En Colombia las organizaciones mas innovadoras y líderes en sus sectores implementan teletrabajo.

En Colombia las organizaciones mas innovadoras y líderes en sus sectores implementan teletrabajo.

Teletrabajo en Colombia Multiplicaremos x 3 el número de teletrabajadores al 2018 120.000 31.500 42.000 33% 2012 2015 2018 1.100 Teletrabajadores en el Sector público

Resultados

Componente Jurídico Principios Voluntariedad Reversibilidad Igualdad Entrega Equipo Conexión Mantenimiento Energía Entidad Pública Entidad Privada Resolución General Resolución Particular Reporte ARL Reporte Inspector de Trabajo Otrosí al contrato Reporte ARL Reporte Inspector de Trabajo Ajuste al Reglamento Interno

FASE 2 - PLAN GENERAL Proyecto: Director proyecto: Fecha elaboración: Necesidad de la Entidad Qué los motiva, razones, para implementar el Teletrabajo Objetivo General, implementar el teletrabajo cuándo. Objetivos específicos, según necesidades: mejorar calidad de vida, optimizar espacios, incrementar productividad Alcance Ejm- Modalidades a aplicar, áreas a involucrar, porcentaje de planta población objetivo Factores críticos de éxito - Elementos claves para que el proyecto tenga éxito Riesgos Entregables Ejm documentos de cada fase Procedimiento para teletrabajo incluido en el sistema de gestión 1. Compromiso Institucional 2. Planeación 3. Autoevaluación 4. Pilotaje 5. Apropiación Etapas del Proyecto Riesgos para la organización y para las partes interesadas y cómo controlarlos Indicadores Cómo se va a medir que los objetivos se cumplen y el modelo es adecuado para la organización Equipo del proyecto Debe estar conformado por mínimo representantes de: 1. Jurídico 2. Tecnología 3. Administrativo Financiero 4. Planeación y procesos 5. Gestión Humana Presupuesto Fecha de revisión: Aprobado por:

CRONOGRAMA GENERAL ACTIVIDAD MES 1 MES 2 MES 3 MESES 4 A 9 / 6 meses MES 10 MES 11 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 1 2 3 4 Planeación General Autoevaluación Planeación del Piloto Ejecución del Piloto Evaluación del Piloto Apropiación

FASE 3 AUTOEVALUACION ELEMENTOS ASPECTOS RELEVANTES A REVISAR 1 Componente Jurídico Requisitos según tipo de entidad 2 Componente Tecnológico 3 Componente Organizacional Infraestructura Acceso a Internet Sistemas de Información Seguridad de la Información Administrativos Estado del proyecto Sistemas de Gestión relacionados Costos y presupuesto Recursos Humanos Planta Tipos de contrato Cambios actuales Procesos susceptibles de teletrabajo/areas/cargos Recursos de Comunicación Situación con sindicato

GUIA PARA IDENTIFICAR CARGOS TELETRABAJABLES CARGOS TELETRABAJABLES Las responsabilidades se pueden desarrollar fuera de las oficinas centrales, sin necesidad de contacto personal permanente con colegas, usuarios, proveedores o entes de control Existe la tecnología de la información necesaria para adelantar actividades relacionadas con las responsabilidades, por fuera de las oficinas centrales sin riesgos de seguridad No tienen responsabilidades de supervisión que requieran presencia permanente NO TELETRABAJABLES Atención al público Registro de documentación permanente Cualquier función que requiera necesariamente la prestación de servicios de manera presencia PERMANENTE.

REVISIÓN DE FUNCIONES Y ACTIVIDADES ACTIVIDADES TELETRABAJABLES Formular y proponer políticas, proyectos, planes y programas Coordinar proyectos Hacer estudios e investigaciones Identificar y establecer contactos Elaborar informes y conceptos Hacer seguimiento de procesos Asesorar ACTIVIDADES NO TELETRABAJABLES Atenciónalpúblicoyentesdecontrol Asistencia administrativa Gestión documental Soporte técnico presencial Servicios Generales Conducción Identificar Requerimientos de: Tecnología Seguridad de la Información

TT- permite el Teletrabajo permanentemente TT Parcial- permite el Teletrabajo solo unos días NO TT continuo no permite el Teletrabajo Si existe al menos 1 actividad en No TT - el cargo es NO TELETRABAJABLE

FASE 4 - PILOTAJE ELEMENTOS ASPECTOS A CUMPLIR DESCRIPCION 1 Planeación Población objetivo para piloto: %, áreas, niveles Modalidad (s) a pilotear Procedimiento general Plan de Acción (planear puntos 2 al 7, qué, quién, cuando) 2 Convocatoria Divulgación nivel directivo general Divulgación a jefes y colaboradores de áreas de piloto Presentación de solicitud de participación Campaña de divulgación del proceso 3 Selección Evaluación de competencias, motivación y condiciones Condiciones de oficina / Visita domiciliaria 4 Capacitación Lineamientos generales del piloto Competencias para Teletrabajo Prevención en Riesgos de Salud Uso de la Tecnología Ejemplos de implementación 5 Documentación Acto administrativo(resolución/otrosí) Reporte ARL Alistamiento tecnológico Registros en carpeta del trabajador y Base de Datos 6 Ejecución y seguimiento Encuestas, grupos focales, reporte de los líderes Reporte de indicadores Comunicación general 7 Evaluación Análisis de resultados de medición de indicadores, evaluación del procedimiento y sugerencia de decisión de apropiación

PROCESO DE SELECCIÓN PARA TELETRABAJADORES Perfil del Teletrabajador Colaboradores con voluntad de Teletrabajar capaces de ser productivos desarrollando funciones con uso de las TIC desde su casa u otro lugar previamente definido Trabajador productivo con énfasis en la autoregulación Orientación al Servicio Orientación al Logro Planificar y Organizar Trabajar con Efectividad Manejo del Tiempo Seguridad y gestión del riesgo Gestión del Cambio Innovación Competencias Habilidades en uso y Manejo de las TIC que requiere Condiciones Ambiente y espacio adecuado que permite concentración Escritorio que cumpla requisitos de Salud Ocupacional y riesgos laborales

PROCESO DE SELECCIÓN PARA TELETRABAJO CONCEPTO DEL JEFE 1. DATOS DEL COLABORADOR FECHA: NOMBRE DEPENDENCIA: CARGO NOMBRE DEL JEFE: CARGO: DEPENDENCIA: 2. TELETRABAJABILIDAD DEL CARGO El colaborador tiene a cargo funciones y actividades Teletrabajables? El colaborador tiene a cargo funciones y actividades que requieren permanencia física? El colaborador tiene a cargo funciones y actividades que requieren alto nivel de seguridad de la información y esto no permite que teletrabaje? SI SI SI NO NO NO MODELO EVALUACIÓN DEL JEFE 3. El colaborador requiere el uso permanente de algún aplicativo que no permita teletrabajar? CALIFICACION DE COMPETENCIAS PARA TELETRABAJO CRITERIOS DE CALIFICACION: 1- DEFICIENTE 2- ALGO POR DEBAJO 3. SATISFACTORIO 4. SOBRESALIENTE ORIENTACION AL SERVICIO ORIENTACION AL LOGRO PLANIFICAR Y ORGANIZAR TRABAJAR CON EFECTIVIDAD MANEJO DEL TIEMPO TRABAJO EN EQUIPO GESTION DEL CAMBIO E INNOVACIÓN MANEJO DE LAS TIC QUE REQUIERE SI NO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 4 LINEA BASE DE CALIFICACION DE PRODUCTIVIDAD PARA INDICADORES CRITERIOS DE CALIFICACION: 1- DEFICIENTE 2- ALGO POR DEBAJO 3. SATISFACTORIO 4. Nivel de productividad percibida en el funcionario 1 2 3 4 CONCEPTO Por condiciones del cargo Por condiciones del funcionario FIRMA DEL JEFE Apto No Apto

PROCESO DE SELECCIÓN PARA TELETRABAJO INFORME EVALUACIÓN GESTIÓN HUMANA 1. DATOS DEL COLABORADOR FECHA: NOMBRE: DEPENDENCIA: CARGO NOMBRE DEL JEFE: CARGO: DEPENDENCIA: TIPO DE VINCULACION : FECHA DE VINCULACION: 2. MOTIVACION PARA TELETRABAJAR MODELO CALIFICACIÓN DE GESTION HUMANA 3. 4. 5. 6. POSIBILIDADES PARA TELETRABAJAR POR FUNCIONES ASIGNADAS Y RECURSOS DE TECNOLOGIA CONDICIONES PERSONALES PARA TELETRABAJAR POSIBLES OBSTÁCULOS PARA TELETRABAJAR DESEMPEÑO 7. CALIFICACION DE COMPETENCIAS PARA TELETRABAJO CRITERIOS DE CALIFICACION: 1- DEFICIENTE 2- ALGO POR DEBAJO 3. SATISFACTORIO 4. SOBRESALIENTE ORIENTACION AL SERVICIO ORIENTACION AL LOGRO PLANIFICAR Y ORGANIZAR TRABAJAR CON EFECTIVIDAD MANEJO DEL TIEMPO TRABAJO EN EQUIPO GESTION DEL CAMBIO E INNOVACIÓN 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 CONCEPTO FIRMA PROFESIONAL DE SELECCIÓN Apto No Apto

CAPACITACION PARA TELETRABAJADORES Módulo 1 Módulo 2 Módulo 3 Condiciones Generales del Teletrabajo en la Organización Manejo del Cambio Hábitos para el Teletrabajo Condiciones del Piloto Deberes y Derechos Gestión administrativa Cambios que trae el teletrabajo y su impacto Preparar el cambio para aplicar el Teletrabajo Resumen Competencias para Teletrabajo Manejo del Tiempo y la proactividad Comunicación Efectiva Prevención en Salud y riesgos laborales Módulo 4 Tecnología Tecnología: aplicativos, herramientas de colaborativas Mesa de Ayuda Seguridad de la Información Según diagnóstico y Evaluación de Competencias

EVALUACIÓN DEL PILOTO Medir el Impacto del Teletrabajo Evaluar el procedimiento aplicado Verificar el cumplimiento del plan de acción Realización de encuestas, Reportes y Grupos Focales

www.teletrabajo.gov.co