de que se comunique a los responsables e interesados. El auditor hace firmar el original para el comité de calidad, una copia para el responsable del proceso auditado y la que conserva el auditor. 4.2.7 PREPARACIÓN DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN Se hace una revisión preliminar de los documentos de referencia de la auditoría. Se elabora la lista de verificación con base en estos documentos, indicando las evidencias que se le deben solicitar al auditado. Esta lista es solo una guía en la auditoría y es flexible de acuerdo con el desarrollo de la misma. Se utiliza el formato LISTA DE VERIFICACIÓN PARA AUDITORÍAS (FORMATO-17). Cuando las auditorías internas son ejecutadas por auditores de entidades externas se podrán tener en cuenta las listas de verificación de la institución.
PROCEDIMIENTO-04 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 4 de 6 4.2.8 REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE APERTURA Antes de iniciar la recolección de evidencias, se realiza una reunión con los líderes o dueños del proceso o procesos a auditar y quienes van a participar en la auditoría con el fin de: confirmar el objetivo y el alcance, revisar las actividades y duración de la auditoría, verificar la asignación de recursos, clarificar inquietudes y acordar reunión de cierre. 4.2.9 EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA Se lleva a cabo el trabajo de campo utilizando las siguientes técnicas: Entrevista, observación directa, análisis de documentación u otras compatibles con el objetivo y el alcance de la auditoría. Se recopila la información a través del diligenciamiento del LISTA DE VERIFICACIÓN PARA AUDITORÍAS (FORMATO-17). 4.2.10 ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA Se analizan los resultados obtenidos y se redactan las no conformidades u observaciones encontradas, así como las fortalezas y debilidades y se registran en el formato INFORME DE AUDITORÍA INTERNA (FORMATO-14). Cuando la auditoría es realizada por un auditor externo el modelo de informe de auditoría puede ser acordado entre el auditor y la Fundación Academia de dibujo Profesional. El original se entrega al comité de calidad, una copia para el responsable del proceso auditado y otra copia que conserva el auditor. 4.2.11 REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE PARA PRESENTAR LOS HALLAZGOS Se presentan y entregan las no conformidades u observaciones registradas en el INFORME DE AUDITORÍA INTERNA (FORMATO-14) y se consigue el consenso con el auditado. En caso de no presentarse consenso se pueden dejar constancias con la posición del auditor y el auditado. 4.2.12 DEFINICIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Se analizan las no conformidades u observaciones y se definen las acciones correctivas asociadas y las fechas en que debe estar terminado cada compromiso del formato ACCIONES PROPUESTAS DE AUDITORÍA INTERNA Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS (FORMATO-16), se genera una copia para el proceso, otra para el equipo auditor y el registro original para el comité de gestión de calidad.
PROCEDIMIENTO-04 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 5 de 6 4.2.13 REALIZACIÓN DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Se realiza un seguimiento con el fin de verificar la implementación y eficacia de las acciones tomadas. Si una vez realizado seguimiento a las acciones propuestas se define una nueva fecha para el compromiso y si esta nueva fecha no se cumple, se informa por escrito al comité de gestión de calidad para que haga el seguimiento. Se registran los resultados del seguimiento en el formato ACCIONES PROPUESTAS DE AUDITORÍA INTERNA Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS (FORMATO-16). El seguimiento a las acciones de auditorias internas realizadas por entidades externas o de auditorías externas lo ejecutan auditores internos de la institución asignados por el comité de gestión de calidad. 4.2.14 VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA Una vez cerradas todas las no conformidades u observaciones de la auditoría, se entrega al comité de gestión de calidad, que verifica el cumplimiento de la entrega de toda la documentación del proceso por parte de los auditores. 4.2.15 PRESENTACIÓN DE INFORME CONSOLIDADO DEL PROCESO DE AUDITORÍA Después de cada ciclo de auditorías internas el comité de gestión de calidad presenta un informe consolidado que contenga como mínimo la siguiente información: cumplimiento del programa, principales hallazgos, competencia de los auditores internos, aspectos comunes, aspectos relevantes para el sistema, acciones que quedan abiertas y conclusiones. Este informe es entregado a la Vicepresidencia de planeación. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE NTC ISO 19011 NTC ISO 9001:2008 CÓDIGO N/A N/A
PROCEDIMIENTO-04 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 6 de 6 6. REGISTROS RELACIONADOS NOMBRE Formato evaluación de desempeño para auditores internos Informe de auditoría interna Formato de acciones propuestas de auditoria interna y seguimiento de acciones correctivas Lista de verificación para auditorias Plan de auditoria interna CÓDIGO FORMATO-13 FORMATO-14 FORMATO-16 FORMATO-17 FORMATO-18 ELABORO: REVISO: Vo.Bo. APROBÓ: FIRMA: CARGO: Tatiana Moreno Representante por la dirección para el SGC Adalberto Ríos Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional Alejandro Larrahondo Asesor de Calidad Adalberto Ríos Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional FECHA: Marzo 18 de 2013 Marzo 20 de 2013 Marzo 20 de 2013 Abril 2 de 2013