Guía de Aplicación: Administración de Contratos de Auditorías Técnicas de Obras Nuevas del Sistema Troncal Dirección de Peajes CDEC SIC Autor Unidad de Desarrollo de Transmisión Fecha Marzo-2016 Identificador GdA-DP-28 Versión 1.0
1.- ANTECEDENTES. 1.1 Objetivo. El objetivo de la presente guía es, es plasmar en un documento los pasos a seguir para la administración de contratos de auditorías técnicas asociados a obras nuevas del sistema troncal, señaladas en las Bases de Licitación de Obras Nuevas y el Decreto que Fija los Derechos de Explotación y Ejecución de cada año. 1.2 Antecedentes Normativos. Para el desarrollo del presente proceso se deben considerar los siguientes antecedentes normativos: - Ley General de Servicios Eléctricos. - Decreto que Fija el Plan de Expansión correspondiente a la Obra Nueva, del Ministerio de Energía, en adelante Decreto del Plan de Expansión. - Bases de Licitación de la Obra Nueva, emitidas mediante Resolución Exenta de la CNE. - Circulares Aclaratorias emitidas durante el proceso de licitación de la Obras Nueva. - Oferta Técnica del Adjudicatario de la licitación de la Obras Nueva. - Decreto que Fija los Derechos de Explotación y Ejecución de una Obra Nueva del Ministerio de Energía, en adelante Decreto que Fija Derechos. - Bases de Licitación de Auditorías Técnicas elaboradas por la DP del CDEC SIC. - Contrato de Prestación de Servicio de Auditoría Técnica. 1.3 Responsables y Funciones. 1. Dirección de Peajes (DP): Por mandato de la Ley General de Servicios Eléctricos debe llevar a cabo el proceso de licitación de Obras Nuevas. Posteriormente, de acuerdo a lo establecido en el Decreto de Plan de Expansión, debe realizar Auditorías Técnicas de la ejecución de las Obras Nuevas adjudicadas. 2. Unidad de Desarrollo de Transmisión (UDT): Unidad del Departamento de Peajes encargada de las actividades descritas en la presente Guía. 3. Auditor: Empresa contratada por el CDEC SIC para la ejecución de la Auditorías Técnicas de Obras Nuevas del Sistema de Transmisión Troncal. 4. Comisión Nacional de Energía (CNE): Ente regulador responsable de elaborar y emitir las Bases de Licitación de las Obras Nuevas mediante Resolución Exenta. Es destinatario de los informes de la Auditoría Técnica. 5. Superintendencia de Electricidad y Combustibles (SEC): Ente fiscalizador. Es destinatario de los informes de la Auditoría Técnica. 1.4 Abreviaturas. No aplica 28 Guía de Aplicación Administración Contratos Auditoría Sistema Troncal 2
1.5 Control y Seguimiento. REV FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO 01 30/06/2016 Cristian Medina Cid Juan Pablo Rojas SRyCT 28 Guía de Aplicación Administración Contratos Auditoría Sistema Troncal 3
2.- DIAGRAMA. 28 Guía de Aplicación Administración Contratos Auditoría Sistema Troncal 4
3.- DESCRIPCIÓN. 3.1 Entradas. 1) Decreto que Fija los Derechos de Explotación y Ejecución de una Obra Nueva, emitido por el Ministerio el Energía. 3.2 Salidas. 2) Programas Bimestrales. 3) Reportes Mensuales. 4) Informes Bimestrales. 5) Informes de Cumplimiento de Hito Relevante. 6) Informes de Modificación de Hito Relevante. 7) Informe de Operación del Proyecto durante los primeros 12 meses de Operación. 4.- ACTIVIDADES. De acuerdo a lo señalado el Decreto de Plan de Expansión y las respectivas Bases de Licitación de las Obras Nuevas, a Dirección de Peajes del CDEC SIC, en adelante la DP es responsable, a través de Auditorías Técnicas, de supervigilar el estado de avance de cada proyecto adjudicado. Por lo anterior, la DP debe licitar y contratar oportunamente la correspondiente Auditoria Técnica durante la etapa de construcción de cada proyecto especificado como Obra Nueva en cada Decreto de Plan de Expansión del Sistema Interconectado Central. 4.1 Actividad 1: Desarrollar Pre Auditoría Durante la etapa en que el proyecto ya ha sido adjudicado por la DP, pero no así la respectiva Auditoría Técnica, se realiza un seguimiento de manera de que en todo momento se cuente con información asociada a su estado de avance. Durante el desarrollo de la Pre Auditoría se realizan principalmente las siguientes actividades: Solicitud y análisis de Cronograma del Proyecto. Indicación al Adjudicatario de estudios mínimos requeridos para el cumplimiento del Hito Relevante N 1 Solicitud y análisis de información de estado de avance real y programado. Lo anterior, sin perjuicio de realizar todas las gestiones necesarias para llevar adelante el correcto y oportuno seguimiento del proyecto, tanto en el detalle de las actividades como en el registro del avance del mismo. 28 Guía de Aplicación Administración Contratos Auditoría Sistema Troncal 5
Una vez finalizado el proceso de licitación de Auditoría Técnica asociado a cada Decreto del Plan de Expansión que se describe en la Guía de Aplicación GdA-UDT-01, se envía una Orden de Proceder de la Auditoria Técnica lo que da formalmente el inicio de la Auditoria por parte de quien resulta adjudicatario. 4.2 Actividad 2: Realizar Reunión de Inicio Una ver enviada la Orden de Proceder para la ejecución de la Auditoría Técnica, se programa una reunión inicial con el Auditor y el Adjudicatario del Proyecto, de manera de formalizar la entrega de documentación recabada hasta ese momento, que da cuenta del avance y particularidades del proyecto a auditar. Es esta reunión se tratan aspectos convenientes de establecer o aclarar tales como canales de comunicación formal, requerimientos respecto de reuniones periódicas, entregables, así como cualquier tema que planteen el Auditor o el Adjudicatario. 4.3 Actividad 3: Elaborar/Emitir Entregables Luego de aclarados los aspectos formales relacionados con los entregables (alcance y periodicidad), el Auditor comienza con el desarrollo de la Auditoría Técnica y posterior envío de los entregables, que de acuerdo al avance del proyecto y lo que establezca las respectivas Bases de Licitación de Auditoría Técnica, podrían ser: a) Programa Bimestral Este informe deberá ser enviado a la DP en su versión preliminar dentro de los últimos días del mes que precede al bimestre que cubre, y deberá contener un Programa de Actividades Bimestrales a desarrollar por el Auditor para dar cumplimiento al alcance de la Auditoria Técnica durante dicho período. b) Reporte Mensual Este informe deberá ser enviado a la DP en su versión preliminar durante la tercera semana del mes siguiente al periodo que cubre Principalmente deberá entregar un estado del Avance Mensual del Proyecto, considerando las actividades contenidas en el Cronograma del Proyecto, además de una cronología de eventos relevantes y la curva S del proyecto. c) Informe Bimestral Este informe deberá ser enviado a la DP en su versión preliminar durante la tercera semana del mes siguiente al periodo que cubre. Deberá contener el desarrollo y conclusiones de las actividades realizadas por el Equipo Auditor para dar cumplimiento al alcance de la auditoria, en lo relacionado con el cumplimiento de las Características Técnicas del Proyecto, Cronograma, Gestión ante Organismos Públicos, entre otros, de acuerdo a lo descrito en el alcance de la Auditoria Técnica de las Bases de Licitación respectivas. d) Informe de Cumplimiento de Hito Relevante Este informe será enviado en su versión preliminar a la DP dentro de los 10 días hábiles posteriores a la fecha de cumplimiento de hito relevante, en el que conste el cumplimiento en tiempo y plazo para el hito respectivo, e incluye la verificación de certificados de contratistas, protocolos y documentos, entre otros, que acrediten su cumplimiento. 28 Guía de Aplicación Administración Contratos Auditoría Sistema Troncal 6
e) Informe de Modificación de Hito Relevante Este informe será enviado en su versión preliminar a la DP dentro de los 10 días hábiles posterior a la fecha en que ésta le solicite. Este informe contiene un análisis y recomendación por parte del Auditor, respecto de la aprobación de una solicitud de aumento de plazo para el cumplimiento de un Hito Relevante, por parte del Adjudicatario del proyecto. f) Informe de Operación del Proyecto durante los primeros 12 meses de Operación Este informe será enviado en su versión preliminar a la DP dentro de los 15 días hábiles después de cumplido los 12 meses de la entrada en funcionamiento del proyecto 4.4 Actividad 4: Revisar Entregable Una vez recibido el entregable enviado por el Auditor, se procede con el respaldo en la respectiva carpeta de almacenamiento de la versión preliminar. Se inicia luego la revisión del entregable de acuerdo al siguiente detalle: Revisar del cumplimiento del alcance de la Auditoría Técnica en el respectivo entregable. Elaborar propuesta de carta o correo con observaciones al entregable, para revisión interna. Verificar el envío por parte del Auditor del Informe a las autoridades (SEC y CNE) para los siguientes casos: o Informe de Avance Bimestral o Informe de Cumplimiento de Hito Relevante. 4.5 Actividad 5: Enviar Observaciones Revisado el entregable, dentro del plazo establecido en las Bases de Licitación de Auditoría Técnica que corresponda se debe emitir una carta al Auditor indicando si existen o no observaciones. En caso de existir observaciones, se queda a la espera de la siguiente versión del entregable. a) El Auditor debe realizar el envío de la versión definitiva en el plazo que se indique en las respectivas Bases de Licitación de Auditoría Técnica, a partir del momento de recibidas las observaciones por parte de la UDT. 4.6 Actividad 6: Aprobar Solicitud de Factura En caso que el entregable conlleve a un pago de acuerdo al respectivo Contrato de Prestación de Servicios, y una vez aprobado sin observaciones, se procede con la solicitud de facturación asociada al entregable recibido y su correspondiente contabilización de acuerdo a la Guía de Aplicación GdA-UDT-04. Los entregables que a la fecha de revisión del presente documento tienen asociada una solicitud de facturación al Auditor son: 8) Informe Bimestral. 9) Informe de Cumplimiento / Modificación de Hito Relevante. 10) Informe de Operación del Proyecto durante los primeros 12 meses de Operación. 28 Guía de Aplicación Administración Contratos Auditoría Sistema Troncal 7
La recepción de las facturas se debe realizar de acuerdo a los procedimientos que establezca la DAP. 4.7 Actividad 7: Enviar Informe a la Autoridad En caso que corresponda la devolución o reemplazo de una Boleta de Garantía asociado a la aprobación del Informe de Auditoría, se prepara una carta en la que se informa de dicha circunstancia al Ministerio. Los casos que corresponden a la situación mencionada son: 11) Informe de Cumplimiento de Hito Relevante 12) Informe de Modificación de Hito Relevante. 13) Informe de Operación del Proyecto durante los primeros 12 meses de Operación. 4.8 Actividad 8: Devolver/Reemplazar Boleta de Garantía Una vez aprobado y comunicado el informe respectivo al Ministerio, se procede con el envío de una carta indicando la necesidad del reemplazo de la Boleta de Garantía asociada al cumplimiento del Hito Relevante en cuestión, especificando características y fecha de vencimiento de acuerdo a lo indicado en las bases de licitación de la Obra Nueva. Es importante verificar las condiciones para la devolución de una Boleta de Garantía, puesto que ellas pueden cambia entre las distintas Bases de Licitación de Obras Nuevas. La devolución/reemplazo de una Boleta de Garantía es realizada por un profesional de la UDT, previa coordinación con el Adjudicatario, donde este último debe indicar datos de quien entrega la boleta para la preparación de la respectiva declaración firmada en que conste el retiro de retiro del documento desde las oficinas del CDEC SIC. 5.- DOCUMENTACIÓN ASOCIADA. 1) Decreto que Fija los Derechos de Explotación y Ejecución de una Obra Nueva del Ministerio de Energía. 2) Planillas de registro de boletas de garantía. 3) Planillas de registro de avance los servicios de auditoría técnica. 4) Guía de Aplicación Ejecución de Procesos de Licitación de Auditorias Técnicas de Obras Nuevas. 5) Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación de Obras Nuevas del Sistema Troncal Ingresos y Gastos. 6.- RECURSOS. 1) Sitio web CDEC SIC. 28 Guía de Aplicación Administración Contratos Auditoría Sistema Troncal 8