Taller Plan de Empresa en Línea Sesión 5
LISTA DE VERIFICACIÓN CÓMO DISEÑAR E IMPLEMENTAR LAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA NUEVA EMPRESA 1. Se define la estructura organizacional (Cargos y funciones) y el organigrama correspondiente: - Cómo está organizada la empresa y como quedará cuando estéoperando de manera rutinaria?
2. Se definen los perfiles del equipo administrativo y operativo: - Qué recursos humanos se necesitan. Descripción básica del puesto o cargo, las funciones y su perfil? - Cuáles son los requisitos del tipo de personal que se va a emplear? - Cuáles son las funciones o responsabilidades del personal directivo clave? - Cuál es el mecanismo de incorporación del personal? - Cuáles son las fórmulas de contratación y la estructura de escala de salarios? - Cuál es el costo de la selección, capacitación y entrenamiento de personal que se requiere?
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA Cuando una empresa se inicia, la estructura de su organización se basa en realidad en la respuesta a la pregunta: QUÉ FUNCIONES PRINCIPALES TENDRÁ QUE REALIZAR LA EMPRESA?. Estas, sin importar cuál sea el tamaño de la empresa, serían por lo menos cuatro esenciales. Las Cuatro Funciones Empresariales Básicas 1. Producción: fabricación de productos o prestación de servicios. 2. Comercialización: venta de dichos productos o servicios. 3. Personal: administración y dirección del talento humano de la empresa. 4. Finanzas: adquisición y utilización de recursos monetarios.
- La mayoría de emprendedores creen disponer de algo especial, es decir, se sienten capacitados normalmente para realizar las dos primeras funciones empresariales: producción y comercialización. Además estiman que pueden gestionar la función de personal sin capacitación especial alguna. - La cuarta función, las finanzas es, probablemente, la más desconocida por los emprendedores. Tanto, que en muchos casos, se renuncia a la creación de empresa por que no se sabe como obtener un préstamo ni como utilizarlo de forma eficaz.
CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN El proceso de organización comprende necesariamente una Distribución, División y coordinación de: -ACTIVIDADES o trabajos en grupo, también denominado Departamentalización. - FUNCIONES en relación con el trabajo que se realizará en cada cargo, puesto o empleo por cada persona. - TAREAS asignadas a cada persona de manera individual.
Cuando una empresa se crea, la estructura de su organización se basa en la pregunta: CÓMO ORGANIZARLA?. Para responderla en forma adecuada se deben atender las etapas básicas de organización: 1. Determinar el objetivo de la empresa. 2. Determinar las funciones o actividades a realizar. 3. Dividir racionalmente el trabajo en unidades o secciones compatibles. 4. Asignar personal idóneo a las unidades o secciones de trabajo. 5. Asignar autoridad a cada puesto. La base fundamental de la organización la forman el TRABAJO, el PERSONAL, y el PUESTO; para diseñar una estructura adecuada se deberán tener presentes las actividades que se realizarán en cada punto.
DISEÑO DEL ORGANIGRAMA - El organigrama es una gráfica que muestra la estructura orgánica interna de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan. - En el organigrama, los diferentes niveles de autoridad van de mayor a menor jerarquía. Cada puesto o función se representa por un rectángulo con la denominación correspondiente; la unión de los rectángulos mediante líneas representa los canales de autoridad y responsabilidad.
LA DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO - La descripción de los puestos de trabajo es un ejercicio que denotará la profesionalidad del equipo emprendedor, y persigue una finalidad esencial: conocer detalladamente cuáles son los puestos que necesitan para asegurar el correcto funcionamiento de la empresa y, con base en ellos, cubrirlos a través de la contratación de personas que cumplan con los perfiles definidos. - La información obtenida en el análisis del puesto o cargo, se compila en dos documentos básicos:
A. LA DESCRIPCIÓN DEL CARGO, que registra las finalidades básicas del puesto, el trabajo a desarrollar, las capacidades y destrezas requeridas, las responsabilidades asociadas, las relaciones con otros puestos y la ubicación física. B. EL PERFIL PROFESIONAL DEL CARGO, que registra las cualificaciones que debe poseer la persona que vaya a ocupar el cargo. Normalmente incluye aptitudes, Educación y Experiencia previa; y se usa como guía de búsqueda y selección de personal.
ESTRUCTURA DE SALARIOS Este proceso resulta fácil en la medida que se tenga la descripción básica de cargo, los perfiles del cargo y el organigrama. Para determinar cuánto se le va a pagar a cada quién de acuerdo con sus responsabilidades y obligaciones, es necesario investigar los sueldos y salarios del mercado, a través de tablas o datos estadísticos. Así mismo, es importante no olvidar la cuantificación de prestaciones sociales y las transferencias que la ley exige, de tal forma que en el presupuesto de gastos de remuneración de la empresa se incluyan estos valores al momento de hacer las proyecciones financieras.
MATRIZ DE COHERENCIA PERSONA-EMPRESA FASE DEL NEGOCIO COMPETENCIAS (SABER) CAPACIDADES (SABER HACER) COMPORTAMIENTOS (SABER SER) FACTORES CLAVE DE ÉXITO (FCE) DE PRODUCTO - Técnicas - De gestión - Comerciales Innovación, exclusividad, confianza, diferencia tecnológica. DE PROCESO - Racionales (solución de problemas, toma de decisiones) - De manejo (planeación, organización, control) - De relación (liderazgo, integración, comunicación) Precio, volúmenes, distribución, eficiencia. DE SERVICIO - Hacia los demás - Hacia si mismos - Hacia la realidad Costos/beneficios, disponibilidad, personalización, posicionamiento.
CLAVES PARA CONSTITUIR UN BUEN EQUIPO - Los talentos no sobran: busque siempre gente talentosa para su equipo. - Inicialmente conviene contar con un grupo homogéneo, pero a largo plazo es bueno crear un equipo con personas que se complementen. - Comparta el éxito económico del proyecto. - Dé el ejemplo para liderar e inspirar al equipo. - Entienda la dimensión humana de todo problema de negocios. - Sea consciente de las capacidades de cada integrante. - Descentralice la toma de decisiones. - El líder debe de estar al servicio del equipo. - Comparta la información del negocio con su personal. - Promueva el espíritu emprendedor de su gente. - En las decisiones, actué con firmeza y humanidad. - Sea consciente de cuándo debe retirarse.