75. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Transcripción

1 Rev. 3 Hoja: de 75. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS C.P. Salvador Meléndez Martínez

2 Hoja: 2 de.0 Propsito. Controlar el manejo de los egresos por pago a proveedores, prestadores de servicíos, con la finalidad de contar con informacin veraz y oportuna respecto a las obligaciones contraídas conforme a la normatividad establecida para tal efecto. 2.0 Alcance 2. El procedimiento es aplicable a la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través de las Áreas de Tesorería y de Contabilidad. 3.0 Políticas de operacin, normas y lineamientos 3. Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, llevar a cabo el tramite y control interno para el pago a proveedores, prestadores de servicios. 3.2 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Tesorería, llevar a cabo los controles y políticas aplicables para determinar el pago de los compromisos por la adquisicin de bienes y servicios, los cuales podrán ser semanarios, quincenales o mensuales, dependiendo de las condiciones establecidas en los pedidos que se finquen. 3.3 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Tesorería, seguir estrictamente el procedimiento de pago a proveedores de bienes y servicios que para el efecto se ha estructurado. 3.4 Para el trámite de pagos, únicamente se atenderán aquellos que cuenten con la documentacin comprobatoria correspondiente, o en su caso la justificacin por escrito del titular del área respectiva. 3.5 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Tesorería, elaborar las plizas-cheque en original y dos copias, y se turnaran de la siguiente manera: Original, copia para el Área de Contabilidad y copia para la Subdireccin de Planeacin; Elabor: C.P. Salvador Meléndez Martínez Jefe del Area de Teso

3 Hoja: 3 de 3.6 Será responsabilidad de la Subdireccin de Recursos Materiales, informar a la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, de los proveedores que son sujetos de multas por incumplimiento en los pedidos, mediante la factura original con sello de sancin; que a su vez deberá notificar al Area de Tesorería para que realice el cobro correspondiente. 3.7 El proveedor cobrará el adeudo por facturas con sello de sancin, hasta que haya presentado la nota de crédito correspondiente por el monto de la sancin o cuando haya realizado el pago directamente en caja. 3.8 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Contabilidad, registrar todos los egresos que se realicen para ser reflejados en los estados financieros. 3.9 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Contabilidad, verificar que la documentacin soporte; factura, pedido, reporte de obra de servicio, etc., que ampara el pago cumpla con los requisitos fiscales en vigor, así como las reglas establecidas para efectuar el pago. 3. O Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Contabilidad, verificar que los comprobantes cuenten con la autorizacin presupuesta! correspondiente. 3. Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Contabilidad, verificar que la documentacin; factura, pedido, reporte de obra o de servicio, etc., que entreg el proveedor contenga los sellos de recibido por el almacén firma en la factura del Titular de la Subdireccin de Servicios Generales. 3.2 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través de las Áreas de Contabilidad y de Tesorería, conciliar los pagos dentro del período normal. 3.3 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Contabilidad, que con base en la emisin de notas de entrada emitidas por los diferentes almacenes, contabilizar el pasivo. 3.4 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Contabilidad, con base a la emisin de las plizas de egresos y a la documentacin soporte, llevar a cabo la codificacin contable y su registro en libros. 3.5 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Contabilidad, la captura de la codificacin contable y su registro en libros para la cual deberá emitir validacin que confirmará el correcto registro contable.

4 Hoja: 4 de 3.6 Será responsabilidad de la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Contabilidad, llevar a cabo análisis de las cuentas de mayor, subcuentas y subsubcuentas afectadas por la creacin de provisiones y pagos a proveedores, o prestadores de servicios, para llevar a cabo su depuracin. Elabor:

5 Direccin. de Administracin 4.0 Hoja: 5 de Descripcin del procedimiento.0 Envío de documentacin para pago a proveedores y. Envía documentacin al Área de Tesorería, servicios de bienes para el pago de anticipo según corresponda (nota de entrada almacenaría, pedido, factura ordenes de servicio, contrato estimaciones de avance de finiquito). Documentacin 2. O Recepcin de documentacin y envío a las áreas correspondientes 2. Recibe documentacin y la envía a las Áreas de Contabilidad para revisin y codificacin contable y codificacin para Presupuesta! Control de presupuestal, Documentacin Reciben 3. determinan. 3. O Recepcin de documentacin, revisin y determinacin documentacin, la revisan Subdireccin de Recursos Materiales (Área de Almacenes) y Subdireccin de Servicios Generales Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Tesorería (Programacin de Pagos) y Subdireccin de Contabilidad y Finanzas No: Regresan documentacin, informando las (Área de Contabilidad y causas de rechazo. Regresa a la actividad núm.. Área de Control Presupuesta!) Si: Continua procedimiento. Procede: Documentacin 4.0 Codificacin contable y presupuesta! del pago y envío de documentacin 4. Realizan codificacin contable y presupuestal Subdireccin de devuelven Contabilidad y Finanzas y respectivamente pago del (Área de Contabilidad y documentacin al Área de Tesorería. Área de Control Documentacin Presupuesta!) C.P. Salvador

6 Hoja: 6 de 5. Recibe documentacin y expide contrarecibo foliado en original y dos copias. 5.0 Recepcin de documentacin, expide contrarecibo, entrega original y copias Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, 5.3 Anexa una copia del contrarecibo a la a través del Área de documentacin y la turna al Área de Contabilidad. Tesorería 5.4 Archiva copia del contrarecibo para su (Programacin de Pagos) consecutivo. 5.2 Entrega original del contrarecibo al proveedor. Documentacin I Contrarecibo 6. Recibe documentacin. 6.0 Recepcin de documentacin y elaboracin de pliza-cheque 6.2 Elabora pliza-cheque para el proveedor por el Subdireccin de monto correspondiente y recaba firmas de Contabilidad y Finanzas (Área de Tesorería) autorizacin en el cheque. Documentacin I Pliza-cheque ' ' ' 7.O Realizacin de gestin de pago, entrega cheque y solicita firma de recibido 7. Realiza gestin de pago a los proveedores y en la fecha establecida. 7.2 Recibe original del contrarecibo por parte de los Subdireccin de proveedores y. Contabilidad y Finanzas 7.3 Entrega cheque al Proveedor Contratista y (Área de Tesorería) solicita firma de recibido en la pliza-cheque. Contrarecibo / Cheque / Pliza-cheque 8.0 Turno de plizacheque y documentacin de pago a las áreas correspondientes 8. Turna pliza-cheque con firma de recibido y documentacin de pago al Área de Contabilidad y al Subdireccin de Área de Control Presupuesta!. Contabilidad y Finanzas 8.2 Solicita firma de recibido en libreta de control. (Área de Tesorería) Pliza-cheque I Documentacin / Libreta de control Tesorer

7 Hoja: 7 de 9.0 Recepcin de pliza-cheque y documentacin de pago, revisin, verificacin y registro 9. Reciben pliza-cheque con firma de recibido y documentacin de pago. 9.2 Revisan, verifican monto pagado contra la documentacin, realizan registro contable y presupuesta! del pago realizado respectivamente. 9.3 Archivan documentacin. Pliza-cheque I Documentacin Subdireccin de Contabilidad y Finanzas (Área de Contabilidad y Área de Control Presupuesta!) TERMINA PROCEDIMIENTO. Elabor: Tesorerí

8 I Hoja: 8 de 5.0 Diagrama de Flujo Subdireccin de Recursos Materiales (Área de Almacenes) y Subdireccin de Servicios Generales Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Tesorería (Programacin de Pagos) Subdireccin de Contabilidad y Finanzas (Área de Contabilidad y Área de Control Presupuesta!) Subdireccin de Contabilidad y Finanzas (Área de Tesorería) y, Envío de cumentacin ara pago a oveedores y Documentacin -----=i_2 - [----t Recepcin de documentacin 3 y envío a las áreas Recepcin de _: ondien J t J documen_tacin, revrsron y L inacin -- (cu::: < r. J NO -- r \ d : cil itn l l presupuesta! del pago y envío de documentacin - JI Documentacin 5 Recepcin de documentacin, expide contrarecibo, entrega original y copias Documentacin L Recepcin de documentacin y elaboracin de pliza-cheque 6 Documentacin J J, Elabor: C.P. Salvador Meléndez Martínez Jefe del Area de Tesorería

9 - 9.., Hoja: 9 de Subdireccin de Recursos Materiales (Área de Almacenes) y Subdireccin de Servicios Generales Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Tesorería (Programacin de Pagos) Subdireccin de Contabilidad y Finanzas (Área de Contabilidad y Área de Control Presupuesta!) Subdireccin de Contabilidad y Finanzas (Área de Tesorería) 7 [ Realizacin de gestin de pago, entrega cheque y solicita firma de recibido L. r- Recepcin de pliza-cheque y documentacin de pago, revisin, verificacin y registro Turno de pliza-cheque y documentacin de pago a las áreas corresp. 8 Documentacin ( TERMINO ) i L l Elabor: C.P. Salvador Meléndez Martínez Jefe del Area d Tesorería \

10 Documentos de referencia 6.0 rr,.!ji::,t'r..,,- Hoja: 0 de.,...,,......, '4\ t"... r. : :. " ' -.r-, ; -. -:(."" f'" /: : :,, :: ;. t '< : '... H 0 "' t Decreto por el cual se crea el Instituto Nacional de Cancerología Ley de los Institutos Nacionales de Salud Manual de Organizacin Específico del Instituto Nacional de Cancerología Guía Técnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud Ley de Presupuestos, Contabilidad y Gasto Público Federal Reglamento Interno de la Secretaría de Salud 7.0 Registros -, r.,-n r-: " f ---,'. 'ij.,r: :.. --; '' ' -., ' - -.,, ; ;/J. (. : -/ r\7. : ; ;; --,;>-,.r.: r... ;..:- '- - 7,..'': ;!;_-.. : :l_ )j.' : f r : r?"' -;r ",! Subdireccin de Contabilidad y Finanzas (Área de Contabilidad) Pliza-cheque 8.0 Número de pliza y fecha Glosario 8. Cheque: Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. 8.2 Contrato. Acuerdo de voluntades entre dos o más personas que se obligan a dar y hacer algunas cosas o realizaciones conjuntas. 8.3 Factura: Documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una el mismo. La factura coge la identificacin de las partes, la compra por el importe reflejado el número y fecha de emisin, el clase y cantidad de la merca cía Elabor: Tesorería

11 Hoja: de precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y, en su caso, las cantidades correspondientes a los impuestos que la operacin pueda devengar. 8.4 Pedido.- Documento legal y administrativo en el que se establece la relacin comercial de compra y venta de bienes. 8.5 Pliza de Egreso (Pliza Cheque): La que sirve para registrar pagos. 9.0 Cambios de esta versin 3 Diciembre 2009 Actualizacin del procedimiento, con el propsito de dar atencin a la Auditoria / Anexos 0. Contra recibo Elabor: Tesorerí