PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN TUEDIFICIO.CL ADMINISTRACION RIO MAIPO LTDA. MEJORANDO LA VIDA EN COMUNIDAD 1
Señores(as) Comité de Administración Presente. Presentamos propuesta de administración de comunidades, seguros que nuestra gestión permitirá establecer una relación de confianza entre la comunidad el comité y la Administración, basada en la transparencia y la atención oportuna a las inquietudes propias de la vida en comunidad. Contamos con sistemas informáticos en línea de última generación, que permiten entregar información confiable y oportuna. Sistema informático de remuneraciones que aminora los errores en la confección de sueldos e imposiciones. Creemos que nuestro servicio es un aporte a la vida en comunidad, al reducir los conflictos y generar un ambiente de seriedad y transparencia en el manejo de los fondos de la comunidad. Realizamos nuestras labores con responsabilidad, eficiencia y honestidad. Atención personalizada a los residentes, visitas permanentes a la comunidad, además de especial preocupación por el cumplimiento de las normas laborales y el bienestar de los trabajadores. Teniendo la convicción que todo lo anterior reduce los conflictos y aumenta la confianza de los residentes. Ivan Ignacio Brito F. Contador Auditor UCV Administrador de Edificios 2
INTRODUCION: Esta propuesta de administración tiene por objeto presentar a ustedes nuestra empresa, a los administradores y transmitir la forma en que abordamos las necesidades de administración en una comunidad. Teniendo siempre en cuenta las necesidades de los residentes pero sin perder el foco en la comunidad. Para esta exposición, hemos dividido las funciones, tareas y obligaciones que como administración proponemos desarrollar, en cinco grupos de tareas: 1.- FINANZAS 2.- ACTIVOS FISICOS 3.- RECURSOS HUMANOS 4.- SEGURIDAD 5.- ADMINISTRACION 3
PRESENTACION: 1.- ADMINISTRACION RIO MAIPO LTDA. Administración Rio Maipo Ltda. Es una empresa de administración de edificios con más de ocho años en el mercado, su administrador se encuentra adscrito al Colegio Inmobiliario de Chile A.G.N. desde el año 2007. 2.- ADMINISTRADOR: Ivan Brito Fuentes, Contador Auditor, con desarrollo profesional en importantes empresas nacionales como: Naviera Interoseanica, Banco Bhif, Transformadores RHONA, Smartcom (hoy Claro), VTR holding y Parque Arauco S.A. ocho años de experiencia en administración de edificios habiendo administrado comunidades de todo tipo desde pequeñas comunidades de 24 dptos. A comunidades con 300 dptos. Y en variadas comunas de Santiago. 2.- PAGINA WEB: www.tuedificio.cl, la que esperamos le entregue información útil. 3.- SOPORTE A LA ADMINISTRACION: Contamos con un soporte informático que permite generar los gastos comunes los sueldos y las leyes sociales, eficaz y oportunamente. La preparación formal del administrador y la asesoría de nuestro abogado, nos permiten ofrecer la confianza de estar operando en forma eficaz, efectiva y dentro del marco legal. Nuestras oficinas permiten una centralización de las funciones y un punto de encuentro con nuestros colaboradores. 4.- AUDITORIAS: Realizamos auditorias financieras, operativas y laborales, con el objeto de dar tranquilidad a la comunidad y sugerir las correcciones necesarias. 4
5.- FINANZAS: Implementación de normas de administración y control de egresos e ingresos, cobranza de gastos comunes, tratamiento de los fondos de reserva y cuota inicial. Exposición de estado financiero. Egresos: 1.- Todos los pagos se realizan con cheques. 2.- La firma de cheques, se realiza por dos miembros del comité. 3.- En cada solicitud de firma de cheques, se adjunta: Comprobante de Egreso con sus respaldos y listado de cheques a firma. Ingresos: 1. El cobro de los gastos comunes se hace solo con documentos. 2. Se confecciona un depósito para cada ingreso. 3. No se acepta efectivo Fondo de Reserva y Fondo Inicial: 1. Se establecerá un fondo separado de la Cta. Cte. 2. Su cobro y monto se ajustará a lo indicado en el reglamento. 3. El uso de estos fondos se ajustara a la ley. 4. Exposición de los fondos. Informes: 1. Minuta detallada 2. Boleta individual 3. Listado general de cobranza 4. Cartolas por unidad 5. Informe de saldos bancarios y de inversiones 5
COBRANZA DE GASTOS COMUNES: 1. Dependiendo de las características de la comunidad se sugerirá la mejor alternativa de pago de los gastos comunes. 2. De existir las posibilidades técnicas y humanas en la comunidad se podrá acceder on line a nuestros sistemas y entregar información a los residentes como cartolas de pagos o copias de gastos comunes. 3. De acuerdo con la ley vigente el atraso en el pago de los gastos comunes, previo acuerdo con el Comité de Administración, podrá conllevar la aplicación de multas y el corte del suministro eléctrico, el corte se puede realizar directamente si existen las posibilidades técnicas o se solicitará a Chilectra. ACTIVOS FISICOS: La mantención de los activos físicos de la comunidad: Maquinarias, espacios comunes, sistemas contra incendio y robo, fachadas, pisos, techumbre, etc. Permitirán asegurar la entrega de los servicios, proteger la seguridad de los residentes y mantener o aumentar la plusvalía de la comunidad. Para esto la ejecución de labores de mantención periódicas a los equipos críticos y las tareas de mantención de espacios comunes, como el cuidado del aseo y ornato de la comunidad, harán posible que no se produzcan deterioros irreparables, manteniendo la plusvalía, reduciendo los costos por reparaciones mayores y evitando prescindir, por fallas, de servicios como ascensores, agua caliente u otros. Para esto la administración controlará las mantenciones periódicas a equipos críticos y sugerirá otras mantenciones tendientes a conservar la plusvalía de la comunidad, siendo el comité quien decida con la información entregada las tareas a desarrollar. Ahorro Energético. Por último la implementación de mejoras y elementos que permitan ahorrar energía principalmente en combustible e iluminación, hacen posible la reducción de costos para la comunidad. 6
RECURSOS HUMANOS Selección y contratación de personal de planta y temporales, confección de Contratos de trabajo, turnos, liquidaciones de sueldos, emisión de finiquitos y la concurrencia a organismos laborales cuando sea necesario. La confección de los sueldos se realiza usando un software de remuneraciones lo que disminuye la posibilidad de errores. Pago de las leyes laborales a través de Previred S.A., permitiendo transparencia, emisión de un solo documento para el pago, acceso en línea a las planillas y certificados de pago de cotizaciones. Capacitación del personal en las materias que le son propias: OS-10, operación de calderas, primeros auxilios, etc. SEGURIDAD: Seguridad pasiva: Cámaras, censores de movimiento, alarmas, etc. Seguridad activa: Personal capacitado y comprometido. Comunicación: Los copropietarios deberán comunicar al conserje de las visitas o de técnicos que ingresaran al domicilio, así como de vacaciones o ausencias, posibilitando una mejor prevención. Comprensión: Las medidas de prevención y control, como solicitar el nombre o carné de quienes ingresan, anunciar las visitas, mantener puestas cerradas, no retirarse del portón hasta que este se cierre etc., muchas veces son vistas como una molestia y no como un elemento disuasivo. 7
ADMINISTRACION: 1.- Visitas periódicas: Ocasión en que se revisan las instalaciones, se hace control del personal, revisión de trabajos en ejecución y control de las mantenciones. 2.- Control de alzas y fluctuaciones del Gasto Común. 3.- Cobro de gastos comunes. 4.- Respeto de las normas: envío de circulares, cartas y multas. 5.- Ejecución de las tareas impuestas por la ley, el comité o la asamblea de Co-propietarios. 6.- Informes: entrega oportuna de los gastos comunes, solicitud de cheques con sus respaldos, devolución periódica de todos los antecedentes a la comunidad para su resguardo. 7.- Creación de reglamentación interna de la comunidad. 8.- Atención a los residentes en la comunidad. Más allá de todo lo expuesto, nuestro compromiso profesional y personal es estar siempre presentes, transparencia en el manejo de los fondos y la entrega de información clara y oportuna, todo esto con soporte en las tecnologías de información. 8
COTIZACION DE SERVICIOS: Los honorarios de Administración se calculan en base a las unidades a administrar, los equipos a mantener y los posibles tiempos de permanencia en la comunidad estimados o solicitados, reajustados en enero de cada año. Se cotizan visitas periódicas dos veces por semana, supervisión de los trabajadores, revisión de mantenciones y trabajos en el edificio, entrega de informes y cobranza de gastos comunes y todas las labores que la ley impone al administrador. Reuniones con el comité, y atención a residentes para resolver sus dudas, en la comunidad. Los honorarios de administración se estimaran tomando en cuenta la ubicación, cantidad de unidades de la comunidad y los tiempos de permanencia requeridos o solicitados. 9
ALGUNAS ADMINISTRACIONES: SANTIAGO EDIFICIO SANTA ISABEL PRESIDENTE COMITÉ: MIGUEL MUSCATT BELTRAN CELULAR: 988195871 SANTIAGO EDIFICIO PLAZA PARIS PRESIDENTE: CARLOS NILO CELULAR: 994451894 ÑUÑOA EDIFICIO LOS TRES ANTONIOS PRESIDENTE COMITÉ: JUAN SALAMÉ CELULAR: 978451998 PROVIDENCIA EDIFICIO AL KARAMA BUSTAMANTE N 76 PRESIDENTA JAQUELINE HERERRA Mail: jakyherrera@hotmail.com 10
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www.tuedificio.cl Mejorando la vida en comunidad www.tucomunidadenlinea.cl 15