Bienvenido a MiCRM Enlace. Manual de usuario para el uso de la consola web. 1
En MiCRM Enlace usted podrá dar de alta empresas con inventarios, productos, listas de precios, tener vendedores para crear pedidos, clientes y mucho más. Use MiCRM Enlace en conjunto con la aplicación MiCRM Enlace app en su teléfono móvil para extender su funcionalidad a campo y obtenga estadísticas precisas de ventas por empresa, tienda y sus vendedores. En este manual de usuario, usted aprenderá las características básicas sobre cómo usar la consola web de MiCRM Enlace. Primeros pasos. Correo de bienvenida, usuario y contraseña. Usted recibirá un correo electrónico en la dirección proporcionada al contratar su servicio con Enlace, podrá localizar su correo con el título Bienvenido(a). SmartSales te ha invitado a su cuenta de MiCRM Enlace, en él podrá ver su nombre de usuario y contraseña, enlaces para descargar la aplicación para Android y ios, así como un enlace para acceder al panel de control o dashboard, en donde podrá comenzar a configurar la información relacionada con su negocio. Más tarde podrá cambiar su contraseña si así lo desea. Si no encuentra su encuentra su correo, revise la carpeta de SPAM, de lo contrario póngase en contacto con el centro de servicio de Enlace para que le sea enviado uno nuevo con la información necesaria para su acceso. 2
Descargue la aplicación móvil como complemento para el sistema MiCRM Enlace Acceso al panel de control Una vez que tenga conocimiento de su usuario y contraseña, siga el siguiente vínculo para entrar en su panel de control: http://micrm.enlacetpe.mx/dashboard/ Ingrese los datos requeridos. 3
Olvidó su contraseña? En caso de no recordar su contraseña, siga el siguiente vínculo http://micrm.enlacetpe.mx/dashboard/olvidepassword.jsp donde se le pedirá proporcionar el correo electrónico con el que fue suscrito al servicio, este correo es el mismo que usted suministró al momento de contratar el servicio con Enlace. Si no conoce cuál es su correo electrónico, por favor póngase en contacto con el centro de servicio de Enlace. 4
Selecciones una empresa. La primera vez que acceda a su cuenta en MiCRM Enlace, se le conducirá automáticamente a la página Selecciones empresa, de clic sobre la opción debajo de Seleccione una Empresa donde aparece Nombre de la empresa, esto le permitirá accesar a toda la información relacionada a la empresa principal, donde inicialmente verá los reportes de la misma, sus estadísticas y ventas según el periodo, más tarde podrá configurar el nombre de la empresa, dar de alta el catálogo, vendedores, listas de precio, etc. Podrá volver a esta página en el siguiente vínculo: http://micrm.enlacetpe.mx/dashboard/seleccionaempresa.jsp 5
Empresa Configurar su empresa Seleccione del menú de la izquierda la opción Empresa, en esta sección tendrá la capacidad de cambiar: Nombre de la empresa. Este le servirá para identificar en el futuro a su empresa en el panel de control, en la aplicación y en los diferentes servicios del sistema. Página web. Le ayudará a identificar la página web de su empresa a través de los distintos servicios del sistema. Éste será visible para sus clientes y usuarios de la aplicación. Email de contacto de la empresa. Le ayudará a identificar el método de contacto con su empresa a través de los distintos servicios del sistema. Éste será visible para sus clientes y usuarios de la aplicación. Email para recibir pedidos. Le permitirá recibir notificaciones de los pedidos realizados por los vendedores y tener así un archivo histórico y de seguimiento de los resultados en ventas. Teléfono de la empresa. 6
Le ayudará a identificar el método de contacto con su empresa a través de los distintos servicios del sistema. Éste será visible para sus clientes y usuarios de la aplicación. Dirección de la empresa. Le ayudará a identificar la dirección física de su empresa a través de los distintos servicios del sistema. Éste será visible para sus clientes y usuarios de la aplicación. Subir fotos. Le permitirá establecer una imagen para identificar fácilmente a su empresa y sus actividades, por lo general se trata de un logotipo. Elija el botón Guardar para guardar los cambios. Sucursales Definir una sucursal, le permitirá llevar distinto control y reportes de ventas de una o más sucursales. Diríjase al menú principal Empresa > Sucursales, podrá un listado de las sucursales existentes o bien agregar una nueva dando clic en el botón + Agregar sucursal. Al agregar una sucursal, podrá definir el nombre de la sucursal, la información de contacto, dirección y ubicación geográfica para facilitar su localización. Completar esta información le será particularmente útil para darle seguimiento e identificar correctamente pedidos según la sucursal a la que pertenezca. 7
Vendedores Tener una fuerza de ventas es esencial para distribuir los esfuerzos en su empresa, cada vendedor que usted genere, quedará asociado a su empresa y éste podrá acceder a la aplicación de MiCRM Enlace, consultar el catálogo de productos, lista de precios, clientes, levantar pedidos e incluso cobrarlos. Inicialmente, usted cuenta con un vendedor activado con la misma información que la cuenta principal, mejor conocida como administrador. Podrá configurar al administrador, modificar vendedores o crear uno dirigiéndose al menú principal Empresa > Vendedores. Aquí podrá ver el número total de vendedores activos y suscripciones con las que su cuenta dispone. El número de suscripciones se miden a partir del número de vendedores activos, es decir, si desactiva a algún vendedor, se liberará una suscripción. Para agregar más suscripciones que las que su cuenta permite, por favor llame al centro de servicio de Enlace para contratarlas. 8
De clic sobre el nombre de un vendedor para modificarlo y cambiar su número de empleado o identificador, cambiar su estado de activo o no activo, eliminarlo o guardar los posibles cambios. De clic en el botón + Agregar vendedor para añadir un nuevo vendedor. Deberá proporcionar un número de empleado y un correo electrónico válido a donde le será enviado exclusivamente un correo electrónico usuario y contraseña para poder acceder a la aplicación móvil. Noticias Las noticias le permitirán compartir información con los vendedores que usen la aplicación móvil en forma de notificaciones. Así podrá dar avisos sobre nuevos productos,, descuentos, promociones, condiciones de venta, etc. Para crear una noticia vaya al menú principal y elija Empresa (de clic en los tres puntos verticales para mostrar más opciones) > Noticias, a continuación presione el botón + Agregar Noticia, ahí encontrará un formulario para asignar un título a la noticia, el contenido e incluso subir una fotografía sobre el contexto de la misma. 9
Suscripciones Consulte el estado de su suscripción y el número de licencias para vendedores activas. Para consultar sus suscripciones vaya al menú principal Empresas > Suscripciones. Cada licencia equivale a un vendedor que use la aplicación móvil y que estás son independientes al administrador creado para manejar la información de la empresa. Para agregar más suscripciones que las que su cuenta permite, por favor llame al centro de servicio de Enlace para contratarlas. Productos Controle el catálogo de su empresa, dé de alta productos, precios y SKUs, descuentos, promociones, categorías, etc. Cuando usted cree o modifique cualquiera de los parámetros en esta sección, sus cambios se verán reflejados inmediatamente en la tienda en línea, así como en la aplicación. Lista de productos Accediendo al menú principal Productos > Productos, podrá visualizar la lista de todos los productos con que su empresa cuenta. 10
Para crear una nuevo producto de clic en el botón + Agregar producto que le asignar rápidamente un nombre a su producto, agregar una descripción y fotografías relacionadas al mismo. Seleccione Guardar para salvar en el sistema y comenzar con el llenado de los detalles del producto. Detalles del producto Imágenes. Haga clic en la imagen o en subir archivo para elegir una imagen desde su computadora que esté relacionada a su producto y así proveer de contexto al vendedor. Podrá agregar más de una imagen más adelante para facilitar así el entendimiento del producto y sus características. Nombre del producto. Elija un nombre descriptivo y fácil de localizar más tarde a través de una búsqueda. 11
Descripción. MiCRM Enlace Proporcione una descripción detallada del producto, esto permitirá al cliente o vendedor informarse de características físicas, técnicas o información general que facilite su decisión. Variantes, precios y SKU(s) Agregue tipos del producto, tamaños y sus variaciones en el precio. Ejemplo. Si su producto se tratara de una memoria USB, las variantes podrían tratarse sobre la capacidad en GB de la memoria, y debido a que la capacidad de almacenamiento es diferente, éstas podrían variar en su precio. Coloque en nombre, la descripción de la variante. En precio, si dicha variante cuenta con un precio específico. En SKU si usted cuenta con un identificador de inventario específico para este producto. Puede tener tantas variantes para un mismo producto como usted desee. Inicialmente, su empresa cuenta con una lista de precios general llamada Precios al público, más adelante usted aprenderá a administrar diferentes listas de precio si así lo requiere y asignar diferentes precios a las listas existentes. Por ejemplo, si usted tiene precios en menudeo y precios en mayoreo. Características Las características ayudan a identificar pequeñas diferencias que ayudan a tener una idea más clara de los detalles de un producto, por ejemplo, puede tratarse de opciones de colores, tamaños y otras características que no necesariamente afectan al precio del producto pero sí a su presentación. Elija una o más características con las que se asocia su producto o de clic en el botón +Agregar característica para crear un nuevo conjunto de características del producto. 12
Categoría(s) y Promociones Agrupar sus productos en categorías le permitirá mantener ordenado su inventario y hará mucho más fácil su localización a través de la aplicación móvil. Elija una o más categorías a las que pertenece su producto o de clic en el botón +Agregar Categoría para crear un nuevo grupo. Filtros de Búsqueda Son los atributos del producto que servirán para permitir refinar las búsquedas de productos, como marca o tipo de tecnología. De clic en el botón +Agregar filtro de búsqueda para agregar una nueva palabra clave. Galería de fotos Administre fotografías que permitan al cliente o vendedor ver a detalle el producto. Proporcione diferentes ángulos o detalles particulares del producto para dar así un mejor contexto. 13
De clic en el botón + Fotos adicionales para agregar una fotografía desde su computadora. Impuestos Controle el cargo de impuestos sobre este producto. De clic en el botón + Agregar impuesto para crear un nuevo formato de impuestos y su valor o seleccione la casilla de unos de los impuestos ya existentes como el IVA. Cancelar, eliminar, guardar Encuentra en la parte inferior del producto, los botones para cancelar la edición, eliminar definitivamente el producto o guardar los cambios que ha realizado en él. Categorías Cree categorías para mantener ordenado su inventario, esto hará más fácil localizar productos y agruparlos, todos los cambios realizados se verán reflejados a través de las aplicaciones y servicios del sistema de inmediato. Además de configurar un nombre y relacionar una imagen a cada categoría, podrá generar subcategorías para mantener mayor control de su inventario. Solo haga clic en el botón azúl Subcategorías o dentro de una categoría en Administrar subcategorías para comenzar a administrarlas. Ingrese a la sección de categorías entrando al menú principal Productos > Categorías. 14
MiCRM Enlace Promociones. Ingrese a la sección de promociones entrando al menú principal Productos > Promociones. Las promociones le servirán para hacer del conocimiento de clientes y vendedores imágenes que contengan detalles sobre la venta y promoción de artículos. 15
Cree una nueva promoción dando clic en el botón + Nueva promoción, asigne un nombre y seleccione la imagen que desea relación con esta promoción. De clic en el botón guardar para finalizar. Características Ingrese a la sección de características entrando al menú principal y luego en el menú secundario: Productos > Características. Agregar características ayudan a describir los productos de forma detallada, puede crear distintos tipos de características como un campo de texto o una lista donde podrá especificar distintas opciones de un mismo producto. Por ejemplo, la característica tamaño, podría contener los valores: chico, mediano y grande. O la característica color, podría contener los valores: azúl, rojo, verde y amarillo. Si marca la casilla Opcional, indicar alguna opción al momento de seleccionar un producto no será forzoso. 16
Filtros Ingrese a la sección de filtros entrando al menú principal y luego en el menú secundario: Productos > Filtros. [...] Lista de precios Ingrese a la sección de listas de precios entrando al menú principal y luego en el menú secundario: Productos > Listas de precios. De manera predeterminada encontrará la primera lista llamada Precios al público, en ella se guardarán el precio de todos los productos que dé de alta. Puede crear nuevas listas de precios dando clic + Nueva lista de precios. Dondé podrá asignar un nombre a la lista y definir si quiere que ésta lista sea pública o no. Si elige una lista pública estará disponible a todos los clientes y vendedores. De lo contrario, la lista no será visible para el público en general y deberá asignar manualmente a los clientes a quienes quiere que la lista sea aplicable. Impuestos 17
Ingrese a la sección de impuestos entrando al menú principal y luego en el menú secundario: Productos > Impuestos. Usted puede definir diferentes tipos de impuestos aplicables a sus productos si así lo desea, de manera predeterminada verá el impuesto al IVA creado automáticamente. Puede crear nuevos impuestos dando clic en el botón + Nuevo impuesto, donde asignará un nombre al impuesto para su identificación y el un monto fijo o porcentaje aplicable. Los impuestos que usted genere aparecerán inmediatamente cuando usted genere o modifique productos. Pedidos En esta sección verá una lista de todos los pedidos levantados por sus vendedores. Podrá rastrearlos en cualquiera de sus estados. De manera predeterminada se generan los estados de Sin status, cotización y venta, pero usted podrá personalizar los estados según lo requiera. Pedidos Ingrese a la sección de pedidos entrando al menú principal: Pedidos. Aquí encontrará en orden cronológico todos los pedidos levantados por sus vendedores sin importar cuál se su estado. Podrá filtrar los pedidos según su estado, apertura o si el pedido está o no pagado, así como buscar pedidos en un rango de tiempo específico. 18
Elija un pedido previamente levantado para ver todos los detalles: Número de pedido Fecha del pedido Vendedor Sucursal Estatus Pagado Datos de cliente y facturación Método de entrega y dirección de envío Lista de precios Como administrador, podrá enviar el actual pedido a la dirección de correo electrónico que elija, modificar el estatus y si el pedido está pagado o no. Así como ver un resumen de la lista de productos y el costo total del pedido. Estatus de pedidos Ingrese a la sección de estatus de pedidos entrando al menú principal y luego al menú secundario: Pedidos > Estatus de pedidos. Aquí podrá personalizar los estados a los que 19
podrán cambiar sus pedidos a lo largo del proceso de venta. Por ejemplo, crear el estado Entregado, si se tratara de productos que han sido enviados a un domicilio. Clientes Mantenga una cartera de clientes actualizada, esto le permitirá a los vendedores acceder rápidamente a la información del cliente, levantar pedidos a su nombre, enviarlos a una dirección previamente capturada o cotizar con la opción de dar seguimiento posteriormente. Además podrá clasificar a sus clientes según le convenga. Clientes Ingrese a la sección de clientes entrando al menú principal: Clientes. En esta sección se desplegará la lista de clientes registrados por cada vendedor a través de la aplicación móvil. Podrá filtrar el orden de los clientes según lo solicite. Cree un nuevo cliente o modifique alguno existente para actualizar sus datos, ver el historial de pedidos o asignar una lista de precios. Tipos de cliente Ingrese a la sección de tipos de cliente entrando al menú principal y luego al menú secundario: Clientes > Tipos de cliente. Clasificar a sus clientes es vital para las operaciones de cualquier empresa. De manera predeterminada verá los tipos de cliente prospectos y clientes, pero usted podrá crear nuevos tipos y clasificarlos como mejor le convenga. Haga clic sobre el tipo de cliente que desee modificar o de clic en el botón + Nuevo tipo para crear uno nuevo y asigne un nombre. Reportes Todas las operaciones de MiCRM Enlace se almacenan con el fin de obtener reportes sobre ventas, pedidos, clientes, productos y vendedores. 20
Totales MiCRM Enlace Ingrese a la sección de Reportes entrando al menú principal: Reportes. En esta sección podrá ver los reportes de los pedidos, por ventas totales, estatus, si se encuentran abiertos, pagados, el monto y el periodo. Podrá filtrar los reportes como mejor lo considere, así como filtrarlos cronológicamente. Clientes Ingrese a la sección de Clientes entrando al menú principal y luego al menú secundario: Reportes > Clientes. Aquí verá gráficas de los reportes ordenados por los clientes que han levantado pedidos. 21
Pedidos Ingrese a la sección de Pedidos entrando al menú principal y luego al menú secundario: Reportes > Pedidos. Aquí verá gráficas de los reportes ordenados por los últimos pedidos que se han registrado en el sistema. Vendedores Ingrese a la sección de Vendedores entrando al menú principal y luego al menú secundario: Reportes > Vendedores. Aquí verá gráficas de los reportes correspondientes a las ventas y pedidos levantados por los vendedores registrados. 22
Sucursales Ingrese a la sección de Sucursales entrando al menú principal y luego al menú secundario: Reportes > Sucursales. Aquí verá gráficas de los reportes correspondientes a las ventas por sucursal. Estatus de pedido Ingrese a la sección de Reporte de estatus entrando al menú principal y luego al menú secundario: Reportes > Estatus del pedido. Aquí verá gráficas de los reportes según el estado de los últimos pedidos ingresados. Métodos de entrega Ingrese a la sección de Reporte de métodos entrando al menú principal y luego al menú secundario: Reportes > Métodos de Entrega. Aquí verá gráficas de los reportes según el método de entrega ingresado en los pedidos levantados. Listas de precios Ingrese a la sección de Reporte de precios entrando al menú principal y luego al menú secundario: Reportes > Listas de precios. Aquí verá gráficas de los reportes de pedidos según la lista de precios bajo la que fueron registrados. 23
Apps MiCRM Enlace Ingrese a la sección de Reporte de aplicaciones entrando al menú principal y luego al menú secundario: Reportes > Apps. Aquí verá gráficas de los reportes de los pedidos levantados según la aplicación. Mi cuenta De clic sobre el ícono de usuario ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Esto abrirá un panel que muestra la información básica relacionada con la cuenta del usuario actual. De clic en Editar mi cuenta para modificar los ajustes de su perfil de usuario, como nombre, apellidos y subir una fotografía de su perfil. De clic en Cerrar sesión para finalizar la sesión actual y salir de la consola. Dentro de la sección Editar mi cuenta haga clic en el botón Cambiar datos de acceso, donde podrá cambiar su contraseña actual y modificar la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta. 24
http://micrm.enlacetpe.mx 25