PRO-DIC-0-0 Proceso: DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN Versin 24//204 de 7 Acto Administrativo de Aprobacin FT-MIC-03-04 Solicitud de creacin, modificacin o anulacin de documentos aprobado el 24 de Noviembre de 204 Elabor Subdireccin Académica 222-05 Subdireccin Académica 222-03 Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestin Firma de Autorizaciones Revis Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestin Aprob Fecha Noviembre de 204 Control de Cambios Descripcin Creacin del Procedimiento (Antiguo procedimiento Actualizacin Página WEB) FT-MIC-03-04 Solicitud de creacin, modificacin o anulacin de documentos aprobado el 24 de Noviembre de 204. Responsable de Procedimiento Subdireccin Académica 222-05 2. Objetivo Gestionar los canales y medios de comunicacin institucionales que permitan la difusin de la informacin institutcional a los públicos de interes. 3. Alcance Inicia desde la definicin de los lineamientos de la estrategia de comunicacin hasta la puesta de la informacin institucional en los canales de comunicacin
PRO-DIC-0-0 24//204 de 7 4. Base legal Acuerdo Distrital 292 de 2007, por medio del cual se establecen lineamientos de política pública, en materia de comunicacin comunitaria en Bogotá, se ordena implementar acciones de fortalecimiento de la misma y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 057 de 2002, por el cual se dictan disposiciones generales para la implementacin del Sistema Distrital de Informacin SID. Circular 006 de 204, de la Secretaria General. Implementacin guía para el diseño y desarrollo de páginas web de las entidades y organismos del distrito capital. Directiva 005 de 2005, por medio de la cual se adoptan las políticas generales de Tecnología de informacin y comunicaciones aplicable a al Distrito Capital. Directiva Distrital 002 de 2002, reglamenta la formulacin de proyectos informáticos y de comunicaciones. Decreto 576 de 200, por el cual se adopta el Manual de Identidad Visual de la Administracin Distrital. Decreto 73 de 2004, por el cual se establecen normas para la proteccin de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital. Ley 734 de 2002. plantea sobre los deberes del empleado pu blico, garantizando asi que esta comunicacio n sea eficiente y efectiva para la buena imagen del Instituto. Ley 23 de 982. Sobre derechos de autor. Resolucin 305 de 2008. Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y rganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Informacin y Comunicaciones respecto a la planeacin, seguridad, democratizacin, calidad, racionalizacin del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre. Resolucin 75 de 2005, Por la cual se crea el comité de sistemas e informática del instituto. Documentos Externos Manual de Imagen Corporativa de la Alcaldía Mayor Guia web 3.0 (Alta consejería para las TIC) 5. Documentos de Referencia Estrategia de comunicaciones del IDEP Documentos Internos Término Medio de Comunicacin Contenidos Estáticos Contenidos Dinámicos 6. Definiciones Definicin Herramienta para difusion de informacin cuyo formatos y contenidos se diseñaran buscando brindar a la comunidad educativa la acytalidad del debate educativo, pedagogico y el acontecer institucional Aquella informacin que es ubicada en el sitio WEB y que no es actualizada de manera frecuente. (Informacin Institucional, Servicios, Proyectos, Contacto y Atencin al Usuario) Informacin que se actualiza de manera permanente y que da cuenta de las actividades y las noticias institucionales. (Infomracin noticias, eventos, convocatorias y pestaña de Divulgacin y comunicaciones) El instituto cuenta con las siguentes publicaciones impresas por las cuales se difunde el conocimiento educativo producido por el IDEP y por los maestros y maestras de Colombia. Publicaciones Impresas IDEP * Magazín Aula Urbana: Periodicidad trimestral * Libros * Revista Educacin y Ciudad: Periodicidad Semestrasl. Esta revista cuenta con un comité exclusivo y por tanto no cuenta para este procedimiento. El instituto cuenta con las siguentes publicaciones que se difunden a través de la página web del IDEP, correo institucional o Redes Sociales. Publicaciones Electrnicas y/o Digitales * Aula Urbana Dial: Programa de radio que se publica en la web, pero también se emite a travéz de la emisora 850AM * Facebook: Red social * Twiter: Red Social * Página web * Boletín Interno de Informacin: Periodicidad semanal * Boletín Externo de Informacin: Periodicidad quincenal * Boletín de Prensa: No tiene pediodicidad
PRO-DIC-0-0 24//204 de 7 Nro. Descripcin de la actividad o Actividades Diagrama de Flujo 7. Descripcin del procedimiento Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones INICIO Se convoca al Comité de Publicaciones para que en reunin se definan los lineamientos para la estrategia de comunicacin, divulgacin y socializacin. Definir los lineamientos de la estrategia de comunicacin, divulgacin y socializacin. Actas de Reunin del Comité de Publicaciones FT-GD-07-08 El Comité define los temas a tratar y responsables para los diferentes medios y canales de comunicacin del IDEP.. Magazín Aula Urbana 2. Aula Urbana Dial - Aportes IDEP 3. Página WEB 4. Redes sociales Realizar textos para publicacin 222-05 Si el responsable del texto a publicar es una persona externa al área de comunicaciones (Ejemplo Planeacin, Control Interno,etc) pase a la actividad No.3 Sí el responsable del texto a publicar es una persona del área de comunicaciones - periodista, se debe remitir a la actividad No.4
PRO-DIC-0-0 24//204 de 7 Para cada medio de comunicacin se realiza revisin de textos o libretos. El remite los textos al periodista o funcionario responsable de su revisin. 3 Recibir los textos y/o libretos para revisin según sea el caso 222-05 Verificar que los textos cumplan con los lineamientos dados por el comité de publicaciones y verificar aval de publicaciones. Correos Electrnicos o Textos en físico Para la publicacin en la página web, la solicitud, así como la totalidad de los archivos a publicar, deben ser remitidos vía electrnica al o la 222-05 del área de comunicaciones. Dicho requerimiento tendrá que estar avalado de manera electrnica por la direccin técnica o por el jefe responsable del área solicitante. 4 Correccin, edicin y ajustes editoriales 222-06 El funcionario responsable de la edicin realiza una revisin y ajustes editoriales al o los textos. 5 Produccir textos y/o seleccin de imágenes 222-06 Verificar que los textos cumplan con los lineamientos dados por el comité de publicaciones Textos corregidos en formato electrnico o físico El o los periodistas elaboran los textos para los siguientes medios de comunicacin: * Magazín Aula Urbana * Página web * Aula Urbana Dial * Boletines Interno y Externo * Boletines de Prensa * Redes Sociales 6 Revisar textos Textos corregidos en formato electrnico o físico El periodista pasa los documentos corregidos al o su delegado para revisin. Aplica para: * Magazín Aula Urbana * Página web * Aula Urbana Dial
PRO-DIC-0-0 24//204 de 7 7 Ajustar y corregir 222-06 El o el Jefe Responsable de la informacin a publicar debe avalar por correo electrnico su publicacin. Textos corregidos en formato electrnico o físico De acuerdo con las observaciones realizadas en la actividad No.6 se llevan a cabo los ajustes y/o correcciones a las que haya lugar. Verificar que los artículos de Director(a) General la publicacin correspondan a 8 Redactar Editorial o Documento Editorial la editorial que se esta solicitando. El periodista envía los artículos de la edicin del Magazín Aula Urbana a la Directora General para la elaboracin de la editorial. El o la directora puede delegar esta actividad. El o la Directora elabora y entrega la editorial a un par académico del IDEP para su revisin. Posteriormente es entregado al Periodista para la gestin de su publicacin. 9 Diseñar las diferentes piezas comunicativas Profesional de Diseño Gráfico Correo electrnico con textos Se remite al Diseñador por correo electrnico los textos corregidos y listos para publicar. Así mismo, solicita el diseño de piezas para la página web y otras publicaciones en caso de ser necesario. El diseñador diagrama, ilustra y diseña de acuerdo a la solicitud. El Diseñador entrega para revisin al Profesional Especializado y se hacen los ajustes necesarios.
PRO-DIC-0-0 24//204 de 7 0 Producir el Programa Aula Urbana Dial 222 05 Programa Radial Aula Urbana Libretos radiales Se graba el programa a cargo de la empresa contratada para ello y bajo la supervisin del Profesional Especializado 222-05 de la Subdireccin Académica. Una vez revisados los textos, se pasa al encargado para su publicacin en web. Publicar contenidos en la página WEB Funcionario responsable La publicacin de cualquier texto, imagen o vídeo debera estar revisado y aprobado por la Direccin General y/o Jefe de Área responsable de la publicacin Página Web Una vez se haga la publicacin, se debe informar a través de correo electrnico a todos los involucrados, que ya se hizo efectiva e indicar la ruta donde quedaron dispuestos los archivos. NOTA: El responsable de actualizar los contenidos dinámicos es el área de comunicaciones (Ejemplo: Libros, Revistas, Noticias, Magazines, Boletines) El responsable de los contenidos estáticos es el Administrador Web. 2 Publicar en redes sociales 222-06 Redes Sociales Los contenidos que se requieren publicar en las redes sociales del IDEP son entregados a través de correo electrnico al periodista o comunicador social (Community Manager) para su revisin y posteriormente publicacin en Facebook y Twitter 3 Realizar seguimiento a la estrategia de comunicaciones Acta de Reunin de Seguimiento FT-GD-07-08 Se valora las actividades desarrolladas en el marco de la estrategia FIN
PRO-DIC-0-0 24//204 de 7 8. Tiempos Durante la Vigencia () Un año Generales del procedimiento Sistema de Gestin Ambiental 9. Políticas de Operacin Los textos que se publiquen en cualquier medio de comunicacin, deberan pasar por un corrector de estilo, ya sea por algún profesional del área de comunicaciones o un editor externo. En caso de que sea necesario reemplazar un documento ya publicado, se realizará nuevamente el procedimiento con el aval y autorizacin electrnica del jefe del área responsable. No se podrán publicar en la web, documentos que no hayan sido aprobados por la respectiva jefatura mediante correo electrnico a la persona encargada de la publicacin. Los líderes del Proceso serán los encargados y responsables de remitir al administrador web los contenidos dinámicos para su montaje en la página Web Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitacin, sensibilizacin, difusin e implementacin del Plan Institucional de Gestin Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 5 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separacio n de los residuos so lidos de acuerdo con la clasificacio n establecida en el Plan de Accio n Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versin definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrnico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los telefonos fijos y mbiles para evitar el exceso de ruido. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e informacin relacionada con la gestin del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 0 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Sistema de Seguridad de la Informacin Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asigando. Por ningun motivo se debe realizar instalacion de software no licenciado y sin autorizacion del adminitrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohibe el uso del mismo para suscripciones de indole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohibe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organizacion e integridad de la informacion almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinacion con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspeccion con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraibles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagacion de virus informaticos. Sistema de Gestin Documental y Archivo No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor informacin. El funcionario encargado del archivo de gestin de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestin no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.