Módulo 3 - Lección 1

Módulo 3. Aspectos específicos del sistema de facturación electrónica Lección 1: Sistema de facturación electrónica propia o de mercado 1. Procedimiento para emitir DTE con software propio o de mercado Los sistemas de Facturación Electrónica Propio o de Mercado son aquellos que se utilizan en la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), que puede haber desarrollado el mismo contribuyente con sus propios recursos o bien lo pudo haber adquirido en el mercado. En el mercado, hay dos tipos de proveedores; los normales, que deben cumplir cuatro etapas de certificación; y los proveedores acreditados ante el SII como Prestadores de Servicios Tributarios Electrónicos también llamados proveedores Fast Track, que tienen la ventaja de dar por certificadas las cuatro etapas del proceso de certificación, de acuerdo con lo estipulado en Resolución Ex. SII N 81, del 1 de agosto de 2005, que crea esta calidad de proveedor de servicios electrónicos. En general, un contribuyente que desea ser autorizado como emisor de DTE, debe cumplir con un proceso de tres etapas, tal como se grafica a continuación: La etapa 2 de Certificación, comprende cuatro pasos que son revisados manual o automáticamente por el SII, siendo el último paso el que corresponde al Envío de Muestras Impresas.

Ambiente de certificacíón SII 2. CÓMO SE REALIZA LA INCORPORACIÓN AL SISTEMA? Tanto la postulación como todo el proceso de certificación se realiza en forma electrónica: Se postula en el sitio web del SII (www.sii.cl). Esto lo hace el propio contribuyente o un representante legal en caso de personas jurídicas, para lo cual debe autenticarse con certificado digital. El sistema de postulación verifica que se cumplan los requisitos indicados. Luego de la postulación, el contribuyente debe comenzar a realizar las pruebas técnicas, las cuales permiten verificar que el postulante está capacitado para emitir y recibir correctamente los DTE y los archivos obligatorios especificados en la Resolución N 45 de 2003. Todo este proceso es electrónico, sin intervención de funcionarios del Servicio, siendo el propio contribuyente quien debe iterar con un sistema automático dispuesto por el SII. Una vez terminadas las pruebas técnicas respecto de la emisión y recepción de los DTE, el contribuyente debe cargar sus archivos en el sitio web del SII, con muestras de las representaciones impresas de los documentos, las cuales son revisadas automáticamente por sistema para verificar que cumplen las exigencias. El contribuyente realiza la Declaración de Cumplimiento de Requisitos y el SII lo registra como emisor electrónico. En el sitio web del SII, Factura Electrónica, opción Consulta de empresas autorizadas se puede consultar un RUT o la lista completa de contribuyentes autorizados; pudiendo visualizar, además, los documentos autorizados por el SII.

2.1 Pasos que debes seguir para la Postulación La postulación solo puede ser efectuada por un representante legal del contribuyente interesado, autenticado con certificado digital, en el sitio Web del SII, Factura Electrónica, Sistema de Facturación Propio o de Mercado. Además, el contribuyente debe: Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades [1]. Calificar como contribuyente de Primera Categoría. Cumplido los requisitos, el contribuyente que utilizará software propio o adquirido en el mercado, a través de un representante legal identificado con certificado digital debe ingresar al Sistema de Facturación Propio o de Mercado, opción Inscríbase aquí y aceptar las condiciones de postulación al modelo de factura electrónica. [1]: Para emitir documentos tributarios electrónicos con IVA, se requiere, además, ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades. Datos de encabezado En la página de postulación que se desplegará, si se cumplen las condiciones, además se solicitará al contribuyente los siguientes antecedentes: RUT: Corresponde al RUT del contribuyente (empresa) para la cual se desea obtener la autorización de emisor electrónico. RUT Usuario-Administrador: Corresponde al RUT de la persona que pertenece a la empresa que se ha nominado como Usuario-Administrador del contribuyente postulante en el ambiente de Certificación. El Usuario-Administrador es la persona autorizada por el contribuyente para ingresar y mantener en el sitio web del SII, la identificación de los signatarios o firmantes autorizados para efectuar acciones relacionadas con los DTE. El representante legal puede nombrarse a sí mismo como Usuario-Administrador o bien nombrar alguna persona de su confianza. E-mail Contacto SII: Dirección de correo electrónico del postulante donde el SII enviará antecedentes con el resultado de la validación de la información que haya sido enviada. E-mail Usuario-Administrador: Dirección de correo electrónico donde el SII informará al Usuario-Administrador información relevante relacionada con Facturación Electrónica, que no corresponde a la operación habitual, la cual es dirigida a E-mail Contacto SII.

E-mail Contacto Empresas: Dirección de correo electrónico del postulante donde los demás emisores electrónicos (empresas) pueden enviar información relacionada con la factura electrónica, especialmente de los DTEs que le serán generados. URL: Dato opcional que registra la dirección del sitio web del postulante. Aplica solo si en dicho sitio web se habilitarán servicios relacionados con la factura electrónica, como web services para la recepción directa de documentos XML. Nombre del software: Dato referencial que corresponde al software que se utilizará para la emisión de DTEs. Aquí puede ingresar un texto explicativo del software utilizado; puede indicar software propio o si es desarrollado por una empresa prestadora de servicios de facturación, e indicar el nombre de dicha empresa. Documentos a certificar: Corresponde a los DTEs con los cuales el contribuyente postulante desea operar. El conjunto Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica es el mínimo obligatorio. Opcionalmente, se pueden seleccionar otros documentos como Guía de Despacho Electrónica, Factura Exenta o no Afecta Electrónica, Factura de Compra Electrónica, Liquidación Factura Electrónica, Factura de Exportación Electrónica, Boleta de Ventas y Servicios Electrónica y Boleta Exenta o no Afecta Electrónica (las boletas electrónicas siguen un proceso diferente de postulación que podrá ver en el sitio web del SII. Cuando el SII valida y acepta la postulación, inscribe automáticamente al contribuyente postulante en ambiente de Certificación donde puede efectuar pruebas de envío de documentos. Cuando se haya instruido cómo se construyen DTE, podrá construir los archivos XML que obtendrá como Set de Pruebas en el ambiente de Certificación. Luego de postular, los contribuyentes interesados en construir su propio sistema de facturación electrónica deben seguir las especificaciones del Instructivo Técnico ubicado en el recuadro Ayudas del sistema de facturación de mercado, donde encontrará información respecto de las actividades previas a la emisión de documentos, las funciones necesarias a incorporar en el sistema de facturación y, por último, una descripción sobre la construcción de: Código de Autorización de Folios. Timbre Electrónico del DTE. Uso de XML en Envíos de DTEs. Intercambio de información entre contribuyentes. Por otro lado, es fundamental que se consulte el Formato XML de Documentos Electrónicos, también disponible dentro del instructivo técnico, en la opción Descripción del formato de Documentos Tributarios Electrónicos.

Como documentación técnica adicional, se puede consultar la sección ayudas del menú Factura Electrónica - opción Instructivo técnico, donde encontrará más información sobre las especificaciones y requisitos técnicos del sistema de Factura Electrónica. Específicamente se puede acceder a la descripción del formato XML de DTE en Formato XML de documentos electrónicos donde encontrará archivos con la especificación del schema XML y diagrama de visualización del schema XML de DTE, IECV y archivos de intercambio entre Contribuyentes. Por otro lado, un contribuyente que haya optado por la adquisición de un producto disponible en el mercado o la contratación de la consultoría para la implementación de un software de facturación electrónica disponible en el mercado, es recomendable que previamente lea la Guía para la Elección de una Solución de Factura Electrónica, disponible en el recuadro de Sistema de facturación propia o de mercado - Cómo elegir un software de mercado - Guía para la elección de una Solución de factura Electrónica. En esa misma opción, se puede acceder a la nómina de Empresas preoveedoras de soluciones de facturación electrónicas. Una vez inscrito como postulante, independiente de si el contribuyente utilizará un software propio o adquirido, debe completar el proceso de certificación y obtener la autorización del SII para operar con factura electrónica. Mientras se encuentre completando el proceso de certificación, el contribuyente debe utilizar las opciones disponibles en el Menú Postulantes, opción Ambiente de certificación y prueba. 2.2. Pasos de la Certificación La certificación es un proceso compuesto por varios pasos, en cada uno de los cuales los postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su avance al SII. Una vez terminadas las pruebas, el postulante debe efectuar una declaración en donde señala que junto con las pruebas exitosamente efectuadas, cuenta en su instalación con los procedimientos y condiciones solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente DTEs. La etapa de certificación contempla los siguientes pasos: Set de prueba, asignado por el SII. Simulación. Intercambio de información. Envío de muestras de impresión.

Este proceso culmina con la etapa de Autorización, que consta de: Declaración de cumplimiento de requisitos. Autorización del contribuyente. A continuación, se describen en detalle los pasos de certificación: 2.2.1. Set de prueba asignado por el SII El paso de Set de Prueba corresponde a la recepción en el SII, sin rechazos ni reparos, de un envío de documentos que el postulante construye sobre la base de un archivo con datos de prueba, que el SII genera en forma única para cada postulante, en función de su giro y de los documentos que desea certificar. Para completar el proceso de certificación, es recomendable que el contribuyente lea previamente los documentos disponibles en la opción Instructivo técnico: Instrucciones para la construcción del set de prueba. Manual de operación ambiente certificación. 2.2.1. Set de prueba asignado por el SII La Simulación es una etapa que contempla la generación de un envío, recibido en el SII sin rechazos ni reparos, de cierto número de documentos con datos representativos de la operación real del contribuyente que desea certificarse. En este caso, el contribuyente debe incluir variables que son propias de su operación como son impuestos específicos, recargos o descuentos especiales, etc. De tal forma, los documentos a construir para la simulación son provistos por la misma empresa postulante. 2.2.3. Intercambio de información En esta etapa el SII envía DTEs al contribuyente postulante para comprobar que éste entrega un acuse de recibo y la aceptación o rechazo de los documentos enviados, de acuerdo con las definiciones que el SII ha establecido para el intercambio de información entre contribuyentes autorizados. De tal forma, en este caso, se invierten los papeles, actuando el SII como emisor del DTE y el contribuyente haciendo el papel de receptor de DTE.

2.2.4. Envío de muestras de impresión Esta etapa considera la entrega al SII de un conjunto de documentos impresos, con un máximo de veinte, de acuerdo con la normativa y que incluyan el timbre electrónico en representación PDF417. Estos se pueden entregar en un archivo con imágenes según especificación del SII. Para más detalle sobre este tema, puede consultar en Factura Electrónica, sección Ayudas, enlace Manual de Muestras Impresas. 2.3. Autorización A continuación se describe en detalle el proceso de registro de los contribuyentes en la nómina de emisores electrónicos con software propio o de mercado: 2.3.1. Declaración de cumplimiento de requisitos Una vez realizadas correctamente todas las pruebas de certificación, el contribuyente deberá declarar en el sitio web del SII que cuenta con la implementación de procedimientos formales y establecidos, que podrán ser auditados por el SII, y que realizan adecuadamente las siguientes funciones, estimadas como críticas: Gestión de Códigos de Autorización de Folios (almacenamiento y control de acceso). Foliación controlada (asignación única de cada folio autorizado por el SII). Respaldo de los documentos e información generada. Envío de documentos al SII. Intercambio (envío y recepción) de documentos con otros contribuyentes. Set de Prueba asignado por el SII. Cuadratura de envíos aceptados, rechazados y aceptados con reparos por el SII. Administración de contingencias. 2.3.1. Declaración de cumplimiento de requisitos Si todas las pruebas de certificación se completan exitosamente, y el postulante efectúa la Declaración de Cumplimiento de Requisitos, el SII lo incorpora al sistema para comenzar a generar DTEs, legalmente válidos a partir del período tributario que indique. Junto con su registro para emitir DTE, nace la obligación del contribuyente de enviar su información electrónica de compra y ventas mensualmente, con plazo hasta el último día del mes siguiente al que está declarando, haya tenido o no movimiento de compra y/o venta. En caso que no haya documentos para informar, enviará su IECV sin movimientos.

2.4. Usuarios del sistema En este caso los usuarios se clasifican de la siguiente manera: Un Representante Legal utilizando un certificado digital, designa al Usuario- Administrador que tiene todos los privilegios, incluso administrar Usuarios. Un Usuario Administrador designa a Signatarios o Firmantes que podrán realizar las siguientes tareas: Solicitar folios. Anular documentos. Firmar documentos. Enviar documentos. O una combinación de los puntos anteriores. 3. REVOCAR SUSCRIPCIÓN AL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 3.1. Formas de desafiliación al sistema El contribuyente puede desafiliarse del sistema, por: Acción del contribuyente El contribuyente solicita desafiliación mediante Formulario N 2117, siempre y cuando no se hayan cumplido los plazos para incorporarse de manera obligatoria según lo establece la Ley 20.727 del 2014. El contribuyente debe estar al día con su envío de IECV. El SII debe proceder con la solicitud según lo establecido en el Oficio Circular N 26 del 11 de noviembre del 2009. El SII tiene 30 días hábiles para pronunciarse al respecto. Si se extiende en este plazo, se entenderá aceptada la solicitud en los términos planteados por el contribuyente.

Acción del SII El SII se reserva el derecho de suspender la autorización para operar en el Sistema de Facturación Electrónica, en los casos que: No se cumplan las obligaciones de Res Ex N 45 / 2003. Si en un año no se generan en forma permanente DTEs. Además, en el caso de la obligatoriedad de la emisión de DTEs según lo establecido en la Ley N 20.727, el SII dictará de oficio la(s) Resolución(es) que exceptúen a los contribuyentes que: Se encuentren domiciliados en un lugar sin cobertura de datos móviles o fijos de operadores de telecomunicaciones con infraestructura, según información del organismo técnico respectivo. Se encuentren domiciliados en un lugar sin acceso a energía eléctrica, según información del organismo técnico respectivo. Se encuentren domiciliados en un sector decretado zona de catástrofe según la Ley N 16.282 o cuando se decrete zona de catástrofe por terremoto o inundación. En todos estos casos el SII publicará la fecha de desautorización en el Diario Oficial. Se puede encontrar mayor información en la Resolución Ex. N 72 de 2014.