PONENCIA: Crear un Sistema de Carrera Administrativa que integre los mecanismos institucionales vigentes orientados a promover el desarrollo del personal, para mejorar la calidad de su desempeño y otorgar reconocimiento al esfuerzo PONENTES: Magíster Ana Cristina Quirós, Bach. Cynthia Salas, Licda. Evelyn Molina, Magíster Laura Chaves, Licda. Lupita Abarca, Magíster Marielos Arias, Magíster Stephanie Fallas ÁREA TEMÁTICA: Vida Universitaria RESUMEN: Objetivo de la Ponencia: Crear un Sistema de Carrera Administrativa que integre los mecanismos institucionales vigentes orientados a promover el desarrollo del personal administrativo (técnico, profesional y operativo), para mejorar la calidad de su desempeño y otorgar reconocimiento al esfuerzo, tal y como se estipula en el Estatuto Orgánico, las Políticas Institucionales para el año 2000, la Convención Colectiva de Trabajo y el Reglamento de Administración de Salarios. JUSTIFICACIÓN: En la actualidad las instituciones públicas de educación superior, deben procurar una gestión flexible según lo demanden los procesos, acciones y proyectos establecidos, liderada por un personal calificado y comprometido; con el fin de brindar un mejor servicio a sus usuarios y de contribuir al cumplimiento de los principios institucionales. Estas organizaciones deben ser guiadas por personas que faciliten la asimilación de los cambios mediante soluciones verdaderas, las cuales deben provenir de un recurso humano flexible y adaptable, poseedor de habilidades y destrezas para generar las respuestas adecuadas (De Carlos, 1995). En este sentido, la Universidad de Costa Rica como Institución de Educación Superior promueve la excelencia en todos sus campos de acción. Siendo el personal administrativo uno de los tres sectores que conforman la comunidad universitaria 1, es importante el desarrollo 1 Universidad de Costa Rica. Estatuto Orgánico. Artículo 1.
continuo de éste para el logro de la excelencia en las gestiones que realiza, las cuales son complemento indispensable de las actividades sustantivas dentro de esta Casa de Enseñanza. Esta procura del desarrollo profesional, de actitudes y aptitudes, de las diferentes competencias individuales, de la maximización de las capacidades del talento humano administrativo, son aspectos que están establecidos formalmente en diferentes documentos oficiales que promueven el desarrollo y la implementación de la Carrera Administrativa dentro de la Institución. Sin embargo, por diferentes razones que no se logran justificar y entender, a pesar de estipularse en el Estatuto Orgánico, la Convención Colectiva de Trabajo, el Reglamento de Administración de Salarios e identificarse dentro de las Políticas Institucionales desde hace varios años, no se ha concretado establecer la Carrera Administrativa como un sistema de incentivo formal en la Universidad de Costa Rica. Para el desarrollo de esta propuesta se consideran todos los documentos conocidos que fundamentan el desarrollo de la Carrera Administrativa en la Institución, la reseña de los esfuerzos que se han dado a lo largo de las últimas tres décadas para concretar este mandato plasmado en el Estatuto Orgánico, así como las limitaciones. Esta propuesta tiene como objetivo reunir todos esos esfuerzos relacionados con el desarrollo laboral, profesional y personal del talento humano administrativo dentro de la vida universitaria, promoviendo su crecimiento flexible y continuo, que le brinde la capacidad de adaptarse y aportar de la manera más eficiente a las demandas de la Institución y de la sociedad costarricense en general. Descripción de la situación actual Las autoridades de la Universidad de Costa Rica han promovido desde hace más de tres décadas, un discurso de apoyo para promover e incentivar el desarrollo profesional del personal administrativo, mediante la creación e implementación de la Carrera Administrativa ligada a un programa de evaluación del desempeño.
El personal de la Universidad de Costa Rica goza de una serie de beneficios y servicios de índole socioeconómico, contenidos en políticas dirigidas a la preservación y mejoramiento de la moral y las condiciones de trabajo, mediante acciones suplementarias para la Carrera Administrativa a saber: facilidades de estudios, recreación, cultura, entre otros; establecidos mayoritariamente, en la negociación colectiva de trabajo que se ha mantenido desde el año de 1976. No obstante lo anterior, las distintas instancias universitarias responsables de implementar la Carrera Administrativa, no han logrado consolidar una propuesta integral, que considere las acciones e iniciativas de desarrollo e incentivos del personal administrativo; por cuanto los esfuerzos han sido aislados y se han estructurado en beneficios específicos. La Convención Colectiva de la UCR define la Carrera Administrativa como la existencia de programas y las normas que los sustentan, que tienden a garantizar y fomentar el progreso, la estabilidad, los ascensos, la formación y los incentivos de los funcionarios administrativos y técnicos de la Institución. (Acta de las sesiones 3882 3884 del Consejo Universitario realizadas el 8 y el 16 de setiembre de 1992, respectivamente). Por su parte, el Proyecto de Reglamento de Carrera Administrativa de la Vicerrectoría de Administración la define como el desarrollo integral, individual y colectivo del trabajador en todos los aspectos de su vida laboral, desde el ingreso hasta el retiro, con el objetivo de crear las mejores condiciones para un buen desempeño en provecho de la Institución, el personal y de la sociedad en general. (Oficina de Personal, 1990). Así concebida incluye el ingreso (reclutamiento, selección e inducción), desarrollo (clasificación y valoración de puestos, capacitación y adiestramiento, evaluación del desempeño, relaciones laborales, salud ocupacional, promoción y ascensos, incentivos económicos y no económicos, carrera profesional) y retiro del talento humano (renuncias, despidos, jubilaciones). Dentro de la Institución se han elaborado diversas propuestas y gestiones por parte de diferentes grupos, orientadas a enriquecer este esfuerzo. No obstante, se carece de
información sobre la puesta en marcha de estos planteamientos y sus resultados. A continuación se citan algunos de ellos. 1. Proyecto Reglamento de Carrera Administrativa (documento de trabajo) de la Vicerrectoría de Administración. Este documento fue elaborado con el objetivo de integrar las normas en el plan general de carrera administrativa (personal administrativo y técnico), para brindar al funcionario oportunidades de movilización interna y motivarles a la carrera institucional. Oficina de Personal: Marlon Morales, Edgar Jiménez, Francisco Súarez, Carlos Flores, Gonzalo Monge. (1990). 2. Se realizó un esfuerzo en la Vicerrectoría de Administración (VRA) en colaboración con la Escuela de Ingeniería Industrial, que consistió en conformar una Comisión para elaborar un sistema de administración para la Oficina de Recursos Humanos (ORH) conceptualizado de forma diferente al vigente (ágil, dinámico y flexible). Sin embargo, el informe final no contó con el apoyo requerido por parte de las instancias involucradas. (1997). 3. La VRA asignó recursos a la ORH para financiar programas como el inventario de recursos humanos, capacitación, inducción e identificación del funcionario y evaluación del desempeño en respuesta a necesidades reales de la comunidad administrativa universitaria, conforme los principios y políticas generales de la UCR. (1998). 4. Propuesta para un nuevo Régimen de Incentivos por Méritos. Comisión Redactora: Yamileth González, Leda Muñoz, Ramiro Barrantes, Jorge Barquero, Luis Camacho. (1999). Según consulta realizada al señor Jorge Barquero funcionario de la Vicerrectoría de Administración, esta propuesta se limitó al diseño de instrumentos y al momento de someterla a consulta a las Vicerrectorías, se desestimó. 5. Propuesta de Régimen de Méritos en Carrera Administrativa. Edgar Jiménez y Jorge Barquero. (2008). Es importante señalar que la Carrera Administrativa se sustenta en los artículos 40 y 53 del Estatuto Orgánico, en los que se definen las responsabilidades del Rector (a) y Vicerrector (a) con respecto al Reglamento de Carrera Administrativa en función de apelaciones y la aplicación de normas. Por su parte, en el documento Políticas para la Formulación de Presupuesto del año 2000, se establecieron algunos lineamientos dirigidos a promover el desarrollo profesional del personal administrativo y su respectivo reconocimiento; así también se estableció la evaluación de su rendimiento con miras a la aplicación de incentivos asociados a la misma.
En adición a lo anterior, las Políticas 2010-2014 referentes a la profesionalización del sector administrativo indican lo siguiente: Eje 2 Excelencia Universitaria Comprende los temas y las políticas que orientan, con alto nivel, el quehacer de la Universidad de Costa Rica. Tema 2.1 Talento Humano: 2.1.2. Fortalecerá los mecanismos para la formación y la capacitación que contribuyan al más amplio desarrollo de su personal académico y administrativo. 2.1.3. Fortalecerá la capacidad de gestión de las personas que ocupen puestos de dirección académica o administrativa. 2.1.4. Realizará los esfuerzos necesarios para lograr que el mérito y el desempeño individuales de sus funcionarios y funcionarias sean reconocidos mediante mejores oportunidades de desarrollo profesional y condiciones salariales. Eje 4 Gestión Universitaria Comprende los temas y las políticas tendientes a fortalecer una gestión universitaria integral, eficiente y eficaz, sustentada en nuevos enfoques y en una perspectiva de futuro. Tema 4.1 Administración y planificación: 4.1.1. Promoverá una gestión institucional que estimule la cooperación entre sus diversas instancias, con una perspectiva inter, multi y transdisciplinaria, como un mecanismo de búsqueda de la excelencia en todos los ámbitos del quehacer universitario. Eje 5 Bienestar en la Vida Universitaria Comprende los temas y las políticas dirigidas a promover y resguardar los derechos de la comunidad universitaria para respetar su condición humana y mejorar la calidad de su entorno social y natural. Tema 5.1 Convivencia Universitaria: 5.1.2. Promoverá estrategias de acción afirmativa, para enfrentar condiciones de desigualdad y de exclusión social, tanto del estudiantado como del personal docente y administrativo.
La Convención Colectiva de Trabajo en sus artículos 9, 14 y 15 establece la promoción de mecanismos de remuneración por concepto de incentivo salarial por mérito académico para el personal administrativo que realice estudios superiores a los requisitos establecidos dentro del Sistema de Clasificación de Puestos. Asimismo, la Oficina de Recursos Humanos ejecutará el Sistema de Carrera Administrativa cuyo objetivo es el desarrollo integral del trabajador (a) en todos los aspectos de su vida laboral, desde el ingreso hasta el retiro que incluye los programas de Clasificación y Valoración de Puestos, Capacitación, Relaciones Laborales, Promoción Interna, Evaluación del Desempeño, Retiro Planificado, Salud Ocupacional y otros afines. De igual forma, en esta Convención se propone crear la Comisión de Carrera Administrativa y Desarrollo del Personal, responsable de brindar asesoramiento a la administración universitaria, en el desarrollo de personal y en la promoción, apoyo y expansión de los programas de la Carrera Administrativa, la cual estará integrada por el (a) Vicerrector (a) de Administración o su representante, un especialista en Recursos Humanos designado por la Universidad, el jefe de la Oficina de Recursos Humanos o su representante y dos representantes del Sindicato. Además, se señala que la Universidad establecerá un Sistema de Carrera Profesional para el sector administrativo orientado al desarrollo de estos profesionales, esfuerzo que será reconocido con el pago de un incentivo salarial. Tal y como se establece en el caso de la Carrera Administrativa, se integrará una Comisión para su funcionamiento. Adicionalmente, el Reglamento de Administración de Salarios se refiere en el capítulo VIII a los incentivos salariales por méritos académicos, que es el porcentaje adicional al salario que se concede a un funcionario por haber realizado estudios que superan los requisitos académicos que fija el Manual Descriptivo de Puestos para su cargo; como un medio de contribuir a su permanencia en la Institución y otorgar una retribución adecuada a la mayor capacidad y eficiencia en el desempeño de sus funciones, logrables por la preparación académica obtenida (art. 28), lo cual es aprobado por el Vicerrector de Administración, según la recomendación de la Comisión de Incentivos Salariales por Méritos Académicos".
A pesar de que se ha planteado una normativa clara y precisa en cuanto a este tema, el incentivo no es extensivo a todas las categorías salariales; por lo que se carece de una acción equitativa para el reconocimiento al esfuerzo y al mérito académico del personal. Asimismo, en el artículo 32 del reglamento citado, se establecen los requisitos para optar por este incentivo, entre los cuales se incluyen: a) Que el puesto que ocupe el funcionario esté clasificado y valorado según las normas de este Reglamento. b) Que los requisitos académicos que posea el servidor directamente relacionados con su trabajo, sean superiores a los establecidos en el Manual Descriptivo de Puestos para el cargo que ocupa. c) Que el interesado trabaje en jornada de tiempo completo con un horario legal aceptado por la Universidad. En el artículo 33 se señala que la Comisión de Incentivos Salariales, para efecto de prórroga de contrato o cuando lo juzgue necesario, solicitará a la Vicerrectoría de Administración, evaluaciones sobre si persisten las condiciones en relación con las funciones del puesto y las calidades académicas del funcionario, y sobre la labor realizada por el empleado que disfruta del beneficio. El artículo 34 detalla los trámites para optar por este incentivo, los cuales incluyen presentar la solicitud a la Oficina de Recursos Humanos acompañada del original y una copia del título y de cualquier otro documento que estime de interés, los cuales serán verificados por parte de dicha oficina y elevados a la Comisión de Incentivos Salariales por Méritos Académicos que ofrecerá su recomendación al Vicerrector de Administración quien formalizará su resolución, según el artículo 35, en un plazo no mayor a tres meses. Finalmente los artículos 36, 37 y 38, se refieren a la formalización del derecho por medio de un contrato con dos años de vigencia, al procedimiento en caso de que el beneficiario obtenga un grado académico superior en el mismo campo o área y casos en los que procede la suspensión o modificación del beneficio, respectivamente.
En adición a lo anterior, la Carrera Administrativa ha sido un tema discutido y analizado en múltiples sesiones del Consejo Universitario que datan de los años '80 en adelante. Como resultado, se han establecido políticas institucionales y se han elaborado propuestas relacionadas con la Carrera Administrativa como un programa con miras a mejorar la eficacia del sistema de apoyo administrativo de la Institución. Para cumplir este objetivo se requiere consolidar la estructura de la Oficina de Recursos Humanos, para impulsar el desarrollo integral del personal administrativo, una justa y adecuada distribución de oportunidades, además el reconocimiento e incentivo al esfuerzo. Así también, el Consejo Universitario solicitó a la Vicerrectoría de Administración un análisis respecto a la posibilidad de integrar una Comisión representada por la Administración y el personal administrativo, para dar seguimiento al establecimiento de la Carrera Administrativa en la Institución. De acuerdo a la compilación de documentos históricos proporcionada por la Unidad de Información 2 de este órgano colegiado, se citan algunos de los principios expuestos en esta materia, a saber: a) El personal administrativo conforma uno de los tres sectores de la comunidad universitaria. b) El buen desempeño de las funciones del personal administrativo es fundamental en la consecución de los objetivos individuales y de la Institución. c) La eficiencia en la administración universitaria es una característica esencial en el apoyo al quehacer académico universitario. d) La promoción y la participación de los funcionarios administrativos en la vida universitaria es parte del desarrollo integral. e) La planificación y la orientación deben caracterizar el desarrollo de los recursos humanos de la Institución. f) Las oportunidades de desarrollo deben permitir al personal administrativo desempeñarse en el ámbito de sus máximas capacidades individuales. 2 Universidad de Costa Rica. Vicerrectoría de Administración. Oficina de Recursos Humanos. Propuesta de Reglamento de Carrera Administrativa y Normas Procedimentales de los Programas de Carrera Administrativa. Expediente 1776-H.
g) Brinda opciones de promoción y reconoce los méritos profesionales. h) El apoyo institucional incluye el estímulo a la creatividad y a las iniciativas de desarrollo de la administración universitaria. i) La valoración de los buenos resultados del desempeño del personal administrativo se fundamentan en un sistema de reconocimiento de méritos y de igualdad de oportunidades. j) La información sobre las oportunidades de mejoramiento personal se mantiene constante y actualizada. k) El proceso de carrera administrativa incentiva el esfuerzo creativo de la eficiencia en la administración universitaria y una actitud positiva hacia la Institución y el servicio que brinda. Por su parte, en la sesión No. 3884 del Consejo Universitario, realizada el día 16 de setiembre de 1992, se acordó consolidar bajo la administración de la Oficina de Personal, un sistema de recursos humanos con un programa de carrera administrativa, bajo los siguientes principios: a) Impulsar el desarrollo integral del funcionario administrativo y procurarle una justa y adecuada distribución de oportunidades. b) Promover un alto nivel de bienestar físico, mental y social de los trabajadores universitarios. c) Reconocer e incentivar a los funcionarios que logren aportes sobresalientes para la Institución. d) Ofrecer orientación sobre las oportunidades de mejoramiento personal, que permitan al funcionario luchar por alcanzar sus expectativas de desarrollo a través de la carrera administrativa. e) Emplear como parámetro primordial para la promoción y reconocimiento de méritos, el esfuerzo y mejor calidad en el desempeño de las tareas y responsabilidades. f) Desarrollar proyectos tendientes a lograr una mayor identificación y compromiso del funcionario con los postulados y objetivos de la Universidad. Incentivar el esfuerzo y dedicación para reforzar actitudes positivas hacia el logro de la eficiencia y eficacia individual y colectiva. g) Considerar, en procura de su satisfacción, los intereses, expectativas y problemas de los funcionarios, en el marco de los intereses institucionales.
h) Promover relaciones laborales armoniosas que contribuyan a la consecusión de los objetivos institucionales y al desarrollo individual y colectivo de los funcionarios. i) Procurar e incentivar a los funcionarios excelentes, que no pueden ascender por falta de opciones en su clase de puesto. j) Mantener actualizadas las opciones de promoción y reconocimiento profesional. k) Establecer un proyecto sobre planificación de recursos humanos, que permita prever vacantes, interesar a quienes presenten mejor idoneidad para el puesto, desarrollar, capacitar, adiestrar y evaluar candidatos y seleccionar objetivamente, como parte de un proceso que involucre a los funcionarios de todas las áreas. l) Apoyar a los funcionarios que se preparan para su jubilación, planificando con ellos acciones futuras que faciliten la asimilación y ajuste a esa nueva condición y etapa de la vida. m) Cualquier otro parámetro que resulte a raíz de los estudios señalados en el acuerdo 1. Dentro de la investigación realizada, se identificaron algunas condiciones que han limitado la implementación de la Carrera Administrativa en la Institución, las que se indican seguidamente: a) Falta de incentivos a la excelencia y a la superación. b) Escasos instrumentos técnicos objetivos y sistemáticos para evaluar el esfuerzo individual. c) Implementación de acciones en forma desarticulada. d) Estructura orgánica actual de la Oficina de Recursos Humanos que limita la promoción de la Carrera Administrativa como un mecanismo de estímulo para la superación y el desarrollo profesional del personal administrativo. e) Falta de capacitación continua. f) Escasa asignación de recursos. g) Poca voluntad de las autoridades universitarias. h) Funcionamiento discontinuo de la Comisión de Carrera Administrativa. i) Falta de seguimiento para la implementación de las propuestas relacionadas con la Carrera Administrativa. j) Falta de aplicabilidad de la normativa institucional relacionada. Propuesta de Solución
Solicitar a la Vicerrectoría de Administración lo siguiente: 1. Crear y consolidar un Sistema de Carrera Administrativa que integre los mecanismos institucionales vigentes, dirigidos a promover el desarrollo integral del personal ligado a un programa de evaluación del desempeño. 2. Presentar ante el Consejo Universitario una propuesta de Reglamento de Carrera Administrativa que fortalezca la Comisión Permanente de Carrera Administrativa, mediante la participación activa del representante del sector administrativo ante el Consejo Universitario. 3. Reactivar el funcionamiento de la Comisión Permanente de Carrera Administrativa. 4. Establecer un programa permanente de actualización y capacitación para el personal administrativo que le permita adquirir habilidades, destrezas, aptitudes y capacidades para mejorar su desempeño personal y laboral.