Capítulo 4 Comprendiendo el proceso de contabilidad Cuando usted se relacione con su nuevo programa de DacEasy Contabilidad para Windows, se preguntará como pudo mantener a flote su negocio con un lápiz y una caja registradora. Ahora, puede compilar información con el toque de una tecla que antes le tomaba días para reunir. DacEasy Contabilidad trabaja sin consideración de su trasfondo. Mientras más aprenda de contabilidad y computadoras, el programa crece con usted, expandiéndose para acomodarse a sus crecientes necesidades. Por ejemplo, el principiante puede imprimir reportes financieros estándares predefinidos. De igual manera, un usuario experimentado puede tomar ventaja de los poderosos Reportes Financieros para crear regulares estados financieros ajustados a su negocio. Aunque no es requerido el conocimiento de principios de contabilidad para usar DacEasy para Windows, le ayudará comprender que DacEasy esta haciendo como un Posteo actualizando mayores automáticamente. Este capítulo le brinda una ligera vista de los principios básicos de contabilidad. Usted también encontrará un rápido viaje al final de este capítulo. El viaje rápido consiste en tres listas de chequeos que detalla los pasos envueltos en la configuración de DacEasy 4-1
DacEasy Contabilidad Contabilidad para Windows y usar el programa a su máxima capacidad. Fundamentos de contabilidad Contabilidad envuelve guardar la actividad financiera de su compañía y útiles reportes generativos para analizar la condición financiera de su compañía. Porque una variedad de personas puede estar interesadas en la condición financiera de su compañía (como son banqueros, inversionistas y administración), reportes estandarizados llamados estados financieros son usados por la mayoría de los negocios o compañías. Los estados financieros son tipos de reportes especializados financieros que siguen un formato prescrito especiales que reúnen las Reglas de PCGA (Principios Generales Aceptados de Contabilidad). Dos de los estados financieros más comúnmente usados son el Balance General y el Estado de Ingreso. El Balance de Comprobación refleja la condición financiera de una compañía en un momento dado, mostrando qué posee y qué debe la compañía. El Balance de Comprobación esta basado en la ecuación de contabilidad (Activo = Pasivo + Capital). El Estado de Ingreso lista los ingresos de una compañía, gastos y beneficios o pérdidas. A veces este reporte es aplicado a estados de ganancias o pérdidas. Nota: Para una lista completa de estados financieros predefinido e información impresa de estados de cuenta refiérase al capítulo 12, "Reportes Financieros." 4-2
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad Tipos de cuentas Todas las cuentas incluidas en el catálogo de cuentas pueden ser clasificadas como una de las siguientes: Activos-Estos son los artículos que son propiedad de la empresa. Ejemplos de activos, estos incluyen las cuentas de efectivo o banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios. Pasivos-Estos son los artículos que debe la empresa a fuentes particulares. Ejemplos, estos incluyen notas por pagar, cuentas por pagar, e impuestos por pagar. Capital-Este es la diferencia entre los activos y los pasivos. Por ejemplo, si todos los activos de la compañía fuesen liquidados y usados para pagar todos lo que se debe a las fuentes particulares (pasivos), el monto sobrante representa el valor neto de la compañía. Este valor neto es conocido como capital. Ejemplos de la cuenta de capital incluye ganancias retenidas y acciones comunes. Ingresos-Estos representan el dinero que entra a la compañía y resulta primordialmente de las ventas de bienes o servicios. Sin embargo, algunas compañías tienen varias fuentes de ingresos. Todo tipo de ingresos, tales como una ganancia en la venta de un edificio o interés ganado por inversiones, son considerados ingresos. Gastos-Esto es el dinero que gasta en la búsqueda de ganancias. Ejemplos de gastos son las utilidades, las rentas y el costo de ventas. 4-3
Contabilidad por partida doble En la mayoría de los sistemas de Contabilidad, usted usa contabilidad por partida doble, aun cuando usted no lo advierte. El método por partida doble usa débitos y créditos para reflejar cambios en los balances de cuentas. La frase, "Para cada débito hay un crédito" es la que mejor describe la contabilidad por partida doble. Esto significa que cada vez que haya un débito debe acreditar en cuentas diferentes. Si usted usa una chequera para rastrear sus compras, usted quizás haya estado usando contabilidad por partida doble por años sin haberse percatado. Por ejemplo, cuando usted escribe un cheque para pagar la factura de electricidad, usted afecta dos cuentas, su cuenta de gastos de utilidades y su cuenta de cheques y adiciona al monto anual pagado a utilidades. Estas adiciones y substracciones a varias cuentas son débitos y créditos en contabilidad. En el último ejemplo usted debita su cuenta de gastos (incrementando su balance) y acredita su cuenta de cheques (reduciendo su balance). Se preguntara porque la cuenta de gastos se incrementa cuando usted salda una factura. Considere que usted lo hace al final del año. Usted añade todos sus gastos juntos y comunica al gobierno la cantidad de dinero que hizo menos esos gastos. Por lo tanto necesita mantener un manejo total del monto como incremento en todo el año. Las cuentas son asignadas para un grupo específico que determina el tipo de entradas que hace (débito o crédito) para afectar una cuenta o balance. En el ejemplo anterior usted debita los cheques y las cuentas de utilidades para incrementar sus balances. Cheque es una cuenta de 4-4
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad posesiones y utilidades una cuenta de gastos. Posesiones y gastos son cuentas de débitos. Deuda, capital e ingreso son cuentas de crédito. Un concepto erróneo común es que débito significa positivo y crédito significa negativo. Una entrada en débito o crédito nunca cambia de positivo o negativo. El cambio es como afecta una cuenta. Una entrada en débito siempre incrementa el valor de una cuenta de débito (posesión y gastos), mientras que una entrada en crédito disminuye el valor. Una entrada en débito a una cuenta de crédito (Deuda, capital e ingreso) siempre disminuye el valor, mientras que una entrada en crédito incrementa el balance en una cuenta de crédito. Para incrementar o disminuir un balance en una cuenta de tipo particular. Posteando/Asentado En la mayoría de los sistemas de contabilidad manuales, usted postea entradas desde sus Mayores Subsidiarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar a su mayor general al final del mes. Postear es el proceso por el cual usted actualiza sus cuentas individuales con valores desde otros libros mayores. DacEasy usa la misma terminología para describir el proceso de enviar un grupo de transacciones de entradas en el libro mayor subsidiario al Mayor General y Catalogo de Cuentas. Información entrada dentro de cada módulo como son Efectivos, Facturación, Compras no aparece típicamente en informes financieros hasta que no han sido posteados al Mayor General. 4-5
Efectivo contra el incremento Contable DacEasy Contabilidad es un sistema integrado basado a la vez del método efectivo de contabilidad. Cuando use el método acumulación de contabilidad, su registro de ingreso cuando este es ganado y gastado cuando incurrió. Por ejemplo, si usted vende un producto a un cliente, usted entra la factura (ingreso) al momento de la transacción, sin importar si se llevo a cabo un intercambio de efectivo. De la misma forma si usted compra materiales de oficina en cuenta para su negocio, usted debe archivar en gasto cuando incurra, sin importar cuando usted pague realmente por esos materiales. Incremento base de contabilidad con precisión retrata, el ingreso de una compañía y el costo de esos ingresos. En cambio, si usted estuvo usando el método efectivo de contabilidad, usted no deberá archivar a ninguna venta o compra hasta que usted realmente reciba el dinero o pague por la mercancía. El método de contabilidad que desea usar esta a su elección. Para el reporte de los impuestos para el Impuesto Sobre la Renta acepta cualquier método como modo de determinar la estabilidad financiera de su compañía. La consideración primaria es que usted seleccione un método y lo use consistentemente. La única excepción aplica a un negocio que produzca todos o algunos de sus ingresos provenientes del inventario. Las regulaciones de Estado Impuesto Sobre la Renta que el ingreso es una parte importante en contabilidad, el método incremento deben ser usado para registrar ventas y compras de mercancías. 4-6
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad Recomendamos que contacte su contador para que le asesore en la elección del método de contabilidad apropiado para su negocio. Su contador le puede explicar estos métodos con mayores detalles, ya que ellos están relacionados especialmente con su negocio y le informan de todas implicaciones de impuestos. 4-7
Viaje rápido Ahora que usted tiene un conocimiento básico de los principios de contabilidad, está probablemente preparado para automatizar el proceso de contabilidad para su negocio. Use esta sección como un mapa de camino para efectivamente automatizar su proceso de contabilidad. Las listas de chequeo en esta sección identifican cada paso en el proceso de contabilidad, diríjase al capítulo que explica cada paso y le dirá porque este paso es importante. Lista de Chequeo Iniciando DacEasy le pide entrar cierta información previa a la entrada de transacciones. Use esta lista para establecer propiamente DacEasy Contabilidad para Windows. Nota: La función Configuración Fácil esta disponible para la mayoría de los procesos de configuración. Configuración Fácil le guía para entrar la cantidad mínima de información que es requerida antes de que pueda entrar a las transacciones. Los pasos asociados con cada lista de chequeo nota cuando Configuración fácil esta disponible como un método alternativo para entrar los datos. Añadir su compañía DacEasy Contabilidad le permite añadir información de contabilidad para múltiples compañías. Usted esta advertido para añadir una compañía cuando instala el programa. Use la caja de diálogo Abrir Archivo para añadir compañías adicionales. Para más información, refiérase al Capítulo 3, "Iniciando". 4-8
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad Entre la contraseña del contralor y asigne los derechos de acceso del usuario. Si elige usar la función de seguridad, use una contraseña de contralor y asigne los derechos para usuarios específicos. El contralor tiene todo el acceso para todas las áreas del programa. Después que la contraseña de contralor haya sido entrada, cada usuario puede ser añadido con acceso limitado para el programa. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entrando información de compañía Entre el nombre de su compañía y dirección. Esta información se imprime en la parte superior de cada reporte. Usted también entrará información específica para la estructura de su año financiero. DacEasy usa esta información para postear transacciones dentro del período apropiado. Para más información refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entre sistema de preferencias Use la caja de diálogo Preferencias de Sistemas para actualizar el programa para cubrir sus necesidades. Para más información, refiérase al Capítulo 5 "Estableciendo". Entre sus cuentas interfaces DacEasy usa la información entrada en la caja de diálogo Cuenta de Interfaz cuando postea transacciones desde otros módulos del Mayor General. Esta información le dice a DacEasy como actualizar el Mayor General. Para más información refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". 4-9
Entrar Cliente, Suplidor y Producto preseleccionados Si se encuentra entrando la misma información en cada registro cuando añada sus clientes, suplidores o productos, usted desearía entrar la información como preseleccionada. La información preseleccionada se exhibirá automáticamente cuando usted entra un nuevo registro. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entre sus formularios de preferencias Puede imprimir formularios en papel regular, un formulario estándar preimpreso de DacEasy o un formulario de habitual. Previo a imprimir su primer formulario, seleccione de cual plantilla de formulario esta usando o diseñando su propia plantilla. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entre su mensaje, tabla de precio, términos y tablas de impuestos DacEasy usa tablas para guardar cierta información. Asignar información a un código, y luego use este código en lugar de reentrar la información a través del programa. Si la información cambia (e. g., cambio de tarifa de impuestos), solo necesita cambiar la tabla en lugar de cambiar cada registro afectado por el cambio. Usted debe crear por lo menos una tabla de impuesto y una tabla de términos si tiene tipo de cuenta abierta o balance acumulado para clientes o Suplidores. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". 4-10
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad Entre su cuenta y establezca balances La página de cuentas guarda cada balance de cuenta. Estos balances de cuentas son usados para imprimir reportes financieros como son Estado de Ingreso y Hoja de Balance. Cuando usted añada una compañía, puede seleccionar un modelo de catalogo de cuentas o crear su propio catalogo. Si selecciona un modelo de catalogo de cuentas, podría necesitar hacer modificaciones menores. Después que su catalogo de cuentas esta completo, entre balances establecidos para cada detalle de cuenta. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entre sus clientes y establezca balances Si usted quiere mantener información sobre cada cliente, entre cada cliente en la caja de diálogo Editar Cliente. Información de balance para el cliente es actualizada automáticamente cada vez que postea una transacción con un código de cliente. Cuando usted entra balances iniciales, puede entrar cada factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas por cobrar es actualizada al entrar balances iniciales de clientes. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entre sus Suplidores y establezca balances Si usted quiere mantener información sobre cada Suplidor, entre cada Suplidor en la caja de diálogo Editar Suplidores. Información de balance para el Suplidor es actualizada cada vez que postea una transacción que incluya el código del Suplidor. Cuando usted entra balances iniciales, puede entrar cada factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas por pagar es actualizada al entrar balances iniciales 4-11
de Suplidor. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entre sus productos y establezca balances Si quiere mantener inventario, entre cada producto que vende. Usted puede entrar cada artículo en transacciones de factura y compra. Puede entrar mercancías terminadas con listas de componente y usar el módulo Ensamble para construir los productos. El inventario de la cuenta balance es automáticamente actualizado al entrar cada balance inicial de producto. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entre sus servicios Si quiere incluir servicios en sus transacciones de factura o ensamble, entre cada servicio que su compañía ofrece. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo". Entre sus Activos Fijos Si usted quiere que DacEasy deprecie sus Activos Fijos por usted, entre cada activo fijo. Puede también entrar activos fijos no despreciables que usted necesita para mantener. Para más información, refiérase al Capítulo 6, "Activos Fijos". Entre sus códigos de compras y ventas Use códigos para incluir artículos en transacciones de compras y ventas que no son productos o servicios; por ejemplo, envío. Para más información en códigos de compras, refiérase al Capítulo 8, " Trabajando con Suplidores". Para más información en código de ventas, refiérase al Capítulo 9, "Trabajando con clientes". 4-12
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad Entre sus vendedores Si quiere mantener el rendimiento de su equipo de ventas o pagar comisión, entre cada vendedor en DacEasy Contabilidad para Windows. Para más información sobre entrando vendedores, refiérase al Capítulo 9, "Trabajando con clientes". Entre sus números de serie Si usted mantiene sus números de serie para sus productos y servicios, entre cada número de serie. Puede mantener el producto por su número de serie cuando vende el producto. Para más información, refiérase a los Temas de ayuda "Añadiendo números de serie". Ayuda de Tópicos Relacionados - Juntando información establecida - Determinando la fecha establecida - Determinando su año financiero. 4-13
Lista de entrada de transacción Esta lista detalla los pasos requeridos para archivar información en Contabilidad DacEasy para Windows. Entre sus transacciones Usted puede entrar transacciones directamente dentro del Mayor General o entrar transacciones dentro de uno de los módulos y permitir que DacEasy actualice el Mayor General por usted. Usted también tiene la habilidad para entrar transacciones recurrentes (entradas del mayor general, pagos y facturas) y realizar sus respectivas generaciones. Imprimir formularios necesarios Imprimir formularios requeridos para las transacciones que entró en módulos de ventas, compras y banco. Por ejemplo, usted debe imprimir cualquier cheque computarizado previo al Posteo de banco. A menos que la preselección haya sido cambiada en la caja de diálogo del Preferencias de Sistema, se requiere imprimir los siguientes formularios cuando aplique: Recibos de Mercancías. Devoluciones de Compras, Facturas, Devoluciones de Ventas, y Cheques. Aún no sea requerido, usted podría elegir imprimir Ordenes de Compra si es requerido por su Suplidor. 4-14
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad Imprimir reporte Antes de postear cada módulo, se requiere imprimir el reporte (a menos que la preselección haya sido cambiada en la caja de diálogo de Preferencias del Sistema). Posteo Cuando usted postee el Mayor General, las entradas están tanto marcadas como posteadas y los balances de cuenta están actualizados. Cuando usted postee un módulo, DacEasy crea una entrada en el Mayor General y los balances de cuenta están actualizados. Dependiendo de la transacción, archivos adicionales podrían ser actualizados; por ejemplo, el archivo Cliente es actualizado cuando usted postea ventas. Imprimir reportes Reporte es la clave de su sistema de contabilidad. DacEasy tiene un número de reportes predefinido con información útil. Para información de impresión de reporte predefinido o estados financieros de clientes, refiérase al Capítulo 12 "Reportes financieros". Para información en crear lista de reportes habitual, refiérase al Capítulo 13 " Reportando base de datos". 4-15
Lista de rutina periódica Backup de sus datos Aún cuando rara vez necesite restaurar un Backup, es muy importante hacer Backup frecuentes en caso de que accidentalmente ejecute un procedimiento que no pueda ser revertido, experimente una falla en el disco duro, o haya corrupción en sus archivos. Para más información, refiérase al Capítulo 3, "Iniciando". Correr utilitario Sus archivos de datos, como sus carros, necesitan mantenimiento periódico. Las rutinas Recobrar y Verificar trabajan juntas para mantener su programa corriendo suavemente. Para más información, refiérase al Capítulo 3, "Iniciando". Reconciliar sus cuentas de banco Es importante que los balances de su cuenta de banco en DacEasy concuerden con sus estados de banco. Si usted entra sus transacciones de banco en el módulo banco, puede usar la función Reconciliación para ayudarle con este proceso. Para más información, refiérase al Capítulo 11, "Banco". Generar depreciación Si usted deprecia sus activos fijos, sabe lo tedioso que este proceso puede ser. Entre cada activo fijo y permita a DacEasy actualizar su información de contabilidad con el gasto de depreciación automáticamente. Para más información, refiérase al Capítulo 6, "Activos Fijos". 4-16
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad Cargos financieros generados Si usted entra un porcentaje de cargo financiero para sus clientes, automáticamente DacEasy añade la cantidad de cargo financiero apropiada a cada cuenta de cliente que este vencida. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "operaciones periódicas". Correr períodos y rutinas Corra las rutinas de Fin de Período de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para actualizar la información de Balance para los clientes y proveedores. En adición, pagar facturas removerá desde la información del reporte de vencimiento y las facturas serán combinadas dentro de una factura individual para balance de los siguientes tipos de cuentas. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas". Imprimir 1099s Usted puede imprimir un 1099 para cada Suplidor designado como contrato de trabajo. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas". Correr Rutina de Fin de año Los procedimientos de Fin de Año actualizan el historial de información. En adición, la rutina de Fin de Año de Mayor General ajusta la estructura de los períodos. Usted puede entrar hasta dos años de transacciones antes de tener que cerrar el año. Para más información, refiérase al Capítulo 14, " Operaciones periódicas". 4-17
Purgar archivos de datos Usted puede purgar sus archivos de datos tan frecuente como guste. Si no purga, tiene acceso a más historial de datos; de todos modos, puede correr bajo en el espacio de disco. Una práctica común es purgar todos los archivos, con la excepción del Mayor General, al final del año. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas". Entre ejecuciones presupuestales para el próximo año Si desea comparar las ejecuciones presupuestales de las ejecuciones actuales, entre sus ejecuciones presupuestales para cada cuenta antes de entrar transacciones en el nuevo año. Para más información, refiérase al Capítulo 14, Operaciones periódicas. 4-18