Contabilidad General

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CONTABILIDAD GENERAL 1 Sesión No. 12 Nombre: Pagos y cobros por anticipado. Hoja de Trabajo. Objetivo: Al término de la sesión, el alumno registrará asertivamente los pagos y cobros por anticipado de una empresa determinada, además describirá los elementos de una hoja de trabajo para su correcta elaboración. Contextualización Las empresas hacen pagos y cobros anticipados? En las empresas comúnmente se efectúan pagos por anticipado, como son los seguros que paga por asegurar algunos activos, rentas del local o edificio o estacionamiento, etcétera o cuando le otorgan un préstamo puede ser que los intereses se los cobren anticipadamente, y otros casos que veremos en esta sesión, pero por hacer estos pagos adelantados la empresa tiene el derecho a recibir un beneficio futuro y conforme vaya pasando el tiempo, los convierte en gastos deducibles de sus ingresos. Así como hace pagos anticipados, también en ocasiones puede hacer cobros por anticipados, por lo que le genera la obligación de prestar un servicio que al final cuando pase el tiempo estos cobros se convierten en ganancias. Los pagos y cobros hechos por anticipado, cuando ya va transcurriendo el tiempo o se van devengando, se tienen que efectuar ajustes a los saldos finales de esta cuenta y dichos ajustes se pueden hacer en la hoja de trabajo, la misma que sirve para determinar saldos ajustados y obtener nuevos saldos con los que se elaboran los estados financieros.

CONTABILIDAD GENERAL 2 Introducción al Tema Los pagos y cobros anticipados a que estado financiero corresponden? En esta sesión estudiaremos los conceptos que se consideran pagos anticipados que en clases anteriores hemos clasificado como activo diferido, y así ha sido la costumbre, aunque ahora con la nueva normatividad colocan en la parte del activo circulante aquellos pagos que se consumen o devengan en un plazo menor a un año, aunque por definición hemos visto que el activo circulante es lo que se puede convertir en efectivo en un plazo menor a un año. No hay que olvidar que también hay pagos anticipados a proveedores, que los hace para asegurar mercancía y por los que tiene el derecho de recibir la mercancía en su defecto la devolución del efectivo entregado, este concepto si cumple con la definición de activo circulante que conocemos. Los cobros por anticipados hechos por la empresa, le generan un pasivo, ya que tiene la obligación de prestar un servicio ya sea en el corto o largo plazo. Los cobros anticipados a clientes son un ejemplo ya que la empresa tiene la obligación de entregar la mercancía o devolver el efectivo recibido. También en esta clase veremos la función de la hoja de trabajo y la forma en que se integra. Los puntos a tratar en esta clase son: Pagos y cobros anticipado Seguros y Fianzas Rentas Registro contable Hoja de trabajo Concepto Proceso de Elaboración.

CONTABILIDAD GENERAL 3 Explicación Pagos y cobros anticipados Primero estudiaremos los pagos anticipados, por lo que a continuación veremos el concepto. De acuerdo a la norma de información financiera C-5, los pagos anticipados se definen de la siguiente manera: Concepto Qué son los pagos anticipados? Pagos anticipados, son aquellos activos que se derivan de pagos efectuados en efectivo o sus similares con el objetivo de asegurar el suministro, con ciertos beneficios, de servicios o activos que se van a recibir en el desarrollo normal de las operaciones futuras de la entidad. Imagen: Pagos, recuperada el 24/06/2016 de: http://www.ganadineromientrasduermes.com/como-recibirpagos-en-internet/

CONTABILIDAD GENERAL 4 Clasificación de los pagos anticipados En la misma NIF C-5 se menciona la siguiente clasificación de Pagos anticipados:

CONTABILIDAD GENERAL 5 Cobros por anticipado Son diferentes los pagos y cobros por anticipado? Los cobros por anticipado representan cantidades en efectivo recibidas y por lo cual se tiene la obligación de prestar un servicio, ya lo hemos visto como pasivo diferido en clases anteriores. Las cuentas que estudiamos son las de Rentas cobradas por anticipado y la de intereses cobrados por anticipado, mismas que cuando va transcurriendo el tiempo se van convirtiendo en ingresos, que quedan registrados en como otros productos y productos financieros respectivamente. Para que quede claro el concepto, tenemos el siguiente ejemplo: El día 1º de octubre de 2015 la empresa comercial X cobra 2 años de renta por adelantado por $2,000 mensuales por un local que no ocupa, no siendo esta su actividad principal. DEBE HABER 01-oct-15 BANCOS $ 55,680.00 RENTAS COBRADAS POR ANT. $ 48,000.00 IVA POR PAGAR $ 7,680.00 Se cobran 2 años de renta por adelantado $ 55,680.00 $ 55,680.00 Al cierre del ejercicio, o sea el 31 de diciembre del mismo año, tendrá que hacerse el asiento: Como puedes darte cuenta, conforme va transcurriendo el tiempo se van convirtiendo en ganancias para la empresa. Lo mismo sucede con los intereses cobrados por anticipado, al momento de cobrarlos no se pueden considerar ganancias, sino conforme vaya pasando el tiempo.

CONTABILIDAD GENERAL 6 Seguros y fianzas A este rubro también se le llama primas de seguros, y es una cuenta que sirve para registrar las pólizas de seguros adquiridas por adelantado que cubrirán los activos asegurados en períodos posteriores. Mientras que la fianza es un tipo de seguro cuyo fin fundamental es garantizar al que adquiere la fianza el resarcimiento del daño patrimonial sufrido por hechos ilícitos como robo, fraude, abuso de confianza y peculado que ocasionen los empleados afianzados y cuya responsabilidad penal sea debidamente comprobada. Al momento de adquirir este tipo de seguros. Rentas Imagen: Pagos, recuperada el 24/06/2016 de: http://www.andresycia.com/general/5-seguros-para-tuempresa/ En lo referente a rentas cobradas por anticipado, ya lo vimos en esta misma sesión. En este punto nos referiremos a las rentas pagadas por anticipado, que como ya lo hemos comentado en sesiones anteriores, son las que el comerciante paga por anticipado para asegurar el uso o disfrute de un predio, para usarlo como estacionamiento, un edificio, bodegas, casas, etcétera, para uso de la empresa. Dichas rentas conforme va pasando el tiempo o se van devengando, se van convirtiendo en gastos y el saldo de la cuenta va disminuyendo, hasta agotarse totalmente. Imagen: Rentas, recuperada el 24/06/2016 de: http://www.bolsamania.com/declaracionimpuestos-renta/como-declarar-lasrentas-no-cobradas/seguros-para-tuempresa/

CONTABILIDAD GENERAL 7 Registro contable Cómo se registran las rentas y los seguros pagados por adelantado? En este punto veremos tanto el registro contable de los seguros y fianzas y rentas pagadas por adelantado con ejemplos, así como el asiento que se hace al cierre del período por transcurrir el tiempo y los pagos por anticipado se convierten en gastos. Imagen: Registro contable, recuperada el 24/06/2016 de: /http://www.blogadministracionyfinanzas.com/ El día 1 de junio la empresa Comercial X, S.A., realiza las siguientes operaciones: 1. Paga 15 meses de renta por un terreno que se ocupará como estacionamiento para clientes. Pagando la cantidad de $3,500 mensuales. 2. Adquiere una póliza por un año por la cantidad de $18,000 para asegurar el equipo de reparto. El asiento en el libro diario quedaría así: Asiento 1 1 de Junio RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO $ 52,500.00 IVA ACREDITABLE $ 8,400.00 BANCOS $ 60,900.00 Se pagan 15 meses de renta Asiento 2 1 de Junio SEGUROS PAGADOS POR ANT. $ 18,000.00 IVA ACREDITABLE $ 2,880.00 BANCOS $ 20,880.00 $ 81,780.00 $ 81,780.00 Al pasar este asiento a esquemas de mayor quedaría de la siguiente manera:

CONTABILIDAD GENERAL 8 RENTAS PAG. POR ANT BANCOS 1) $ 52,500.00 s) $ 190,000.00 $ 60,900.00 (1 $ 20,880.00 (2 IVA ACREDITABLE 1) $ 8,400.00 2) $ 2,880.00 SEGUROS PAG. POR ANT. 2) $ 18,000.00 Nota: Hemos supuesto una cantidad de saldo en Bancos por $190,000 Y los ajustes, cómo se hacen? Cuando ya transcurrido el tiempo, tanto las rentas como los seguros se van devengando o consumiendo y se debe hacer el ajuste correspondiente al final del período. En este ejemplo vemos que la renta se pagó el 1 de junio y al 31 de diciembre, ya han pasado siete meses al igual que con los seguros pagados por anticipado. Por lo que se deben hacer los siguientes ajustes: Ajuste 1 31 DE DIC. GASTOS DE VENTA $ 24,500.00 RENTA PAGADA POR ANT. $ 24,500.00 Se ajustan 7 meses 31 DE DIC. Ajuste 2 GASTOS DE VENTA $ 10,500.00 SEGUROS PAG POR ANT. $ 10,500.00 Se ajustan 7 meses transcurridos $ 35,000.00 $ 35,000.00 Al pasar estos asientos de diario a las cuentas de mayor, éstas quedarían así, y sus saldos representan lo queda pendiente de devengar o del tiempo que falta por transcurrir.

CONTABILIDAD GENERAL 9 Como puedes ver: Los saldos de Rentas pagadas por anticipado representan lo de 8 meses pendientes de devengar. Ya que $3500 x 8 son $28,000.00 El saldo de Seguros pagados por anticipado representa el importe de 5 meses pendientes de transcurrir, ya que son $1,500 por 5 meses que faltan, porque ya se han devengado 7 meses y la póliza de seguro era por un año. Hoja de Trabajo Concepto Es nuestro último tema del curso, y veremos que la hoja de trabajo es un documento que realizan las empresas antes de elaborar sus estados financieros, y en la cual hacen los ajustes para que los saldos de mayor representen la realidad de la empresa. Algunos le llaman papel de trabajo. Es documento importante más no indispensable, el cual ayuda al contador a tener orden en los asientos de ajuste antes de elaborar los estados financieros finales. Ejemplos de ajustes son los que acabamos de ver en el punto anterior, así como estimación de cuentas incobrables, depreciaciones de activos fijos, etcétera. Imagen: Hoja de trabajo, recuperada el 24/06/2016 de: https://presupuestosunivia.wordpress.com/2015/ 04/23/los-parametros-base-de-la-proyeccion-delos-estados-financieros-proforma/

Proceso de elaboración Cómo se elaborar la hoja de trabajo? CONTABILIDAD GENERAL 10 Primeramente, tienes que poner el encabezado, como es el nombre de la empresa, el nombre del documento en este caso, Hoja de Trabajo, y la fecha a la cual se están haciendo los ajustes y los estados financieros. Es un documento de 12 o 10 columnas, el cual está conformado de la siguiente forma: Balanza de comprobación. 4 columnas si pones los movimientos y 2 columnas si sólo pones los saldos. Ajustes. Dos columnas para cargos y abonos. Balanza de saldos ajustados. 2 columnas. A los saldos de la balanza de comprobación, le sumas o le restas los cargos o abonos de las columnas de ajustes según corresponda. Ajustes de pérdidas y ganancias. 2. Columnas. Ajustes de pérdidas y ganancias. Balanza Previa al Balance. 2 columnas. Son los saldos que quedan para elaborar el balance general o estado de situación financiera. A continuación, presentamos los saldos de la empresa Comercial del sur al 31 de Julio del año 2015, en el cual presentamos algunos ajustes que se hacen sólo para ejemplificar la forma de elaborar la hoja de trabajo. Usaremos el formato de hoja de trabajo de 10 columnas, ya que estaremos poniendo la balanza de comprobación sólo con los saldos. En el caso de las columnas de pérdidas y ganancias estamos utilizando las cuentas de mercancías del método analítico o pormenorizado. Tanto los ajustes elaborados en la columna de ajuste como en los ajustes de pérdidas y ganancias, una vez elaborada la hoja de trabajo, éstos se deben pasar al diario y al mayor. Al final, los saldos de las cuentas del estado de resultados deben quedar cancelados, mientras que las que deben quedar con saldo son solamente las que aparecen en el balance.

CONTABILIDAD GENERAL 11 LA EMPRESA COMERCIAL DEL SUR INICIA OPERACIONES EL 1º DE ENERO DE 2015 Y AL 31 DE JULIO DEL MISMO AÑO, OBTUVO LOS SIGUIENTES SALDOS: BALANZA DE SALDOS: CAJA $ 2,000.00 CLIENTES $ 3,000.00 BANCOS $ 10,000.00 VENTAS $ 35,000.00 INVENTARIO $ 2,100.00 COMPRAS $ 8,500.00 EQ. REPARTO $ 12,000.00 GTOS. ADMON. $ 1,000.00 DEV. S/VTAS. $ 2,500.00 GTOS. S/COMPRA $ 950.00 DOC. POR COBRAR $ 1,450.00 EQ. DE OFICINA $ 6,000.00 DEV. S/COMPRA $ 350.00 REB. S/COMPRA $ 1,700.00 REB. S/VTA. $ 1,200.00 SEG. PAG. ANT. $ 4,200.00 RENTA PAG. ANT. $ 5,000.00 GTOS. DE VENTA $ 800.00 GTOS. DE INSTAL. $ 2,500.00 IVA ACREDITABLE $ 1,900.00 IVA POR PAGAR $ 3,600.00 CAPITAL SOCIAL $ 13,550.00 INTERES COB. ANT. $ 2,000.00 EST. PARA DOCTOS. INCOBR. $ 500.00 AL 31 DE JULIO DEL MISMO AÑO, SE REALIZA LOS SIGUIENTES AJUSTES: 1. DETERMINE VENTAS NETAS. 2. DETERMINE COSTO DE VENTAS (EL INVENTARIO FINAL ES DE $1,000). 3. DEL BANCO AVISAN HABER ABONADO EN NUESTRA CUENTA, INTERESES POR UNA INVERSIÓN A PLAZO FIJO POR $500 (IVA INCLUIDO). 4. SE ESTIMA INCOBRABILIDAD EN CLIENTES DEL 5% SOBRE SU SALDO. 5. SE ANALIZAN DOCUMENTOS POR COBRAR, ENCONTRANDO UN DOCUMENTO INCOBRABLE POR $500. 6. LAS RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO SON POR 10 MESES Y SE PAGARON EL 1º DE MARZO 50% ES POR EL DEPTO. DE VENTAS Y EL RESTO POR EL DE ADMINISTRACIÓN. (Calculado a 5meses) 7. LOS INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO SON DE 10 MESES Y SE COBRARON EL 29 DE MARZO. 8. LOS GASTOS DE INSTALACIÓN SE EFECUTARON EN EL ESTACIONAMIENTO PARA CLIENTES EL DIA 8 DE MAYO Y SE ESTIMAN UTILES PARA UN AÑO. (Calculado a 3 meses) 9. LOS SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO SON POR 10 MESES Y SE ASEGURÓ EL EQUIPO DE REPARTO. SE PAGARON EL 30 DE ENERO. (Calculado a 6 meses) 10. COMPENSE EL IVA. 11. AL PRACTICAR ARQUEO A LA CAJERA SE LE ENCONTRÓ UN FALTANTE DE $100, HACIENDO RESPONSA- BLE A LA CAJERA. 12. CALCULE LAS DEPRECIACIONES DE ACUERDO A LA LEY. NOTA: CONSIDERAR LO SIGUIENTE. EL EQUIPO DE REPARTO SE ADQUIRIÓ EL 30 DE JUNIO, Y SE USA EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS. EL EQUIPO DE OFICINA SE USA 60% EN EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y EL RESTO EN EL DE VENTAS.

CONTABILIDAD GENERAL 12 Tomando en cuenta los ajustes anteriores, la hoja de trabajo debe quedar de la siguiente manera: COMERCHAL DEL SUR Hoja de Trabajo al 31 de julio de 2015 Balanza de Saldos Ajustes Saldos Ajustados Ajustes Pér. Y Gan. Balanza Previa al balance Cuentas Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Haber 1 Caja 2,000.00 2,000.00 2,000.00 2 Bancos 10,000.00 3 500.00 100.00 11 10,400.00 10,400.00 3 Inventario 2,100.00 2c 1,000.00 2,100.00 2b 1,000.00 1,000.00 4 Eq. reparto 12,000.00 12,000.00 12,000.00 5 Dev. s/ventas 2,500.00 2,500.00 1 - - 6 Doc. x cobrar 1,450.00 500.00 D 950.00 950.00 7 Dev. s/compras 350.00 2a 350.00 - - 8 Reb. s/ventas 1,200.00 1,200.00 1 - - 9 Renta pag. antic. 5,000.00 2,500.00 6 2,500.00 2,500.00 10 Gtos. de instalac. 2,500.00 2,500.00 2,500.00 11 Iva por pagar 3,600.00 10 1,900.00 68.97 3 1,768.97 1,768.97 12 Interes cob. ant. 2,000.00 7 800.00 1,200.00 1,200.00 13 Est. para doctos. incobr. 500.00 150.00 4 650.00 650.00 14 Clientes 3,000.00 3,000.00 3,000.00 15 Ventas 35,000.00 1 3,700.00 31,300.00 A 31,300.00-16 Compras 8,500.00 2 950.00 2,050.00 2a 7,400.00 7,400.00 2b 2,100.00 1,000.00 2c 1,100.00 1,100.00 8,500.00 2d 8,500.00 8,500.00 17 Gtos. s/compra 950.00 950.00 2 - - 18 Gtos. Admon. 1,000.00 6 1,250.00 2,460.00 2,460.00 B - - 12b 210.00 19 Eq. de oficina 6,000.00 6,000.00 6,000.00 20 Reb. s/compra 1,700.00 2a 1,700.00 - - 21 Seg. pag. ant. 4,200.00 2,520.00 E 6,720.00 6,720.00 22 Gtos. de venta 800.00 4 150.00 7,735.00 7,735.00 B - - D 500.00 6 1,250.00 8 625.00 E 2,520.00 12a 1,750.00 12b 140.00 23 Iva acreditable 1,900.00 1,900.00 10 - - 24 Capital Social 13,550.00 13,550.00 13,550.00 25 Gastos financieros - - - B 26 Prov. Para Doctos. Incobrables 27 Productos financieros 431.03 3 1,231.03 C 1,231.03 - - 800.00 7-28 Amort. Acum. De Gastos de Inst. 625.00 8 625.00 625.00 29 Deudores diversos 11 100.00 100.00 100.00 30 Pérdidas y Ganancias 31 Depr. Acum. De Eq. De Reparto 1,750.00 12a 1,750.00 1,750.00 32 Depr. Acum. De Eq. De Oficina 350.00 12b 350.00 350.00 33 Costo de ventas 2d 8,500.00 8,500.00 8,500.00 - - 34 Utilidad del Ejercicio 13,836.03 13,836.03 35 Pérdidas y Ganancias B 18,695.00 31,300.00 A D 13,836.03 1,231.03 C SUaAS IGUALES 60,900.00 60,900.00 29,995.00 29,995.00 67,645.00 67,645.00 65,062.06 65,062.06 48,950.00 48,950.00

CONTABILIDAD GENERAL 13 Con la hoja de trabajo finalizamos el curso de contabilidad general, como te puedes dar cuenta, cada par de columnas debe dar sumas iguales, si no es así, quiere decir que no estamos haciendo todos los cargos y todos los abonos de manera adecuada. Lo marcado en color es para que veas el cargo y el abono relacionado con el mismo color. Se recomienda no pasar a la siguiente sección de columnas, si antes no te dan las sumas iguales de la que estés haciendo. Con los Saldos de la Balanza previa al balance puedes elaborar el Balance general o Estado de situación financiera. Pero antes tienes que hacer el Estado de Resultados. Te comento también que los saldos finales, de un período, son los saldos iniciales con lo que empiezas el siguiente, y por los que se tiene que hacer un asiento de apertura en el diario y así continuar con el registro normal las operaciones.

CONTABILIDAD GENERAL 14 Conclusión Para qué sirve la hoja de trabajo? Con la hoja de trabajo terminamos el curso de Contabilidad General, no sin antes ver algunos ejemplos de ajuste que se tuvieron que hacer como en el caso de las rentas cobradas por anticipado, seguros pagados por anticipado, rentas e intereses cobrados por anticipado, así como depreciaciones que vimos en sesiones anteriores. Vimos que los pagos y cobros anticipados no se pueden registrar directamente en gastos o ganancias al momento de efectuarlos, sino que éstos se convierten en gastos o productos conforme transcurra el tiempo o se vayan devengando o consumiendo. Algunas empresas colocan los pagos anticipados en el activo circulante, algunos en el activo diferido. Va a depender de como manejan su información. Mientras que los cobros por anticipado se registran en el pasivo diferido y van disminuyendo y convirtiéndose en productos o ganancias conforme transcurra el tiempo. Para aprender más Para aprender más sobre los ajustes que se tienen que hacer al final del período te invito a revisar el siguiente material: Rodríguez, R. (s/f). Asientos de ajustes o ajustes contables. Consultado el 20 de mayo de 2016: http://micursodecontabilidad.com/blogs/asientos-de-ajustes-o-ajustescontables/

CONTABILIDAD GENERAL 15 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar la siguiente actividad: Elabora las siguientes operaciones en libro diario y después los pasas a esquemas de mayor. Suponiendo que en la cuenta de Bancos tenemos un saldo de $200,000.00 1. El día 31 de marzo se paga una póliza de seguro para proteger por un año la mercancía del almacén contra robo, e incendios por la cantidad de $12,000.00. 2. El día 1 de septiembre se pagan 12 meses de renta por adelantado por una bodega que se ocupará como almacén de mercancías, por un total de $24,000.00 3. Registra los ajustes correspondientes al 31 de diciembre. 4. Elabora un cuestionario de 10 a 15 preguntas de la lectura. Sube la actividad a la plataforma. Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales (portada) Ortografía y redacción Título Ejercicio Introducción y conclusión

CONTABILIDAD GENERAL 16 Bibliografía Lara, E. (2014). Contabilidad. Primer Curso. México: Editorial Trillas. Cibergrafía Flettman, J. (s/f). Importancia de los seguros y las fianzas para las empresas. Consultado el 20 de mayo de 2016: www.fleitman.net/articulos/segurosfianzas.pdf Pagos anticipados. Análisis NIF C-5. (s/f). Consultado el 20 de mayo de 2016: www.uv.mx/personal/alsalas/files/2012/03/pagos-anticipados.pdf Robalino, N. (2013). Pagos y cobros anticipados NR. Consultado el 20 de mayo de 2016: https://prezi.com/dauuvjoac2ht/pagos-y-cobros-anticipados-nr/ Warren, C., Reeve, J., y Duchac, J. (2009). Contabilidad Financiera. Consultado el 20 de mayo de 2016: http://www.universidadsise.edu.pe/images/biblioteca/descargas/3sem/ppc_conta bilidad_financiera.pdf