MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL CENTRO DE CAPACITACIÓN TÍTULO I. PRESENTACIÓN 1.1 Finalidad El Manual de Organización y Funciones, es un instrumento normativo de gestión administrativa interna, que describe las funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), y contempla las funciones específicas a nivel de cargos y puestos de trabajo, líneas de dependencia, autoridad, coordinación con la finalidad de: a. Proporcionar información sobre las funciones, ubicación e interrelaciones formales de los cargos dentro de la estructura general de la Institución. b. Proporcionar al personal la información formal sobre sus funciones, responsabilidades, autoridad e interrelaciones formales y evaluar el cumplimiento de su labor. c. Proporcionar información para los procesos de simplificación administrativa y operativa necesarias para la descripción de procesos y procedimientos. d. Proporcionar perfiles mínimos requeridos de los cargos o puestos, a ser evaluados durante los procesos de captación o contratación de personal para cubrir plazas vacantes presupuestadas por reemplazo de personal que ha culminado su relación laboral con la Institución por suplencia temporal de personal que se encuentre con licencia por enfermedad, maternidad y por capacitación. 1.2 Alcance El presente Manual comprende a los cargos que integran el Centro de Capacitación del SENAMHI. 1.3 Base Legal a. Ley Nº 24031 del 14.12.84, Ley del SENAMHI y Ley Nº 27188, del 25.10.99, que modifica la Ley del SENAMHI. b. Ley Nº 27860, del 18.10.02 Ley del Ministerio de Defensa y Decreto Supremo Nº 004-DE/SG, del 19.02.03 Reglamento del Ministerio de Defensa c. Decreto Supremo Nº 005-85-AE, del 26.07.85 Reglamento de la Ley del SENAMHI y el y Decreto Supremo Nº 027-DE/SG del 22.05.01 que la modifica. d. Resolución Jefatural Nº 0111-SENAMHI-JSS-ORA-2002 del 19.06.02, Reglamento de Organización y Funciones - ROF SENAMHI. 1
e. Resolución Jefatural Nº 0260-SENAMHI-JSS-ORA-2005 del 24.11.05 Reordenamiento de Cargos CAP SENAMHI- 2005. f. Directiva Nº 015 SENAMHI-JSS-AIS-ORA/04, Implementación de la Estructura de Control Interno en el Senamhi. g. Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público del 26.06.98 y Resolución de Contraloría Nº 123-2000-CG del 23.06.00 h. Resolución Jefatural N 0189 SENAMHI-JSS-OGP-2003 del 02.07.03 Plan Estratégico Institucional. i. Resolución Jefatural N 088 SENAMHI-JSS-ORA-2004 del 04.05.04 que Aprueba la Directiva N 008 SENAMHI-JSS-DTS-ORA sobre Formulación, Aprobación y Actualización de Manual de Organización y Funciones. j. Directrices de Orientación para la Enseñanza y Formación Profesional del Personal de Meteorología e Hidrología Operativa. Cuarta Edición OMM Nº 258 2003. 1.4 Tarea de la Dependencia El Centro de Capacitación es un órgano de apoyo encargado de planificar, programar, coordinar, promover y evaluar las actividades de capacitación interna y externa, nacional e internacional y de perfeccionamiento y desarrollo del personal directivo, profesional, técnico y auxiliar de la Sede Central y de los Órganos Desconcentrados del SENAMHI, 1.5 Funciones Generales de la Dependencia a. Planificar, programar, coordinar, formular y proponer a la Alta Dirección las políticas de capacitación de personal para su mayor perfeccionamiento o especialización mediante programas, cursos, pasantías y otras formas de capacitación a nivel institucional, nacional e internacional; b. Organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las acciones de capacitación, estableciendo cursos básicos, intermedios y especializados; así como, seminarios y otros eventos para el personal, de acuerdo al plan estratégico institucional; c. Proponer la suscripción de convenios con universidades y otras instituciones nacionales e internacionales para brindar servicio u obtener de ellos, capacitación y/o perfeccionamiento especializado; d. Planificar, coordinar, programar y proponer en coordinación con la Dirección respectiva a la Alta Dirección la designación del personal idóneo para su asistencia a cursos y eventos internacionales auspiciados por la OMM u otros organismos de cooperación técnica internacional; e. Promover, programar y mantener una plana docente estable con profesionales, técnicos y administrativos del Servicio que reúnan las condiciones para la enseñanza; así como, mantener una plana docente asociada a nivel nacional e internacional para la realización de eventos de capacitación a nivel de servicios; 2
f. Establecer actividades y proyectos a ser ejecutados como servicios de capacitación para la población de estudiantes universitarios y profesionales, que redunden en mejorar la imagen de la institución; g. Organizar e impartir talleres, seminarios, curso, simposio, conferencia y congreso de formación y capacitación en las diversas materias científicas y técnicas en el campo de la meteorología, hidrología, agrometeorología y ambiental que requiera el personal del Servicio. h. Preparar y difundir publicaciones técnicas y científicas para el personal del Servicio y los usuarios en ámbito de la meteorología, hidrología, agrometeorología y ambiental. i. Organizar, preparar y difundir cursos de capacitación personalizado y a distancia para la Sede Central y Direcciones Regionales en materias especializadas de competencia del Servicio. j. Incrementar y ampliar los conocimientos del personal del SENAMHI para incrementar el rendimiento laboral, la productividad y la eficiencia. k. Formular anualmente actividades y proyectos anuales de capacitación en el Plan Operativo Institucional, remitiendo oportunamente los informes de avance y cumplimiento de actividades para su respectiva evaluación. l. Cumplir otras funciones que le asigne la Alta Dirección en materia de capacitación. 1.6 Tipo de Organización El Centro de Capacitación del SENAMHI es un Órgano de Apoyo, de segundo nivel organizacional constituido orgánicamente como una dependencia integrada, con la denominación de: Centro de Capacitación TÍTULO II. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DEPENDENCIA JEFATURA DIRECCIÓN TÉCNICA CENTRO DE CAPACITACIÓN 3
TÍTULO III. N DE ORDEN CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS CARGOS ESTRUCTURALES TOTAL O P 193 DIRECTOR DEL CENTRO DE 1 1 0 CAPACITACIÓN 194 DIRECTOR DE SISTEMA 1 0 1 ADMINISTRATIVO I 195 ESPECIALISTA EN CAPACITACIÓN 1 0 1 196 TÉCNICO EN CAPACITACION Y 1 1 0 DISFUDION II 197 AISTENTE EN CAPACITACION 1 0 1 198 SECRETARIA III 1 1 0 TITULO IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS 4.1 CARGO : Director del Centro de Capacitación a. Código : 331E06-193 b. Función Principal del Cargo: El Director del Centro de Capacitación tiene como función principal planificar, programar, coordinar, promover y evaluar las actividades de capacitación interna y externa, nacional e internacional y de perfeccionamiento y desarrollo del personal directivo, profesional, técnico y auxiliar de la Sede Central y de los Órganos Desconcentrados del SENAMHI. c. Funciones Específicas del Cargo: 1) Asistir, asesorar y proponer a la Alta Dirección del SENAMHI, los lineamientos, política y estrategia de los programas de capacitación con Directrices de Orientación para la Enseñanza y Formación Profesional del Personal de Meteorología, Hidrología, Agrometeorología y Ambiental de acuerdo a la nueva clasificación del personal profesional y técnico de la Organización Meteorológica Mundial OMM. 2) Planificar, organizar, programar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de capacitación, entrenamiento y perfeccionamiento del personal del servicio. 4
3) Participar en la formulación de Políticas Institucionales y en el Plan Estratégico de mediano y largo plazo en el ámbito de su competencia. 4) Evaluar las actividades del Centro de Capacitación a su cargo y las actividades de capacitación de las Direcciones Regionales, determinando las medidas correctivas para el buen funcionamiento de las mismas. 5) Asesorar a la Alta Dirección y a las dependencias del Servicio que lo requieran en asuntos de su especialidad. 6) Coordinar y controlar la aplicación de normas técnicas y dispositivos legales vigentes referentes al sistema de capacitación. 7) Emitir opinión técnica sobre normas y dispositivos legales correspondientes al sistema de capacitación en el ámbito de su competencia. 8) Coordinar la realización de eventos como congresos, conferencias, simposios, cursos, seminarios y talleres a nivel institucional, nacional e internacional en materias científicas y técnicas de la meteorología, hidrología, agrometeorología y ambiental, para los sectores productivos, centros universitarios y comunidad en general, a fin de ser institucionalmente competitivos y sostenibles. 9) Expedir diplomas, certificados y constancias al personal que participe o asista como expositor y asistente a los eventos de capacitación (congreso, conferencia, simposio, curso seminario y taller) que organice el SENAMHI. 10) Formular y proponer las bases técnicas de los convenios de cooperación de capacitación y perfeccionamiento del personal del Servicio, para la suscripción con universidades y otras instituciones públicas o privadas nacionales e internacionales. 11) Dirigir, supervisar y coordinar con las Direcciones respectivas las prácticas pre-profesionales y de extensión profesional o técnica que se efectúen en el Servicio. 12) Representar al SENAMHI en comisiones multisectoriales y/o eventos nacionales en áreas de su competencia. 13) Cumplir otras funciones que le asigne la Alta Dirección, en materia de su competencia. d. Línea de Autoridad y Responsabilidad: 1) El Director del Centro de Capacitación, depende directamente del Director técnico del SENAMHI. 2) Ejerce autoridad directa sobre el personal de la oficina a su cargo. 5
3) Es responsable de la documentación que suscribe y de la que origina para la firma de la Alta Dirección que corresponda a su competencia. 4) Coordina internamente con las Direcciones y Oficinas del SENAMHI en el ámbito de su responsabilidad. 5) Coordina externamente con las universidades públicas y privadas e instituciones nacionales e internacionales que proporcionan formación profesional técnica-científica y administrativa para el personal de la Sede Central y Direcciones Regionales del SENAMHI. e. Requisitos Mínimos del Cargo: 1) Título profesional universitario Ingeniero Meteorólogo, Agrícola, Ambiental o Licenciado en Educación. 2) Curso de post-grado de Gestión o Dirección Educativa ó Especialización en Ciencias Atmosféricas. 3) Experiencia de tres años como mínimo en la conducción de programas académicos. 4) Capacitación acreditada en sistema operativos de computación entorno Windows, Word, Excel y Power Point. 5) Acreditación de conocimiento de Inglés nivel avanzado. 4.2 CARGO : Director de Sistema Administrativo I a. Código : 331E06-194 b. Función Principal del Cargo: Coordinar, formular, ejecutar y apoyar en la formulación de lineamientos de políticas de formación y capacitación del personal del servicio, suscripción de convenios marco y específicos de capacitación y perfeccionamiento del personal con universidades publicas y privadas; y apoyar en la realización de prácticas pre-profesionales, ejecución y coordinación de congresos, conferencias, simposios, seminarios, cursos, talleres y otros eventos que se realice en el SENAMHI. c. Funciones Específicas del Cargo 1) Revisar y formular políticas de capacitación y formación profesional en asuntos especializados en las áreas de meteorología e hidrología y ciencias conexas para garantizar el relevo generacional del personal del Servicio. 6
2) Revisar y formular los contenidos de capacitación sobre el Programa de Enseñanza y Formación Profesional (PEFP) de la OMM para las dependencias del Servicio. 3) Apoyar en el planeamiento y organización de programas y acciones de capacitación o trabajos de investigación aplicada en el campo de la meteorología, hidrología, agrometeorología y ambiental, para adaptar los avances científicos y las nuevas tecnologías a nuestra realidad. 4) Asistir al Director del Centro de Capacitación en la formulación, ejecución, evaluación y seguimiento de los planes de capacitación de carácter institucional. 5) Desarrollar y proponer estudios, planes y programas de capacitación y formación especializada en el campo de la meteorología, hidrología, agrometeorología y ambiental orientando a los sectores de la producción y economía del país. 6) Participar en conferencias, seminarios y reuniones multisectoriales de carácter docente, que le asigne el Director de la dependencia. 7) Representar al Centro de capacitación en comisiones multisectoriales y/o eventos nacionales en asuntos relacionados con su especialidad por encargo del Director del Centro de Capacitación. 8) Formular y proponer bases técnicas para la suscripción de convenios de cooperación con universidades publicas o privadas y otras instituciones nacionales, extranjeras e internacionales para la capacitación y perfeccionamiento del personal del servicio. 9) Apoyar en la dirección, supervisión y coordinación de prácticas preprofesionales de universidades e institutos superiores publicas o privadas nacionales y extranjeros. 10) Cumplir otras funciones que le asigne el Director del Centro de Capacitación, en el ámbito de su competencia. d. Línea de Autoridad y Responsabilidad 1) Depende directamente del Director del Centro de Capacitación. 2) Ejerce autoridad sobre el personal de la oficina que le asigne el Director. 3) Es responsable de la información que entrega y/o firma. 4) Realiza coordinaciones internamente con las Direcciones y Oficinas del SENAMHI en el ámbito de su responsabilidad con la autorización del Director. 7
5) Realiza coordinación por disposición del Director, con las universidades públicas y privadas e instituciones públicas nacionales e internacionales que proporcionen formación profesional técnica-científica y administrativa para el personal de la Sede Central y Direcciones Regionales del SENAMHI. e. Requisitos Mínimos del Cargo 1) Título profesional universitario de Ingeniero Meteorólogo, Agrícola, Ambiental o Licenciado en Educación 2) Curso de post-grado de Gestión o Dirección Educativa ó Especialización en Ciencias Atmosféricas. 3) Experiencia en la conducción de programas técnico administrativos relacionados al área de capacitación. 4) Capacitación especializada en el área de Meteorología. 5) Capacitación acreditada en sistema operativos de computación entorno Windows, Word, Excel y Power Point. 6) Acreditación de conocimiento de Inglés nivel intermedio. 4.3 CARGO : Especialista en Capacitación a. Código : 331E06-195 b. Función Principal del Cargo: Realizar estudios de determinación de necesidades de capacitación del personal; efectuar evaluaciones y seguimiento de las acciones de capacitación; mantener el control de la certificación; analizar y adecuar normas, métodos y técnicas innovadoras de capacitación; y preparar publicaciones técnicas para la capacitación del personal en el ámbito de la meteorología, hidrología, agrometeorología y ambiental. c. Funciones Específicas del Cargo 1) Formular planes y programas de capacitación y de formación de personal. 2) Estudiar, analizar e informar sobre trabajos de investigación, normas, métodos y técnicas a ser aplicadas en las acciones de capacitación. 3) Apoyar en la dirección, supervisión, programación y evaluación de cursos especializados organizados por el servicio. 4) Analizar y preparar publicaciones técnicas científicas para el personal del servicio. 8
5) Revisar informes y recomendaciones sobre las actividades de formación y capacitación, organizadas por el SENAMHI y Copatrocinadas o asistidas por diversas instituciones, nacionales, extranjeras o internacionales. 6) Apoyar en la coordinación y supervisión de exámenes de selección y evaluación de participantes a cursos, seminarios y talleres y otros eventos organizados por el servicio. 7) Desarrollar el dictado de clases en cursos de su especialización. 8) Formular estudios sobre cursos de capacitación técnica y científica para modalidades presénciales, a distancia y formación individualizada. 9) Participar de acuerdo a su especialidad en la formación de instructores de capacitación especializada que requiera el Servicio. 10) Coordinar y supervisar al personal docente encargado del dictado de cursos o asignaturas programadas en los eventos de capacitación. 11) Desarrollar otras funciones que le asigne el Director del Centro de Capacitación. d. Línea de Autoridad y Responsabilidad 1) Depende directamente del Director del Centro de Capacitación. 2) Ejerce autoridad sobre el personal de la oficina que le asigne el Director. 3) Es responsable de la información que entrega y/o firma. 4) Realiza coordinaciones internamente con las Direcciones y Oficinas del SENAMHI en el ámbito de su responsabilidad con la autorización del Director. 5) Realiza coordinación por disposición del Director, con las universidades públicas y privadas para firmas de convenios marcos y específicos de formación y capacitación de los trabajadores del SENAMHI. e. Requisitos Mínimos del Cargo 1) Título profesional universitario de Ingeniero Meteorólogo, Agrícola, Ambiental o Licenciado en Educación. 2) Curso de post-grado de Gestión o Dirección Educativa ó especialización en Ciencias Atmosféricas 3) Experiencia en la conducción de programas técnico administrativos relacionados al área de capacitación. 9
4) Capacitación especializada en el área de Meteorología. 5) Capacitación acreditada en sistema operativos de computación entorno Windows, Word, Excel y Power Point. 6) Acreditación de conocimiento de Inglés nivel intermedio. 4.4 CARGO : Técnico en Capacitación y Difusión II a. Código : 331E06-196 b. Función Principal del Cargo: Apoyar en la ejecución de las actividades de enseñanza y formación profesional programados y preparar diplomas, certificados y constancias al personal asistente a eventos de capacitación, en la Sede Central y Direcciones Regionales. c. Funciones Específicas del Cargo 1) Apoyar en la Sede Central y Direcciones Regionales a elaborar proyecto de capacitación y formación de personal. 2) Apoyar en el análisis de la problemática existente en materia de capacitación de personal para proponer proyectos de capacitación. 3) Apoyar en la elaboración de normas sobre capacitación y formación de personal. 4) Seleccionar y/o elaborar las necesidades de material didáctico para las acciones de capacitación del personal. 5) Participar en la difusión de publicaciones didácticas para el personal del servicio. 6) Apoyar en la sistematización de experiencias sobre capacitación y formación que se desarrollen en el SENAMHI. 7) Determinar las necesidades de material didáctico para las acciones de capacitación. 8) Colaborar en la preparación de publicaciones didácticas para el personal de servicio. 9) Apoyar y participar en la aplicación de encuestas para determinar las necesidades de capacitación y formación. 10) Elaborar la programación de horarios y asignaturas a dictarse en el Servicio, para aprobación del Director. 10
11) Coordinar y ejecutar acciones de capacitación organizadas por el servicio. 12) Apoyar el dictado de charlas y conferencias sobre temas variados. 13) Apoyar y participar en la elaboración de normas sobre capacitación. 14) Desarrollar otras funciones que le asigne el Director del Centro de Capacitación. d. Línea de Autoridad y Responsabilidad 1) Depende directamente del Director del Centro de Capacitación. 2) Mantiene comunicación y coordinación permanente con el Director, establece coordinaciones internas con el personal profesional y técnico de la Oficina, coordina y establece canales de comunicación con las otras Direcciones del SENAMHI, con respecto a la capacitación del personal profesional y técnico. e. Requisitos Mínimos del Cargo 1) Estudios universitarios concluidos en Educación o especialidad afín, que incluyan materias relacionadas con la especialidad o poseer una combinación equivalente de formación y experiencia. 2) Experiencia en el área de capacitación de dos años como mínimo. 3) Dominio de sistemas operativos de computación con acreditación de entorno Windows, Word, Excel y Power Point. 4.4 CARGO : Asistente en Capacitación a. Código : 331E06-197 b. Función Principal del Cargo: Apoyar en la coordinación y formulación de requerimientos de la plana docente, ejecución de programas de capacitación, preparación de diplomas, certificados y constancias al personal asistente a eventos de capacitación y formación de instructores en el ámbito hidrometeorológico o ambiental c. Funciones Específicas del Cargo 1) Apoyar en la Sede Central y Direcciones Regionales la realización de estudios de investigación sobre formación y capacitación de personal. 2) Colaborar en el desarrollo y ejecución de planes y programas para el dictado de asignaturas. 11
3) Seleccionar y/o elaborar las necesidades de material didáctico para las acciones de capacitación del personal y preparar material audiovisual para el dictado de clases. 4) Apoyar con la logística necesaria para el dictado de charlas y conferencias que programe el SENAMHI. 5) Integrar el jurado de selección de participantes a cursos, seminarios y talleres y otros eventos que organice el servicio. 6) Dictar clases en diferentes asignaturas. 7) Evaluar el rendimiento de los participantes. 8) Desarrollar otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo del Centro de Capacitación. d. Línea de Autoridad y Responsabilidad Depende directamente del Director del Centro de Capacitación y es responsable de emitir las opiniones, informes y evaluaciones solicitadas en forma oportuna. e. Requisitos Mínimos del Cargo 1) Grado Académico de Bachiller Universitario o Título de Instituto Superior Tecnológico, con estudios no menores de 06 semestres académicos en Educación. 2) Experiencia en labores de especialidad. 3) Capacitación especializada en el área. 4) Dominio de sistemas operativos de computación con acreditación de entorno Windows, Word, Excel y Power Point. 4.6 CARGO : Secretaria III a. Código : 331E06-198 b. Función Principal del Cargo: Brindar apoyo secretarial y documental a la Oficina del Centro de Capacitación del SENAMHI, para contribuir al logro de los objetivos funcionales y el desarrollo de las actividades programadas. c. Funciones Específicas del Cargo 1) Recepcionar, analizar, clasificar, registrar, distribuir, archivar y sistematizar la documentación clasificada del Centro de Capacitación. 12
2) Tomar notas de diversos asuntos en reuniones y/o comisiones especiales y realizar trabajos variados que se requiera en el Centro de Capacitación. 3) Redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones generales. 4) Preparar y ordenar la documentación para reuniones del Director y personal de la dependencia. 5) Recibir solicitudes de audiencias y preparar la agenda respectiva del Director. 6) Recibir, realizar y atender las llamadas telefónicas, concertando las citas del Director. 7) Llevar el archivo de la documentación clasificada de la Oficina. 8) Mantener la existencia de útiles de la Oficina y encargarse de su distribución. 9) Orientar a los usuarios y a los servidores del Servicio sobre consultas y gestiones por realizar. 10) Llevar el control del inventario de bienes de la Oficina. 11) Desarrollar otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo del Centro. d. Línea de Autoridad y Responsabilidad 1) Depende directamente del Director del Centro de Capacitación. 2) Mantiene comunicación y coordinación permanente con la Secretaria General del Servicio, con el personal de tramite documentario, personal técnico y de apoyo del SENAMHI y otros que disponga el Director del centro de Capacitación. e. Requisitos Mínimos del Cargo 1) Título de Secretaria Ejecutivo o Certificado de Estudios Secretariales concluidos, no menores de un (01) año. 2) Experiencia en la interpretación de idioma (s) requeridos. 3) Experiencia de dos años en labores secretariales o administrativas. 4) Capacitación en sistemas operativos de computación entorno Windows, Word, Excel, Power Point. 13