Guía de usuario Project Manager
Tabla de contenidos 1. El jefe de proyecto... 3 2. Panel de inicio... 4 3. Parámetros generales del proyecto... 5 4. Asignar usuarios a proyectos y tareas... 6 5. Presupuesto... 8 6. Calendario (Gantt)... 11 7. Lista de tareas... 13 8. Manejar tareas... 14 9. Compras y adquisiciones... 17 10. Ingresos... 18 11. Riesgos... 19 12. Seguimiento... 20 13. Documentos... 23 14. Cuadro de mando del proyecto... 24 Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 2
1. El jefe de proyecto En ITM Platform el jefe de proyecto es quien tiene permisos sobre el proyecto en todas sus facetas: distribución de trabajo, dimensión económica, de comunicación, documentación, etc. Al crearse un proyecto, se puede asignar al jefe de proyecto quien será informado a través de su panel de comunicación e email si así lo tuviera configurado. Siempre que observe el icono a la izquierda del nombre de un proyecto ❶, significará que es jefe de proyecto y al hacer clic, podrá ver todas sus secciones Tenga en cuenta que podría haber más de un jefe de proyecto y que usted mismo, siéndolo, podría asignar a otros como tales siempre que tengan una licencia que se lo permita. La navegación de la ficha del proyecto se realiza mediante pestañas que representan las secciones descritas en esta guía. Si necesita información complementaria, encontrará guías y video-tutoriales accediendo a la opción Ayuda y tutoriales en el botón de ayuda, además de a través del canal YouTube de ITM Platform en http://www.youtube.com/user/itmplatform Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 3
2. Panel de inicio El panel de inicio es accesible por todos los miembros del proyecto, pues ofrece información general, aunque sus contenidos se adaptan dependiendo de los permisos de quien acceda. Si se trata del jefe de proyecto, verá el panel completo: Sección de información general ❶ el panel de comunicación con todos los mensajes y conversaciones relacionados con el proyecto en cuestión ❷ y el panel Hoy ❸ donde, a diferencia del Hoy de Home, se muestran los elementos activos y relevantes hoy del proyecto, no de la persona que está conectada en ese momento. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 4
3. Parámetros generales del proyecto La sección General alberga los datos de clasificación del proyecto. Tenga en cuenta que cuanta más información alimente en esta sección, mejor podrá analizar posteriormente aspectos relacionados con este proyecto o con el conjunto del portfolio. Los parámetros que encontrará son fuertemente personalizables. Por ejemplo, los relacionados con las aprobaciones, prioridad, estado o tipo de proyecto serán los que apliquen a su organización. Además de la subsección General, encontrará: Fechas de comienzo y de fin del proyecto (no obligatorias) Alineación con objetivos, donde podrá establecer el grado de aportación individual del proyecto a la organización Relaciones, donde podrá vincular el proyecto con Procesos, Clientes y diferentes departamentos de su organización Si así lo hubiera configurado el administrador, además de los campos de información estándar, podrá encontrar campos personalizados que se ajustarán a las necesidades de información de su organización. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 5
4. Asignar usuarios a proyectos y tareas Asignar usuarios a proyectos Una vez creados los usuarios puede asignarlos a proyectos y tareas. Haga clic en Proyectos ❶ y seleccione un proyecto donde desee asignar el equipo ❷. Para agregar usuarios pulse la opción añadir personas ❸. A continuación asigne a cada usuario su función en el proyecto mediante uno de los roles disponibles ❹: jefe de proyecto, para crear tareas, asignar a otros usuarios miembros de éstas y administrar las diferentes variables del proyecto; miembro del equipo del proyecto, para participar en él de forma activa, o bien como interesado, para acceder a la información del proyecto en modo lectura. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 6
Asignar usuarios a tareas Una vez asignadas las funciones a cada usuario en el proyecto, puede asignar también las funciones en las tareas si estas ya hubieran sido creadas desde las secciones Gantt o Tareas. Haga clic en cada coincidencia entre tarea y usuario ❶ para asignar al usuario como Responsable de tarea o bien como Miembro de Tarea. Tenga en cuenta que cualquier usuario con licencia Team Member puede ser asignado como responsable de tarea y realizar las funciones relacionadas con la gestión de esta, como por ejemplo hacer seguimientos, subir documentación o estimar esfuerzos. Otras subsecciones del Equipo En este mismo módulo, puede cambiar la visualización del cuadro para acceder a diferente información relacionada con el usuario y sus tareas. La subsección esfuerzo estimado ❶ le permitirá realizar previsiones de carga de trabajo ❷ con objeto de dimensionar su equipo, gestionar capacidades y estimar costos en presupuestos. Con otro clic, accederá al esfuerzo aceptado ❸ donde podrá ver el estimado / reportado y cambiar el valor aceptado ❹para toda la tarea Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 7
5. Presupuesto Presupuestos de costos Los elementos de costo que se administran en proyectos de ITM Platform son las horas y las compras o adquisiciones (facturas) externas. Del modo más sencillo consideremos que un proyecto consume n horas a un costo x y que también consume recursos externos, como por ejemplo materiales, por un valor total de z. Así pues el consumo del proyecto será de n horas * x dólares + z costo de materiales. Existen tres bloques principales en el presupuesto y seguimiento que se manejan en ITM Platform: Presupuesto: ❶ Es la cantidad de dinero destinada al proyecto. Es lo que también llamamos top-down, porque va desde la decisión de cuándo dinero se pone a disposición del proyecto, hasta su detalle. Puede determinarse en cantidad total para el proyecto, establecer cantidades dependiendo de si se trata de personal interno o externo, etc. Estimación de costo o bottom-up ❷, es la valoración de costos que realiza el sistema en base a las estimaciones de horas y compras que realiza el jefe de proyecto en la planificación. Por ejemplo, decimos que el proyecto consumirá n1 horas en esta tarea y n2 en aquella otra, que usará z1 materiales para fabricación y z2 materiales para comercial. La suma de todos ellos irá formando el costo estimado a medida que la planificación y actualización del proyecto vaya avanzando. Real. ❸ Esto es más sencillo de comprender, aunque probablemente sea lo más interesante y lo que hace que el sistema sea completo. Se trata de las horas reportadas por cada miembro del equipo de trabajo que, calculadas en tiempo real a través de los costos estándar y tarifas, alimentan el consumo y costo real al momento. En paralelo, las facturas ingresadas y asignadas al proyecto sumarán en la correspondiente partida. El cálculo de compras no tiene mayor complejidad, más allá de que pueden agruparse por partidas presupuestales y ser asignadas a proveedores. Pero el cálculo de costo de horas merece algo más de detalle: ITM Platform dispone de un completo sistema de costos estándar que permite establecer los valores por cada perfil profesional, ya sea de personal interno o externo. El jefe de proyecto no ha de preocuparse por establecer estas relaciones, pues el sistema las realiza de forma automática al asignar el equipo de proyecto a las tareas y estimar su esfuerzo. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 8
Esquema de presupuesto y costos de proyecto Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 9
Presupuesto de ingresos De forma análoga a los costos, existe un presupuesto de ingresos, estructurándose en los mismos tres bloques para el presupuesto y seguimiento que se manejan en ITM Platform. Por la diferencia de los ingresos con costos, se obtiene un margen presupuestado, estimado a la fecha y realizado. Presupuesto: ❶ Es el ingreso previsto del proyecto. Estimación ❷, es la valoración de costos que realiza el sistema en base a las estimaciones concretas de ingresos que se especificaron en la sección Ingresos del proyecto. Real. ❸ Representa los ingresos reales recibidos y que también se especificaron en la sección Ingresos del proyecto. Tanto el presupuesto de costos como el de ingresos se pueden editar a través de ❹ Para el cálculo de costos, puede ayudarse de la calculadora ❶ que multiplicará las horas por el coste estándar para los diferentes tipos de personal (interno, externo o sin definir). Más adelante, en la asignación del equipo, podrá detallar por individuo, categoría profesional o tarifa de proveedor Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 10
6. Calendario (Gantt) El módulo Gantt de ITM Platform le permitirá realizar la mayor parte de las funciones relacionadas con las tareas del proyecto. Encontrará las siguientes secciones principales: ❶ Área de fechas y seguimiento de proyecto ❷ Barra de botones para control de las tareas (creación de tareas, línea base, impresión, zoom ) ❸ Importación de MS Project ❹ Pantalla completa ❺ Control de columnas ❻ Visualización gráfica En el control de columnas podrá seleccionar aquellas que quiera visualizar y haciendo clic con el botón derecho de su ratón, podrá realizar diferentes acciones relacionadas con la tarea relacionada Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 11
En el panel derecho de representación gráfica, podrá efectuar las mismas acciones sobre tareas que al hacer click con el botón derecho en el panel de columnas, más: Establecer dependencias arrastrando desde el lugar de la tarea (principio o fin) de inicio y soltando en el lugar de la tarea de fin. O bien mover la tarea al completo o sólo uno de sus extremos, arrastrando y soltando donde elija. Podrá encontrar los siguientes iconos que afectan a las acciones que puede realizar: (Candado semicerrado) Tarea iniciada: no puede moverse la fecha de inicio. (Candado cerrado) Tarea cerrada: no puede moverse ninguna fecha. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 12
7. Lista de tareas La lista de tareas es un informe personalizable y dinámico de las tareas que componen el proyecto. Resulta muy interesante para localizar tareas a punto de vencer, las que se encuentran en un estado que requiere su atención o aquellas en las que participa una persona en concreto. En este ejemplo, queremos localizar aquellas tareas que se encuentran en curos o estén pendientes ❶ pero además queremos ver determinados campos de información ❷ que se mostrarán en las columnas de la lista. Además, como en todas las listas dinámicas de ITM Platform, podrá exportar el contenido a MS Excel ❸ Mover tareas en bloque desde la lista de tareas Desde la misma lista, seleccione las tareas que desea mover y haga click sobre Mover fechas. Si ninguna de ellas ha comenzado ya (es decir, tiene seguimientos o reportadas horas), un cuadro de diálogo le pedirá que especifique la fecha de inicio ❸ para la primera tarea, respetándose las dependencias y distancias entre todas las demás fechas del bloque. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 13
8. Manejar tareas Haga clic en el menú GESTIÓN, Proyectos y seleccione el proyecto ❶ donde desee crear la tarea. En la sección Tareas ❷ podrá crear tres tipos básicos ❸: hito, tarea resumen o tarea normal. La ficha de tarea es similar a la de proyecto, pues representa una unidad menor de trabajo donde podrá fijar las informaciones generales ❹ y clasificación de la tarea, asignar el equipo ❺ que trabajará en ella, estimar el esfuerzo ❻ que cada miembro deberá invertir, realizar seguimientos ❼ o subir documentación ❽: Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 14
Estimación de esfuerzo de tareas Estimar correctamente esfuerzos necesarios resulta muy relevante para: Estimación global de recursos Medida de rendimiento individual Estimación de coste (presupuesto bottom-up) La manera más rápida es realizar esta estimación por tarea y usuario en la subsección esfuerzo estimado ❶ de la sección equipo. Lo único que tiene que hacer es ir al cuadro de horas y cumplimentar las estimadas ❷. En la siguiente subsección esfuerzo aceptado podrá más adelante ver el estimado frente al reportado por el usuario y si así lo desea, podrá cambiarlo. También puede realizar estas estimaciones desde la subsección Esfuerzo de la tarea, tanto por usuario ❸-❺ como por perfil profesional ❹-❻ si es que no supiera aún la persona que realizará la función. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 15
Sobreasignaciones de tiempo estimado Cada usuario en ITM Platform puede tener un horario laboral asignado por cada día de la semana, de forma que cuando las asignaciones de tareas y sus correspondientes estimaciones de esfuerzo exceden las horas laborables, el sistema le dará una alerta que podrá gestionar. Estas alertas las puede encontrar en la lista de tareas, seleccionando la opción Sobreasignado ❶ de la lista de campos a mostrar ❷. o bien dentro de la subsección Esfuerzo de la tarea, distinguiéndose en este caso las sobre asignaciones de usuarios ❸ de las de perfiles profesionales ❹ Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 16
9. Compras y adquisiciones Las compras y adquisiciones se entienden como costos externos que no se miden en horas de trabajo o bien cuando estas no se registran en el sistema pero sí interesan los gastos que generan. Estos gastos formarán parte de los costos estimados a través de la definición de partidas presupuestarias ❶ y de los costos previstos y reales a partir de las facturas repercutidas ❷. Como todas las listas en ITM Platform, usted puede seleccionar las columnas que desea ver ❸ y en su caso exportar la información a MS Excel Planificación y ejecución de compras Cada elemento de compra dispone de tres secciones que le ayudarán a incorporarla en el proyecto En ❶ especifique los detalles de la compra así como el estado en que ésta se encuentra. De forma predeterminada encontrará algunas opciones (planificado, pedido, recibido, etc.) pero usted puede adaptar estos valores a su organización. Cada estado se guardará en un historial junto a su fecha. Por tanto, se asociará el estado (por ejemplo Pagado ) a la fecha registrada. En ❷ defina la fecha prevista de la compra o bien vincule esta a una tarea o un hito. También en esta sección podrá prever la cantidad. En ❸ especifique la cantidad real que finalmente abonó y la referencia si la hubiera. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 17
10. Ingresos Los ingresos del proyecto se pueden planificar a alto nivel en el presupuesto (en total se ingresará una determinada cantidad) pudiéndose también detallar, tanto en su planificación como en su ejecución real. La sección de resumen ❶ le mostrará el presupuesto inicial, la estimación actual como resultado de la suma de los ingresos previstos y los valores reales como resultado de los ingresos cobrados. La lista dinámica ❷ le permitirá gestionar, ordenar y exportar los ingresos del proyecto Planificación y realización de ingresos En ❶ especifique los detalles del ingreso así como el estado en que se encuentra. De forma predeterminada encontrará algunas opciones (planificado, facturado, cobrado, etc.) pero usted puede adaptar estos valores a su organización. Cada estado se guardará en un historial junto a su fecha, asociando el estado (por ejemplo Pagado ) a la fecha del mismo. En ❷ defina la fecha prevista del ingreso o bien vincule esta a una tarea o un hito. También en esta sección podrá prever la cantidad. En ❸ especifique la cantidad real que finalmente recibió. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 18
11. Riesgos ITM Platform permite identificar y gestionar riesgos en los proyectos, es decir, los posibles sucesos que afectarían negativamente al proyecto si se produjeran. Además de los datos de clasificación, el sistema le propondrá un Nivel de exposición ❸ calculado a partir de los valores que asigne al Impacto ❶ que tendría en caso de materialización multiplicado por la Probabilidad ❷ de que éste se produzca. Podrá también elaborar planes de contingencia ❺ para afrontar la situación en caso de producirse el riesgo y amortiguar el impacto, así como planes de mitigación ❹ que se aplicarán para reducir la probabilidad. De entre los miembros del equipo, podrá asignar un responsable de gestión del riesgo ❻, quien recibirá una notificación sobre su asignación tanto en el panel de comunicación como en su correo electrónico. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 19
12. Seguimiento Los seguimientos en ITM Platform se agregan según el nivel del elemento: Tarea Proyecto Programa Portfolio. Aun cuando no es imprescindible para lograr un sistema completo y de trabajo distribuido, resulta muy conveniente informar del avance desde la base. Seguimiento de tareas Se pude informar del grado de avance de las tareas desde el Gantt a través de su columna Completado ❶ que puede incluso manejar con la rueda del ratón, dando como resultado gráfico una banda que muestra el avance en la tarea ❷. Puede realizar un seguimiento más completo dentro de la tarea, dentro de la subsección Seguimiento, asignando una evaluación subjetiva visual ❸, estableciendo el porcentaje de avance ❹ (si pone 100% la tarea se cerrará) y especificando si desea que el sistema actualice el progreso de todas las tareas padre ❺. Recuerde que cualquier usuario Team Member puede ser asignado como responsable de tarea y por tanto realizar seguimientos sobre ella sin ser jefe de proyecto Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 20
Seguimiento de proyectos El seguimiento de proyectos se realiza de forma similar al de las tareas: desde el Gantt o desde la sección seguimiento. De forma predeterminada, si usted hace progresar las tareas, el sistema le informará del progreso calculado ❶ en función de la duración y progreso de cada una de sus tareas. También le dará información sobre el último seguimiento realizado (manual) y le ofrecerá la posibilidad de crear un seguimiento de forma automática ❷. Como en tareas, dispone de una sección Seguimiento en el proyecto, en el que además encontrará el Valor Ganado Valor Ganado La Gestión del Valor Ganado es una permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y de su calendario de ejecución. ❶ Compara la cantidad de trabajo ya completada en un momento dado con la estimación realizada antes del comienzo del proyecto. De este modo, se tiene una medida de cuánto trabajo se ha realizado, cuanto queda para finalizar el proyecto y extrapolando a partir del esfuerzo invertido en el proyecto, puede estimar los recursos económicos que se emplearán para finalizar el proyecto. ❷ Los escenarios le ayudan a estimar cómo terminará si se mantienen las condiciones con las que se elaboró el cronograma, considerando si se mantienen las condiciones que se presentaron hasta la fecha o bien alterando las condiciones a partir de ahora. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 21
Seguimiento económico Dispone de la sección Presupuesto para tener presentes las grandes cifras de seguimiento económico en términos de costos, ingresos y margen, todas ellas en las dimensiones de lo previsto, lo estimado y lo real. El detalle de costos y de ingresos, los encontrará en las correspondientes secciones del proyecto, pudiendo incluso acceder al historial de cambios de lo planificado y lo real. En el cuadro de mando del proyecto, dispone de gráficas que le permitirán comparar costos con ingresos, tanto previstos ❶ como reales ❷. También podrá comparar cómo se desviaron las previsiones y los reales tanto de costos ❸ como de ingresos ❹. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 22
13. Documentos Al igual que en las tareas, puede subir documentos a los proyectos a través del botón Añadir. Además de documentos, también puede añadir enlaces que se distinguirán con el icono Este sistema es especialmente útil si ya dispone de un sistema de gestión documental que quiera mantener, pero cuyos archivos desee vincular con ITM Platform. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 23
14. Cuadro de mando del proyecto El cuadro de mando muestra información agregada del proyecto relacionada con las secciones anteriores. A través del botón de selección de elementos ❶, podrá elegir qué gráficos y listas cortas desea visualizar cada vez que acceda. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 24
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