DIRECCION DE ABASTECIMIENTO DE RECURSOS ESTRATEGICOS EN SALUD MANUAL DEL INDICADOR DE PORCENTAJE DE MEDICAMENTOS CON ÓRDENES DE COMPRA ENTREGADAS OPORTUNAMENTE AL PROVEEDOR - COMPRAS CORPORATIVAS NACIONALES DE MEDICAMENTOS AÑO 2015 Unidad Funcional de Programación y Monitoreo Dirección de Abastecimiento de Recursos Estratégicos en Salud. Ministerio de Salud de la República del Perú Calle Nazca N 548 Jesús María Lima Perú Web: www.dares.minsa.gob.pe
MANUAL DEL INDICADOR DE PORCENTAJE DE MEDICAMENTOS CON ÓRDENES DE COMPRA ENTREGADAS OPORTUNAMENTE AL PROVEEDOR - COMPRAS CORPORATIVAS NACIONALES DE MEDICAMENTOS ANTECEDENTES Una de las principales finalidades del Estado Peruano es la provisión de bienes y servicios públicos de calidad que contribuyan al bienestar de la población y favorezcan la reducción de la pobreza y las brechas de desarrollo que afectan a los ciudadanos y ciudadanas en nuestro país. El Ministerio de Salud ha logrado mejorar a través de las Compras Corporativas Nacionales, la provisión eficiente y sostenible de los medicamentos, optimizando de esa manera la accesibilidad para toda la población, sobre todo de la más pobre y excluida. Siendo, el abastecimiento de medicamentos, uno de los factores que respalda las intervenciones del equipo de salud y contribuye en fomentar la confianza de la población en los servicios de salud, además que permitirá asegurar el derecho de la persona a recibir atención gratuita y oportuna para su problema de salud. En este contexto, la Directiva del SISMED 1, señala que las DISA/DIRESA/GERESA y Hospitales unidades ejecutoras son responsables de formalizar la adquisición de la Compra Corporativa Nacional a través de la emisión de las órdenes de compra respectivas y la ejecución del pago correspondiente 2. Así mismo, para asegurar el suministro de los productos farmacéuticos y dispositivos médicos en los establecimientos de salud del ámbito nacional, el SIS establece que los recursos financieros transferidos a la unidades ejecutoras por las atenciones recibidas a los pacientes cubiertos, se destina en primer lugar al Componente de Reposición (100% del consumo de productos farmacéuticos y dispositivos médicos, valorizado al precio de operación) 3. La Dirección de Abastecimiento de Recursos Estratégicos en Salud DARES 4, es un órgano desconcentrado del Ministerio de Salud, que tiene entre sus funciones generales el efectuar los procesos de adquisición de los recursos estratégicos, de acuerdo a la programación y requerimiento de los órganos del Ministerio de Salud, así como por encargo de las instancias de salud del nivel regional y otras Entidades del Sector Público a nivel nacional, en concordancia al marco legal vigente. Siendo las Compras Corporativas Nacionales, las que abastecen principalmente a los establecimientos de salud del ámbito nacional, es importante garantizar la sostenibilidad y efectividad del referido proceso monitoreando la ejecución contractual a través de la emisión de las órdenes de compra oportunamente según el cronograma establecido por cada DISA/DIRESA/GERESA participante. En tal sentido, se ha elaborado el Indicador: Porcentaje de órdenes de compra entregadas oportunamente al proveedor - Compras Corporativas Nacionales de Medicamentos, con la finalidad de que las DISA/DIRESA/GERESA e IGSS garanticen el cumplimiento de los compromisos asumidos en los procesos de compra de las Compras Corporativas Nacionales, asegurando el adecuado abastecimiento de medicamentos a los establecimientos de salud del ámbito nacional; detallándose en el presente manual los procesos para la recopilación y envío de datos, cálculo del indicador, publicación y monitoreo de los resultados. 1 Aprobada con Resolución Ministerial Nº 1753-2002-SA/DM y modificada mediante la Resolución Ministerial Nº 367-2005/MINSA 2 Numeral 7.4.2 de la Directiva SISMED aprobada con Resolución Ministerial Nº 1753-2002-SA/DM. 3 Resolución Jefatural N 076-2012/SIS que aprueba la Directiva Administrativa que establece el Proceso de Valorización de las Prestaciones de Salud del Seguro Integral de Salud. 4 Decreto Supremo N 003-2010-SA que modifica el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. 2
OBJETIVO Proporcionar a las DISA/DIRESA/GERESA de los Gobiernos Regionales e IGSS un instructivo para la medición del indicador Porcentaje de medicamentos con órdenes de compra entregadas oportunamente al proveedor - Compras Corporativas Nacionales de Medicamentos ; el cual permitirá suministrar a las Instancias del Ministerio de Salud información oportuna, veraz y precisa con relación al cumplimiento de los compromisos asumidos en las Compras Corporativas. ALCANCE El presente Manual es de cumplimiento en todas las Direcciones de Salud del Ministerio de Salud o las que hagan sus veces, Direcciones Regionales de Salud, Gerencias Regionales de Salud de los Gobiernos Regionales y del Instituto de Gestión de Servicios de Salud. DEFINICIONES OPERACIONALES a. Cronograma de entregas de los medicamentos incluidos en las Compras Corporativas Nacionales: Se refiere al cronograma establecido por la DISA/DIRESA/GERESA e IGSS en la etapa de la Estimación y Programación, los mismos que forman parte de las Bases Administrativas de los procesos de adquisición respectivos conducidos por la DARES. b. Orden de Compra girada oportunamente: Se define a una Orden de Compra girada con oportunidad siempre que esta haya sido girada en su totalidad en el mes que corresponde según cronograma establecido y cuente con Registro SIAF. c. Orden de Compra entregada oportunamente al proveedor: Se define a una Orden de Compra girada oportunamente y entregada al proveedor en el mes que corresponde según cronograma establecido. d. Reprogramación de entregas: Se refiere a los adelantos, adicionales, reducciones y ampliaciones que puede solicitar la DISA/DIRESA/GERESA e IGSS según lo establecido en las Bases Administrativas del proceso de Compra Corporativa correspondiente. Dicha reprogramación deberá realizarse de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento 5. PROCEDIMIENTOS. I. DE LA RECOPILACION Y ENVIO DE DATOS 1. Una vez adjudicado los procesos de adquisición, los contratos son suscritos por cada DISA/DIRESA/GERESA e IGSS y los proveedores ganadores. A partir de la fecha de suscripción de dichos contratos, se establece el cronograma de entregas según la programación realizada por cada DISA/DIRESA/GERESA e IGSS. 2. La DARES oficializa a las DISA/DIRESA/GERESA e IGSS la herramienta para la recopilación de datos para la medición del indicador, incluyendo la fecha de suscripción de contrato y el cronograma de entregas correspondiente. 5 Artículo 171 al 175 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado con Decreto Supremo N 184-2008-EF. 3
3. Una vez girada y entregada la Orden de Compra al proveedor, la Oficina Logística de la DISA/DIRESA/GERESA ingresa en la herramienta de recopilación de datos, la información respecto al número, cantidad a entregar, fecha de emisión y fecha de entrega de la Orden de Compra; así como, la fecha de ingreso al almacén especializado. Se considera como fecha de entrega de la orden de compra al proveedor, el día en que la entidad hace de conocimiento al proveedor la orden de compra emitida, a través de correo electrónico o alternativamente fax o courrier. 4. La Oficina Logística de la DISA/DIRESA/GERESA e IGSS remite la información mensual a la DARES hasta el 5 día hábil del mes siguiente al que se reporta, con copia a su respectiva Dirección de Medicamentos o quien haga sus veces. 5. DARES recepciona y consolida mensualmente la información registrada en la herramienta de recopilación de datos y realiza la medición del indicador Porcentaje de medicamentos con órdenes de compra entregadas oportunamente al proveedor - Compras Corporativas Nacionales de Medicamentos. 6. DARES consolida la información trimestralmente y la remite al Seguro Integral de Salud-SIS. II. DE LAS SITUACIONES DE REPROGRAMACION DE ENTREGAS. En caso de reprogramación de entregas (adelantos, prórrogas, reducciones, etc.), inmediatamente la DISA/DIRESA/GERESA e IGSS formalice ésta reprogramación con el respectivo proveedor, deberá informar vía correo electrónico a la DARES adjuntando la documentación respectiva 6, para la actualización del cronograma. III. DEL INDICADOR I.1 DEFINICIÓN: El indicador mide el porcentaje de medicamentos con órdenes de compra entregadas oportunamente al proveedor, según los compromisos asumidos por la DISA/DIRESA/GERESA e IGSS en las Compras Corporativas Nacionales-CCN. I.2 FUENTE DE INFORMACIÓN: La información utilizada para la medición del indicador tiene carácter de Declaración Jurada y es reportada por las DISA/DIRESA/GERESA de los Gobiernos Regionales e IGSS en la herramienta oficializada por la DARES, la misma que consolida los datos de los puntos de entrega de su jurisdicción incluidos en los procesos de compra corporativa, excluyéndose a los Hospitales Unidades Ejecutoras. Los Gobiernos Regionales a través de sus DISA/DIRESA/GERESA y el IGSS deben de reportar su información con una periodicidad mensual y remitirla a la DARES, quien consolida la información y evalúa el indicador mensualmente y reporta el resultado trimestral al Seguro Integral de Salud. I.3 CALCULO DEL INDICADOR: El indicador se expresa como porcentaje, el cual se calcula dividiendo el número de medicamentos con órdenes de compra (O/C) entregadas al proveedor oportunamente según los compromisos asumidos en la 6 Requerimiento de reprogramación emitida por la Dirección de Medicamentos o quien haga sus veces, correo electrónico de aceptación del proveedor y adendas según sea el caso. 4
CCN por el número de medicamentos programados cuya orden de compra requiere ser entregada al proveedor según los compromisos asumidos en la CCN (cronograma de entregas y fecha de suscripción de contrato). % de medicamentos con órdenes de compra entregadas oportunamente al proveedor = N de medicamentos cuya O/C ha sido entregada oportunamente al proveedor. N de medicamentos programados cuya O/C debe ser entregada al proveedor El cálculo trimestral del porcentaje medicamentos con órdenes de compra entregadas oportunamente al proveedor, se realiza mensualmente y es acumulativo, realizándose los siguientes pasos: a. Cálculo del indicador en el primer mes del trimestre a evaluar, para su cálculo se considera la información remitida por las DISA/DIRESA GERESA e IGSS en el primer mes del trimestre a evaluar, utilizándose la siguiente fórmula: N de medicamentos cuya O/C ha sido entregada oportunamente al proveedor en el mes. Σ N de medicamentos programados cuya O/C debe ser entregada al proveedor en el trimestre a evaluar b. Cálculo del indicador en el segundo mes del trimestre a evaluar, para su cálculo se considera la información remitida por las DISA/DIRESA GERESA e IGSS en el primer y segundo mes del trimestre a evaluar, utilizándose la siguiente fórmula: Σ N de medicamentos cuya O/C ha sido entregada oportunamente al proveedor en el 1 y 2 mes del trimestre a evaluar Σ N de medicamentos programados cuya O/C debe ser entregada al proveedor en el trimestre a evaluar c. Cálculo del indicador en el tercer mes del trimestre a evaluar, para su cálculo se considera la información remitida por las DISA/DIRESA GERESA e IGSS en el primer y segundo mes del trimestre a evaluar, utilizándose la siguiente fórmula: Σ N de medicamentos cuya O/C ha sido entregada oportunamente al proveedor en el 1, 2 y 3 mes del trimestre a evaluar Σ N de medicamentos programados cuya O/C debe ser entregada al proveedor en el trimestre a evaluar I.4 NIVELES DE REFERENCIA El valor objetivo está representado por la situación ideal del total de medicamentos con órdenes de compra entregadas a los proveedores oportunamente en el mes programado. En ese sentido, para la evaluación del pago del I y II trimestre se debe considerar lo siguiente: Si cumple con la meta establecida se calcula el monto según el peso ponderado establecido: 5
Incentivo del cápita x Peso ponderado del indicador Si no cumple con la meta establecida no se pagará el incentivo correspondiente. Para la evaluación del pago del III y IV trimestre se debe considerar lo siguiente: Si cumple con la meta establecida se calcula el monto según el peso ponderado establecido: Incentivo del cápita x Peso ponderado del indicador Si tiene un nivel de cumplimiento de hasta el 85% de la meta establecida, se debe calcular el monto según la siguiente formula: Incentivo del cápita x Peso ponderado del indicador x porcentaje de cumplimiento del indicador x factor de ajuste. I.5 INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS Porcentajes de acuerdo al estándar establecido nos indica que las DISA/DIRESA/GERESA e IGSS están realizando las gestiones oportunas para el abastecimiento de medicamentos esenciales según los compromisos asumidos en las compras corporativas nacionales. IV. MONITOREO 1. La DARES evalúa mensualmente el avance del indicador y brinda la asistencia técnica a las DISA/DIRESA/GERESA e IGSS. 2. Al finalizar cada trimestre del año, la DARES consolida el avance mensual del indicador y oficializa al Seguro Integral de Salud los resultados de la medición del mismo y los publica en la página web de DARES: www.dares.minsa.gob.pe. 3. En caso que las DISA/DIRESA/GERESA e IGSS no cumplan con el envío de la información, se informará al Gobierno Regional e IGSS, que su indicador reportará 0%, en el marco de lo dispuesto en el Convenio Capitado suscrito con el Seguro Integral de Salud. 4. La DARES, durante el año, validará la información remitida por las DISA/DIRESA/GERESA e IGSS en un trimestre respecto a la documentación física correspondiente: cargos, correos electrónicos, fax, etc., que demuestren la recepción de la orden de compra por parte del proveedor. 5. Si en la constatación de la información se evidencia que esta no corresponde a la remitida para la evaluación, la DARES informará al SIS para los fines pertinentes del caso. 6. Las Oficinas de Seguros en coordinación con la Dirección de Medicamentos de las DISA/DIRESA/GERESA e IGSS, realizan el monitoreo del cumplimiento de lo descrito en el presente manual. 6