CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS AM-SYSTEM 1
ÍNDICE 1.-Introducción. 2.-Objetivo. 3.- Características Herramienta E-Business. 3.1.- Características Generales. 3.2.- Características Funcionales. 3.3.- Características Específicas. 2
1.-INTRODUCCIÓN Desde la Confederación de Empresarios de Andalucía y con la colaboración de la Consejería de Innovación Ciencia y Empresa se está desarrollando el proyecto Plataforma de asesoramiento e-business sobre negocio electrónico, con objeto de acercar y fomentar el uso de las nuevas tecnologías de la información a las empresas andaluzas. La adaptación del e-business en las empresas andaluzas aportará a éstas una mayor competitividad, mejorando el rendimiento, automatizando los procesos internos y optimizando los recursos mediante avanzados sistemas de gestión. 2.-Objetivo Con el presente informe se pretende mostrar una visión general objetiva de la herramienta AM-SYSTEM, profundizando en las características generales, funcionales y específicas que contiene dicha herramienta. 3.-CARACTERÍSTICAS HERRAMIENTA E-BUSINESS AM-SYSTEM Esta herramienta contiene distintos módulos con funcionalidades de una ERP, realizando con alguno de éstos funciones específicas de CRM, integradas dentro de la ERP. 3
3.1.-Características Generales: Esta solución necesita unos Requerimientos Físicos mínimos como son: -Memoria Mínima: 256 MB de RAM -Microprocesador: Mínimo Pentium II o superior. -Espacio Ocupado en Disco Duro: 100 MB. -Sistema operativo: Windows 98, XP, 2000. Horizontabilidad/Verticalidad AM-System está orientada a todo tipo de pyme en general, existiendo soluciones verticales (soluciones estándar sectoriales) particulares de cada empresa. Éstas son las siguientes: -Hoteles (Software distintos para menos de 20 habitaciones y más de 20 habitaciones.) -Restaurantes -Cafeterías -Bares -Discotecas -Balnearios Escalabilidad Al trabajar con una base de datos Access, no permite agregar un gran número usuarios ni manejar grandes cantidades de información, aunque próximamente estos límites se verán solucionados mediante el uso de bases de datos SQL-Server. Modularidad La solución am-system está estructurada en módulos. Se implantan las soluciones ERP que se necesiten (Contabilidad, gestión, TPV (terminales punto de venta), inventarios y autoventas), pero además podemos instalar los módulo verticales que queramos, como soluciones para hoteles, balnearios, restaurantes o discotecas, hasta llegar a personalizar la herramienta cubriendo todas las necesidades específicas de nuestra empresa. 4
Interconexión entre Módulos Dispone de interconexión entre módulos, excepto el de contabilidad que se realiza mediante ficheros de enlace. Al trabajar con la misma base de datos, los restantes módulos están bien conectados. No se permite el paso de un módulo a otro mediante enlaces estando dentro de una de las funcionalidades. Mantenimiento El mantenimiento supone alrededor de los 200 ó 300, dependiendo de la solución adquirida. Para la solución de hoteles de más de 20 habitaciones, será aproximadamente de ente 400 y 500. Incluye asistencia telefónica, vía on-line y actualizaciones mediante Internet. Si fuese necesario, también se desplazarían a la empresa. Parametrización La parametrización del producto es alta, permitiendo un alto grado de adaptación de los campos a las necesidades de la empresa. Actualmente la mayoría de estas personalizaciones se realizan antes de la implantación, pero en breve también será posible la personalización posterior a ésta. Accesibilidad La herramienta permite: -Posibilidad de acceso remoto a la herramienta a través de VPN (Red Privada Virtual) desde Internet. -M-business Corre sobre Windows, y próximamente también sobre base de datos SQL Server. Seguridad En temas de seguridad, se caracteriza por un control de usuarios y un histórico de incidencias relevantes. Realiza copias de seguridad de los datos en.zip, que próximamente será automática, aunque actualmente es manual. 5
Facilidad de uso El uso de la herramienta es sencillo y el formato amigable. Todas las funciones se realizan en un entorno Windows, y son necesarias pocas jornadas de aprendizaje para dominarla. Rango precios Comprar la herramienta AM-System tiene un precio variable según la solución que se adquiera. Para hacernos una idea de los rangos, ponemos el precio de algunos módulos: - TPV, Terminal punto de venta: entre 200 y 250. - Gesco, Gestión de Contabilidad: entre 250 y 300 - Hotel: para menos de 20 habitaciones entre 200 y 250, y para más de 20 habitaciones entre 400 y 450. 6
3.2.-Características Funcionales: En este apartado se describe la situación actual de la herramienta evaluada desde el punto de vista de las características funcionales y de la profundidad con que se tratan, orientadas a gestionar las actividades más comunes a de las empresas, como son las ventas, la contabilidad, los clientes y los proveedores. Financiera (Contabilidad) En este módulo AM-CONT se trata la parte financiera y de contabilidad de la empresa, cubriendo entre otras las siguientes áreas: -Multiempresa: Gestión simultánea de ilimitadas empresas y ejercicios. -Totalmente adaptado al P.G.C.E. -Plan Contable Incorporado. -Balances Normal y Abreviado. -Balance de Situación. -Cuenta de PPYGG configurable. -Ficha de Amortización. -Estimación Objetiva. -Gestión de Efectos. -Permite mantener abiertos tantos ejercicios y años como se deseen, realizando el asiento de apertura y/o cierre cuando desee el usuario. Libre Definición del Año Contable. -Genera Asiento de Apertura y Cierre. -Introducción Automática del IVA. -Fácil Punteo de Asientos en pantalla. -Control de Asientos Descuadrados. -Centro de Costes. -Ayuda en Línea. -Estadística y análisis de balances. Enlaza con Facturación, recuperando toda la información contable generada por AMGESCO. Ventas La parte dedicada a las ventas se incluye en el módulo AM-GESCO, con las siguientes funciones: -Ventas -Compras -Traspaso entre Almacenes -Cobros -Pagos -Albaranes -Facturas -Tarifas -Ofertas -Trazabilidad 7
Marketing Dentro del marketing, encontramos una parte de la funcionalidad del módulo AMGESCO que gestiona la posibilidad de precios especiales de artículos de clientes, proveedores, perfiles económicos, familias y también precios pos tramos de cantidad servida e histórico de precios. Clientes Dentro también del AMGESCO, la gestión de clientes dispone de las siguientes funcionalidades como el tratamiento de clientes por perfiles económicos y categorías. Compras La parte dedicada a las compras se incluye en el módulo AMGESCO, con funciones como las que se detallan a continuación: -Ventas -Compras -Cobros -Pagos -Albaranes -Facturas -Tarifas -Ofertas -Trazabilidad Almacenes En lo relativo a la gestión de almacenes y estocajes, disponemos de un módulo especializado en inventario: Gestión de inventario, que interactúa con el resto del software de AM- System, disponiendo de las siguientes funcionalidades: -Lectura de Códigos de barras. -Visión del stock actual del artículo. -Búsqueda de artículo por Código o Código de barras. -Posibilidad de uso de discos Flash y RAM para aumentar la memoria disponible. Dentro del módulo AMGESCO, también encontramos funciones de gestión de almacenes y estocajes, como las siguientes: -Artículos y Almacén -Control de Stocks de hasta dos unidades por artículo -Almacenes generales, almacenes de depósito clientes, almacenes de depósito proveedores -Envío de la información de almacén desde la central a sucursales, control del stock de seguridad y niveles de reposición 8
-Rectificación de inventarios con carácter retroactivo -Números de Serie y Control de Lotes -Gestión de formatos de codificación (tallas y colores) -Gestión de medidas (largo, ancho, grueso,...) -Trazabilidad Recursos Humanos Dispone de un módulo específico independiente AM-Presencia para gestionar control de presencia del personal de la empresa. Éste programa, que incluye tanto hardware como software ofrece: -Dispositivos de Proximidad -Asignación de horarios individualmente a cada empleado o según el cargo que ocupe. -Márgenes de entrada y salida en horarios. -Remuneración de horas extraordinarias por empleado o según el cargo que ocupe en la empresa. -Días de asistencia al trabajo. -Faltas de asistencia al trabajo. -Cálculo de horas que realmente ha trabajado cada empleado. -Cálculo de horas teóricas. -Cálculo de horas extraordinarias y su correspondiente remuneración. -Llegadas y salidas fuera de horario. -Control de fichajes impares. -Seguimiento en tiempo real de las entradas y salidas que están realizando los empleados. -Posibilidad de especificar una hora de salida distinta (salida real) a la que se especifique en el contrato de cada empleado. -Flexible y completa edición de fichajes. -Pantalla de revisión de fichajes. -Posibilidad de añadir, modificar y eliminar los fichajes recogidos del terminal antes de grabarlos para su cálculo Calidad No se dispone de un módulo específico para la gestión de calidad. Business Intelligence No se dispone de un módulo específico para el tratamiento de la información orientada a la toma de decisiones. 9
Conectividad -Con aplicaciones ofimáticas. -Con otras herramientas de gestión, como el de contabilidad de A3. -Crear enlaces con clientes, productos, empleados y otros documentos dentro de la herramienta. 3.3.-Características Específicas: En este apartado se describe la situación actual de los módulos o funcionalidades orientadas a satisfacer necesidades particulares de las distintas empresas, como son gestionar proyectos, planificación de producción, terminales punto de venta, etc. Esta herramienta dispone de soluciones específicas a distintos sectores, definimos aquí algunas funcionalidades según los sectores: Hoteles. Las características de AMHOTEL son -Gestión de Clientes, Empresas, Reservadores y Grupos -Gestión de Empleados y Puestos de Trabajo -Control de Habitación -Control de Reservas y Recepción -Inclusión de Formas de Pago, Tarjetas de Crédito y Tipos de Bono -Generación Automática de Cargos y Lector de Registros de Centralitas Digitales -Gestión y Control de Artículos y Tipos de IVA aplicables -Gestión de Restaurante o Bar a través de T.P.V. (opcional). -Facturación por Cliente, Habitación, Empresa, Reservador, o Grupos -Informe de Estado de Habitaciones -Informe de Ocupación y Próximas Entradas -Balance del Día -Planning de Ocupación -Gestión y Control de Usuarios o Grupos de Usuarios a través de perfiles -Generación y Restauración de Copias de Seguridad -Comprobación, Reparación y Compactación del estado de las Bases de Datos Balnearios. Las características de AM BALNEARIO son las siguientes: -Facilidad de manejo -Multigestión -Integración con Hotel -Gestión de Clientes, Empresas y Agencias -Gestión de Empleados -Inclusión de Formas de Pago, Tarjetas de Crédito y Tipos de Bono -Generación Automática de Cargos -Facturación -Configuración de Programas y Circuitos 10
-Gestión Médica -Planning de Tratamientos -Informe de horarios por cliente -Informe de parte de trabajo -Informe medico Post-Cura Termal -Gestión y Control de Usuarios o Grupos de Usuarios a través de perfiles -Generación y Restauración de Copias de Seguridad Restaurantes, Cafeterías, Bares, Discotecas. AMTÁCTIL cuenta con las siguientes características: -Facilidad de manejo -MultiGestión -Paneles de mesas configurables por grupos: Restaurante, Terraza, Barra, etc. -Gestión de Camareros -Emisión de comanda a impresora de cocina -Gestión de Formas de Pago, Tarjetas de Crédito, Efectivo y Cargos a habitaciones de Hotel -Control de Artículos y Tipos de I.V.A. aplicables -Diferentes tarifas de precios para Barra y Mesas -Apertura, Arqueo y Cierre de Caja -Paneles de 42 botones, totalmente configurables por el usuario -Informes de Ventas por: Artículos, Empleados y Familias -Gestión de usuarios, con posibilidad de asignar o quitar permisos a procesos -Albaranes de proveedores para entrada de mercancías -Generación y Restauración de Copias de Seguridad -Comprobación, reparación y compactación del estado de las bases de datos Servicio Modo Usuario (ASP, Hosting) No dispone de este servicio modo usuario. Gestión de Proyectos No se dispone de un módulo específico para la gestión de proyectos, puesto que esta herramienta está orientada al sector comercio y hostelería. Gestión de Fabricación Estas funciones aparecen en la herramienta AM-Gesco, ofreciendo las funciones: -Compuestos -Escandallos -Partes de fabricación 11
Gestión de Planificación de Producción No se dispone de un módulo específico para la gestión de la Producción, puesto que esta herramienta está orientada al sector comercio y hostelería. Gestión de Distribución y Transporte No se dispone de un módulo específico para la Distribución y Transporte, puesto que esta herramienta está orientada al sector comercio y hostelería. Gestión de Servicio de Asistencia Técnica (SAT) No se dispone de un módulo específico para la gestión del Servicio de Asistencia Técnica. Terminales Punto de Venta (TPV) Se ofrece un módulo especializado en el TPV (Terminal Punto de Venta), que gestiona la venta de artículos en mostrador. En su completa pantalla de venta se visualiza toda la información necesaria y adicional de los procesos a realizar con el fin de evitar cambios de menús de pantalla. Utiliza la misma base de datos que el programa AMGESCO, lo que permite compartir la misma información entre ambas aplicaciones. Las funcionalidades más destacadas de esta solución se describen a continuación: -Multiempresa y multiejercicio -Gestión de almacén, artículos, clientes, proveedores, agentes, ventas de mostrador, facturación. -Apertura, cierre y arqueo de caja. -Comunicación entre tiendas -Completa ficha de ficheros maestros -Tarifas y precios -Artículos -Tickets -Informes e Impresión Interactividad con Espacio WEB Se ofrece el servicio de reserva on-line para los hoteles a través de su página Web o un enlace. 12