Gestión del alcance del proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje Comprender los elementos que hacen importante una buena gestión del alcance del proyecto Explicar el proceso de planificación del alcance y describir el contenido de un plan de gestión del alcance de la aplicación Describir el proceso de desarrollo de la declaración del alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la declaración sobre el alcance preliminar Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo que implica construir una estructura de desglose del trabajo usando la analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba, y enfoques de mapas mentales
Objetivos de Aprendizaje (continúa) Explicar la importancia de la verificación del alcance y como se relaciona con la definición y control del alcance. Entender la importancia del control del alcance para prevenir los problemas relacionados con el alcance en proyectos de TI Describir como el software puede ayudar en la gestión del alcance del proyecto
Qué es la gestión del alcance del proyecto? El alcance se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el proceso utilizado para crearlos Un entregable es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de planeación, o actas de reunión La gestión del alcance del proyecto incluye el proceso involucrado en definir y controlar que esta o no incluido en un proyecto.
Procesos de la gestión del alcance del proyecto Recopilar Requisitos: Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance. Definir el alcance: Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadas Crear la EDT: Subdivide el proyecto en componentes más pequeños y manejables Verificar el alcance: Se formaliza la aceptación del alcance del proyecto Controlar del alcance: Se controlan los cambios sobre el alcance del proyecto
Resumen de la gestión del alcance del proyecto Planificación Proceso: Recopilar Requisitos Salida: Documentación de Requisitos, Plan de Gestión de Requisitos, Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Proceso: Salida: Proceso: Salida: Definir el alcance Declaración del alcance del proyecto, actualizaciones a los documentos del Proyecto Crear la EDT EDT, diccionario de la EDT, línea base del alcance, actualizaciones a los documentos del Proyecto Seguimiento y control Proceso: Verificar el alcance Salidas: Entregables aceptados, Solicitudes aceptadas, actualizaciones a los documentos del Proyecto Proceso: Controlar el alcance Salida: Mediciones del Desempeño del Trabajo, Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización, Solicitudes de Cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Inicio del proyecto Terminación del Proyecto
Recopilar requisitos Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
Recopilar Requisitos Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Registro de Interesados Herramientas y técnicas 1. Entrevistas 2. Grupos de Opinión 3. Talleres Facilitados 4. Técnicas Grupales de Creatividad 5. Técnicas Grupales de Toma de Decisiones 6. Cuestionarios y Encuestas 7. Observaciones 8. Prototipos Salidas 1. Documentación de Requisitos 2. Plan de Gestión de Requisitos 3. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Definir el Alcance del Proyecto Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro y específico
Definir el Alcance Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Análisis del Producto 3. Identificación de Alternativas 4. Talleres Facilitados Salidas 1. Declaración del Alcance del Proyecto 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
EDT Una EDT es una agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyecto La EDT es un documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto descomposición es la subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más manejables Un paquete de trabajo es una tarea en el nivel más bajo de la EDT
Ejemplo de la EDT de una intranet organizada por producto Intranet Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas Mapa del sitio Textos Textos Textos Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes Programas Links Links Links
Ejemplo de la EDT
Ejemplo de la EDT organizada por fases
Ejemplo de la EDT de una intranet organizada por fases Nivel 0 Proyecto de intranet Nivel 1 Concepto Diseño del sitio Desarrollo del sitio Despliegue del sitio Soporte Nivel 2 Evaluar los Sistemas actuales Definir requerimientos Definir funcionalidad específica Definir El riesgo y Enfoque de Gestión de riesgos Desarrollar El plan Del proyecto Equipo de Desarrollo Web Breve Nivel 3 Definir los Requerimientos de Los usuarios Definir los Requerimientos de contenido Definir los Requerimientos de sistema Definir los Requerimientos de Servidor propietario
Ejemplo EDT basada en entregables
Ejemplo de EDT en forma tabular 1.0 Concepto 1.1 Evaluar los sistemas actuales 1.2 Definir Requerimientos 1.2.1 Definir requerimientos de usuario 1.2.2 Definir requerimientos de contenido 1.2.3 Definir requerimientos de sistema 1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario 1.3 Definir funcionalidad específica 1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo 1.5 Desarrollar el plan de desarrollo 1.6 Equipo de trabajo 2.0 Diseño del sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Entrega 5.0 Soporte
Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project EDT cronograma
Diagrama de Gantt Organizado por grupos de procesos de la gestión del proyecto EDT cronograma
Ejemplo: tareas para la EDT 3.0 Ejecución 3.1 Encuesta 3.2 Entradas de usuario 3.3 Contenido de la intranet 3.3.1 Plantillas y herramientas 3.3.2 Artículos 3.3.3 Links 3.3.4 Pregunte al experto 3.3.5 Función de solicitudes del usuario 3.4 Diseño de la intranet 3.5 Construcción de la intranet 3.6 Pruebas del sitio 3.7 Promoción del sitio 3.8 Entrega del sitio 3.9 Medición de los beneficios del proyecto
Enfoques para el desarrollo de EDTs Usando líneas base: algunas organizaciones, como el Departamento de Defensa, proporcionan líneas base para la preparación de EDTs El enfoque analogía: Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos a su proyecto El enfoque arriba - abajo: comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños El enfoque abajo - arriba: empezar con las tareas más específicas hacia las más generales enfoque de mapa mental: los mapas mentales son una técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas
Ejemplo de mapa mental enfocado en la creación de la EDT Proyecto de actualización de TI
EDT en forma gráfica Proyecto de actualización de TI Gestión del proyecto Actualizar inventario Adquirir hardware y software Instalar hardware y software Realizar el inventario físico Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario Edificio A Edificio B Edificio C Portátiles PCs
Diccionario de la EDT y línea base del Alcance Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea Un diccionario de EDT es un documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT La declaración del alcance del proyecto aprobada y su EDT y diccionario de EDT Forman la línea base de alcance, que se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.
Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT* Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de el Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en el La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT(continúa)* Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado que el contenido del trabajo del proyecto este de acuerdo con la declaración del alcance *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
Crear la EDT Entradas 1. Declaración del Alcance del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Descomposición Salidas 1. EDT 2. Diccionario de la EDT 3. Línea Base del Alcance 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Verificar el alcance Es muy difícil crear una buena declaración del alcance y una EDT para un proyecto Es aún más difícil de verificar el alcance del proyecto y reducir al mínimo los cambios del alcance La verificación del alcance implica la aceptación formal del alcance del proyecto por parte de los clientes o interesados del proyecto La aceptación se realiza generalmente mediante una inspección de los Interesados y posteriormente firmar sobre los entregables clave del proyecto
Verificar el Alcance Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos 4. Entregables Validados Herramientas y técnicas 1. Inspección Salidas 1. Entregables Aceptados 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Controlar el alcance El control del alcance consiste en controlar los cambios sobre el alcance del proyecto Los objetivos de control del alcance son: Influenciar sobre los factores que causan cambios en el alcance Asegurar que los cambios se procesan de acuerdo a los procedimientos desarrollados en el marco del control integrado de cambios Administrar los cambios cuando se producen Varianza es la diferencia entre el rendimiento previsto y real
Buenas prácticas para evitar problemas en el alcance 1. Mantener el alcance realista: no hacer proyectos tan grandes que no se pueden completar, dividir los proyectos grandes en una serie de proyectos pequeños 2. Involucrar a los usuarios en la gestión de alcance del proyecto: Asignar usuarios clave al equipo del proyecto y darles la propiedad de definir requerimientos de verificar el alcance 3. Usar hardware y el software normal (de estanteria) siempre que sea posible: Muchas personas de TI disfrutan utilizando la última y mejor tecnología, pero las necesidades del negocio, y no las tendencias tecnológicas, debe ser prioridad. 4. Seguir los procesos de la buena gestión de proyectos: Como se describe en este capítulo y en otros, están bien definidos los procesos de la gestión de alcance del proyecto y otros aspectos de los proyectos
Sugerencias para mejorar la entrada de usuario Desarrollar un buen proceso de selección de proyectos, e insistir en que los patrocinadores sean de la organización de los usuarios Disponer usuarios en el equipo del proyecto roles importantes Tener reuniones periódicas con agendas definidas, y que los usuarios firmen los entregable presentados en las reuniones Entregar algo a los usuarios y los patrocinadores de forma regular No prometer la entrega cuando se sabe que no se puede cumplir Co-localizar a los usuarios con los desarrolladores
Sugerencias para reducir los requisitos incompletos y Cambiantes Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos, el modelado de casos de uso, y para obtener una mayor participación de los usuarios Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar los requerimientos
Sugerencias para reducir los requisitos incompletos y Cambiantes (continúa) Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más importante Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras
Controlar el Alcance Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Información sobre el Desempeño del Trabajo 3. Documentación de Requisitos 4. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de Variación Salidas 1. Mediciones del Desempeño del Trabajo 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 3. Solicitudes de Cambio 4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Software útil en la gestión del alcance Los procesadores de palabras ayudan en la creación de documentos relacionados con el alcance del proyecto Hojas de cálculo para realizar cálculos financieros y modelos de calificación, y el desarrollo de cuadros y gráficos El software de comunicación como el correo electrónico y la Web ayuda a comunicar sobre el alcance El software de gestión de proyectos ayuda en la creación de la EDT, la base de tareas en un diagrama de Gantt El software especializado está disponible para ayudar en la gestión del alcance del proyecto
Resumen del capítulo La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que se realice el trabajo requerido, solo el requerido, para conseguir el éxito del proyecto Procesos principales: Recopilar Requisitos Definir el alcance Crear la EDT Verificar el alcance Controlar del alcance