MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN CA CGAF 01 P06 02 Versión 1.0 03/08/2015
Página: Página 2 de 10 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 3 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 4 3. ROLES... 4 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS... 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO... 5 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE... 6 6.1. PROPÓSITO... 6 6.2. ALCANCE... 6 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 6 7. INDICADORES... 9 8. ANEXOS... 9 2
Página: Página 3 de 10 1. INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Proceso CA CGAF 01 P06 02 PROPÓSITO Atender los requerimientos de movilización de los servidores y servidoras de la Institución, dentro y fuera de la ciudad, a fin de que puedan cumplir con sus responsabilidades y/o para atender actividades institucionales. DISPARADOR Necesidad de movilización. Descripción ENTRADAS Solicitud de transporte. ACTIVIDADES PRINCIPALES Asignar vehículos y conductores para movilización dentro de la ciudad Programar y atender requerimientos de movilización fuera de la ciudad PROCESO RELACIONADO Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Marco Legal Movilización del personal Adjetivo Cliente interno Constitución de la República Código de Procedimiento Civil Código orgánico de organización territorial Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial 3
Página: Página 4 de 10 Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO 1. El puede ofrecer a la unidad requirente un vehículo sin conductor en caso de disponibilidad de vehículos y que no se disponga de conductores, de preferencia para viajes dentro de la ciudad. 2. La asignación de vehículos, así como el cuadro de viajes se determinan en función de prioridades, es el caso del requerimiento de transporte de las autoridades de la institución. 3. El tiene asignado el usuario y clave en la página de la Contraloría General del Estado, para generar el salvoconducto para los viajes de los vehículos institucionales, misma que es de su responsabilidad. 3. ROLES Conductor. Es la persona responsable de conducir el/los vehículos de la institución y de mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución.. Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización de las diferentes unidades administrativas. Unidades requirentes. Dependencias institucionales que realizan requerimientos de transporte y movilización en base a las necesidades presentadas a fin de poder desempeñar sus actividades diarias. 4
Página: Página 5 de 10 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Salvoconducto. Es un documento que se tramita en la página web de la Contraloría General del Estado, para registrar el permiso de movilización de los vehículos oficiales de las entidades del Estado, fuera de la jornada ordinaria de trabajo, en días feriados y/o fines de semana. 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 5
Página: Página 6 de 10 6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE 6.1. PROPÓSITO Detallar las actividades del subproceso de atención de requerimientos de movilización a los funcionarios, con la finalidad de establecer los pasos necesarios para administrar la flota de vehículos, al equipo de conductores, así como las rutas, de esta manera asignar los vehículos de la institución o programar los viajes o salidas fuera de la ciudad. 6.2. ALCANCE El alcance del subproceso de requerimientos de movilización abarca el conjunto de actividades comprendidas desde la recepción del requerimiento hasta la asignación del vehículo o la movilización del funcionario que realizo la solicitud. 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO 1. Realizar la solicitud de transporte Unidad requirente Por parte de cualquier unidad de la institucional, el recibe una solicitud de transporte mediante un mail y telefónicamente. El requerimiento incluye el día, hora y destino, sea éste dentro o fuera de la ciudad. Solicitud de transporte 2. Recibir solicitud y revisar disponibilidad de conductores y vehículos El recibe la solicitud y revisa la disponibilidad de vehículos y conductores. Si tiene disponibilidad y es para dentro de la ciudad acepta la solicitud, caso contrario, envía respuesta de disponibilidad. 3. Enviar respuesta e indicar disponibilidad de fecha, hora y vehículo o conductor El se comunica con la unidad que realizó el requerimiento y si no tiene la disponibilidad del vehículo y conductor para la fecha y hora solicitada, indica la disponibilidad que tiene. 6
Página: Página 7 de 10 4. Revisar si se aceptan condiciones de disponibilidad Unidad requirente En la unidad requirente se revisa si pueden cambiar el requerimiento según las condiciones de disponibilidad que le ofrece el. De ser posible cambiar la fecha y/u hora, se confirma al el requerimiento. Si se necesita la movilización en la fecha y hora solicitada, revisa la posibilidad de aceptar el vehículo sin conductor y de ser así confirma el requerimiento al, caso contrario rechaza la nueva disponibilidad y se termina el proceso. 5. Solicitar copia de licencia del conductor y entregar vehículo Si la unidad requirente acepta el vehículo sin conductor, el le solicita la copia de la licencia del conductor. En la fecha y hora acordada, el conductor se acerca a las oficinas de para retirar el vehículo y entrega la copia de su licencia. Entonces el Jefe de elabora el Acta Entrega de Vehículo Institucional y realiza la entrega del vehículo al conductor. Acta Entrega de Vehículo Institucional 6. Utilizar el vehículo y devolverlo Unidad requirente El funcionario que llevó el vehículo, a su regreso a la institución, devuelve el vehículo al, quien lo revisa para determinar si hay novedades. Si se han presentado novedades informa al conductor y le solicita que se presente un informe, caso contrario se termina el proceso. 7. Solicitar informe de novedades para determinar responsabilidad De existir novedades en la recepción del vehículo, el solicita a la unidad requirente por medio del conductor que fue asignado para que presente el informe de novedades, de manera que se pueda determinar la responsabilidad y realizar las gestiones que sean necesarias para cubrir los gastos que se puedan generar por dichas novedades. 7
Página: Página 8 de 10 8. Emitir Informe de Novedades Unidad requirente Con el informe del funcionario que fue asignado como conductor, la Unidad requirente emite el Informe de Novedades y entrega al Informe de Novedades 9. Conocer e informar a las autoridades El revisa para su conocimiento el Informe de Novedades recibido y realiza el informe a las autoridades y/o unidades respectivas, a fin de que se tomen las acciones correspondientes por las responsabilidades generadas. 10. Asignar vehículo y conductor a la hora y día indicado Si el tiene disponibilidad de vehículo y conductor en la fecha y hora solicitada, o si la unidad requirente acepta las nuevas condiciones de disponibilidad, y el requerimiento de movilización es para dentro de la ciudad, el le asigna el vehículo correspondiente y envía respuesta. 11. Armar el cuadro de viajes Si el requerimiento de transporte es para fuera de la ciudad, el reúne todos los requerimientos entre el jueves y viernes de cada semana y arma el cuadro de viajes dando prioridad a las autoridades. Cuadro de viajes 12. Contestar a los requerimientos y coordinar las salidas Una vez que tiene el cuadro de viajes armado, el contesta los requerimientos de transporte que le han solicitado para fuera de la ciudad mediante un mail. Mail 13. Emitir y entregar salvoconducto y publicar cuadro para conocimiento de conductores El emite el salvoconducto para cada vehículo, en la página de la Contraloría General del Estado, mismos que entrega a cada conductor para que procedan con la movilización. Además el viernes de cada semana publica el cuadro de viajes asignados para conocimiento de los conductores. Salvoconducto 8
Página: Página 9 de 10 14. Confirmar conductor y teléfono a la unidad requirente El s envía a la unidad requirente la confirmación del viaje mediante un mail con los datos del conductor y su teléfono. Mail 15. Realizar la movilización y al retorno devolver vehículo Conductor El conductor asignado a cada viaje, realiza la movilización del o de los funcionarios de acuerdo al requerimiento. Una vez que regresa del viaje, devuelve el vehículo a los parqueaderos de la institución y entrega la llave del vehículo al 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Porcentaje Director Administrativo Mensual 8. ANEXOS Acta Entrega de Vehículo Institucional Cuadro de viajes Salvoconducto 9
Página: Página 10 de 10 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos Revisado Por: Econ. Patricio Borja Aprobado por: Dra. Valeria Yánez Directora Administrativa Validado Por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Administrativo Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 03/08/2015 10