CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUES DE LA COLINA II NIT. 900.176.483-4 ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS 2017 1
Bogotá D.C., febrero 07 de 2017 CONVOCATORIA ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA Obrando en mi condición de Administradora del CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUES DE LA COLINA 2, ubicado en la Carrera 58 B No. 135 49 de esta ciudad, me permito convocar a todos los Propietarios a la ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA, que se realizará el día SÁBADO 25 DE MARZO DE 2017 a las 10.00 a.m. en la carpa instalada entre las torres 2 y 3 del Conjunto Residencial. Orden del día propuesto: 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del orden del día 3. Elección Presidente y Secretario de la Asamblea 4. Elección Comité de verificación del acta de la presente Asamblea 5. Lectura y aprobación del informe del Comité verificador del acta anterior 6. Informe del Consejo de Administración, Administración y Comité de Convivencia. 7. Informe y dictamen del Señor Revisor Fiscal 8. Presentación y aprobación de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2016 9. Presentación y aprobación del Proyecto de Presupuesto para el año 2017 10. Proyecto Inversión año 2017 11. Elección Revisor Fiscal y suplente para el período 2017 2018 12. Elección Consejo de Administración para el período 2017 2018 13. Elección Comité de Convivencia para el período 2017 2018 14. Proposiciones y Varios 15. Cierre de la Asamblea La presente convocatoria se realiza de conformidad con lo dispuesto por el Régimen de Propiedad Horizontal establecido en la Ley 675 de Agosto 3 de 2001 artículos 39 y 45. En el evento de no haber quórum se aplicará el artículo 45 el cual establece desde ya, para la SEGUNDA CONVOCATORIA ASAMBLEA ANUAL ORDINARIA, el día Miércoles 01 de Marzo de 2017 a las 7:00 pm, de conformidad con el artículo 41 de este mismo régimen se deliberará con el número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. Las decisiones que se tomen obligarán a los propietarios inclusive a los ausentes o disidentes, al administrador y demás órganos de representación de acuerdo con el artículo 37 de la misma ley. Los libros de contabilidad, libros de Actas de Asamblea y Consejo de Administración, los comprobantes y sus soportes contables se encuentran a su disposición en la oficina de administración en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. LES RECORDAMOS QUE ES OBLIGATORIA SU ASISTENCIA DE ACUERDO CON EL ARTICULO 60 DEL MANUAL DE CONVIVENCIA. EN EL EVENTO DE NO PODER ASISTIR, FAVOR DILIGENCIAR PODER SEGÚN MODELO ADJUNTO Y OTORGAR A UN PROPIETARIO Y/O PERSONA DEBIDAMENTE CAPACITADA PARA ASUMIR ESTA IMPORTANTE RESPONSABILIDAD. VALE LA PENA RECORDAR QUE SE DEBE PERMANECER EN LA ASAMBLEA HASTA EL FINAL O LA NO ASISTENCIA OCASIONARÁ UNA MULTA EQUIVALENTE AL 50% DE UNA CUOTA PLENA MENSUAL DE ADMINISTRACIÓN. Con el fin de dar agilidad y minimizar el tiempo de la sesión, solicitamos envíen por escrito en formato adjunto, las inquietudes, preguntas y proposiciones para el punto de varios que considere requieran ampliación o explicación y que no estén contenidas dentro de los informes que se anexan o presentarse en la 2
sala de juntas, para que estas aclaraciones sean resueltas por la Administración y el contador el día Miércoles 22 de Febrero de 2017 de 5.00 pm a 8.00 p.m. Es de gran importancia para el desarrollo del Conjunto Residencial la participación de los Copropietarios, por este motivo se invitan desde ya para que se postulen y formen parte del Consejo de Administración. NOTA: Todos los asambleístas deberán firmar el control de asistencia tanto al ingreso como a la salida de la Asamblea; si falta una de las dos firmas se dará por entendida su inasistencia y se hará acreedor a la multa antes comentada. Por último relacionamos los propietarios que adeudan contribuciones a las expensas comunes al 31 de diciembre de 2016. Cordial saludo, SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA Representante Legal NOTA: Los informes podrán ser consultados en la página web del conjunto www.reservadegratamira.com Link ASAMBLEA 2017. 3
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN PARA LA LOGÍSTICA DE LA ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO El Consejo de Administración y la Administración del Conjunto Residencial Reserva de Gratamira, en uso de sus facultades previstas en el Reglamento de Propiedad Horizontal, como resultado de experiencias anteriores establecen métodos y procedimientos que garanticen el normal y rápido desarrollo de la Asamblea así: PRIMERO. INSCRIPCIÓN, CIERRE Y VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM: INSCRIPCIÓN: Se realizará personalmente o a través de su apoderado mayor de edad en las mesas instaladas en la torre 3. La inscripción iniciará a las 2.30 pm. CIERRE: Las inscripciones se cerrarán a las 2.55 p.m. El Presidente del Consejo de Administración 2016-2017 iniciará la Asamblea a las 3:00 p.m. Por ningún motivo se harán inscripciones después de la hora de cierre lo cual será verificado por el Revisor Fiscal con el fin de dar estricto cumplimiento. VERIFICACIÓN: Una vez hecho el cierre oficial de inscripciones a las 2:55 p.m. se adelanta la verificación para determinar el quórum con base en el índice de participación. SEGUNDO: PARTICIPACIÓN Y PRESENTACIÓN Podrán participar con voz y voto los propietarios que hayan realizado el proceso de inscripción. Los propietarios podrán hacerse representar en la Asamblea, otorgando el respectivo poder de acuerdo con el formato de representación que encontrará adjunto a la convocatoria, el cual deberá estar totalmente diligenciado y radicado en las mesas de inscripción. Los poderes que no se encuentren debidamente firmados, diligenciados por el propietario del inmueble o con espacios en blanco no serán válidos. Los organismos de Administración tales como Administrador, Miembros del Consejo de Administración y Revisor Fiscal, no podrán representar derechos distintos de los suyos propios. Cada propietario puede representar máximo tres (3) inmuebles diferentes al suyo propio de acuerdo con el Articulo 59 Numeral 2 del Reglamento de Propiedad Horizontal. TERCERO: ORGANIZACIÓN INICIO DE LA ASAMBLEA: Se dará inicio con el quórum del 51% de asistencia para deliberar válidamente; si verificado el quórum no se obtuviera el porcentaje reglamentario, la Asamblea sesionará en SEGUNDA CONVOCATORIA el día miércoles 29 de marzo de 2017 a las 7:00 pm. y se deliberará con cualquier número plural de propietarios. Cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados, de conformidad con el artículo 41 de la Ley 675/01 las decisiones que se tomen obligarán a los propietarios inclusive a los ausentes o disidentes, al Administrador y demás órganos en lo pertinente a los usuarios y ocupantes del Conjunto de acuerdo al artículo 37 de la misma ley. Para garantizar la existencia del quórum deliberatorio se verificará el mismo al inicio y al final de la sesión o cuando lo requiera la Asamblea. 4
ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA El Presidente de la Asamblea será elegido democráticamente por los Asambleístas. La Administradora ejercerá la función de Secretaria de la misma. INTERVENCIONES: 1. Quien desee hacer uso de la palabra se dirigirá al Presidente de la Asamblea. 2. Antes de hacer uso de la palabra se identificará el propietario o mandatario, con el nombre y número de unidad privada que representa. 3. En caso de uso de la palabra, se dirigirá únicamente a la Asamblea y no a personas en particular. 4. Sólo se permitirá una intervención por asambleísta hasta por 3 minutos. 5. El uso de la palabra se hará con el debido respeto, en forma breve, clara, concisa, sobre el tema específico que se esté tratando en ese momento, evitando controversias o un lenguaje ofensivo. 6. Mientras alguien esté en uso de la palabra, no se interrumpirá ni se hablará de otros temas que en el momento no estén en debate. 7. Cada asistente tendrá derecho a un voto por cada unidad que posea. Orden de la Asamblea El Presidente de la Asamblea podrá solicitar el retiro del recinto a quien o quienes pretendan sabotear la Asamblea. Interpelaciones Únicamente serán concedidas por el Presidente de la Asamblea. Aclaraciones Sobre el tema que se esté tratando, el Presidente de la Asamblea podrá conceder la palabra a la persona más indicada para hacerlo. Dicha aclaración no excederá de tres (3) minutos. Moción de orden Los participantes podrán solicitar al Presidente de la Asamblea las mociones de orden que consideren pertinentes. Intervención de directivos El Presidente de la Asamblea podrá solicitar la intervención del Administrador, del Consejo de Administración o del Revisor Fiscal, cuando lo solicite la Asamblea o cuando lo considere necesario sobre un tema específico. CUARTO: VOTACIONES: Las decisiones para ser válidas deberán ser votadas por la mayoría del cincuenta y uno por ciento (51%) de los asistentes. QUINTO: PROCESO DE SELECCIÓN Y ELECCIÓN DE DIGNATARIOS 1. Para elegir los miembros del Consejo de Administración y del Comité de Convivencia y Casa, cada asambleísta tiene derecho a postular su nombre o el de otro. 2. Todo postulante deberá estar presente en el momento de la elección. 3. Si para el Consejo de Administración se postulan más de diez (10) candidatos, la Asamblea votará de manera individual por cada uno de ellos y serán sus miembros quienes obtengan las Diez (10) primeras votaciones. 4. Si para el Comité de Convivencia y Casa se postulan más de cinco (5) miembros, se procederá de la misma manera que para el Consejo de Administración. 5
SEXTO: SANCIÓN La inasistencia a la Asamblea, causará una sanción actual del cincuenta por ciento (50%) del valor de la cuota plena de Administración de cada una de las unidades privadas cuyo propietario no asista en forma presencial o mediante apoderado en debida forma. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN 6
Señores Copropietarios: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2016-2017 En cumplimiento a lo establecido por la Ley 675 de 2001, les presentamos a ustedes señores Copropietarios, el presente informe, donde les describimos gestiones, administrativas y financieras más importantes realizadas durante el año 2017. Nuestra actuar estuvo enmarcado en los principios, políticas y control de los procesos establecidos en la Administración, vigilantes en la observancia y cumplimiento de en las normas legales y reglamentarias de la ley de propiedad horizontal. Nnuevamente nos convoca la reunión anual de propietarios para dialogar, intercambiar ideas y enterarnos de lo que pasó durante el año que acaba de terminar. Están recibiendo el informe correspondiente a la Gestión del año 2016: Balance General y Estado de Resultados a diciembre 31 de 2016, informe de gestión bajo normas NIF, Ejecución presupuestal a Diciembre 31 de 2016, Informe de Gestión del Consejo de Administración y Administración. Presentamos agradecimientos a los Empleados de Administración, Empresa de Seguridad y proveedores que durante el año 2016 contribuyeron a alcanzar los objetivos y metas trazadas. La información aquí contenida debe ser objeto de atenta lectura y consideración por parte de ustedes. A continuación, relacionamos los hechos más destacados ASPECTOS LEGALES El proceso de toma de decisiones estuvo soportado entre otros, en el contenido de la normatividad general y sus reformas, nuevo Código de Policía, Ley 675 de agosto 3 de 2001 que rige la Propiedad Horizontal, el Reglamento de la Copropiedad y el Manual de Convivencia. Los recursos del Fondo de Imprevistos se han administrado según los lineamientos de la Ley 675 y del Reglamento Interno de la copropiedad. Contamos con las licencias de software del programa contable SIIGO y los equipos de cómputo. Verificamos los aportes parafiscales del personal que presta los servicios de mantenimiento a la copropiedad y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Se atendieron los requerimientos de la Secretaría Distrital de Salud y de la normatividad vigente, tendientes al mantenimiento, buen manejo, uso e higiene del tanque de reserva de agua potable Se realiza periódicamente el control del agua de los tanques de reserva y distribución hacia las unidades privadas. Se renovó la representación legal del Conjunto conforme a la ley 675 de 2001. 7
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Se relacionan los contratos renovados y vigentes de los servicios y mantenimientos para la copropiedad así: Administración: Silvia Alexandra Cardona Montoya Contabilidad: Gustavo Toscano Póliza de seguros: CHUBB Seguros Colombia S.A. Vigilancia privada: Sovip Ltda. Servicio aseo y generales: Conjunto Residencial Parques de la Colina II Ascensores: Paantekno Ltda. Equipos de presión: IHM SAS, Alfredo Contreras Estos contratos cuentan con póliza de cumplimiento y responsabilidad civil a terceros según su objeto. El Consejo de Administración delegó en el comité de contratos y la Administración el seguimiento a los mismos y protocolos establecidos para la contratación de los servicios de seguridad, aseo y mantenimientos generales que requiere la copropiedad. Por esta razón, para la renovación de cada contrato, se obtuvieron tres o más cotizaciones, eligiéndose la más favorable y se renovaron los diferentes contratos con la mejor oferta. ASPECTOS CONTABLES NIIF: Como informamos el año anterior, el Decreto 3022 de 2013 reglamentó la Ley 1314 de 2009 que establece el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera, teniendo como base la obligatoriedad de la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera y su clasificación de las empresas. Después de revisar los aspectos correspondientes se estableció que la Copropiedad pertenece al grupo dos (3) por los activos del año 2013. En cumplimiento del mandato de la Asamblea General de Copropietarios, el Consejo de Administración creó el grupo de trabajo para llevar a cabo la implementación del periodo de transición desde el 1 de Enero de 2015 y se estableció el cronograma para su aplicación durante el año 2016. En desarrollo de esta actividad se elaboró el Manual de la Políticas Contables y los ajustes necesarios del paquete contable, se preparó un estado de situación financiera de apertura al 1 de enero de 2015 bajo la nueva normatividad. Los últimos Estados Financieros oficiales conforme a los Decretos 2649 y 2650 de 1993 fueron los presentados al 31 de diciembre de 2015. Para el año 2016 se presentan los primeros Estados Financieros bajo la normatividad NIIF. Labor ejecutada bajo la dirección del Contador y Revisor Fiscal de la Copropiedad. Los Estados Financieros mensuales se entregaron puntualmente para su revisión y análisis por parte de la Revisoría Fiscal y su correspondiente estudio y aprobación por el Consejo de Administración. 8
La facturación generó los cobros tanto de la cuota de administración. Con la facturación de la cuota extraordinaria. A continuación, se presentan estadísticas de la cartera correspondiente a las últimas cinco vigencias. Como se puede apreciar en el cuadro anterior, el comportamiento de la cartera, año tras año ha mejorado la cartera a 30 y 90 días. Se ejecutó el presupuesto anual de gastos, siguiendo los procedimientos establecidos por la copropiedad en cuanto a calidad, eficiencia y oportunidad en los servicios prestados. Las desviaciones a algunos rubros del presupuesto están debidamente justificadas y aprobadas. Los costos fijos contratados por prestación de servicios están respaldados por sus respectivas pólizas de manejo, cumplimiento y responsabilidad civil, así como los pagos de los aportes parafiscales del personal contratado. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL El presupuesto aprobado por la Asamblea General de Copropietarios 2016, fue debidamente ejecutado por la Administración, auditado por el Revisor Fiscal y aprobado por el Consejo de Administración mes a mes. Los cambios en su ejecución fueron debidamente analizados y aprobados oportunamente por el Consejo de Administración. AÑO 2016 PRESUPUESTADO EJECUTADO % INGRESOS 503.964.443 511.470.878 100.4% EGRESOS 512.076.553 515.800.834 100.73% EXCEDENTES 4.232.777 CARTERA ESTADO DE LA CARTERA DICIEMBRE 2016 30-60 4% JURIDIC O 96% 9
TORRE APTO ADMON C. EXTRA MORA TOTAL FEB. DE 2017 1 202 174.300 110.000 30.600 314.900 CANCELO 1 801 2.883.000 660.000 77.200 3.620.200 ACUERDO 1 1104 495.000 34.100 529.100 ABONO 2 301 219.400 219.400 2 703 409.000 409.000 ABONO 2 804 1.199.600 220.000 30.000 1.449.600 3 303 909.400 909.400 4 201 250.000 250.000 CANCELO 4 202 734.400 459.500 14.700 1.208.600 ABONO 4 401 825.000 8.200 833.200 ABONO 5 201 209.400 165.000 374.400 CANCELO 5 301 55.000 55.000 CANCELO 5 702 110.000 110.000 CANCELO 5 801 249.700 55.000 304.700 CANCELO TOTAL 10.833.400 La copropiedad a la fecha cuenta con cartera sana a 30-60 días, los hábitos de pago han mejorado, La Administración ha implementado controles referentes al cobro como llamadas telefónicas, recordatorios de pago y acuerdo de pago, se ha trabajado con la Abogada Eliana Traslaviña, quien es la apoderada del conjunto, y quien adelanta el cobro jurídico: COBRO JURÍDICO TORRE APTO TOTAL FEB. DE 2017 1 302 4.388.636 PREJURIDICO 2 303 124.894.759 JURIDICO 2 401 14.618.286 JURIDICO 2 1003 5.066.600 JURIDICO 2 1004 95.566.016 JURIDICO 244.534.297 Los procesos de los apartamentos 2-303, 2-1004, 2-401 fueron entregados para su respectiva diligencia judicial a la Dra. Eliana Traslaviña quien presentara su informe respectivo en Asamblea General. Los Cobros de los apto. -1-302 2-1003 son procesos nuevos que se presentaron ante el juzgado en el año 2016. Así mimo la apoderada del Conjunto, adelanto acuerdos de pago y cobros pre jurídicos en la copropiedad. La copropiedad ha dispuesto de los recursos necesarios para la operación normal del conjunto. 10
Cartera en cobro jurídico La cartera total a 31 de diciembre de 2016 por $255 367,677 por políticas contables se deterioro por políticas contable -215.000.000 contablemente se registra un saldo de $39.815.882. Bajo la nuevo el nuevo marco teórico deterioro: Conjunto Residencial Parques de la Colina 2, adoptó como política contable para reconocer el deterioro de los Deudores Comerciales y Otras cuentas por cobrar, todas las cuentas pendientes de recaudo superior a un año deberán ser deterioradas en el 100%, basándose en la probabilidad de recaudo. Detalle AdministraciónExtraordinarias sanción Intereses Legales Total Deterioro a Diciembre 2015 (78.766.794) (1.344.000) (1.015.568) (90.274.478) (2.798.270) (174.199.110) José Robinson Ortiz 39.631.094 362.000,00 227.850 41.151.242 1.697.080 83.069.266 Tito Alfonso Ochoa 38.785.900 1.706.000 451.568 74.542.753 1.353.870 116.840.091 Alan Jose Lacouture 10.380.600 362.000,00 336.150 4.365.588 198.100 15.642.438 Deterioro a Diciembre de 2016 (88.797.594) (2.430.000) (1.015.568) (120.059.583) (3.249.050) (215.551.795) Se aplica como una política contable, bajo la nueva normatividad, pero las deudas de cada apartamento se encuentran con mandamiento de pago y su respectivo proceso. La certificación de la Administración es quien avala los saldos de las deudas reales de cada apartamento. INGRESOS Los ingresos no operacionales recibidos fueron trasladados al Fondo de Imprevistos en cumplimiento de la Norma Legal. A continuación, presentamos los ingresos recibidos por los diferentes conceptos. DESCRIPTION EFECTIVO Y EQUIVALENTES A EFECTIVO VALOR Bancos Cuenta corriente BBVA No.138-000815 0 Bancos Cuenta corriente Banco Caja Social No.21500422549 3,286,834 Cuenta de ahorros Banco Caja Social No.24526987504 35,049 Menos Cuentas por pagar 1,890,000 Menos traslado cuota extraordinaria 4,489,799 TOTAL Efectivo y Equivalente de efectivo -3,057,916 11
EFECTIVO RESTRINGIDO Compuesto por el disponible del fondo de imprevistos DESCRIPCIÓN VALOR Efectivo - Restringido Cuenta de Cuentas de ahorros BBVA No.138032073 58.574.088 Inversiones CDT 39.950.176 Menos cuentas por pagar Contrato certificación ascensores 39.445.821 Disponible Efectivo restringido 59.078.443 Obtuvimos Mayores ingresos por un valor $40.287.739 por causación de intereses de mora $29.298.966 menores descuentos pronto pago otorgados $8 319,950; rendimientos financieros $4 926,556; alquileres $921,026; aprovechamientos $518,067 y cuotas de administración $217,788. RELACIÓN CDT FONDO DE IMPREVISTOS BANCO TITULO DIAS T.E VALOR BBVA *596 360 7.80% 14,182,327.00 BBVA *536 90 5.80% 6,950,132.00 BBA *539 90 5.85% 6,754,978.00 HELM *777 90 4.60% 5,956,935.00 HELM *899 90 4.80% 6,105,804.00 TOTAL 39,950,176.00 CDT CUOTA EXTRAORDINARIA BANCO TITULO DIAS T.E VALOR BBVA *239 360 7.80% 80,000,000.00 BBVA *940 180 7.90% 20,000,000.00 BBA *595 180 7.80% 31,500,000.00 TOTAL 131,500,000.00 SEGUROS Seguros pagados por adelantado: Corresponde al Seguro de áreas comunes. PÓLIZA SEGUROS AREAS COMUNES PRIMA VALOR ASEGURADO CHUBB DE COLOMBIA $ 30,967,450 27.609.757.600, 22 12
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL AÑO 2016 Gastos: La ejecución Presupuestal hasta el 31 de diciembre 2016 evidencia excedente por $10 969,688 resultante de: Exceso en el total de gastos por $29 743,676 a pesar el ahorro registrado en rubros como gastos de personal $6 214,999; repuestos ascensores $5 487,792; personal temporal $3 092,867 y mantenimiento edificio $1 468,626 como los más representativos. El exceso en el total de gastos obedece al sobrepaso en: EXPLICACIÓN DE PRINCIPALES VARIACIONES PRESUPUESTALES DE GASTOS Rubro Valor Descripción Reparaciones locativas 9.622.856 Manteniendo de la Fachada Asesoría NIF 3.500.000 Nuevo marco normativo Gastos Navideños 2.247.627 Reemplazo de inventario Proyecto Iluminación led sótanos y Instalaciones eléctricas 1.278.250 primeros pisos torres. Maquinaria y equipo (Ascensores) 843.696 Mantenimiento Equipo de Hidroneumático 830.232 Reparación de motobombas Gastos financieros y otros 729.671 Recaudo Cuota extraordinaria Aseo y cafetería 553.992 Elementos de Aseo Recarga extintores 458.200 Compra 10 extintores Norma Seguros 407.446 Ajuste mayor valor asegurado Gastos Hallowen 387.796 Mayor valor evento Equipo de cómputo y comunicación 268.280 Reinstalación del sistema A continuación, se presentan los rubros más relevantes y su variación. REPARACIONES LOCATIVAS PROVEEDOR VALOR OBSERVACIONES Jhon Alberto Oriz 803,250.00 Reparacion Tuberia averiada Jhon Alberto Oriz 850,000.00 Rep. Tub. de subcion tanque agua potable Hugo Alejandro Lemus 2,321,952.00 Materiales para reparaciones generales Gonzalez Alfer 12,000,000.00 Contrato Limpieza zonas comunes Sodimac Colombia 946,396.00 Reparacion Cubierta Cañuelas 16,921,598.00 13
CAMBIO REJILLAS GAS NATURAL Por disposición de la Empresa Gas Natural solicito el cambio de la rejilla de ventilación de la fachada de la cocina. Por lo tanto el consejo de administración autorizo el cambio de las 172 rejillas. Por lo tanto se protocolizo el contrato con la empresa LIMPIEZA E IMPERMEABILIZACIÓN ZONA COMÚN Contrato de Obra 002/2016 Valor $12.000.000 ANTES DESPUÉS 14
OTRAS LABORES EJCUTADAS Emboquillado general, lavado con rinse, limpiados e impermeabilizado con sika transparente, limpieza 10 muros de la zona de recepcion y rampas de parqueaderos area intervendia 220 m2. Contratista Alfer Gonzalez, Valor del contrato $12.000.000, la obra tiene como respaldo sus respectiva poliza de cumplimiento. MANTENIMIENTO DE CUBIERTAS El todero realizó el mantenimiento preventivo y correctivo de las cubiertas con inversión de $946.000 Labores realizadas Cambio del manto zona de cubierta y viga canales. Cambio de caballetes y tejas a dos aguas. EQUIPO HIDRONEUMÁTICO Se cambio un tanque hidroacumulador y se reparo la motobomba multietapas, ya presentaron deterioro y daños 15
REMODELACIÓN SALÓN DEL CONSEJO El salón del Consejo de Administración se remodelo, acondicionandolo bajo el lenguaje arquitecnico que se esta manejando para los salones comunales. Se instaló piso de madera se cambio la bateria de los baños iluminacion led. Con esta remodelacion conseguimos un espacio agradable, el cual no solo lo utiliza el Consejo de Adminsitración si no tambien los propietarios para recibir capacitación, o atender alguna diligencia. Otros Mantenimientos y Reparaciones Reparaciones Hidráulicas Colector de agua de 4 Colector principal agua potable. Reparaciones menores, colectores de aguas lluvias. Reparaciones Locativas Reparación de puerta vehicular. Mantenimiento Cajas Aguas Negras: Mensualmente dentro del cronograma de actividades de mantenimiento se programa la limpieza de las cajas de aguas residuales y aguas lluvias. 16
Reparación Humedades Sótanos y depósitos Puntualmente se controlan las humedades del sotano.,las cuales afectan parqueaderos. Se reparo colector de aguas lluvias que afectaba el sótano. Reparación Fachadas Apartamentos autorizados Asamblea General Por autorización de la Asamblea General Marzo 11 de 2017 se repararon las humedades de 20 apartamentos en su interior y se resano fachada en 12 apto. Reacondicionamiento Muebles Recepción Se llevo a cabo la restauración de los muebles de la recepción. Adecuación Normatividad Ascensores Para reforzar y certificar las maquinas de transporte vertical, fue necesario acondicionar los cuartos de ascensores, instalando rejillas de protección en el foso y barandas en las escaleras. 17
Normatividad Ascensores Como se indico en la pasada Asamblea General de copropietarios de Marzo 11 de 2017 los Conjuntos residenciales sometidos al régimen de propiedad horizontal que cuenten con sistemas de transporte vertical como son los ascensores, se encuentran obligados a contratar con empresas calificadas y acreditadas por el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación Colombiana), el diagnóstico y la revisión de los ascensores de la edificación, con el propósito de certificar su funcionamiento seguro dentro de los estándares de la Norma Técnica Colombiana y de esta manera prevenir accidentes en la copropiedad. Dando cumplimiento al mandato de la Asamblea General quien aprobó el contrato con la Empresa Paantekno Ltda por un valor de $68.035.160. Contrato que se protocolizo el día 22 de Julio de 2016. Su forma de pago que se pacto fue la siguiente: DESCRIPCIÓN PÓLIZA VALOR PAGADO Anticipo del 30% del contrato Póliza Buen Manejo del Anticipo Seguros del Estado No. 18-45101083425. Póliza de Cumplimiento Anticipo Seguro del Estado No. 18-45101083425. $17.595.300 Primer pago por el 10% del contrato Póliza de Cumplimiento $ 5.865.100 Pendiente por pagar $39.445.821 TORRE 1 ASCENSOR PAR DESCRIPCION UND. PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de bateria + modulo de cargador 1 265.000 265.000 Alarma de 12 V 1 100.000 100.000 *Citofono de Cabina 1 350.000 350.000 Marcación de cables de tracción 1 - - Marcación de la palanca de freno de maquina 1 - - Señalización del equipo en sala de máquinas 1 35.000 35.000 Iluminación para sala de máquinas 1 125.000 125.000 Sensor de pesa o pesa cargas 1 1.750.000 1.750.000 Sistema de protección de pesas en contrapeso 1 195.000 195.000 Stop de emergencia para pozo 1 195.000 195.000 Stop de emergencia en bancada en la maquina de tracción 1 195.000 195.000 Corral sobre cabina o punto de anclaje 1 190.000 190.000 Sistema de luz de emergencia en cabina 1 85.000 85.000 Sistema de Bocallaves para apertura de emergencia en cada puerta (son 8 puertas) 8 198.500 1.588.000 SUBTOTAL 5.073.000 18
TORRE 1 ASCENSOR IMPAR DESCRIPCION UND. PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de bateria + modulo de cargador 1 265.000 265.000 Alarma de 12 V 1 100.000 100.000 *Citofono de Cabina 1 350.000 350.000 Marcación de cables de tracción 1 - - Marcación de la palanca de freno de maquina 1 - - Señalización del equipo en sala de máquinas 1 35.000 35.000 Iluminación para sala de máquinas 1 125.000 125.000 Sensor de pesa o pesa cargas 1 1.750.000 1.750.000 Sistema de protección de pesas en contrapeso 1 195.000 195.000 Stop de emergencia para pozo 1 195.000 195.000 Stop de emergencia en bancada en la maquina de tracción 1 195.000 195.000 Corral sobre cabina o punto de anclaje 1 190.000 190.000 Sistema de luz de emergencia en cabina 1 85.000 85.000 Sistema de Bocallaves para apertura de emergencia en cada puerta (son 7 puertas) 7 198.500 1.389.500 Zapatas para puertas de pasillo 12 65.000 780.000 SUBTOTAL 5.654.500 TORRE 2 ASCENSOR PAR DESCRIPCION UND. PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de bateria + modulo de cargador 1 265.000 265.000 Alarma de 12 V 1 100.000 100.000 *Citofono de Cabina 1 350.000 350.000 Marcación de cables de tracción 1 - - Marcación de la palanca de freno de maquina 1 - - Señalización del equipo en sala de máquinas 1 35.000 35.000 Iluminación para sala de máquinas 1 125.000 125.000 Sensor de pesa o pesa cargas 1 1.750.000 1.750.000 Sistema de protección de pesas en contrapeso 1 195.000 195.000 Stop de emergencia para pozo 1 195.000 195.000 Stop de emergencia en bancada en la maquina de tracción 1 195.000 195.000 Corral sobre cabina o punto de anclaje 1 190.000 190.000 Sistema de luz de emergencia en cabina 1 85.000 85.000 Sistema de Bocallaves para apertura de emergencia en cada puerta (son 8 puertas) 8 198.500 1.588.000 Topes para puertas de pasillo 50 2.500 125.000 SUBTOTAL 5.198.000 19
TORRE 3 ASCENSOR IMPAR DESCRIPCION UND. PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de bateria + modulo de cargador 1 265.000 265.000 Alarma de 12 V 1 100.000 100.000 *Citofono de Cabina 1 350.000 350.000 Marcación de cables de tracción 1 - - Marcación de la palanca de freno de maquina 1 - - Señalización del equipo en sala de máquinas 1 35.000 35.000 Iluminación para sala de máquinas 1 125.000 125.000 Sensor de pesa o pesa cargas 1 1.750.000 1.750.000 Sistema de protección de pesas en contrapeso 1 195.000 195.000 Stop de emergencia para pozo 1 195.000 195.000 Stop de emergencia en bancada en la maquina de tracción 1 195.000 195.000 Corral sobre cabina o punto de anclaje 1 190.000 190.000 Sistema de luz de emergencia en cabina 1 85.000 85.000 Recorte de cables de tracción 1 - - Sistema de Bocallaves para apertura de emergencia en cada puerta (son 8 puertas) 8 198.500 1.588.000 Zapatas para puertas de pasillo 12 65.000 780.000 SUBTOTAL 5.853.000 TORRE 2 ASCENSOR IMPAR DESCRIPCION UND. PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de bateria + modulo de cargador 1 265.000 265.000 Alarma de 12 V 1 100.000 100.000 *Citofono de Cabina 1 350.000 350.000 Marcación de cables de tracción 1 - - Marcación de la palanca de freno de maquina 1 - - Señalización del equipo en sala de máquinas 1 35.000 35.000 Iluminación para sala de máquinas 1 125.000 125.000 Sensor de pesa o pesa cargas 1 1.750.000 1.750.000 Sistema de protección de pesas en contrapeso 1 195.000 195.000 Stop de emergencia para pozo 1 195.000 195.000 Stop de emergencia en bancada en la maquina de tracción 1 195.000 195.000 Corral sobre cabina o punto de anclaje 1 190.000 190.000 Sistema de luz de emergencia en cabina 1 85.000 85.000 Buffer o amortiguador de 300 mm de altura 1 225.000 225.000 Sistema de Bocallaves para apertura de emergencia en cada puerta (son 7 puertas) 7 198.500 1.389.500 SUBTOTAL 5.099.500 20
TORRE 3 ASCENSOR PAR DESCRIPCION UND. PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de bateria + modulo de cargador 1 265.000 265.000 Alarma de 12 V 1 100.000 100.000 *Citofono de Cabina 1 350.000 350.000 Marcación de cables de tracción 1 - - Marcación de la palanca de freno de maquina 1 - - Señalización del equipo en sala de máquinas 1 35.000 35.000 Iluminación para sala de máquinas 1 125.000 125.000 Sensor de pesa o pesa cargas 1 1.750.000 1.750.000 Sistema de protección de pesas en contrapeso 1 195.000 195.000 Stop de emergencia para pozo 1 195.000 195.000 Stop de emergencia en bancada en la maquina de tracción 1 195.000 195.000 Corral sobre cabina o punto de anclaje 1 190.000 190.000 Sistema de luz de emergencia en cabina 1 85.000 85.000 Recorte de cables de tracción 1 - - Sistema de Bocallaves para apertura de emergencia en cada puerta (son 8 puertas) 8 198.500 1.588.000 Zapatas para puertas de pasillo 8 65.000 520.000 SUBTOTAL 5.593.000 TORRE 4 DESCRIPCION UND. PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de bateria + modulo de cargador 1 265.000 265.000 Alarma de 12 V 1 100.000 100.000 *Citofono de Cabina 1 350.000 350.000 Marcación de cables de tracción 1 - - Marcación de la palanca de freno de maquina 1 - - Señalización del equipo en sala de máquinas 1 35.000 35.000 Iluminación para sala de máquinas 1 125.000 125.000 Sensor de pesa o pesa cargas 1 1.750.000 1.750.000 Sistema de protección de pesas en contrapeso 1 195.000 195.000 Stop de emergencia para pozo 1 195.000 195.000 Stop de emergencia en bancada en la maquina de tracción 1 195.000 195.000 Corral sobre cabina o punto de anclaje 1 190.000 190.000 Sistema de luz de emergencia en cabina 1 85.000 85.000 Instalación de rieles para contrapeso 1 9.150.000 9.150.000 Zapatas para puertas de pasillo 6 65.000 390.000 SUBTOTAL 13.025.000 21
TORRE 5 DESCRIPCION UND. PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de bateria + modulo de cargador 1 265.000 265.000 Alarma de 12 V 1 100.000 100.000 *Citofono de Cabina 1 350.000 350.000 Marcación de cables de tracción 1 - - Marcación de la palanca de freno de maquina 1 - - Señalización del equipo en sala de máquinas 1 35.000 35.000 Iluminación para sala de máquinas 1 125.000 125.000 Sensor de pesa o pesa cargas 1 1.750.000 1.750.000 Sistema de protección de pesas en contrapeso 1 195.000 195.000 Stop de emergencia para pozo 1 195.000 195.000 Stop de emergencia en bancada en la maquina de tracción 1 195.000 195.000 Corral sobre cabina o punto de anclaje 1 190.000 190.000 Sistema de luz de emergencia en cabina 1 85.000 85.000 Instalación de rieles para contrapeso 1 9.150.000 9.150.000 Zapatas para puertas de pasillo 8 65.000 520.000 SUBTOTAL 13.155.000 A la fecha el contrato se encuentra en su etapa de finalización, falta la instalación de los citofonos. Presentamos agradecimientos por la paciencia y colaboración en la ejecución de esta obra tan importante. SEGURIDAD El sistema de la seguridad se ha consolidado gracias a las capacitaciones y la empresa de vigilancia, quienes brindan programas de apoyo, bienestar de gran interés para el crecimiento laboral y profesional. A si mismo se realiza cada tres meses una evaluación y seguimiento al servicio, con el fin de tomar acciones correctivas y de mejora. Durante este periodo se realizan los estudios de seguridad al conjunto y las actualizaciones de las consignas y funciones del servicio dando como resultado buenos manejos sobre los ingresos de acceso, barreras perimétricas (al costado del edificio) evitando todo tipo de riesgos y vulnerabilidad. Por esta razón nos permitimos informar que gracias al seguimiento de los protocolos, compromiso del personal no se presentaron reclamaciones de residentes sobre pérdidas o daños en contra de la seguridad. El personal de seguridad tiene como objetivo fundamental el crecimiento personal y tecnológico gracias a la infraestructura adecuada que busca la satisfacción de nuestros clientes mediante la mejora continua de nuestro sistema de gestión de calidad. Cordial Saludo SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA Administradora y Representante Legal 22