REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACÍN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA AGROPECUARIA LOS HATICOS, C.A. TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRESENTADO POR: T.S.U. REYES URBINA, MARIA ISABEL. ASESORADO POR: RADA NEREIDA GÜERERE JOSÉ MARACAIBO, AGOSTO 2003
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA AGROPECUARIA LOS HATICOS, C.A.
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DEDICATORIA A Dios y a la Virgen, por encontrarse siempre presente en todos los momentos de mi vida, dándome fortaleza, sabiduría e iluminándome el camino para poder superar los obstáculos. A mis maravillosos padres Marisela y José, por darme amor, confianza y su constante apoyo para poder estar donde estoy y darles las gracias porque siempre han estado a mi lado en todos los momentos. A Guzneri por ser una persona tan humilde, becarme con los estudios y confiar en mí. A mis hermanos Antonio y Lisandro, mi cuñada Amarilis por estar siempre a mi lado y a mis primas Mariana y Merceniana por brindarme su ayuda incondicional. A José por estar presente cuando más lo he necesitado. A Lule por su especial ayuda. A todos mis familiares, compañeros de trabajos y amigos que estuvieron presente en estos cinco años de estudios, por comprenderme y apoyarme en todo momento. Maria Isabel Reyes Urbina iii
AGRADECIMIENTO sueños. A Dios, por estar a mi lado iluminando mi camino y haciendo realidad mi A Ines Olivares, por ser mi amiga, siempre dispuesta, con esmero y dedicación. Quiero expresar mi agradecimiento y reconocimiento al profesor José Güerere, tutor de contenido de este trabajo de investigación, así mismo a Rada Nereida, tutora de metodología del mismo, quienes me acompañaron en el desarrollo de la presente investigación dándome apoyo incondicional, de igual manera estuvieron colaborando para que este trabajo de investigación fuese realidad y llegara a su culminación. También quiero hacer llegar mi agradecimiento al personal de la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A., en especial a mi jefa Guzneri Briceño por su valiosa colaboración en la consecución de la información y por su apoyo incondicional y a todas aquellas personas que de una u otra forma me brindaron su ayuda y apoyo. Maria Isabel Reyes Urbina iv
ÍNDICE GENERAL Pág. VEREDICTO ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv ÍNDICE GENERAL v RESUMEN x INTRODUCCIÓN 1 CAPÍTULO I. EL PROBLEMA 1. Planteamiento del problema 5 1.1. Formulación del problema. 8 2. Objetivos de la investigación 9 2.1. Objetivo general 10 2.2. Objetivo específico 10 3. Justificación de la investigación 10 4. Delimitación de la investigación 13 CAPITULO II. MARCO TEÓRICO 1. Antecedentes de la Investigación 16 2. Bases Teóricas 24 2.1. Sistemas 25 2.1.1. Definición de sistemas 25 2.1.2. Características de sistemas 26 2.1.3. Importancia de sistemas 28 v
2.1.4. Principios de sistemas 30 2.1.5. Clasificación de sistemas 32 2.1.6. Análisis de sistemas 33 2.1.7. Tipos de sistemas 34 2.2. Control 38 2.2.1. Definición de control 39 2.2.2. Importancia de control 39 2.2.3. Principios de control 40 2.2.4. Estructura de control 43 2.3. Control Interno 44 2.3.1. Definición de control interno 44 2.3.2. Importancia de control interno 45 2.3.3. Objetivos del control interno 46 2.3.4. Características del control interno 47 2.3.5. Clasificación de controles 49 2.3.6. Principios del control interno 50 2.3.7. Condiciones del control interno 53 2.3.8. Tipos básicos del control interno 58 2.3.9. Medios de lograr el control interno 61 2.3.10. El control interno en las compañías pequeñas 67 2.4. Sistema de Control Interno 70 2.4.1. Definición del sistema de control interno 70 2.4.2. Objetivos del sistema de control interno 71 vi
2.4.3. Características del sistema de control interno 73 2.4.4. Elementos del sistema de control interno 75 2.4.5. Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno 81 2.5. Normas 83 2.5.1 Definición de normas 83 2.5.1.1. Clases de normas 83 2.5.2. Normas de créditos 85 2.5.3. Normas del control interno en la cuenta por cobrar 89 2.5.4. Cuentas incobrables 90 2.5.5. Provisiones para cuentas dudosas 92 2.6. Políticas 93 2.6.1. Definición de políticas 93 2.6.2. Importancia de las políticas 94 2.6.3. Lineamientos para la formulación de las políticas 95 2.6.4. Políticas de créditos 96 2.6.5. Políticas de administración 97 2.6.6. Políticas de cobranzas 98 2.6.7. Políticas de control 100 2.7. Procedimientos 101 2.7.1. Definición de procedimientos 102 2.7.2. Tipos de procedimientos 102 2.7.3. Procedimientos de cobranza 104 vii
2.7.4. Procedimientos administrativos 106 2.7.5. Procedimientos contables 107 2.7.6. Procedimientos de control 108 2.8. Cuentas por Cobrar 111 2.8.1. Definición de cuentas por cobrar 111 2.8.2. Importancia de las cuentas por cobrar 112 2.8.3. Naturaleza de las cuentas por cobrar 113 2.8.4. Clasificación de las cuentas por cobrar 114 2.8.5. Análisis de las cuentas comerciales por cobrar 116 2.8.6. Determinación del nivel de cuentas por cobrar 118 2.8.7. Métodos alternativos de financiamientos de cuentas por cobrar 119 2.8.8. Como se reflejan las cuentas por cobrar en el análisis de los estados financieros 126 2.8.9. Consideraciones de control interno de las cuentas por cobrar y las ventas 126 2.8.10. Control interno de las cuentas por cobrar 133 2.8.11. Objetivos del control interno en las cuentas por cobrar 134 2.8.12. Clasificación de los saldos de las cuentas por antigüedad 135 2.8.13. Computarización del manejo de las cuentas por cobrar 137 viii
3. Definición de términos básicos 138 4. Sistema de variables 140 4.1. Variable 141 CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO 1. Tipo de investigación 148 2. Diseño de investigación 149 3. Población de estudio 151 4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos 152 5. Validez del instrumento 153 6. Confiabilidad del instrumento 154 7. Tabulación de los Datos 154 8. Tratamiento Estadístico 155 CAPITULO IV. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 1. Resultados de la investigación 157 1.1. Instrumento dirigido a la gerencia de Agropecuaria Los Haticos C.A. 158 2. Discusión de los resultados 179 CONCLUSIONES 189 RECOMENDACIONES 193 BIBLIOGRAFÍA 197 ANEXOS. 203 ix
REYES URBINA MARIA ISABEL. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA AGROPECUARIA LOS HATICOS, C.A. Universidad Rafael Belloso Chacín. Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Administración de Empresas. Maracaibo, 2003. RESUMEN El propósito de esta investigación fue evaluar el sistema del control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A. El marco teórico de la presente investigación se fundamentó en varios criterios de autores, siendo los más relevantes Catácora (1997) y Cepeda (1997). A nivel metodológico el tipo de investigación fue aplicada, descriptiva, calificando el diseño de la investigación como no experimental. Para lograr este estudio se contó con una población muestral constituida por siete (7) sujetos del departamento de cuentas por cobrar, en la recolección de datos se utilizó como instrumento una entrevista estructurada con veintiocho (28) preguntas, la cuál fue validada a través del juicio de siete (7) expertos en el área, para su posterior aplicación. Dicho instrumento permitió conocer las operaciones técnica y funcionales con respecto a los controles internos en el departamento de cuentas por cobrar. La información obtenida fue realizada y discutida, haciendo una confrontación entre el contenido del marco teórico y las respuestas obtenidas por los entrevistados. Como resultado se evidenció una series de debilidades que están afectando los procesos que se desarrollan en el departamento de las cuentas por cobrar, evitando la efectividad de los mismos, esto permitió evaluar el Sistema del Control Interno, estructurado por políticas y estrategias, las cuáles permitirán mejorar el tratamiento de las cuentas por cobrar, dando como resultado inmediato una mejor rentabilidad y liquidez en la empresa y una mayor fluidez y confiabilidad en los procesos. Así mismo se acotaron una series de recomendaciones que deben aplicarse para mejorar el desarrollo de los procesos. Palabras Claves: Sistema, Control Interno, Sistema de Control Interno, Control Interno de las Cuentas por Cobrar, Evaluación. x
INTRODUCCIÓN Para un efectivo control Interno de las cuentas por cobrar, las organizaciones requieren de la implantación y cumplimiento de políticas, normas y procedimientos, que regulen los procesos que al respecto se sigan. En tal sentido, se deben considerar, cada uno de los componentes del sistema de control interno de las cuentas por cobrar, como son su naturaleza, clasificación, análisis, objetivos de los mismos, así como también se deben tener en cuenta una serie de controles que garantizan un efectivo manejo de estos recursos, entre las que se encuentran: Las características, principios, condiciones, tipos básicos, entre otros. Los sistemas de control interno aplicados a las cuentas por cobrar, pretenden ser una guía de acción donde se establezcan secuencias de actividades a realizar de manera planificada, organizada y controlada dentro de una organización, utilizando un sistema formal que sirva para determinar y evaluar la información financiera de ese ente económico con la finalidad de alcanzar los objetivos preestablecidos. En este sentido, la presente investigación se baso en evaluar un sistema del control interno de las cuentas por cobrar, el cual tiene como propósito fundamental conformar un medio de apoyo para el personal
Capítulo I. Planteamiento del Problema. 2 encargado de dic ho proceso, y fortalecer la rápida adaptación a los cambios futuros de las cuentas por cobrar, cuando se requiere controlar y evaluar el proceso de control interno de Agropecuaria Los Haticos, C.A., con el objeto de obtener resultados que permitan conocer las fortalezas de la empresa y el grado de desarrollo de la misma. Atendiendo razones como anteriormente expuestas y poder satisfacer dichos propósitos el desarrollo de la investigación se estructuro en cuatro capítulos, los cuales se describen a continuación. El Capítulo I, refleja la situación problemática a desarrollar en la investigación, así como los objetivos generales y específicos que involucra, su justificación y delimitación, aspectos que fijen los parámetros a seguir en la realización de la Evaluación del Sistema del Control Interno de las Cuentas por Cobrar. Posteriormente se plantea El Capítulo II, que es un marco teórico, el cual señala los fundamentos teóricos aportados por diferentes autores que facilita la comprensión del tema de estudio; de igual manera se muestra la definición del sistema de variables y sus antecedentes, la revisión de literatura y los términos básicos relacionados con la problemática.
Capítulo I. Planteamiento del Problema. 3 En el Capítulo III, se expone el Marco Metodológico seguido en la realización del proyecto, en aspectos relacionados al tipo de investigación, población, diseño de la investigación, instrumento de recolección de datos, su validez y confiabilidad. Estos datos fueron sometidos a un proceso de análisis e interpretación representados en el Capítulo IV, conjuntamente con la evaluación lograda durante el tiempo de ejecución del proyecto según los objetivos planteados inicialmente. Finalmente, la investigación culmina con la presentación de las conclusiones y recomendaciones pertinentes a los objetivos propuestos con el fin de determinar soluciones a la problemática planteada.