BALANCED SCORECARD MECD. Caso: Dirección de Finanzas

Transcripción

1 Caso: Dirección de Finanzas

2 El MECD tiene como Constituirse en la la Institución rectora en materia de política educativa, cultural y deportiva, identificada con los planes y lineamientos nacionales, proclive a las innovaciones y cambios en el el campo del conocimiento, la la cultura y el el deporte, como aspectos fundamentales en el el desarrollo del integral del ser humano....

3 La Dirección de Finanzas del MECD tiene como Contribuir con los procesos administrativos y gerenciales de las unidades administradoras centrales y desconcentradas habiendo cumplido tanto con especificaciones normativas como técnicas en los procesos de ejecución del presupuesto de gastos ordinario y extraordinario, garantizando la la exactitud, veracidad y oportunidad de la la provisión de información.

4 NUESTRA ESTRUCTURA Dirección de Finanzas Secretaría División de Habilitaduría División de Ordenes de Pago y Registro Presupuestario División de Contabilidad Fiscal

5 DIRECCION DE FINANZAS Cuáles son las principales funciones?

6 Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos.. Plan de la Nación: Proyecto Bolívar 2000 Propaís (6 meses, contingencias) Propatria (2 años) Pronación (Largo Plazo) Plan Estratégico: Desarrollo Integral de la Educación Nacional y Reducción de los desequilibrios Sociales.

7 Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos.. El Plan Estratégico del sector educativo, cultural y deportivo es concebido para direccionar la la política, introducir un instrumento de gestión y sentar las bases para el el seguimiento, control y evaluación de la la gestión como aporte significativo para la la toma de decisiones.

8 Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se analizaron algunas Áreas Críticas.. Falta de capacidad física instalada. Presupuesto y financiamiento inadecuados. Deficiente control, seguimiento y evaluación de la la gestión. Falta de capacitación de docentes. Indefinición de una política de personal.

9 Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se establecieron los siguientes Objetivos Estratégicos.. Maximizar la la supervisión, el el seguimiento y control de la la gestión educativa. Adecuar la la gestión administrativa a las necesidades del Sistema Educativo. Implementar una estructura orgánica y funcional. Optimizar los procesos gerenciales y Administrativos.

10 .estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas.. Comunidad-Sociedad Maximizar la la supervisión, el el seguimiento y control de la la gestión educativa. Incrementar la la supervisión. Optimizar el el seguimiento y control de de la la gestión educativa.

11 .estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas.. Procesos internos Optimizar los procesos gerenciales y administrativos. Sistematizar los los procesos. Agilizar la la elaboración de de cheques y presentación de de informes. Optimizar la la atención de de quejas.

12 .estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas.. Financiera Implementar una estructura orgánica y funcional. Reducir gastos de de funcionamiento. Racionalizar el el empleo de de Recursos. Aprendizaje y Crecimiento Diseñar un un Sistema de de Incentivos. Incorporar nuevas formas de de aprendizaje. Establecer un un ambiente de de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva. Maximizar los los beneficios de de la la tecnología Acelerar la la incorporación de de nuevas tecnologías.

13 DIAGRAMA CAUSA EFECTO COMUNIDAD SOCIEDAD Maximizar la supervisión, el seguimiento Y el control de la gestión educativa Incrementar la supervisión Optimizar el seguimiento y control PROCESOS Optimizar los procesos Gerenciales y administrativos Sistematizar los procesos Agilizar la elaboración de Cheques e Informes FINANCIERA Implementar una Estructura orgánica funcional Racionalizar el empleo de recursos financieros Promover condiciones Idóneas para ejecutar Los proyectos educativos APRENDIZAJE CRECIMIENTO Maximizar los beneficios de la tecnología Diseñar un sistema de incentivos Incorporar nuevas Formas de aprendizaje

14 INDICADORES UNIDAD DE ANALISIS: Dirección de Finanzas MES: FECHA: DENOMINACION DEL INDICADOR Comunidad - Sociedad PATRON DE COMPARACION VALOR ACTUAL VALOR PLANIFICADO OBJETIVO Grado de Demandas de Elaboración de Cheques Total de solicitudes de elaboración de cheques Total de demandas de solicitudes de servicios a la Dirección de Finanzas Permite verificar el grado de demandas de la elaboración de cheques respecto las demandas diversas a la Dirección de Finanzas. Grado de Demandas de Informes Total de solicitudes de elaboración de informes Total de Unidades Administrativas demandantes de informes Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas. Grado de Inconformidad Institucional Total de quejas por todas las causas consignadas Total de Unidades Administrativas usuarias de la Dirección de Finanzas Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas. Grado de Requerimiento de Retenciones Total de retenciones exigidas Total de Figuras Jurídicas y Naturales existentes Permite verificar el cumplimiento del nivel de retención tal como se exige en los instrumentos legales que regulan la materia por cada una de figuras jurídicas y naturales que establecieron relaciones con el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. Grado de Requerimiento de Apertura de Fideicomisos Total de Aperturas de Fideicomiso requeridas Total de instituciones bancarias seleccionadas Este indicador señala el nivel de requerimiento de aperturas de Fideicomisos respecto de las instituciones bancarias seleccionadas, en consecuencia se puede verificar el mayor o menor nivel de concentración de las mismas en una de ellas.

15 INDICADORES UNIDAD DE ANALISIS: Dirección de Finanzas MES: FECHA: DENOMINACION PATRON DE VALOR VALOR DEL INDICADOR Procesos COMPARACION ACTUAL PLANIFICADO OBJETIVO Celeridad del Proceso a Celeridad del Proceso b Celeridad del Proceso c Celeridad del Proceso d Celeridad del Proceso e Total de días-proceso utilizados en la elaboración de cheques Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración de cheques Total de días-proceso utilizados en la elaboración de informes Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración de informes Total de días-proceso utilizados en la atención a quejas Total de días-proceso ACORDADOS para atender quejas Total de días-proceso utilizados en la ejecución de retenciones Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar retenciones Total de días-proceso utilizados en la ejecución de aperturas de fideicomiso Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar aperturas de fideicomiso 5 días días días días días Permite conocer el nivel de cumplimiento del tiempo establecido por la Dirección de Finanzas, y su capacidad para racionalizar factores que limitan dicho cumplimiento.

16 INDICADORES UNIDAD DE ANALISIS: Dirección de Finanzas MES: FECHA: DENOMINACION PATRON DE VALOR VALOR DEL INDICADOR Financiera COMPARACION ACTUAL PLANIFICADO OBJETIVO Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta Total de depósitos incorrectamente ejecutados Total de depósitos ejecutados Permite conocer la magnitud el nivel de depósitos errados en las instituciones bancarias. Valor Económico de los Depósitos Incorrectos Total de Bs.-depósitos incorrectos Total de Bs.-depósitos ejecutados Permite conocer el valor económico que representa al nivel de depósitos errados, no entendiéndose como una proporcionalidad entre los valores de ambos indicadores. Importancia de los Errores Total de errores TIPO A para depósitos incorrectos Total de errores de todos los tipos Permite conocer el grado de importancia que representa un causa incidente en los depósitos errados con relación a la totalidad de los errores identificados, facilitando su intervención a través de estrategias institucionales. Nivel de Uso Improductivo del Recurso Humano Total de horas-hombre utilizadas en reelaboración de cheques Total de horas-hombre disponibles Permite conocer la incidencia que tienen los depósitos errados en las instituciones bancarias, en el uso del recurso humano, por lo se puede saber cuál es su nivel de productividad ante el comportamiento de este indicador disfuncional.

17 INDICADORES UNIDAD DE ANALISIS: Dirección de Finanzas MES: FECHA: DENOMINACION PATRON DE VALOR VALOR DEL INDICADOR Aprendizaje y Crecimiento COMPARACION ACTUAL PLANIFICADO OBJETIVO Eficiencia Laboral en Finanzas Total de horas-hombre utilizadas Total de horas-hombre disponibles Permite verificar el nivel de utilización del recurso humano de la Dirección de Finanzas, concibiéndose que esta utilización se mide desde el punto de vista de la presencia al trabajo. Eficiencia del Uso de Tecnología Total de horas-computador utilizados Total de horas-computador disponibles Permite verificar el nivel de utilización de la tecnología existente en la Dirección de Finanzas, así como su comparación con los niveles de utilización del resto de los recursos de dicha Unidad de Análisis. Personalización de Atención a Problemas Total de personas atendidas OPORTUNAMENTE 72 h 360h 180h Total de personas atendidas Permite conocer la celeridad con que el Director de Finanzas asume la resolución a problemas tanto de funcionarios del Ministerio, así como al resto del tren Directivo de ésta.

18 Reporte Integral de Gestión Dirección de Finanzas 1.- UNIDAD DE ANALISIS: Dirección de Finanzas 2.- REPORTE NRO: REUNION NRO: FECHA: INDICADOR: 100 Efectividad de la Elaboración de Informes 6.- CAUSAS DE DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS C1. Baja capacidad tecnológica instalada 7.-UNIDAD RESP. A S1. 8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS Adquisición y sustitución de tecnología. 9.-UNIDAD RESP. A 10. DECISION APROBADO RECHAZADO X C2. Lentitud de los procesos de compra D S2. Racionalizar procesos Organización y Métodos X INDICADORES 13. PERIODOS SATELITES M1 M2 M3 M4 M5 Impuntualidad Ausentismo Cap.. Inst. Tecnológica C3. Carencia de habilidades para el manejo de tecnología C4. Desvinculación de gestión de entrenamiento en el área tecnológica C5. Estructura no uniforme de Elaboración y Presentación de M6 Informes C6. C B A + B + C + D S3. Desarrollar Plan de Inventarios de Habilidades Tecnológicas S4. Incrementar cobertura de y capacidad de Recursos Humanos en el área tecnológica. S5. Desarrollar programa de reuniones para acordar Estructura Unica de Elaboración y Ensamblaje de Informes S6. Personal y Sistemas Personal Todas las Unidades X X X X Eficiencia Laboral X = 14. INDICADOR PRINCIPAL: Efectividad-Producto) Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE Total de informes demandados 15. VALORES % COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOS PROGRAMADO EJECUTADO S1 Bs. S1 Bs. S2Bs. S3 Bs. S4 Bs. S5Bs ,oo S2Bs. S3 Bs. S4 Bs. S5Bs ,oo 17. TIEMPO- EJECUCION 15 días B1. B2. B3. B4. B BENEFICIO PLANIFICADO Aprovechamiento del Recurso Humano Desarrollo de habilidades y destrezas Mejor calidad de informes Aceleración de decisiones Dominio situacional de Dirección de Finanzas 19. FECHA VERIFICACION

19 LECCIONES APRENDIDAS. El El BSC es es perfectamente adaptable al al MECD. Es Es indispensable el el apoyo y la la participación de de todos lo lo niveles gerenciales. La La automatización del del BSC es es necesaria. El El reporte manual es es una excelente alternativa. La La reingeniería de de procesos, sirvió como plataforma de de apoyo para la la aplicación de de BSC. Es Es necesario difundir la la información antes de de la la aplicación a través de de una campaña publicitaria interna. La La aplicación del del BSC puede efectuarse en en ambos sentidos.

20 RESULTADOS OBTENIDOS.. Ruptura de de paradigmas tradicionales que no no agregaban valor a la la misión y visión del del MECD. Cambio positivo en en la la imagen corporativa de de la la Dirección de de Finanzas. Suministro de de Información oportuna y veraz. Disminución de de los los costos de de operación. Cambios en en la la estructura organizacional e infraestructura. Generación de de confianza de de todos los los niveles hacia la la Dirección de de Finanzas. Eliminación de de los los grupos pesimistas y anárquicos.

21 Reflexión final PARA EL QUE NO SABE A DONDE VA, CUALQUIER VIENTO ES FAVORABLE SÉNECA MECD