Cómo mejorar la rentabilidad con el desarrollo y fortalecimiento del proceso de Servicios de consultoría y asesoría en Pronósticos y 2016 CELOGIS www.celogis.com Monterrey, N. L. México España Tel + 52 (81) 2265 3783
Contenido Descripción PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Presentación Diagnóstico del Status de la Precisión del Pronóstico (Forecast Accuracy) Fase 1 Revisión del proceso actual de la generación del Plan de - Fase 2 Diseño y propuesta del nuevo proceso e indicadores del Plan de Fase 3 Plan de implementación y seguimiento Fase 4 Proceso actual y propuesto Diagnóstico Implementación y seguimiento de 2
Presentación Descripción RESUMEN DE LA PROPUESTA DE CONSULTORÍA Resumen ejecutivo En este documento se describen, en cuatro fases, las actividades necesarias que le ayudarán a mejorar la precisión del pronóstico (Forecast Accuracy) hasta 10 puntos porcentuales en un lapso no mayor de seis meses. Se detallan las actividades del diagnóstico inicial y la revisión del proceso actual de la generación del pronóstico, que será la base para el diseño del nuevo proceso de. Se incluye un plan de seguimiento de mejora del Forecast Accuracy, para identificar las actividades clave que ayudan a tener mejor asertividad del pronóstico durante el tiempo de análisis e implementación. Por cada fase se describe un plan, entregables, y el tiempo de duración de cada de ellas. Se definen los plazos de pago del proyecto y el plan de trabajo. No se incluye cotización, la cual estará sujeta a las necesidades de cada organización. 3
Diagnóstico Forecast Accuracy. Fase 1 Descripción RELACIÓN DE ACTIVIDADES DEL DIAGNÓSTICO Y ENTREGABLE Objetivo: Conocer el estado actual de la Precisión del Pronóstico (Forecast Accuracy) y la efectividad del pronóstico final que generan las áreas involucradas. Base de Datos para análisis Definir e integrar la Base de Datos que servirá para generar los escenarios de análisis. Entregable Escenarios ABC XYZ Indicadores de precisión Construir escenarios para la Identificación de los productos ABC XYZ por jerarquías: Sociedad, Centro, Almacén, Familia, Código, Vendedor o Ruta. Estatus actual de la Precisión del pronóstico Definir el formato de medición de cada jerarquía: MAPE, WMAPE, BIAS y Forecast Accuracy y el formato de cálculo binario para categorías ABC XYZ. Comparación pronóstico: Estadístico y final Determinar el estado actual de la precisión del pronóstico (Forecast Accuracy) y la diferencia con la mejor práctica. Generar una tabla comparativa de la efectividad del pronóstico estadístico y final por jerarquía. ABC XYZ por jerarquías, Estructura de medición binario del Forecast Accuracy, y tabla comparativa de la efectividad del pronóstico final. 4
Suministro Revisión proceso Fase 2 1er paso DEFINIR PARTICIPANTES PARA REVISIÓN DEL PROCESO DE PLANEACIÓN DE DEMANDA Objetivo: Definir las áreas que deberán participar en la revisión del proceso de generación del pronóstico, su influencia en el Forecast Accuracy, el Plan de y el proceso de generación del S&OP Refinar Planes Estratégicos & Tácticos Ventas & Marketing Proceso de Planeación Reunir Datos Históricos Incluir datos causales Evaluar Impacto Financiero Pronósticos Estadísticos Base Análisis Whatif Pronóstico de Sin Restricciones Hipótesis Ventas & Marketing Acuerdos Cross Funcionales Pronóstico de Consenso Entradas de Pronóstico Departamentales Pronóstico de Final Revisión Plan de Suministro (Plan de Envíos) Planeación Ventas y Operaciones S&OP Restricciones de Suministro Planeación hacia Operación 5
Revisión proceso Fase 2 2o paso DEFINICIÓN DE PREGUNTAS CLAVE DEL PROCESO DE REVISIÓN Preguntas clave que deberán ser respondidas por los integrantes del proceso de revisión: Cómo se alimenta la BD para generar el pronóstico? Qué metodología se utiliza para la selección del mejor método? Existen penalización por baja asertividad del pronóstico? Cuál es el proceso de revisión del pronóstico por comercial? Cuáles son los indicadores de precisión utilizados? Cómo se mide la asertividad del pronóstico del área comercial? Cuál es el nivel de servicio de cada Sku? Cuál es la duración del proceso de revisión del pronóstico? Cuál es el proceso de generación del pronóstico semanal? Se puede decidir el tipo de pronóstico que ingresa a SAP? 6
Revisión proceso Fase 2 Actividades generales propuestas: 3er paso CONSTRUCCIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL DEL NUEVO PROCESO 1. Identificar los procesos críticos y áreas relacionadas con la Precisión del Pronóstico (Forecast Accuracy) y el Plan de. 2. Determinar nivel de precisión del pronóstico y la meta de cada proceso. 3. Generar y establecer indicadores de control y seguimiento. 4. Definir la brecha de la arquitectura tecnológica actual versus las mejores prácticas. 5. Definir los planes de trabajo asociados a la brecha tecnológica para alcanzar el nivel óptimo de operación. 7
Revisión proceso Fase 2 4o paso METODOLOGÍA DE TRABAJO Descripción de las actividades propuestas 1. Identificar los procesos críticos y áreas relacionadas con la Precisión del Pronóstico (Forecast Accuracy) y el Plan de. El objetivo es identificar las iniciativas que logran mejorar la gestión y la comunicación con las áreas involucradas. Dichas actividades ayudarán también a determinar el marco de trabajo para el pronóstico, así como la gestión de los riesgos operacionales, integración de sistemas, medición de resultados y rendimientos asociados con los procesos. 2. Determinar el nivel de precisión del pronóstico y la meta de cada proceso. En esta actividad el objetivo es conocer la contribución del pronóstico de cada proceso involucrado en este fin, así como su efectividad en la precisión general y particular. Con esta información se desarrollará una estructura de pronóstico para mejorar la asertividad por cada nivel jerárquico. 3. Generación y establecimiento de indicadores de control y seguimiento. En esta sección el objetivo es establecer mediciones cuantitativas que permitan determinar con mayor grado de precisión los resultados de la planeación. Se trata de tener instrumentos que permitan medir y evaluar la gestión, así como dar seguimiento y evaluación periódica de las variables clave de la organización. 8
Revisión proceso Fase 2 4o paso METODOLOGÍA DE TRABAJO (CONTINUACIÓN) Descripción de las actividades propuestas 4. Definir la brecha de la arquitectura tecnológica actual versus las mejores prácticas. En esta fase se realizarán análisis de los diferentes componentes tecnológicos utilizados para habilitar y soportar la generación del pronóstico. El objetivo es determinar el grado de madurez de la administración de los datos, los flujos de trabajo que facilitan la coordinación entre unidades, y los motores analíticos que facilitan la generación de la información requerida y de escenarios requeridos. 5. Definir los planes de trabajo asociados a la brecha tecnológica para alcanzar el nivel óptimo de operación de acuerdo a las necesidades y objetivos propios del negocio. En esta actividad el objetivo es definir al secuencia de actividades que permitirá evolucionar, mejorar y/o expander la arquitectura tecnológica actual al nivel requerido para facilitar el apoyo a los procesos de abastecimiento e inventarios. 9
Revisión proceso Fase 2 ENTREGABLES DEL PROCESO DE REVISIÓN El proceso de revisión de la generación del pronóstico por: demanda, áreas relacionadas y la herramientas tecnológica actual generará los siguientes 5 entregables: 1. Procesos críticos para la generación y validación del pronóstico y el nuevo Plan de. 2. Nivel de precisión actual (Forecast Accuracy) y meta propuesta. 3. Propuesta de indicadores adicionales para medir y controlar el Forecast Accuracy. 4. Diferencias en la generación del pronóstico vs. la mejor práctica tecnológica. 5. Pasos sugeridos para reducir las deferencias entre la práctica actual y la mejor de su clase. 10
Propuesta nuevo proceso Planeación de Fase 3 Descripción PROPUESTA DE ACTIVIDADES CLAVE La propuesta del nuevo proceso se generará con la información del diagnóstico y las actividades del proceso actual. El objetivo es mejorar la asertividad del Forescast Accuracy al menos en 10 puntos porcentuales. Algunas de las actividades sugeridas para lograrlo son las siguientes: Definir la información clave que deberá ser generada para mejorar los resultados del pronóstico estadístico. Definir un formato de control y seguimiento para cada uno de los procesos críticos que influyen en el pronóstico y mejoran la asertividad. Diseñar un sistema de control de indicadores de avance de mejora, de cada proceso, para identificar los problemas y oportunidades a tiempo. Reducir el proceso de revisión del pronóstico de meses a semanas. Fijar estrictamente al menos una semana el Pronóstico final. 11
Plan de implementación Fase 4 Descripción ACTIVIDADES CLAVE DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO PLANEACIÓN DE DEMANDA El plan de implementación y seguimiento del nuevo proceso deberá cumplir al menos con las siguientes actividades: 1. Compartir con todos los responsables involucrados en la generación del pronóstico: a. La nueva medición del Forecast Accuracy y el formato de clasificación ABC XYZ. b. Los formatos, la frecuencia y la información clave que deberá ser generada para mejorar los resultados del pronóstico estadístico. c. Los formatos o plantillas de control de indicadores de avance de mejora. 2. Definir la fecha de inicio y la frecuencia de revisión de cada uno de los indicadores del Forecast Accuracy 3. Dirigir los esfuerzos hacia la construcción del proceso de S&OP con los cambios y beneficios esperados. 12
Beneficios 0.75 RESULTADOS ESPERADOS DE MEJORA DE CADA FASE DEL PROYECTO Best-in-class companies 0.40 0.30 0.25 0.20 Medición Fcst Acc Inclusión del sistema de medición ABC_XYZ y formato binario. +3% Fase 1. Status del Forecast Accuracy Binario Fase 2 y 3. Proceso actual y propuesto del Pronóstico y Planeación de Mejores resultados del pronóstico y el Plan de. Definición de procesos y estructura de información clave. +3% Fase 4. Implementación del nuevo proceso de Mejor integración de Información. Procesos más ágiles en la revisión del pronóstico para Plan de Objetivo 2016 Fcst Acc + 10% +4% Definición e integración de una solución que apoye el proceso de Ventas y Operaciones (S&OP) 1 mes 1 mes 1 mes 1 mes 1 mes 1 mes 2016 2017 13
Entregables y cotización ENTREGABLES Y DURACIÓN POR FASES DE TRABAJO No. Fase Productos Entregables Duración 1 Diagnóstico del Status de la Precisión del Pronóstico. a. ABC XYZ por jerarquías, b. Estructura de medición binario del Forecast Accuracy. c. Tabla comparativa de la efectividad del pronóstico actual contra la venta real. 4 semanas 2 Revisión del proceso actual de la generación del Pronóstico y del Plan de. a. Procesos críticos para la generación y validación del pronóstico. b. Nivel de precisión actual (Forecast Accuracy) y meta propuesta. c. Propuesta de indicadores adicionales para medir y controlar el Forecast Accuracy. d. Pasos sugeridos para reducir las diferencias entre la práctica actual y la mejor de su clase. 4 semanas 3 Diseño y propuesta del nuevo proceso e indicadores del Plan de a. Información necesaria para mejorar los resultados del pronóstico y el Plan de. b. Formato de control y seguimiento para los procesos críticos que influyen en el pronóstico y mejoran la asertividad. c. Sistema de control de indicadores de avance de mejora del Plan de. 4 semanas 4 Plan de implementación y seguimiento del Plan de. a. Proceso para compartir con todos los responsables involucrados el proceso de generación del pronóstico y el nuevo Plan de. b. Definir la fecha de inicio y la frecuencia de revisión de cada uno de los indicadores de precisión. c. Procedimiento de inclusión de un Pre-S&OP con los cambios y beneficios esperados 12 semanas Nota: Las actividades, los entregables y el costo pueden variar de acuerdo con la situaciones encontradas en el proceso del diagnóstico inicial y las necesidades de la organización. No se incluye cotización que estará sujeta a las necesidades de cada organización. 14
PLAN DE TRABAJO GANTT DEL PROYECTO Semanas Meses Fase Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 1 2 3 4 Diagnóstico del Status de la Precisión del Pronóstico. Revisión del proceso actual de la generación del Pronóstico. Propuesta del nuevo proceso e indicadores del Plan de Implementación y seguimiento del nuevo proceso de 15
Algunos de nuestros clientes 16
Contacto Ing. Tomás Gálvez Martínez direccion@celogis.com Presidente y Director General Centro Ejecutivo de Logística S. C. www.celogis.com Oficina Matriz Av. Ricardo Margáin 575 Parque Corporativo Santa Engracia San Pedro Garza García, N. L. México Tel (81) 2265 3783 17