CODIGO: -PLAN-004-05 VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO AREA DE PLANIFICACION TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - Aprobado por: Oficina de Planificación y Presupuesto VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 2/15 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para elaborar y gestionar la aprobación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) del INDECI, de acuerdo a las normas vigentes que la rigen. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Oficina de Planificación y Presupuesto, y en todas las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI. Describe las actividades desde la Elaboración del Anteproyecto del Cuadro para Asignación de Personal (CAP), hasta su publicación en la Página Web del INDECI, del Cuadro para Asignación de Personal - CAP aprobado por la Presidencia del Consejo de Ministros. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo N 043-2004-PCM, que aprueba los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Cuadro para Asignación de Personal CAP, del 18JUN04. 3.2. Decreto Supremo N 002-83-PCM, que aprueba la Directiva N 004-82-INAP/DNR Normas para la Formulación, Aprobación, Revisión y Modificación del Cuadro para la Asignación de Personal, del 31ENE83. 3.3. Resolución Jefatural N 109-95-INAP-DNR, que aprueba la Directiva N 002-95-INAP/DNR Lineamientos Técnicos para Formular los Documentos de Gestión en un Marco de Modernización Administrativa, del 23JUL95. 3.4. Resolución Jefatural N 246-91-INAP/DNR, que aprueba el Manual Normativo de Clasificación de Cargos de la Administración Pública, del 03MAY91. 3.5. Decreto Ley Nº 19338, Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nos 442, 735, 905, Ley Nº 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000. 3.6. Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº 058-2001-PCM. 3.7. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM, del 06ENE03. 3.8. Ley N 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, del 03AGO02. 3.9. Ley Nº 28427 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005, del 20DIC04.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 3/15 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Reglamento de Organización y Funciones de la Institución (vigente). 4.2. Manual Normativo de Clasificación de Cargos de la Administración Pública (Vigente). 4.3. Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Oficina de Planificación y Presupuesto. 5.2. Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI, involucrados. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El Cuadro para Asignación de Personal (CAP) es elaborado tomando como base el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y la clasificación de cargos institucional que se encuentren vigentes. 6.2. Las Entidades de Administración Pública deberán de modificar el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) en los siguientes casos: a. Cuando la Entidad haya sufrido cambios en su ROF, que conlleven cambios en sus funciones o en su estructura organizacional o por motivos de una acción de racionalización o mejoramiento de sus procesos. b. Por motivo de reestructuración o reorganización aprobados conforme a la normativa vigente. c. Por motivo de un reordenamiento de cargos que conlleve a una afectación de su Presupuesto Analítico de Personal (PAP). 6.3. Para la elaboración del Cuadro de Asignación de Personal (CAP), se debe considerar lo siguiente: a Las unidades orgánicas y/u órganos que se desagregan en el CAP, deben de estar especificadas en forma clara y precisa, las mismas que tendrán asignadas un conjunto de cargos debidamente diferenciados y que respondan en forma racional a las necesidades reales de la Entidad. b Se emplearán las denominaciones de los cargos clasificados y sus respectivos códigos aprobados en el Manual Normativo de Clasificación de Cargos de la Administración Publica. c El CAP deberá de ser elaborado empleando los formatos que corresponden al diseño e instrucciones que son publicadas en la Página Web de la Presidencia del Consejo de Ministros www.pcm.gob.pe, según Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM. 6.4. La cobertura de Plazas deberá efectuarse necesariamente conforme a las disposiciones contenidas en las Leyes Anuales de Presupuesto para el Sector Público Nacional y en coordinación con el Ministerio de Economía y Finanzas.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 4/15 6.5. El reordenamiento de cargos contenidos en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP), que se genere por la eliminación o creación de cargos, que no incidan en un incremento del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) del INDECI, no requerirá de un nuevo proceso de aprobación del CAP del INDECI. El reordenamiento de los cargos podrán aprobarse mediante Resolución del Titular de la Entidad, previo informe de la Oficina de Planificación y Presupuesto, de acuerdo a la normativa vigente. 6.6. La publicación en la Página Web del INDECI debe realizarse dentro de los 03 (tres) días calendarios siguientes a la fecha de publicación en el Diario Oficial, de acuerdo a la normativa vigente. 7. SIGLAS 7.1. CAP: Cuadro para Asignación de Personal. 7.2. DNPP: Dirección Nacional del Presupuesto Público del MEF. 7.3. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil. 7.4. MEF: Ministerio de Economía y Finanzas. 7.5. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica. 7.6. : Oficina de Planeamiento y Presupuesto. 7.7. PCM: Presidencia del Consejo de Ministros. 7.8. ROF: Reglamento de Organización y Funciones. 7.9. SGII: Secretaría general e Imagen Institucional. 7.10. UII: Unidad de Imagen Institucional de la SGII. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Cargo: Es el elemento básico de una Organización. Se deriva de la clasificación prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que amerita el cumplimiento de requisitos y clasificaciones para su cobertura. 8.2. Cuadro para Asignación de Personal (CAP): Documento de Gestión Institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Entidad, sobre la base de su Estructura Orgánica vigente prevista en su ROF. 8.3. Entidad: Colectividad considerada como unidad. Especialmente, cualquier institución, corporación, compañía, etc., tomada como persona jurídica. 8.4. Estructura Orgánica: Es un conjunto de órganos interrelacionados racionalmente entre si para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relación a objetivos derivados de la finalidad asignada a la Entidad. 8.5. Nivel Jerárquico: Refleja la dependencia jerárquica de los cargos dentro de la estructura orgánica de la Entidad. 8.6. Nivel Organizacional: Es la categoría dentro de la estructura orgánica de la Entidad que refleja la dependencia entre los órganos o unidades orgánicas acorde con sus funciones y atribuciones.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 5/15 8.7. Plaza: Es la dotación presupuestal que se considera para las remuneraciones de personal permanente o eventual. La plaza debidamente prevista en el presupuesto institucional permite habilitar los cargos contemplados en el CAP. Las plazas se encuentran consideradas en el Presupuesto Analítico de Personal PAP. 8.8. Pliego Presupuestario: Son las entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto. 8.9. Presupuesto Analítico de Personal (PAP): Documento de gestión que considera las plazas y el presupuesto para los servicios especificaos del personal permanente y eventual en función de la disponibilidad presupuestal. 8.10. Reglamento de Organización y Funciones (ROF): Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades. 8.11. Titular de la Entidad: Es la más alta autoridad ejecutiva de una Entidad. 8.12. Unidad Orgánica: Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la Entidad.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 6/15 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA UO / OD RESPONSABLE Especialista en Planificación DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Evalúa, junto con le de la, el ROF y el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) vigente, de la Institución. No existe modificación en el ROF Fin de proceso. Existe modificación en el ROF Los que conllevan a cambios en sus funciones y/o en su estructura orgánica o por motivos de una acción de racionalización, mejoramiento de procesos o por motivos de reestructuración o reorganización aprobados conforme a la normatividad vigente. Elaboración del Anteproyecto del CAP Especialista en Planificación Director / Especialista en Planificación 2. Coordina con los Directores y/o s de las Unidades Orgánicas y/u Organos Desconcentrados involucrados, aspectos relacionados a la elaboración del Anteproyecto del CAP. En especial con la Unidad de Personal de la Oficina Administración. 2. Coordina con el Especialista en Planificación de la, aspectos relacionados a la elaboración del Anteproyecto del CAP. 3. Elabora el Anteproyecto del CAP, el que servirá como documento preliminar para la elaboración del Proyecto del CAP de la Institución; el mismo que contendrá a los responsables, actividades, alcance, plazos, acciones de orientación que se requieran a fin de obtener los resultados previstos. 4. Elabora memorándum para remitir el Anteproyecto a las Unidades Orgánicas y/u Organos Desconcentrados involucrados; comunicándose además los lineamientos y el cronograma para reuniones de coordinación. 5. Eleva al los documentos (memorandum y Anteproyecto del CAP), y coordina la conformidad y firma del memorándum. De ser conforme los documentos elaborados, espera reunión de coordinación con las Unidades Orgánicas y/u Organos Desconcentrados involucrados. Continúa en la actividad 12. 5. Recepciona y revisa los documentos con los lineamientos y el cronograma para reuniones de coordinación. No es conforme 6. Observa documentos y devuelve al Especialista en Planificación para su corrección debida. Regresar a la actividad 3.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 7/15 SGII UO / OD UO / OD Secretaría General Director / Es conforme 7. Da conformidad a través de firma a los documentos y deriva a la. 8. Recepciona los documentos (memorándum y Anteproyecto del CAP), registra su salida y envía los documentos. No es para una DRDC Continúa en la actividad 9. Es para una DRDC Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de los documentos por parte de la Dirección Regional Defensa Civil correspondiente. Continúa en la actividad 9. 9. Recepciona los documentos (memorándum y Anteproyecto del CAP). 10. Analiza Anteproyecto del CAP, en lo correspondiente a su dependencia. Espera la reunión de coordinación con la. Reunión de Coordinación para Elaborar Proyecto del CAP Director / Especialista en Planificación 11. Coordina, con el Especialista en Planificación de la, la conformidad u observación del Anteproyecto del CAP. 11. Coordina conformidad del Anteproyecto del CAP con las Unidades Orgánicas y/u Organos Desconcentrados involucrados. No es conforme el Anteproyecto del CAP 12. Absuelve observación(es) realizada(s) al Anteproyecto del CAP, por el de Unidades Orgánicas y/u Organos Desconcentrados. Ir a la actividad 3. Es conforme el Anteproyecto del CAP 13. Consolida la información del Anteproyecto del CAP, que fuera coordinada con las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados involucrados; las que se emplearán para la Elaboración del Proyecto del CAP. 14. Elabora el Proyecto del Cuadro para Asignación de Personal. Ver el numeral 6 de Consideraciones del presente documento. 15. Elabora Informe Técnico de justificación, indicando los cargos que han sido objeto de creación o variación y contemplando la documentación de sustento necesaria. 16. Elabora memorándum, dirigido a la OAJ, para remitir el Proyecto del CAP solicitando su opinión en asuntos de carácter legal. 17. Eleva al, los documentos (memorándum, Proyecto del CAP e Informe Técnico), y coordina su conformidad y firma de los mismos.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 8/15 OAJ Especialista en Planificación 18. Recepciona y revisa los documentos (memorándum, Proyecto del CAP e Informe Técnico). No es conforme 19. Realiza observación(es) a los documentos y envía al Especialista en Planificación, para la corrección debida. Regresar a la actividad 14. Es conforme 20. Da la conformidad a los documentos (memorándum, Proyecto del CAP e Informe Técnico), y los deriva a la. 21. Recepciona los documentos, registra su salida y envía a la OAJ, solicita firma de cargo. Se inicia el proceso de Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal, en el que la OAJ realiza la evaluación legal del Proyecto del CAP y concluye con la recepción del Informe Técnico - Legal por parte de la. De ser conforme los documentos revisados por OAJ, se procederá al visado del Proyecto de CAP en señal de conformidad. 22. Recepciona los documentos (memorándum, Proyecto del CAP, el Informe Técnico y el Legal remitido por la OAJ), firma el cargo del memorándum, registra su ingreso y eleva al. 23. Recepciona los documentos, toma conocimiento e indica a la para que derive al Especialista en Planificación responsable. 24. Recepciona los documentos, registra al Especialista en Planificación responsable al que se le entregara los documentos y los envía. 25. Recepciona los documentos (memorándum, Proyecto del CAP, el Informe Técnico y el Legal) y analiza el Informe en asuntos legales remitido por la OAJ. No es conforme el informe de opinión de la OAJ 26. Absuelve la observación(es) realizadas en el Informe remitido por la OAJ. Regresar a la actividad 14. Es conforme el informe de opinión de la OAJ 27. Elabora oficio para remitir el Proyecto del CAP del INDECI con el Informe Técnico y el Legal a la PCM, para su aprobación. 28. Eleva al, los documentos (oficio, Proyecto del CAP, el Informe Técnico y el Legal), y coordina su conformidad y el V B del oficio. 29. Recepciona los documentos (oficio, Proyecto del CAP, el Informe Técnico y el Legal), da V B al oficio y entrega a la. 30. Recepciona los documentos (oficio, Proyecto del CAP, el Informe Técnico y el Legal), registra la salida y envía a la Secretaría General para la firma del del INDECI
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 9/15 SGII Secretaría General Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, en el que el del INDECI firma los documentos correspondientes al Proyecto del CAP, y concluye con la recepción de los mismos por parte de la Presidencia del Consejo de Ministros. Aprobación del Proyecto del CAP 31. Recepciona los documentos (Oficio con el Proyecto del CAP, el Informe Técnico y el Legal). 32. Evalúa el Proyecto del Cuadro para Asignación de Personal del INDECI. No es conforme el Proyecto del CAP PCM Responsable Especialista en Planificación 33. Realiza observación(es) al Proyecto del CAP y envía al INDECI () a través de Oficio, para su corrección debida. Regresar a la actividad 14. Es conforme el Proyecto del CAP presentado 34. Aprueba el Proyecto CAP del INDECI mediante Resolución Suprema, la cual será refrendada por el Titular de la PCM (con previo informe favorable de la de Gestión Pública de la PCM), y publica en el Diario oficial El Peruano. 35. Recibe Diario Oficial El Peruano en el que se publica el CAP del INDECI (aprobado mediante Resolución Suprema) y envia al. 36. Recepciona, toma conocimiento del CAP del INDECI aprobado e indica su difusión, al Especialista en Planificación responsable, a la DNPP del MEF y a la Contraloría General de la República. 37. Recepciona y toma conocimiento de la aprobación del CAP del INDECI, el cual fue publicado en el Diario Oficial El Peruano. 38. Prepara copias de documentos (CAP aprobado, Resolución Suprema que la aprobó, Informe Técnico y el Legal, y documentos de sustento requeridos) para remitir a la DNPP del MEF y la Contraloría General de la República. 39. Elabora Oficios para remitir los documentos a la DNPP del MEF y a la Contraloría General de la República. 40. Eleva los documentos (oficios, CAP aprobado, Resolución Suprema que la aprobó, Informe Técnico y el Legal, y documentos de sustento requeridos) y coordina su conformidad y V B a los oficios. Continúa en a actividad 46. 41. Recepciona y revisa los documentos (oficios, CAP aprobado, Resolución Suprema que la aprobó, Informe Técnico y el Legal, y documentos de sustento requeridos), da V B a los oficios y deriva a la para su envío respectivo.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PLAN-004-05 PAG FECHA: 28/09/2006 10/15 SGII MEF / CGR SGII Secretaría General DNPP / Responsable 42. Recepciona los documentos (oficios, CAP aprobado, Resolución Suprema que la aprobó, Informe Técnico y el Legal, y documentos de sustento requeridos), registra la salida y envía a la Secretaría General para la firma de los oficios por el del INDECI. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de los documentos, firmados por parte del del INECI, por parte de la DNPP del MEF y de la Contraloría General de la República. 43. Recepciona los documentos (oficio, CAP aprobado, Resolución Suprema que la aprobó, Informe Técnico y el Legal, y documentos de sustento requeridos). Fin del proceso. Publicación en la Página Web del INDECI Especialista en Planificación UII 44. Coordina con la UII la publicación del CAP aprobado del INDECI, en la Página Web de la Institución. Se inicia el proceso de Publicaciones en Páginas Web, Diarios, Revistas y Otras, el que concluye con la publicación en la Página Web del INDECI del Cuadro para Asignación de Personal del INDECI. Fin del proceso.
10. DIAGRAMA DE FLUJO
INDECI SGII SECRETARIA GENERAL Especialista en Planificación UO / OD Director / Inicio 1 Evalúa el ROF y el CAP vigente 1 Evalúa el ROF y el CAP vigente Existe modificación en el ROF? Si No Fin Elaboración del Anteproyecto CAP 2 Coordina aspectos relacionados a la elaboración del Anteproyecto del CAP 2 Coordina aspectos relacionados a la elaboración del Anteproyecto del CAP b 3 Elabora Anteproyecto del CAP Antep. 4 Elabora memorándum para remitir Anteproyecto Memor. 5 Recepciona y revisa documentos 5 Eleva documentos, coordina conformidad y firma de memorándum Es conforme? Si No 6 Observa y envía Reunión de coordinación a 7 Firma memorándum y envía documento b 8 Recepciona, registra salida y envía documentos Si Es para una DRDC? No Administración del Proceso de Trámite Documentario 9 Recepciona los documentos 10 Analiza Anteproyecto del CAP, correspondiente a su dependencia Reunión de Coordinación α
INDECI Especialista en Planificación UO / OD Director / OAJ a α Reunión de Coordinación para elaborar Proyecto CAP 11 Coordina conformidad del Anteproyecto del CAP 11 Coordina, da conformidad u observa Anteproyecto del CAP Si Es conforme el Anteproyecto del CAP? No 12 Absuelve observaciones al Anteproyecto del CAP b 13 Consolida información del Anteproyecto del CAP c 14 Elabora el Proyecto del CAP Proy. 15 Elabora Informe Técnico de justificación Inf. 16 Elabora memorándum solicitando informe legal a la OAJ Mem. 18 Recepciona y revisa documentos 17 Eleva documentos, coordina la conformidad y firma Es conforme? Si No 19 Observa y devuelve c 20 Da la conformidad, firma y deriva documentos 21 Recepciona, registra salida de los documentos y envía Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal 22 Recepciona, firma cargo, registra ingreso y envía 23 Recepciona, toma conocimiento y deriva 24 Recepciona, registra al personal asignado y envía 25 Recepciona y analiza informe remitido por la OAJ β
INDECI PCM SGII SECRETARIA GENERAL Especialista en Planificación β Es conforme el No Informe de opinión de la OAJ? No26 Absuelve Si observaciones del Informe de la OAJ 27 Elabora oficios para remitir documentos a PCM c 30 Recepciona, registra salida, y envía los documentos 29 Recepciona, da VºBº al oficio y envía 28 Envía documentos, coordina conformidad y da VºBº al oficio Administración del Proceso de Trámite Documentario Aprobación del Proyecto del CAP 31 Recepciona documentos (oficio, Proyecto de CAP, Informe Técnico de Justificación y el Legal) 32 Evalúa el Proyecto del CAP Si Es conforme el Proyecto del CAP? No 33 Observa, envía c 34 Aprueba Proyecto del CAP y publica en el Diario Oficial 35 Recibe Diario Oficial con aprobación del CAP y eleva 36 Recepciona, toma conocimiento del CAP aprobado y deriva para difusión 37 Recepciona, toma conocimiento y recibe indicación de difusión 38 Prepara copia de documentos para enviar a entidades 39 Elabora oficios dirigidos al a DNPP-MEF y a la CGR Oficio 42 Recepciona, registra salida y envía documentos 41 Recepciona, da VºBº a oficios y deriva 40 Eleva documentos, coordina conformidad y da VºBº a oficios Administración del Procso de Trámite Documentario f χ
CGR MEF DNPP INDECI Especialista en Planificación SGII UII χ 43 Recepciona documentos (oficio, CAP aprobado, Resolución Suprema que la aprobó, Informe Técnico y el Legal) 43 Recepciona documentos (oficio, CAP aprobado, Resolución Suprema que la aprobó, Informe Técnico y el Legal) f Fin Fin Publicación en la Página Web del INDECI 44 Coordina publicación del CAP aprobado en la Página Web del INDECI Publicaciones en Páginas Web, Diarios, Revistas y Otras Fin