SIIGO PYME Elaboración Notas de Traslado Cartilla I
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Nota de Traslado? 3. Cuál es la Ruta para Elaborar una Nota de Traslado? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Traslado?
Presentación Este instructivo es una guía que explica al usuario el proceso de elaboración y contabilización de una Nota de Traslado (Documento Tipo T); este documento registra el movimiento que tiene un producto en las bodegas.
ELABORACIÓN NOTAS DE TRASLADO Qué es una Nota de Traslado? La Nota de Traslado es un documento contable que registra el traslado físico de la mercancía en la misma empresa pero a diferente bodega, incluso en diferente centro de costo Importante: En SIIGO se utiliza el Documento Tipo T como Nota de Traslado, estos documentos se parametrizan por el Modulo de Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos Cuál es la Ruta para Elaborar una Nota de Traslado? La ruta para elaborar una Nota de Traslado es: Documentos Notas Documentos Notas - Notas de Traslado Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Traslado? Al momento de elaborar una Nota de Traslado el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Nota de Traslado a elaborar:
DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. Importante: El programa toma la fecha con la que se ingresa al sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el software permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos
Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Importante: Por ser un proceso interno de la compañía se recomienda asignar el Nit de la empresa en la elaboración de este documento.
Vendedor: En este documento el sistema solicita el vendedor de manera informativo, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación INFORMACIÓN DE TRASLADOS: Bodega y Ubicación Desde: Se debe digitar o hacer la búsqueda de la Bodega de donde sale la mercancía Bodega y Ubicación Hasta: Se debe digitar, hacer la búsqueda o crear la Bodega y ubicación a la cual ingresara la mercancía; para crear la bodega en la elaboración del documento al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación
Centro y Subcentro de Costo Desde: Se debe digitar o hacer la búsqueda del Centro y Subcentro de costo de donde sale la mercancía Centro y Subcentro de Costo Hasta: Se debe digitar, hacer la búsqueda o crear el centro y subcentro de costo al cual ingresara la mercancía; para crear el centro de costo en la elaboración del documento al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación el cual permite realizar la
DATOS DE TRANSACCIONES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem registrado Referencia: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), F4 (Referencia de fábrica).
Importante: Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia, Cuenta Contable o Código de Barras. Luego el sistema solicita más datos a saber: Centro de costo: El sistema trae estos datos de los digitados en la ventana de información de traslados como Centro de Costo Hasta Nit: El sistema trae por defecto el Nit del encabezado del documento pero este se puede cambiar Nit realizando la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Importante: Si se cambia el Nit que el sistema trae el cual corresponde al del encabezado el programa presenta la siguiente ventana: Sucursal: Este campo se habilitara solo si el Nit asignado está marcado en su creación que maneje sucursales
Importante: Por ser un proceso interno de la compañía se recomienda asignar el Nit de la empresa en la elaboración de este documento. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Débito/Crédito: El sistema genera un débito, ya que se está cargando mercancía al centro de costo. Datos Generales del Producto: Producto: El sistema trae automáticamente el producto de la información digitada en el cuadro de transacciones. Costo Unitario: El sistema trae automáticamente esta información del catálogo de productos, esta información se actualiza automáticamente de acuerdo al movimiento del producto (Compras y entradas al inventario). Bodega - Ubicación: El sistema trae estos datos de los digitados en la ventana de información de traslados como Bodega Hasta Saldo Bodega: El sistema trae automáticamente este dato de la bodega destino seleccionada en la ventana de información de traslados Importante: Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas.
Cantidad: Se debe digitar el número de unidades que se registraran en el documento y las cuales cargaran el inventario en la bodega hasta. Bodega Desde: El sistema trata como dato informativo cual fue la bodega y ubicación origen o desde la cual saldrá la marcación, al igual que el número de unidades que se encuentran actualmente en la bodega inicial Valor: En este campo el sistema trae el costo del producto solo cuando se maneja SISTEMA DE COSTEO EN LINEA O PREDETERMINADO, en caso de manejar COSTEO EN BACH, este campo debe quedar en ceros. NUEVAMENTE SE HABILITA EL CUADRO DE TRANSACCIONES PARA LLAMAR EL SIGUIENTE PRODUCTO QUE SE REQUIERA INGRESAR, AL TERMINAR DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS, LA NOTA DE TRASLADO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por último el sistema pregunta si el documento está correcto
El programa traerá automáticamente el número de la Nota de Traslado si en la definición del documento se marcó la casilla numeración automática, en caso contrario solicitara el número del consecutivo. De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Importante: Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. El documento se vera de la siguiente forma:
Importante: El documento se puede enviar a vista preliminar, impresora o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el documento.